Приложение

Приложение
к постановлению Администрации
г. Ливны
от 20 февраля 2019 г. N 110

Муниципальная программа
"Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области на 2018 - 2020 годы"

Паспорт
муниципальной программы

Наименование Программы	Муниципальная программа "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области" на 2018 - 2020 годы" (далее - программа)
Координатор программы	администрация города Ливны (далее - администрация)
Разработчик программы	архивный отдел администрации города Ливны (далее - архивный отдел)
Ответственный исполнитель	Архивный отдел администрации города Ливны
Цель программы	Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства
Задачи программы	1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города, в том числе повышение безопасности помещений архива. 2. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплекс "Архивный фонд", версия 5.0). 3. Организация межведомственного электронного взаимодействия в целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526). 4. Укрепление материально-технической базы архива
Сроки и этапы реализации программы	2018 - 2020 годы
Прогнозируемые объемы финансирования программы	Общий объем финансирования мероприятий программы составит 116000 рублей, в том числе: в 2018 году - 50000 рублей; в 2019 году - 25000 рублей; в 2020 году - 41000 рублей
Важнейшие целевые (индикаторы) показатели программы	1. Количество исполненных мероприятий программы развития архивного дела на соответствующий год по созданию нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. 2. Доля запросов, исполненных в установленные законодательством сроки. 3. Доля закартонированных архивных документов. 4. Доля описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи. 5. Обеспеченность множительно-копировальной техникой
Ожидаемые конечные результаты, оценка планируемой эффективности	Реализация мероприятий программы позволит достичь к концу 2020 года следующих результатов: - количество исполненных мероприятий по созданию нормативных условий - 6, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии; - обмен информацией (документами) в электронной форме с использованием СКЗИ программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП; - доля запросов, исполненных в установленные законодательством сроки, - 100%; - доля закартонированных архивных документов - 35%; - доля описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи, - 70%; - обеспеченность множительно-копировальной техникой - 1 ед.

1. Характеристика текущего состояния архивного дела в городе Ливны

Стратегия развития архивного дела в городе Ливны на период до 2020 года определяет цели, направления развития архивного дела в городе. Стратегия содержит принципы и приоритеты государственной политики, механизмы ее реализации, параметры развития, формы и методы деятельности органов местного самоуправления города Ливны, которые обеспечат благоприятные условия развития архивного дела.

Для выбора правильной стратегии и тактики дальнейшего развития муниципального архива города Ливны наиболее целесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в городе Ливны в перспективе на 2018 - 2020 годы.

Специфика архивной отрасли состоит в многопрофильности применения ее информационных ресурсов, призванных удовлетворять социальные, правовые, научные, культурные и иные потребности граждан, органов власти и организаций.

Развитие архивного дела следует рассматривать прежде всего как средство пополнения информационного ресурса города Ливны - части историко-культурного достояния.

Выполняя социально-правовые запросы граждан, архив выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения.

Аутентичность хранящихся в архиве документов, их неприкосновенность означают, что они носят доказательный характер.

Программа предусматривает реализацию мероприятий, направленных на усиление социальной значимости архива в социально-экономической и культурной жизни города. Показатели реализации программы позволят оперативно оценивать эффективность и вносить необходимые коррективы в рамках намеченных мероприятий.

В течение последних 5 лет достигнута положительная динамика роста основных показателей деятельности муниципального архива.

Архивный отдел администрации города Ливны осуществляет в пределах своей компетенции организационно-методическое руководство архивами учреждений, организаций - источниками комплектования Архивного фонда города, контролирует в них постановку делопроизводства в рамках документационного обеспечения управления.

По состоянию на 1 января 2017 года источниками комплектования муниципального архива являются 30 организаций и предприятий, создающих документы, имеющие историческое, социальное, экономическое и культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия города.

Объем Архивного фонда города Ливны на 01.06.2017 составляет 99 фондов в количестве 28546 единиц хранения.

Архивные документы размещены в двух приспособленных архивохранилищах: основном - площадью 85 кв. м и дополнительном - площадью 37,2 кв. м. Степень загруженности архивохранилищ составляет 98%.

