9. Организация работы с документами в подразделениях Администрации городского округа Самара

9. Организация работы с документами в подразделениях Администрации городского округа Самара

9.1. Корреспонденция, поступившая на имя Главы городского округа Самара, первых заместителей Главы городского округа Самара, анализируется ответственными за делопроизводство в приемных указанных руководителей соответственно.

9.2. Проекты резолюций Главы городского округа Самара и его первых заместителей по рассмотренным документам оформляются на бланках формата А6.

9.3. Подготовка проектов резолюций Главы городского округа Самара и его первых заместителей по рассмотренным документам осуществляется в следующем порядке:

проекты резолюций готовятся помощниками или ответственными за делопроизводство в данных приемных;

в проекте резолюции, содержащей поручение, указываются исполнители, дата выполнения поручения и, при необходимости, указания по контролю исполнения поручения;

если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения. Фамилия и инициалы ответственного исполнителя указываются первыми и подчеркивается или делается пометка словом "Созыв";

исполнители, указанные в резолюции после первого лица, направляют ему свои предложения в течение первой половины срока, указанного в резолюции, а первое лицо, в свою очередь, подготавливает окончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их обращений (служебных записок) по данному вопросу;

если проект резолюции предусматривает несколько поручений, то резолюция разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений, при этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.

9.3.1. На основании личного поручения Главы городского округа или его первых заместителей резолюция может быть оформлена и подписана соответственно руководителем секретариата или помощником. В данном случае на бланке резолюции Главы городского округа (первого заместителя Главы городского округа) непосредственно над реквизитом N 22 - подпись воспроизводится (на принтере или рукописно) надпись "По поручению".

9.4. После доклада и формирования резолюций по рассмотренным документам информация о поручениях, об исполнителях и сроках исполнения документов вводится ответственными за делопроизводство в приемных в системе электронного делопроизводства и управления документооборотом в карточки поручений или в контрольные карточки (если поручения поставлены на контроль исполнения).

9.5. Рассмотренные документы из приемных руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара передаются ответственному за ведение делопроизводства и документооборота для создания карточек поручений или контрольных карточек и введения информации о поручениях, об исполнителях, о сроках исполнения документов в системе электронного делопроизводства и управления документооборотом согласно п. 9.4.

9.6. Резолюции Главы городского округа Самара и его первых заместителей в обязательном порядке рассылаются:

должностным лицам, указанным в резолюции;

руководителю подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара, отвечающему за работу с обращениями граждан, если поручение дано по обращению гражданина.

В случае необходимости оформленные резолюции могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции.

9.7. Если резолюция оформлена на листе формата А6 и направляется более чем в 4 адреса, то к ней прилагается лист рассылки.

Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах резолюций после их подписания.

9.8. Переадресация и замена разосланных резолюций, данных Главой городского округа Самара и его первыми заместителями, производится ответственными за делопроизводство в приемных.

9.9. Оформление переадресации обращений граждан осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

9.10. Оформление в подразделениях Администрации городского округа Самара переадресования подлинников иных видов документов и указаний (резолюций, поручений) для их исполнения после рассмотрения документов должностным лицом осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделениях.

9.11. О документах, поступивших в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, докладывается ежедневно руководителям.

Ответственными за делопроизводство в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

9.12. Руководители подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара, рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 9 часов 00 минут до 17 часов 30 минут текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 16 часов 30 минут);

документы, поступившие после 17 часов 30 минут рабочего дня (после 16 часов 30 минут сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов 00 минут следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения;

резолюции (поручения) Главы городского округа Самара и первых заместителей Главы городского округа Самара, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" рассматриваются в течение часа после их поступления.

9.13. Руководители подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара дают непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке для резолюций.

9.14. Исполнитель приступает к выполнению поручения с момента получения в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом задания на исполнение поручения руководителя вне зависимости от наличия подлинника (копии) данного документа.

Подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями р