9. Организация работы с документами в подразделениях Администрации городского округа Самара

9. Организация работы с документами в подразделениях Администрации городского округа Самара

9.1. Корреспонденция, поступившая на имя Главы городского округа Самара, первых заместителей Главы городского округа Самара, анализируется ответственными за делопроизводство в приемных указанных руководителей соответственно.

9.2. Проекты резолюций Главы городского округа Самара и его первых заместителей по рассмотренным документам оформляются на бланках формата А6.

9.3. Подготовка проектов резолюций Главы городского округа Самара и его первых заместителей по рассмотренным документам осуществляется в следующем порядке:

проекты резолюций готовятся помощниками или ответственными за делопроизводство в данных приемных;

в проекте резолюции, содержащей поручение, указываются исполнители, дата выполнения поручения и, при необходимости, указания по контролю исполнения поручения;

если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения. Фамилия и инициалы ответственного исполнителя указываются первыми и подчеркивается или делается пометка словом "Созыв";

исполнители, указанные в резолюции после первого лица, направляют ему свои предложения в течение первой половины срока, указанного в резолюции, а первое лицо, в свою очередь, подготавливает окончательный документ с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их обращений (служебных записок) по данному вопросу;

если проект резолюции предусматривает несколько поручений, то резолюция разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений, при этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.

9.3.1. На основании личного поручения Главы городского округа или его первых заместителей резолюция может быть оформлена и подписана соответственно руководителем секретариата или помощником. В данном случае на бланке резолюции Главы городского округа (первого заместителя Главы городского округа) непосредственно над реквизитом N 22 - подпись воспроизводится (на принтере или рукописно) надпись "По поручению".

9.4. После доклада и формирования резолюций по рассмотренным документам информация о поручениях, об исполнителях и сроках исполнения документов вводится ответственными за делопроизводство в приемных в системе электронного делопроизводства и управления документооборотом в карточки поручений или в контрольные карточки (если поручения поставлены на контроль исполнения).

9.5. Рассмотренные документы из приемных руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара передаются ответственному за ведение делопроизводства и документооборота для создания карточек поручений или контрольных карточек и введения информации о поручениях, об исполнителях, о сроках исполнения документов в системе электронного делопроизводства и управления документооборотом согласно п. 9.4.

9.6. Резолюции Главы городского округа Самара и его первых заместителей в обязательном порядке рассылаются:

должностным лицам, указанным в резолюции;

руководителю подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара, отвечающему за работу с обращениями граждан, если поручение дано по обращению гражданина.

В случае необходимости оформленные резолюции могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в тексте резолюции.

9.7. Если резолюция оформлена на листе формата А6 и направляется более чем в 4 адреса, то к ней прилагается лист рассылки.

Не допускаются правки, изменения и добавления в текстах резолюций после их подписания.

9.8. Переадресация и замена разосланных резолюций, данных Главой городского округа Самара и его первыми заместителями, производится ответственными за делопроизводство в приемных.

9.9. Оформление переадресации обращений граждан осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

9.10. Оформление в подразделениях Администрации городского округа Самара переадресования подлинников иных видов документов и указаний (резолюций, поручений) для их исполнения после рассмотрения документов должностным лицом осуществляется ответственными за делопроизводство в подразделениях.

9.11. О документах, поступивших в отраслевые (функциональные) и территориальные органы Администрации, докладывается ежедневно руководителям.

Ответственными за делопроизводство в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометками о срочности их доставки.

9.12. Руководители подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара, рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 9 часов 00 минут до 17 часов 30 минут текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 16 часов 30 минут);

документы, поступившие после 17 часов 30 минут рабочего дня (после 16 часов 30 минут сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов 00 минут следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения;

резолюции (поручения) Главы городского округа Самара и первых заместителей Главы городского округа Самара, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" рассматриваются в течение часа после их поступления.

9.13. Руководители подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара дают непосредственным исполнителям указания по организации исполнения документов, оформляя эти указания на бланке для резолюций.

9.14. Исполнитель приступает к выполнению поручения с момента получения в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом задания на исполнение поручения руководителя вне зависимости от наличия подлинника (копии) данного документа.

Подлинники документов передаются исполнителю в соответствии с указаниями руководителя.

9.15. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

9.16. В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", "Контроль", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания резолюции.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п).

9.17. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такое число отсутствует, то до последнего дня месяца, считая с даты подписания поручения (резолюции).

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

9.18. Руководители подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации городского округа Самара, назначенные в резолюции ответственными за подготовку ответов, организуют подготовку проектов ответов или разрабатывают предложения по решению данных вопросов и, в случае необходимости, вносят служебными записками эти предложения на рассмотрение Главе городского округа Самара или его первым заместителям.

9.19. Регистрация исходящих документов, разработанных во исполнение резолюций Главы городского округа Самара, за подписью Главы городского округа Самара, его первых заместителей, заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара ведется в уполномоченном на ведение делопроизводство и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом.

9.20. Регистрация исходящих документов за подписью руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара, разработанных во исполнение резолюций Главы городского округа Самара, его первых заместителей, ведется в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом ответственным за делопроизводство в данных органах.

9.21. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями лицам, ответственным за делопроизводство в отраслевом (функциональном) или территориальном органе Администрации городского округа Самара для формирования дел в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.