Работа по комплектованию архивного отдела постоянно осуществляется, организации продолжают ликвидироваться, что неизбежно увеличивает приток в архив документов и соответственно влечет за собой потребность в увеличении площадей архивохранилищ.

В связи со сложившейся ситуацией в 2010 году администрацией города было выделено дополнительное помещение (введено в эксплуатацию в 2013 году), в котором сделан капитальный ремонт, установлена охранно-пожарная сигнализация, приточно-вытяжная вентиляция, проведена работа по оснащению архивохранилища технологическим оборудованием, что позволило решить проблему недостаточности площадей хранения. Но так сложились обстоятельства, в связи с полной загруженностью основного архивохранилища архива вследствие значительного в последние годы приема документов по личному составу ликвидированных организаций загруженность дополнительного хранилища за столь короткий период времени составила 98%.

В 2011 - 2016 г. г. на архивное хранение было принято 6889 дел. Поступили документы трех ликвидированных крупных промышленных предприятий с момента их образования: ОАО "Ливныпластик" и ОАО "Ливенский машзавод".

Прогнозируется дальнейшее увеличение объемов поступающих документов, планируется прием большого объема документов от ОАО "Этанол". При таком развитии событий резерв функционирующих площадей по предварительным подсчетам будет исчерпан в ближайшие 1 - 1,5 года, поэтому уже сегодня назревает проблема свободных площадей.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата без определения перспектив технического оснащения архива.

Для планового цикличного комплектования муниципального архива документами необходимы резервные площади и, как следствие, финансовые средства на их ремонт и оснащение.

Дальнейшее развитие архивного дела города невозможно без решения вопросов прогнозирования комплектования и учета состава архивного фонда, организации научно-справочного аппарата без определения перспектив технического оснащения архива.

Анализ состояния хранения архивных документов выявил необходимость принятия мер по дальнейшему совершенствованию условий хранения архивных документов.

Необходимо продолжить работу по картонированию архивных документов с целью улучшения физической сохранности документов, соответственно предусмотреть приобретение модулей архивного хранения В340, КС-450 или накопителей документов ОФИСМАГ 150 мм (на 1400 л.) арт. 123018, или аналогов, не ухудшающих технических характеристик.

Представляется целесообразным предусмотреть мероприятия по обеспечению технической укрепленности и сохранности физического состояния архивных документов.

Социально значимой работой архива является исполнение социально-правовых запросов в целях обеспечения законных прав и интересов граждан, в том числе в пенсионной сфере.

Противопожарное состояние помещений архива не в полной мере соответствует нормам и требованиям Правил пожарной безопасности в Российской Федерации. Имеющаяся в основном помещении архивного отдела охранно-пожарная сигнализация, смонтированная в 2006 году, устарела и не считается актуальной.

Понимая особую значимость пожарной безопасности в деле сохранения историко-документального наследия страны, необходимо выполнить ремонт пожарной сигнализации.

Архивисты должны непрерывно совершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.

В настоящее время Российское законодательство обязывает архивы использовать новые информационные технологии - принимать запросы от граждан и юридических лиц и обеспечивать доступ к архивным документам также и через сеть Интернет, производить оцифровку наиболее востребованных материалов архива, что позволит удовлетворять различные гражданско-правовые запросы.

2. Цели и задачи программы

Основной целью программы "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2018 - 2020 годы" является совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства.

Целевую установку программы возможно реализовать посредством решения следующих задач:

1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города, в том числе повышение безопасности помещений архива.

2. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплекс "Архивный фонд", версия 5.0).

3. Организация социально-правового защищенного электронного межведомственного взаимодействия в целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", в том числе между ОПФР, территориальными органами ПФР и архивным отделом в целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат.

4. Укрепление материально-технической базы архива.

Реализация данной программы позволит создать условия для безопасного хранения архивных документов и удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций в ретроспективной информации, электронного межведомственного взаимодействия.

3. Описание общепрограммной деятельности

Включенный в программу комплекс мероприятий направлен на решение системных вопросов развития отрасли, связанных с созданием условий для соблюдения нормативных требований хранения архивных документов, обеспечивающих сохранность и безопасность архивных фондов, внедрение современных информационных технологий.

