Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. При предоставлении муниципальной услуги административные процедуры осуществляются в следующей последовательности

- приём и регистрация заявления с приложенными к нему документами;

- исполнение запроса;

- подготовка и оформление документов по запросу;

- выдача (направление) документа, являющегося результатом предоставле-ния муниципальной услуги.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 1 к Административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация заявления с приложенными к нему документами

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление в Учреждение заявления от Заявителя с приложенными к нему документами. Образцы заявлений содержатся в приложениях N 2, 3 к настоящему Административному регламенту.

3.2.2. Заявление и прилагаемые к нему документы Заявитель может направить следующими способами:

- посредством личного обращения в Учреждение;

- посредством отправления на почтовый адрес Учреждения;

- в электронном виде на электронный адрес Учреждения.

3.2.3. Приём заявления с приложенными к нему документами от Заявителя при личном обращении в Учреждение производиться специалистом, осуществляющим оказание муниципальной услуги.

3.2.4. При поступлении заявления и прилагаемых к нему документов специалист Учреждения:

- проверят правомочность получения Заявителем запрашиваемой информации с учётом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;

- проверяет заявление и прилагаемые к нему документы на наличие подчисток, приписок, зачёркнутых слов и иных неоговорённых исправлений, серьёзных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

- регистрирует заявление в журнале регистрации, образец которого приведен в приложении N 4 к настоящему Регламенту.

3.2.5. При личном обращении Заявителя с заявлением в Учреждение специалист Учреждения так же устанавливает соответствие личности обратившегося с запросом Заявителя предъявленному документу, удостоверяющему личность и документу, подтверждающему права (полномочия) представителя Заявителя (в случае, если с заявлением обращается представитель Заявителя), осуществляет сверку копий представленных документов с их оригиналами.

3.2.6. При отсутствии у Заявителя, обратившегося лично, заполненного заявления или при неправильном его заполнении, специалист Учреждения консультирует Заявителя по вопросам заполнения заявления.

3.2.7. Срок исполнения данной административной процедуры составляет не более 3 (трех) рабочих дней.

3.2.8. Критерием принятия решения является соответствие представленных заявления и приложенных к нему документов положениям Административного регламента.

3.2.9. Результатом данной административной процедуры является регистрация Заявления в журнале регистрации входящей документации Учреждения.

3.2.10. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры -бумажный носитель.

3.3. Исполнение запроса

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры является наличие зарегистрированного заявления.

3.3.2. После регистрации запроса специалист Учреждения, осуществляю-щий оказание муниципальной услуги, проводит анализ тематики поступившего запроса с учётом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в Учреждении научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала.

3.3.3. Специалист Учреждения на основании выявленной информации об архивных шифрах определяет местонахождение необходимых для исполнения запроса документов в архивохранилище.

3.3.4. В соответствии с архивными шифрами специалист Учреждения производит поиск указанных в запросе документов и приступает к проведению аналитических мероприятий полученной информации, необходимой для подготовки ответа Заявителю на поступивший запрос.

3.3.5. По окончании исполнения запроса специалист Учреждения возвращает все полученные дела в архивохранилище.

3.3.6. Критерием принятия решения является наличие архивных документов, необходимых для подготовки ответа Заявителю.

3.3.7. Результатом данной административной процедуры является выявление необходимых для исполнения запроса архивных документов.

3.3.8. Продолжительность выполнения данной административной процедуры и максимальный срок исполнения не превышает 21 день.

3.3.9. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры -бумажный носитель.

3.4. Подготовка и оформление документов по запросу

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является наличие архивных документов, необходимых для подготовки ответа Заявителю.

3.4.2. При наличии необходимых документов в Учреждении специалист готовит ответ на запрос Заявителя, в форме архивной справки, архивной выписки, архивной копии.

3.4.3. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в Учреждении документов (непрофильные запросы), при наличии в Учреждении сведений о местонахождении архивных документов, в течение 7 рабочих дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с одновременным уведомлением Заявителя о переадресации запроса.

3.4.4. При отсутствии в Учреждении документов, необходимых для исполнения запроса, и сведений об их возможном местонахождении, в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запроса выдается ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений.

3.4.5. Специалист Учреждения передает подготовленные документы на подпись начальнику Учреждения.

3.4.6. Срок выполнения данной административной процедуры 3 рабочих дня.

3.4.7. Критерием принятия решения является соответствие подготовленного Заявителю документа требованиям нормативных актов.

3.4.8. Результатом данной административной процедуры является составление архивной справки или архивной выписки, подготовка копии архивных документов, оформление письма с мотивированным отказом в предоставлении муниципальной услуги или уведомления о пересылке запроса на исполнение в другую организацию.

3.4.9. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры -бумажный носитель.

3.5. Выдача (направление) документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является наличие архивной справки или архивной выписки, копии архивных документов, письма с мотивированным отказом в предоставлении муниципальной услуги или уведомления о пересылке запроса на исполнение в другую организацию.

3.5.2. Способ получения документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, указывается Заявителем при подаче заявления на получение муниципальной услуги.

3.5.3. Направление документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги (архивная справка или архивная выписка, архивная копия или письмо с мотивированным отказом в предоставлении муниципальной услуги -далее Документ), осуществляется одним из следующих способов:

- при личном обращении в Учреждение;

- посредством почтового отправления в адрес Заявителя, указанный в заявлении.

3.5.4. При личном обращении в Учреждение специалист Учреждения, осуществляющий оказание муниципальной услуги, выдаёт Документ Заявителю, который расписывается за получение в журнале регистрации.

3.5.5. В случае указания Заявителем в Заявлении способа получения результата посредством почтового отправления, специалист Учреждения, ответственный за предоставление муниципальной услуги направляет его Заявителю простым письмом.

3.5.6. Продолжительность данной административной процедуры составляет не более 3 (трёх) рабочих дней со дня подготовки Документа или уведомления Заявителю об отсутствии документов в Учреждении или пересылке запроса на исполнение в другую организацию.

3.5.7 Критерием принятия решения является наличие архивной справки или архивной выписки, архивной копии или письма с мотивированным отказом в предоставлении муниципальной услуги.

3.5.8. Результатом выполнения административной процедуры является выданный Заявителю Документ или уведомление об отсутствии документов в Учреждении или пересылке запроса на исполнение в другую организацию.

3.5.9. Способы фиксации -бумажный носитель.