Приложение. Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области на 2018 - 2020 годы"

Приложение
к постановлению администрации
г. Ливны
Орловской области
от 20 сентября 2017 г. N 112

Муниципальная программа
"Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области на 2018 - 2020 годы"

1. Паспорт муниципальной программы

Наименование программы	Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области" на 2018 - 2020 годы" (далее - программа)
Координатор программы	администрация города Ливны (далее - администрация)
Разработчик программы	архивный отдел администрации города Ливны (далее - архивный отдел)
Ответственный исполнитель	Архивный отдел администрации города Ливны
Цель программы	Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.
Задачи программы	1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасности хранения документов в помещениях архивохранилищ архивного отдела. 2. Укрепление и модернизация материально-технической базы архива. 3. Пополнение Архивного фонда города Ливны документами, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций-источников комплектования архивного отдела, повышение доступности и качества предоставления муниципальной услуги и удовлетворения потребностей населения в архивной информации. 4. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0)
Сроки и этапы реализации программы	2018 - 2020 годы
Прогнозируемые объемы финансирования программы	Общий объем финансирования мероприятий программы составит 162000 рублей, в том числе: в 2018 году - 50000 рублей; в 2019 году - 55000 рублей; в 2020 году - 57000 рублей.
Важнейшие целевые (индикаторы) показатели программы	- Увеличение доли архивных документов, хранящихся в нормативных условиях до 100%. - Обеспеченность множительно-копировальной техникой. - Количество принятых на архивное хранение документов Архивного фонда города. - Увеличение доли описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи 70%
Ожидаемые конечные результаты, оценка планируемой эффективности	Реализация мероприятий программы позволит достичь к концу 2020 года следующих результатов: - обеспечение нормативных условий хранения документов архивного фонда города Ливны; - повышение уровня безопасности хранения документов Архивного фонда города Ливны; - улучшение материально-технической базы архивного отдела; - пополнение Архивного фонда города Ливны, находящихся на хранении в архивном отделе, как неотъемлемой части историко-культурного наследия государства и обеспечение доступа населения к его использованию; обеспечение инновационного развития архивного дела на основе внедрения современных информационно-коммуникационных технологий; - повышение качества и оперативности исполнения запросов граждан, органов местного самоуправления на основе документов архивного фонда города Ливны; - увеличение доли описаний дел архивного отдела города Ливны включенных в электронные описи до 70%.

2. Характеристика текущего состояния архивного дела в городе Ливны.

Стратегия развития архивного дела в городе Ливны на период до 2020 года определяет цели, направления развития архивного дела в городе. Стратегия содержит принципы и приоритеты государственной политики, механизмы ее реализации, параметры развития, формы и методы деятельности органов местного самоуправления города Ливны, которые обеспечат благоприятные условия развития архивного дела.

Для выбора правильной стратегии и тактики дальнейшего развития муниципального архива города Ливны наиболее целесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в городе Ливны в перспективе на 2018 - 2020 годы.

Специфика архивной отрасли состоит в многопрофильности применения ее информационных ресурсов, призванных удовлетворять социальные, правовые, научные, культурные и иные потребности граждан, органов власти и организаций. Развитие архивного дела следует рассматривать, прежде всего, как средство пополнения информационного ресурса города Ливны - части историко-культурного достояния.

Выполняя социально-правовые запросы граждан, архив выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения. Аутентичность хранящихся в архиве документов, их неприкосновенность означают, что они носят доказательный характер.

Программа предусматривает реализацию мероприятий, направленных на усиление социальной значимости архива в социально-экономической и культурной жизни города. Показатели реализации программы позволят оперативно оценивать эффективность и вносить необходимые коррективы в рамках намеченных мероприятий.

В течение последних 5 лет достигнута положительная динамика роста основных показателей деятельности муниципального архива.

Архивный отдел администрации города Ливны осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое руководство архивами учреждений, организаций - источниками комплектования Архивного фонда города, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.

По состоянию на 1 января 2017 года источниками комплектования муниципального архива являются 30 организаций и предприятий, создающих документы, имеющие историческое, социальное, экономическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия города.

Объем Архивного фонда города Ливны на 01.06.2017 года составляет 99 фондов в количестве 28546 единиц хранения.

Архивные документы размещены в двух приспособленных архивохранилищах: основном, площадью 85 кв. м. и дополнительном площадью 37,2 кв. м., Степень загруженности архивохранилищ составляет 98%.

Работа по комплектованию архивного отдела постоянно осуществляется, организации продолжают ликвидироваться, что неизбежно увеличивает приток в архив документов и соответственно влечет за собой потребность в увеличении площадей архивохранилищ.

