Приложение

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. По взаимодействию со структурными подразделениями администрации района и администрациями муниципальных образований городского и сельских поселений района.

3.1.1. Оказание, в пределах своей компетенции, содействия структурным подразделениям администрации района, администрациям муниципальных образований городского и сельских поселений района в осуществлении их функций и полномочий;

3.1.2. Организация работы по созданию координационных и иных постоянно или временно действующих комиссий по вопросам местного самоуправления;

3.1.3. Осуществление взаимодействия с общественными организациями, занимающимися вопросами местного самоуправления;

3.1.4. Обеспечение приглашений представителей СМИ для освещения мероприятий с участием главы администрации района, официальных визитов и встреч;

3.1.5. Информирование главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района о планируемых мероприятиях, проводимых администрациями муниципальных образований городского и сельских поселений района.

3.2. По взаимодействию с Советом народных депутатов района.

3.2.1. Обеспечение необходимого представительства администрации района при рассмотрении проектов решений на заседаниях Совета народных депутатов района, его комиссиях, депутатских слушаниях;

3.2.2. Подготовка проектов решений Совета народных депутатов района, по вопросам, касающимся полномочий Отдела.

3.3. По организационному обеспечению.

3.3.1. Участие в подготовке и проведении совещаний, встреч, семинаров, районных мероприятий, проводимых главой администрации района;

3.3.2. Подготовка предложений по регламенту работы администрации района, осуществление контроля за его исполнением;

3.3.3. Подготовка проектов плана работы администрации района:

3.3.4. Осуществление организационного обеспечения заседаний коллегии администрации района;

3.3.5. Еженедельное информирование главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации о мероприятиях, проводимых администрацией района.

3.4. По прохождению муниципальной службы и кадровому обеспечению.

3.4.1. Консультирование муниципальных служащих структурных подразделений администрации района по вопросам прохождения муниципальной службы;

3.4.2. Проведение работы по оформлению пенсий за выслугу лет муниципальным служащим;

3.4.3. Организация работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих, присвоению классных чинов муниципальным служащим;

3.4.4. Ведение штатного расписания аппарата администрации района, структурных подразделений администрации района, анализ и подготовка предложений по упорядочению численности муниципальных служащих, оплаты их труда;

3.4.5. Анализ и изучение работы с кадрами в аппарате, структурных подразделениях администрации района, подготовка на этой основе аналитических и информационных материалов;

3.4.6. Ведение кадрового делопроизводства администрации района, в том числе:

- оформление и ведение личных дел муниципальных служащих структурных подразделений не являющихся юридическими лицами, руководителей структурных подразделений администрации района, руководителей муниципальных предприятий и учреждений района (кроме учреждений образования и культуры);

- подготовка проектов трудовых договоров и дополнительных соглашений, заключаемых с муниципальными служащими администрации района;

- формирование и ведение реестра муниципальных служащих администрации района;

- формирование резерва управленческих кадров администрации района;

- исчисление стажа муниципальной службы муниципальных служащих администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района, имеющих статус юридического лица, дающего право на получение надбавки за выслугу лет, дополнительного оплачиваемого отпуска, назначения доплаты к пенсии;

- составление и контроль за соблюдением графика отпусков муниципальных служащих администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района;

- ведение, учета и хранения трудовых книжек муниципальных служащих администрации района, работодателем которых является глава администрации района;

- осуществление приема и хранения сведений о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера граждан, претендующих на замещение должностей муниципальной службы, и муниципальных служащих администрации района, супруга (супруги) и несовершеннолетних детей;

- организация работы по подготовке, переподготовке и повышению квалификации муниципальных служащих;

- организация и осуществление проверок соблюдения распорядка дня и трудовой дисциплины в администрации района.

3.5. По вопросам награждения.

3.5.1. Рассмотрение документов и оказание помощи в подготовке и оформлении наградных листов о представлении к награждению государственными наградами Российской Федерации.

3.5.2. Подготовка:

- писем - ходатайств Губернатору области по вопросам награждения Почетной грамотой администрации Владимирской области;

- документов по представлению к присвоению звания "Почетный гражданин Ковровского района";

- проектов постановлений администрации района о награждении Почетной грамотой и Благодарственным письмом, Дипломом администрации Ковровского района;

3.5.3. Организация торжественного вручения Почетных грамот администрации района.

