Приложение 4

Приложение 4
к распоряжению Правительства
Орловской области
от 26 июля 2016 г. N 336-р

Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной государственной
власти специальной компетенции
Орловской области

Порядок
направления документов в электронном виде через систему МЭДО при работе со служебной корреспонденцией с использованием системы электронного документооборота

Служебные письма, поступившие в форме электронного документа через систему МЭДО, имеют в регистрационной карточке в реквизите "Способ доставки" пометку "электронная почта (МЭДО)".

Документ с пометкой способа доставки "электронная почта (МЭДО)" и имеющий отметку "контрольный" по итогам исполнения направляется адресанту только по системе МЭДО, если в сопроводительном письме не имеется дополнительного требования о направлении ответного письма иным способом, в том числе и на бумажном носителе.

Ответное письмо направляется с учетом имеющихся поручений по направлению соответствующего ответа и наличия информации о способе его доставки.

В соответствии со сроками рассмотрения документа и подписания проекта ответного письма адресанту руководителем сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для направления ответного письма.

При направлении инициативного письма -также создают в СЭД регистрационную карточку исходящего внешнего документа для его направления.

I этап. Создание регистрационной карточки исходящего внешнего документа (инициативного или ответного письма)

В СЭД в разделе "Создать" выбирается "Исходящий внешний" - "без связи".

Связку с документом, на который подготовлен ответ, необходимо создавать в процессе формирования карточки.

Открывается регистрационная карточка в статусе "Черновик".

В левой части карточки в строке "Специализация" (выделена синим цветом с подчеркиванием) нажатием курсора из появляющегося списка адресатов выбирается требуемый (например, "Администрация Президента Российской Федерации", если запрос поступил из Управления Президента Российской Федерации или требуется направить инициативное письмо в указанный орган власти).

Удаление или замена данных производится нажатием курсора на квадрат со знаком "минус" (выделен красным цветом).

Строка "Нумератор" - заполнение строки при первой отправке по МЭДО необходимо согласовать с администратором СЭД. После настройки администратором данное поле будет заполняться автоматически.

Строка "Подписал" - из имеющегося списка выбирается фамилия, имя, отчество руководителя, подписавшего документ.

Строка "Исполнитель" - из имеющегося списка выбирается исполнитель (ФИО), который подготовил документ.

Строка "Отправитель" - из имеющегося списка выбирается отправитель (ФИО), как правило, данная строка соответствует строке "Подписал" (например, при подписании заместителем Председателя Правительства Орловской области по социальной политике и отправке ответного письма из приемной данного руководителя строки "Подписал" и "Отправитель" будут совпадать; при подписании заместителем руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, но при отправке из приемной руководителя Администрации Губернатора и Правительства Орловской области содержание строк будет разное).

Строка "Вид документа" выбирается из списка.

Строка "Краткое содержание" - содержание рекомендуется вводить ручным способом исходя из содержания ответного или инициативного письма (например, "кандидатуры должностных лиц для включения состав комиссии в соответствии с запросом (поручением)").

Строка "Состав виз" в электронной карточке в текущем периоде не заполняется. По итогам закупки и введения в работу модуля СЭД "Электронная цифровая подпись" будет сообщено дополнительно о проставлении фамилий сотрудников, визировавших документ. На бумажном носителе визирование документа обеспечивается в установленном порядке.

Строка "Комментарии" (выделена черным цветом) используется при необходимости (например, данное письмо направляется в дополнение к ранее направленному (дата, номер).

Строка "Количество листов" - вводится число листов, соответствующее количеству листов ответного письма на бумажном носителе, которое будет сканироваться для отправки.

Строка "Листов приложений:" - указывается при наличии приложений к ответному письму; вводится число листов, соответствующее количеству на бумажном носителе, которое будет сканироваться для отправки.

Строка "Тип приложений" (выделена синим цветом) -выбирается из списка - "бумажный носитель".

Строка "Количество приложений" -вводится число листов, соответствующее количеству листов приложений на бумажном носителе, которое будет сканироваться для отправки. Рекомендуемым форматом для передачи образов документов является Portable Document Format (PDF) версии 1.5, растровый формат отображения информации, режим сканирования - черно-белый, разрешение - 300dpi. Передача образов документов в виде файлов других форматов должна согласовываться участниками межведомственного электронного документооборота, между которыми она осуществляется.

II этап. Сканирование документа

В правом верхнем углу имеется значок в форме желтого квадрата с пометкой "Сервис".

Загрузить ответное письмо в сканер (МФУ) в приемник бумаги.

Выбрать из списка папки "Сканировать для текущей РКК" и нажать.

На новой вкладке открытого окна появится информация о сканировании листов. После сканирования и принятия документа во вкладке открытого окна документы в электронном виде прикрепляются к регистрационной исходящей карточке. Внизу карточки "Документ" появляется знак листа бумаги с данными сканирования. Нажатием на знак листа можно проверить вид и качество вложенного документа.

III этап. Создание связи с документом, на который дается ответ (не относится к инициативным письмам)

Исполнение данного требования является строго обязательным.

В верхней части карточки нажатием на раскрыть раздел "Связанные документы". В этом разделе нажать кнопку "Создать связку", ввести в появившемся окне точный номер документа, на который дается ответное письмо, в следующем окне выбрать канцелярию "Обращение граждан". О завершении создания связки СЭД выдаст сообщение.

IV этап. Регистрация документа в регистрационной карточке

Внизу карточки выше надписи "Зарегистрировать" выбрать "ручной ввод регистрационного номера", ввести номер исходящего ответного письма.

V этап. Отправка инициативного или ответного письма по МЭДО

Перед отправкой следует повторно проверить правильность внесения информации в строках регистрационной карточки, комплектность и количество листов направляемых материалов.

Открыть вкладку "Лист рассылки" (верхняя часть карточки), в разделе "Добавить" выбрать адресата (например, Администрация Президента Российской Федерации при запросе из Администрации Президента Российской Федерации).

Автоматически откроется вкладка с перечнем способов доставки документа.

Выбрать "Электронная почта (МЭДО)".

Нажать "Отправить" (значок конверта со стрелкой).

Отправка документа по МЭДО завершена.

Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, в том числе помощники заместителей Губернатора Орловской области, членов Правительства Орловской области, руководителей органов исполнительной власти, специалисты приемных руководителей либо сотрудники, ответственные за получение и отправку служебной корреспонденции по МЭДО, несут персональную ответственность за направление ответных писем в форме электронных документов в точном соответствии с указанным Порядком.

VI этап. Контроль доставки адресату отправленного по МЭДО письма

Контроль отправки документа по МЭДО осуществляется до подтверждения его получения и регистрации другой стороной.

Для этого требуется войти в базу "Письма" и выбрать представление "Все письма"- "05. Отправленные по МЭДО", найти в предоставленном списке отправленное письмо, открыть карточку. В случае успешной доставки и регистрации адресатом письма во вкладке карточки "Обратная связь" в открывшемся окне будет видна информация с указанием номера и даты регистрации.