В связи со сложившейся ситуацией в 2010 году администрацией города было выделено дополнительное помещение (введено в эксплуатацию в 2013 году), в котором сделан капитальный ремонт, установлена охранно-пожарная сигнализация, приточно-вытяжная вентиляция, проведена работа по оснащению архивохранилища технологическим оборудованием, что позволило решить проблему недостаточности площадей хранения. Но так сложились обстоятельства, в связи с полной загруженностью основного архивохранилища архива, вследствие значительного в последние годы приема документов по личному составу ликвидированных организаций загруженность дополнительного хранилища за столь короткий период времени составила 98%.

В 2011 - 2016 гг. на архивное хранение было принято 6889 дел. Поступили документы трех ликвидированных крупных промышленных предприятий с момента их образования: ОАО "Ливныпластик" и ОАО "Ливенский машзавод".

Прогнозируется дальнейшее увеличение объемов поступающих документов, планируется прием большого объема документов от ОАО "Этанол". При таком развитии событий, резерв функционирующих площадей по предварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие 1 - 1,5 года, поэтому уже сегодня назревает проблема свободных площадей.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

Для планового цикличного комплектования муниципального архива документами необходимы резервные площади и как следствие финансовые средства на их ремонт и оснащение.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата, без определения перспектив технического оснащения архива.

Анализ состояния хранения архивных документов выявил необходимость принятия мер по дальнейшему совершенствованию условий хранения архивных документов.

Представляется целесообразным предусмотреть мероприятия по обеспечению технической укрепленности и сохранности физического состояния архивных документов.

В архиве назрела необходимость установки сплит-систем кондиционирования воздуха в соответствии с нормативными требованиями к помещениям, приспособленным под архив.

Социально значимой работой архива является исполнение социально-правовых запросов в целях обеспечения законных прав и интересов граждан, в том числе в пенсионной сфере.

С увеличением количества принятых документов возрастает количество запросов.

Наблюдается ежегодное увеличение объемов запросов от граждан и организаций. Объем запросов остается стабильно высоким. В среднем в год специалисты муниципального архива выполняют около 1500 запросов.

Неукоснительное соблюдение законодательно установленных сроков исполнения запросов является одним из показателей деятельности архива.

Данный показатель остается стабильно высоким и, по причине увеличения числа запросов социально-правового и имущественного характера.

Противопожарное состояние помещений архива не в полной мере соответствует нормам и требованиям Правил пожарной безопасности в Российской Федерации. Имеющаяся в основном помещении архивного отдела охранно-пожарная сигнализация, смонтированная в 2006 году, устарела и не считается актуальной.

Понимая особую значимость пожарной безопасности в деле сохранения историко-документального наследия страны, необходимо выполнить капитальный ремонт пожарной сигнализации.

Архивисты должны непрерывно совершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.

В настоящее время Российское законодательство обязывает архивы использовать новые информационные технологии - принимать запросы от граждан и юридических лиц и обеспечивать доступ к архивным документам также и через сеть Интернет, производить оцифровку наиболее востребованных материалов архива, что позволит удовлетворять различные гражданско-правовые запросы.

3. Цели и задачи программы

Основной целью программы "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2018 - 2020 годы" является совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.

Целевую установку программы возможно реализовать посредством решения следующих задач:

1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасности хранения документов в помещениях архивохранилищ Архивного отдела.

2. Укрепление и модернизация материально-технической базы архива.

3. Пополнение Архивного фонда города Ливны документами, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций-источников комплектования архивного отдела, повышение доступности и качества предоставления муниципальной услуги и удовлетворения потребностей населения в архивной информации.

4. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплексный Архивный фонд, версия 5.0)

Реализация данной программы позволит создать условия для безопасного хранения архивных документов и удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций в ретроспективной информации.

4. Описание общепрограммной деятельности

Включенный в программу комплекс мероприятий (приложение 2) направлен на решение системных вопросов развития отрасли, связанных с созданием условий для соблюдения нормативных требований хранения архивных документов, обеспечивающих сохранность и безопасность архивных фондов, внедрение современных информационных технологий.

В рамках выполнения задач программы предусматриваются мероприятия по модернизации пожарной сигнализаций, приобретение множительно-копировальной техники, планируется установка кондиционера, внедрение автоматизированной системы учета документов архивного фонда города Ливны.

5. Срок реализации программы

Реализация мероприятий программы рассчитана на 2018 - 2020 годы.

