Приложение. Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации

Приложение
к постановлению администрации
ЗАТО город Фокино
от 30 декабря 2015 г. N 2525-па

Порядок
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и месту регистрации в пределах Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства от 17.07.1995 с изменениями от 21.05.2012, и распространяются на уполномоченных лиц Муниципального автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино".

1.2. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

1.3. Архивная карточка первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации - это:

1.3.1. Карточка регистрации гражданина по месту жительства с отметкой о снятии с регистрационного учета (форма 9).

1.3.2. Поквартирная карточка с датой снятия нанимателя, собственника и членов его семьи с регистрационного учета (форма 10).

2. Хранение архивных карточек первичного учёта граждан по месту пребывания и месту регистрации

2.1. Архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации по степени ценности относятся к документам служебного пользования.

2.2. По категориям доступа архивные карточки относятся к архивным документам ограниченного доступа. В соответствии со схемой систематизации единицы хранения группируются в следующем порядке: карточки регистрационного учета граждан (форма 9) - по алфавитному порядку, поквартирные карточки (форма 10) - по адресам.

2.3. Срок хранения архивных карточек - 75 лет.

2.4. Хранятся архивные карточки первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации в архивохранилище, которое должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

2.5. Противопожарный режим в помещении, где размещаются архивные карточки, регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

3. Учёт архивных документов первичного учёта граждан по месту пребывания и месту регистрации

3.1. В Муниципальном автономном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино" ведутся:

3.1.1. Книга учета поступлений документов.

3.1.2. Опись дел, документов.

3.1.3. Паспорт помещения (архивохранилища) произвольной формы - для суммарного учета архивных карточек и архивных документов данного помещения.

3.2. В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных карточек. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

3.3. Ежегодно на 1-ое января подводится итог количества поступивших за год архивных карточек.

3.4. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно и отражает объем размещенных в нем архивных карточек, дел и архивных документов.

3.5. Показатели паспорта архивохранилища определяются организацией самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в помещении архивных документов.

3.6. Учетные базы данных (БД) в организации обеспечивают: информационную поддержку учета; ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме; оперативное представление сведений о наличии в архиве документов.

3.7. Учет поступления архивных карточек в архивохранилище осуществляется на основании акта приема-передачи документов на хранение. Форма акта утверждается Муниципальным автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино".

4. Передача архивных карточек регистрационного учёта граждан в Муниципальном автономном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино" и выдача сведений из архива

4.1. Источники комплектования архива:

4.1.1. Источниками комплектования архива архивными карточками первичного учета граждан по месту пребывания и месту регистрации являются:

1) уполномоченные должностные лица Муниципального унитарного предприятия "Муниципальное жильё" городского округа ЗАТО город Фокино.

4.2. Порядок приема архивных карточек:

4.2.1. Уполномоченные должностные лица по первичному учету граждан по месту пребывания и месту регистрации обязаны в пятидневный срок, после присвоения статуса "архивных" текущим карточкам учета граждан, передать их в Муниципальное автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино" по актам приема-передачи на хранение.

4.2.2. При приеме архивных карточек проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

4.2.3. Прием карточек производится поединично; на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме архивных карточек в Муниципальном автономном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино". При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные карточки могут быть заменены их копиями, заверенными Управлением Федеральной миграционной службы Российской Федерации (Миграционным пунктом в ЗАТО город Фокино МРО УФМС России по Приморскому краю в городском округе ЗАТО город Большой Камень).

4.2.4. Акт приема-передачи документов на хранение составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Муниципальном автономном учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино", другой - в источнике комплектования.

4.3. Порядок выдачи архивных справок:

4.3.1. Ответы на запросы (заявления) оформляются архивной справкой, выдаваемой Муниципальным автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг городского округа ЗАТО город Фокино". В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

4.3.2. Архивные справки выдаются безвозмездно по запросам:

1) правоохранительных органов и судов (по находящимся в их производстве делам);

2) органов государственной власти и местного самоуправления (о гражданах, ранее зарегистрированных на территории городского округа ЗАТО город Фокино;

3) органов государственной статистики (сведения, включенные в формы федерального государственного статистического наблюдения);

4) Управления Федеральной миграционной службы Российской Федерации;

5) гражданам или их доверенным лицам (при предъявлении надлежащим образом оформленной доверенности);

6) наследникам по закону или по завещанию;

7) иных лиц и органов, определенных законодательством Российской Федерации.