Приложение N 1. Положение об архивохранилище

Приложение N 1

Положение
об архивохранилище
(утв. постановлением главы Атюрьевского муниципального района от 14 февраля 2017 г. N 48)

1. Общие положения

1.1. Архивохранилище входит в состав отдела муниципального архива администрации Атюрьевского муниципального района Республики Мордовия для обособленного хранения документов и проведению работ по обеспечению их сохранности.

1.2. Архивохранилище имеет 1 изолированное помещение, отвечающее требованиям сохранности документов.

1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Мордовия, архивным законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Мордовия, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Республики Мордовия, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, Республиканской архивной службы Республики Мордовия, положением об отделе муниципального архива, а также постановлениями и распоряжениями администрации Атюрьевского муниципального района Республики Мордовия и настоящим положением.

2. Состав документов

В архивохранилище хранятся документы фондов:

- отделов исполкома райсовета, исполкомов сельских Советов, колхозов, совхозов, профсоюзных организаций, администраций райсовета и сельских поселений и др.;

- архивные документы, поступившие от физических лиц (фонды личного происхождения);

- фотодокументы.

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на постоянное хранение документов профиля муниципального архива.

3.3. Учет документов архивохранилища.

3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов для использования, усовершенствования научно-справочного аппарата; контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Работник, ответственный за архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1. Осуществляет обособленное хранение:

- документов на различных носителях.

4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов.

4.3. Обеспечивает соблюдение нормативных режимов документов:

4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища;

4.3.2. Обеспечивает соблюдение правил изоляции, опечатывания помещений и документов, а также доступа в архивохранилище лиц, имеющих на это право, определенное инструкцией о порядке доступа и режиме хранения документов;

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов;

4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.5. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.6. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.6.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы отдела муниципального архива администрации Атюрьевского муниципального района;

4.6.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформлению ярлыков, обложек и другие работы.

4.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.8. В установленном порядке выдает документы:

- учреждениям и организациям во временное пользование;

- сотрудникам архива в рабочие помещения;

- для проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочую комнату.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

4.9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.10. Проводит экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.

4.11. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.12. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период в случае чрезвычайных ситуации.

4.13. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.14. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.

4.15. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.16. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.17. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

5. Выдача дел из архивохранилища

5.1. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

- до одного месяца - работникам архива;

- до трех месяцев - фондообразователям;

- до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения Главы Атюрьевского муниципального района.

5.2. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.

5.3. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование.

5.4. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения Главы администрации на срок, как правило, не превышающий