Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в них сведений

Приложение N 1
к постановлению
администрации Владимирской области
от 24 ноября 2016 г. N 1035

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного), предоставления копий такой документации и содержащихся в них сведений

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учётно-техническая документация), являющихся собственностью Владимирской области, а также предоставлению копий такой документации и содержащихся в них сведений.

1.2. Целью Порядка является установление единых принципов организации хранения и использования учётно-технической документации на территории Владимирской области.

1.3. Постоянное хранение, использование, а также предоставление копий учётно-технической документации и содержащихся в них сведений осуществляется организацией на основании договора хранения, заключенного с департаментом имущественных и земельных отношений администрации Владимирской области (далее -уполномоченный орган) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее -организация, заключившая договор хранения).

2. Порядок хранения учётно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учётно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.2. Сохранность учётно-технической документации обеспечивается организацией, заключившей договор хранения, в соответствии с комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату, и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учётно-технической документации включаются:

- предоставление помещений для размещения учётно-технической документации (архивохранилищ);

- обеспечение нормативных условий хранения учётно-технической документации;

- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

- проверка наличия и состояния документов.

2.4. Обеспечение нормативных условий хранения учётно-технической документации включает:

- оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учётно-технической документации;

- оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

- соблюдение противопожарного режима;

- соблюдение охранного режима;

- создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.5. Проверка наличия и состояния учётно-технической документации проводится комиссией, созданной организацией, заключившей договор хранения, не реже одного раза в пять лет. В состав комиссии включается представитель уполномоченного органа.

Проверка наличия и состояния учётно-технической документации может также проводиться по решению руководителя уполномоченного органа либо руководителя организации, заключившей договор хранения, при наличии обстоятельств, требующих внеочередной проверки наличия и состояния объектов хранения.

2.6. В ходе проверки наличия и состояния учётно-технической документации:

- устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

- выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

- выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

- выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.7. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем организации, заключившей договор хранения, и в течение 3 рабочих дней со дня утверждения направляется в уполномоченный орган. Выявленные в ходе проверки нарушения хранения учетно -технической документации подлежат устранению организацией, заключившей договор хранения, в течение 15 календарных дней со дня утверждения акта.

3. Порядок использования учётно-технической документации и предоставления копий такой документации и содержащихся в ней сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен Федеральным законом.

3.2. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются на основании заявлений физического, юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления (далее -заявитель), а также на основании запроса правоохранительных и судебных органов.

3.3. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, в установленных размерах, не превышающих максимальных размеров платы, установленных постановлением Правительства Российской Федерации.

3.4. Заявление направляется заявителем в организацию, заключившую договор хранения:

- путем личного обращения;

- посредством почтовой связи на бумажном носителе;

- в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3.5. В заявлении указываются:

- сведения о заявителе (паспортные данные физического лица либо реквизиты юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления, а также реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя соответствующего физического или юридического лица, органа государственной власти, органа местного самоуправления);

- наименование и адрес места нахождения объекта недвижимости, в отношении которого необходимо предоставить сведения, копии документов.

3.6. К заявлению прилагается в случае обращения представителя юридического или физического лица документ, подтверждающий полномочия представителя юридического или физического лица в соответствии с законодательством Российской Федерации, копия документа, подтверждающего оплату за предоставление сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации в размере, установленном приложением N 2 к настоящему постановлению администрации области, за исключением случаев предоставления такой информации бесплатно.

3.7. В срок не более 20 рабочих дней с момента поступления заявления организация, заключившая договор хранения:

- предоставляет/выдает (направляет) заявителю документы (копии документов), содержащие запрашиваемую информацию;

- предоставляет/выдает (направляет) заявителю справку об отсутствии запрашиваемой информации в архиве организации, заключившей договор хранения;

- принимает решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации, которое предоставляется/выдается (направляется) заявителю.

3.8. Решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации принимается, если:

- заявление не соответствует требованиям, предусмотренным пунктами 3.4, 3.5 настоящего Порядка или к заявлению не приложены документы, определенные п. 3.6 настоящего Порядка;

- содержание заявления не позволяет однозначно идентифицировать объект недвижимости, сведения о котором запрашиваются, и отсутствует возможность уточнить содержание указанного заявления (в случае подачи заявления о выдаче сведений, копий документов о конкретном объекте недвижимости);

- запрошены сведения, копии документов, доступ к которым ограничен Федеральным законом.

3.9. Сведения, содержащиеся в учётно-технической документации, копии учётно-технической документации, справка об отсутствии в архиве организации, заключившей договор хранения, запрашиваемой информации, решение об отказе в предоставлении сведений, содержащихся в учётно-технической документации, копий учётно-технической документации вручаются заявителю (его представителю с надлежащим образом оформленными полномочиями) нарочно либо направляются почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении.

3.10. Выдача инвентарных дел, архивных документов, находящихся на постоянном хранении в организации, заключившей договор хранения, правоохранительным органам, судам осуществляется на основании запроса или постановления (определения) правоохранительных органов и судов, в котором указывается основание выдачи документов (инвентарных дел), инвентарный номер и название инвентарного дела, адрес нахождения объекта недвижимого имущества. Факт выдачи инвентарного дела фиксируется в акте приема-передачи, если иное не установлено действующим законодательством. Акт приема-передачи инвентарных дел составляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), подписывается должностным лицом организации, заключившей договор хранения, ответственным за сохранность документов, и представителем получателя документов.

3.11. Представители правоохранительных органов или судов при получении документов обязаны представить запрос или постановление (определение, протокол), оформленные в установленном порядке, наделяющие их полномочиями на получение соответствующих документов.

3.12. Выдача инвентарного дела регистрируется в журнале приема-выдачи инвентарных дел и/или карточке учета выдачи и возврата инвентарного дела под роспись.

3.13. С выдаваемых (изымаемых) документов, технического паспорта изготавливаются копии, заверенные в установленном порядке, и хранящиеся в инвентарном деле до момента возвращения подлинников. Изъятие подлинников и замена их на копии отражается в соответствующей инвентарной книге.

3.14. Перед выдачей инвентарного дела должностное лицо организации, заключившей договор хранения, ответственное за сохранность таких документов, проверяет соответствие инвентарного номера, названия объекта, литеры на обложке шифру и заголовку дела в инвентарной книге; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяется нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела, целостность заверительной надписи и печати на прошитых документах. Случаи выявленных несоответствий фиксируются в акте приема-передачи инвентарных дел, который подписывает должностное лицо организации, заключившей договор хранения, ответственное за сохранность таких документов, и лицо, возвратившее инвентарное дело. Данный акт предоставляется на рассмотрение руководителю организации, заключившей договор хранения.