Приложение 2. Схема учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Кочкуровского муниципального района Республики Мордовия

Приложение 2
к постановлению Администрации
Кочкуровского муниципального района
от 21 июня 2019 г. N 353-п

Схема
учета архивных документов в отделе муниципального архива Администрации Кочкуровского муниципального района Республики Мордовия

1. Схема учета впервые поступившего фонда

Акт приёма передачи

>

присвоение N фонда по списку фондов

>

внесение записи  в книгу учета  поступлений

>

внесение записи в сведения  об изменениях в составе и объеме фондов

>

составление листа фонда

составление карточки фонда

>

внесение записи  в реестр описей

>

заполнение БД "Архивный фонд"

>

проставление в акте приёма - передачи отметки о внесении изменений во  все учетные документы

>

акт подшивается в дело фонда

2. Схема учета повторного поступления документов фонда

Акт приема передачи

>

внесение записи в книгу учета поступлений

>

внесение записи в сведения об изменениях в составе и объеме фондов

>

внесение записи в лист фонда

>

внесение записи в карточку фонда

внесение записи в БД "Архивный фонд"

>

проставление в акте приёма-передачи отметки о внесении изменений во все учетные документы

>

акт подшивается в дело фонда

3. Схема учета изменений в составе и объеме фондов по результатам внутриархивных работ

Соответствующий акт

>

Лист фонда

>

Карточка фонда

>

Сведения об изменениях в составе и объёме фондов

>

БД "Архивный фонд"

>

Проставление в акте отметки о внесении изменений во все учётные документы

>

Акт подшивается в дело фонда