Постановление Избирательной комиссии Самарской области от 13 декабря 2018 г. N 85/593-6 "О внесении изменений в постановление Избирательной комиссии Самарской области от 03.03.2016 N 206/1580-5 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Самарской области"

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", статьей 9 Закона Самарской области от 13 марта 2011 года N 23-ГД "Об Избирательной комиссии Самарской области" в целях приведения в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97-2016. "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" Избирательная комиссия Самарской области постановила:

1. Внести в приложение к постановлению Избирательной комиссии Самарской области от 03.03.2016 N 206/1580-5 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Самарской области" следующие изменения:

пункт 3.5.6 Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Самарской области (далее - Инструкция) изложить в следующей редакции:

"3.5.6. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.";

пункт 3.5.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.5.8. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа и включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.";

пункт 3.5.11 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.5.11. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

                                       Заместителю директора

                                           Всероссийского

                                 научно-исследовательского института

                                  документоведения и архивного дела

                                            Смирнову П.П.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

                                  Правительство Российской Федерации

                                          Правовое управление

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

                                   Федеральное архивное агентство

                                        Отдел государственной

                                       службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

                                             АО "Профиль"

                                       Руководителю договорно-

                                           правового отдела

                                             Иванову И.И.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: " (по списку)".

                                       Председателям территориальных

                                           избирательных комиссий

                                              Самарской области

                                                  (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа установленной формы (приложение N 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234.

                                  Центральная избирательная комиссия

                                          Российской Федерации

                                  Б. Черкасский пер.,  д. 9, Москва,

                                                  109012

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

                                                Фомичеву П.И.

                                        Веерная ул., дом 15, кв. 10,

                                                 г. Москва,

                                                   105077

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

                                          Всероссийский научно-

                                       исследовательский институт

                                   документоведения и архивного дела

                                            mail@vniidad.ru";

пункт 3.5.16 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

"В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.";

пункт 3.5.17 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

"Отметка о приложении, которым является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.) оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.".

пункт 3.5.22 Инструкции дополнить абзацем следующего содержания:

"Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации.";

пункт 3.5.23 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.5.23. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7 (846)924-45-67, Zabelin@gov.ru.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.";

пункт 3.5.25 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.5.25. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

                         Документ подписан

                       электронной подписью

        Председатель Избирательной комиссии Самарской области

                      Имя, Отчество, Фамилия

                  Сертификат 1а111ааа000000000011

                  Владелец Имя, Отчество, Фамилия

             Действителен с 01.12.2016 по 01.12.2018";

в приложении 4 к Инструкции:

пункт 7 изложить в следующей редакции:

"7. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

	- Отступ	слева 0 см
		справа 0 см
	- Интервал	перед 0 пунктов
		после 0 пунктов
	- Межстрочный интервал	полуторный
	- Первая строка	отступ на 1,25 см

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.";

пункт 10 изложить в следующей редакции:

"10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- Герб Самарской области (эмблема Избирательной комиссии);

- наименование Избирательной комиссии;

- наименование должности лица - автора документа;

- справочные сведения об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на исходящий регистрационный номер и дату поступившего документа;

- место составления (издания) документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту документа;

- указания по исполнению документа;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- отметка об электронной подписи;

- гриф согласования документа;

- виза;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.";

пункт 11 изложить в следующей редакции:

"11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов, размер шрифта N 12, 13, 14.

	- Отступ	слева 0 см
		справа 0 см
	- Интервал	перед 0 пунктов
		после 0 пунктов
	- Межстрочный интервал	одинарный
	- Отступ первой строки	нет
	- Выравнивание	по центру"

пункт 12 изложить в следующей редакции:

"12. Реквизит "Адресат" печатают с использованием свободно распространяемых бесплатных шрифтов, размер шрифта N 12, 13, 14.

	- Отступ	слева 7 см
		справа 0 см
	- Интервал	перед 0 пунктов
		после 0 пунктов
	- Межстрочный интервал	одинарный
	- Отступ первой строки	нет
	- Выравнивание	по центру"

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

                                                  Согласовано

                                           Руководитель Федерального

                                              архивного агентства

                                                 А.Н. Артизов";

пункт 13 изложить в следующей редакции:

"13. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны".

2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Самарской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Председатель Избирательной комиссии Самарской области

В.Н. Михеев

Секретарь Избирательной комиссии Самарской области

Н.В. Таран