3.6. По вопросам контроля за исполнением документов.

3.6.1. Осуществление постановки на контроль документов, поступающих из администрации области, постановлений, распоряжений, поручений главы администрации района по входящей корреспонденции, по итогам совещаний, поручений-резолюций;

3.6.2. Отслеживание хода исполнения документов и осуществление упреждающего контроля, подведение итогов исполнительской дисциплины;

3.6.3. Осуществляет сбор поступающих из структурных подразделений администрации района информационных и справочных материалов;

3.6.4. Осуществление, не реже одного раза в месяц, подведения итогов исполнительской дисциплины по видам контролируемых документов в структурных подразделениях администрации района. Формирование отчетов и справок, проверки исполнения и доведение их до сведения главы администрации района;

3.6.5. По результатам проверок внесение главе администрации района предложений о совершенствовании контроля и проверки исполнения документов в аппарате администрации района и структурных подразделениях, о привлечении к ответственности виновных должностных лиц.

3.7. По документационному обеспечению.

3.7.1. Организация и ведение делопроизводства в аппарате администрации района;

3.7.2. Участие в разработке и внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий обработки документов;

3.7.3. Прием, регистрация и передача согласно схеме движения документов администрации района входящей корреспонденции, а также внутренней документации структурных подразделений администрации района, осуществление контроля за сроками исполнения входящих документов, отправка адресатам исходящей почты;

3.7.4. Разработка номенклатуры дел администрации района, представление её на утверждение в установленном порядке, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовка и передача их в архив, составление актов на уничтожение документов с истекшим сроком хранения;

3.7.5. Подготовка аналитических справок об объеме документооборота в администрации района и представление их главе администрации района, ведение справочно-информационной работы по документам, хранящимся в Отделе;

3.7.6. Осуществление контроля за соблюдением правил ведения делопроизводства в аппарате администрации района. Взаимодействие со структурными подразделениями администрации района в вопросах ведения делопроизводства, оказание им необходимой организационно-методической помощи.

3.8. По оформлению, учету и хранению документов, постановлений, распоряжений администрации района.

3.8.1. Организация работы по оформлению, учету, регистрации в течение установленного срока постановлений и распоряжений администрации района;

3.8.2. Обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством постановлений, распоряжений администрации района и иной документации администрации, подготовка и передача их в архив в соответствии с действующими правилами;

3.8.3. Осуществление своевременной рассылки по спискам заинтересованным структурным подразделениям администрации района, администрациям муниципальных образований городского и сельских поселений района, организациям, учреждениям и предприятиям района документов на бумажных носителях;

3.8.4. В установленном порядке направление нормативных правовых актов администрации района в администрацию Владимирской области, прокуратуру, средства массовой информации;

3.8.5. Оформление, учет и хранение протоколов заседаний коллегии, совещаний, проводимых главой администрации района.

3.9. По организации учета и обеспечению своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан.

3.9.1. Прием поступивших в адрес администрации района письменных обращений граждан, их регистрация и передача главе администрации района на рассмотрение, организация контроля за их исполнением;

3.9.2. Осуществление организации приема граждан по личным вопросам главой администрации района, заместителями, руководителями структурных подразделений администрации района;

3.9.3. Организация взаимодействия с администрациями муниципальных образований городского и сельских поселений района, структурными подразделениями администрации района по качественному, объективному и своевременному рассмотрению жалоб и заявлений граждан;

3.9.4. Ознакомление главы администрации района с оценкой остроты социальных проблем, возникающих у населения района на основе обобщения и анализа обращений граждан;

3.9.5. Анализ состояния работы с обращениями граждан и внесение главе администрации района предложений по её совершенствованию.

3.10. Иные функции Отдела:

3.10.1. Участие в мероприятиях, проводимых администрацией района, по вопросам мобилизационной подготовки, гражданской обороны, защиты населения на территории района от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

3.10.2. Разработка проектов постановлений, распоряжений администрации района по вопросам своей компетенции, участие в подготовке вопросов для рассмотрения на заседаниях коллегии администрации района;

3.10.3. Разработка планов организационно-технических мероприятий по проведению выборных кампаний, оказание помощи муниципальной избирательной комиссии района, участковым избирательным комиссиям в организации их деятельности.