6. Ресурсное обеспечение

При планировании ресурсного обеспечения программы учитывалась реальная ситуация в бюджетной сфере на муниципальном уровне, экономическая и социальная значимость проблем, а также реальная возможность их решения.

Финансирование программы осуществляется согласно перечню мероприятий программы из средств, предусмотренных в бюджете города Ливны.

Объем финансирования из местного бюджета на 2018 - 2020 годы составляет 162000 рублей, в том числе:

в 2018 году - 50000 рублей;

в 2019 году - 55000 рублей;

в 2020 году - 57000 рублей;

Ресурсное обеспечение программы за счет средств бюджета муниципального образования город Ливны подлежит уточнению в рамках бюджетного цикла.

Содержание и объемы финансирования программы после проведения оценки их эффективности могут уточняться.

Мероприятия программы и целевые показатели результата указаны в приложениях к программе.

7. Механизм реализации программы

Механизм реализации программы определяется координатором программы - администрацией и предусматривает проведение организационных мероприятий, обеспечивающих выполнение программы.

Координатор программы осуществляет текущую работу по координации деятельности и исполнению, обеспечению и реализации мероприятий программы, а также по целевому и эффективному использованию средств, выделяемых на реализацию программы.

Корректировка программы, в том числе включение в нее новых мероприятий, а также продление срока ее реализации осуществляется в соответствии с Порядком по предложению координатора программы - администрации.

8. Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения

Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения основываются на формах и методах управления, и направлены на координацию исполнения программных мероприятий, включая мониторинг их реализации, оценку результативности, непосредственный контроль за ходом выполнения мероприятий программы, подготовку отчетов о реализации программы, внесение предложений по корректировке программы.

Контроль за реализацией программы осуществляется администрацией города Ливны.

В целях эффективного управления и контроля за реализацией программы архивный отдел осуществляет мониторинг показателей результативности программы в течение всего периода реализации.

Отчет о реализации программы представляется в Комитет экономики, предпринимательства и торговли администрации города Ливны.

9. Риски реализации программы

Проблемы в реализации программы, негативно влияющие на основные её параметры связаны с финансово-экономическими рисками.

Одним из наиболее важных финансовых рисков является недостаточность бюджетных средств на реализацию программы, что может привести к недостижению запланированных результатов и индикаторов, нарушению сроков выполнения мероприятий, отрицательной динамике показателей программы.

Финансовая необеспеченность потребует внесения изменений в программу, пересмотра целевых значений показателей и, возможно, отказа от реализации отдельных мероприятий и задач программы.

Экономические риски могут также повлечь изменения стоимости мероприятий программы.

К финансово-экономическим рискам также можно отнести неэффективное и нерациональное использование ресурсов программы.

В качестве мер управления рисками реализации программы можно выделить следующие:

- организация мониторинга и аналитического сопровождения реализации программы обеспечит управление указанными группами рисков;

- проведение экономического анализа использования ресурсов программы, определение экономии средств и перенесение их на наиболее затратные мероприятия минимизирует риски, а также сократит потери выделенных средств в течении финансового года;

- своевременное принятие управленческих решений о более эффективном использовании средств и ресурсов программы, а также минимизации непредвиденных рисков позволит реализовать мероприятия в полном объёме.

Своевременно принятые меры по управлению рисками приведут к достижению поставленных целей и конечных результатов реализации программы.

10. Оценка эффективности реализации программы

Оценка эффективности реализации программы будет осуществляться по итогам ее исполнения за отчетный финансовый год и в целом после завершения реализации программы.

Оценка эффективности реализации программы производится путем сравнения фактически достигнутых в результате реализации программы целевых показателей эффективности реализации программы с запланированными.

Реализация мероприятий программы будет служить укреплению материально-технической базы архива, оснащению его современным специальным оборудованием, совершенствованию обеспечения сохранности архивных документов. Являясь насущным требованием времени, развитие автоматизированных архивных технологий станет приоритетным в работе архива.

Развитие информатизации архивного дела приведет к значительному улучшению деятельности муниципального архива, состояния государственного учета документов Архивного фонда города Ливны, научно-справочного аппарата к архивным документам. Будут существенно снижены затраты и время на выполнение традиционных видов архивных работ, повышена оперативность получения архивной информации.

Реализация программы позволит создать условия для повышения качества и доступности муниципальной услуги в сфере архивного дела и удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций в ретроспективной информации.

Главный социально-экономический эффект от реализации программы выражается в полноценном сохранении документального наследия и росте информационного потенциала архивного отдела.

Целевые показатели и индикаторы целевой программы приведены в приложении N 2.