В рамках выполнения задач программы предусматриваются мероприятия по ремонту пожарной сигнализации, приобретение архивных коробов, светильников, множительно-копировальной техники, продолжение работы по внедрению автоматизированной системы учета документов архивного фонда города Ливны, приобретение, установка и функционирование программного обеспечения, каналов связи, СКЗИ с функциями ЭЦП.

4. Срок реализации программы

Реализация мероприятий программы рассчитана на 2018 - 2020 годы.

5. Ресурсное обеспечение

При планировании ресурсного обеспечения программы учитывалась реальная ситуация в бюджетной сфере на муниципальном уровне, экономическая и социальная значимость проблем, а также реальная возможность их решения.

Финансирование программы осуществляется согласно перечню мероприятий программы из средств, предусмотренных в бюджете города Ливны.

Объем финансирования из местного бюджета на 2018 - 2020 годы составляет 116000 рублей, в том числе:

в 2018 году - 50000 рублей;

в 2019 году - 25000 рублей;

в 2020 году - 41000 рублей.

Ресурсное обеспечение программы за счет средств бюджета муниципального образования город Ливны подлежит уточнению в рамках бюджетного цикла.

Содержание и объемы финансирования программы после проведения оценки их эффективности могут уточняться.

Мероприятия программы и целевые показатели результата указаны в приложениях к программе.

6. Механизм реализации программы

Механизм реализации программы определяется координатором программы - администрацией города и предусматривает проведение организационных мероприятий, обеспечивающих выполнение программы.

Координатор программы осуществляет текущую работу по координации деятельности и исполнению, обеспечению и реализации мероприятий программы, а также по целевому и эффективному использованию средств, выделяемых на реализацию программы.

Корректировка программы, в том числе включение в нее новых мероприятий, а также продление срока ее реализации осуществляется в соответствии с Порядком по предложению координатора программы - администрации.

7. Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения

Организация управления реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения основываются на формах и методах управления и направлены на координацию исполнения программных мероприятий, включая мониторинг их реализации, оценку результативности, непосредственный контроль за ходом выполнения мероприятий программы, подготовку отчетов о реализации программы, внесение предложений по корректировке программы.

Контроль за реализацией программы осуществляется администрацией города Ливны.

В целях эффективного управления и контроля за реализацией программы архивный отдел осуществляет мониторинг показателей результативности программы в течение всего периода реализации.

Отчет о реализации программы представляется в Комитет экономики, предпринимательства и торговли администрации города Ливны.

8. Риски реализации программы

Проблемы в реализации программы, негативно влияющие на основные ее параметры, связаны с финансово-экономическими рисками.

Одним из наиболее важных финансовых рисков является недостаточность бюджетных средств на реализацию программы, что может привести к недостижению запланированных результатов и индикаторов, нарушению сроков выполнения мероприятий, отрицательной динамике показателей программы.

Финансовая необеспеченность потребует внесения изменений в программу, пересмотра целевых значений показателей и, возможно, отказа от реализации отдельных мероприятий и задач программы.

Экономические риски могут также повлечь изменения стоимости мероприятий программы.

К финансово-экономическим рискам также можно отнести неэффективное и нерациональное использование ресурсов программы.

В качестве мер управления рисками реализации программы можно выделить следующие:

организация мониторинга и аналитического сопровождения реализации программы обеспечит управление указанными группами рисков;

проведение экономического анализа использования ресурсов программы, определение экономии средств и перенесение их на наиболее затратные мероприятия минимизирует риски, а также сократит потери выделенных средств в течение финансового года;

своевременное принятие управленческих решений о более эффективном использовании средств и ресурсов программы, а также минимизации непредвиденных рисков позволит реализовать мероприятия в полном объеме.

Своевременно принятые меры по управлению рисками приведут к достижению поставленных целей и конечных результатов реализации программы.

9. Оценка эффективности реализации программы

Оценка эффективности реализации программы будет осуществляться по итогам ее исполнения за отчетный финансовый год и в целом после завершения реализации программы.

Оценка эффективности реализации программы производится путем сравнения фактически достигнутых в результате реализации программы целевых показателей эффективности реализации программы с запланированными.

Реализация мероприятий программы будет служить укреплению материально-технической базы архива, оснащению его современным специальным оборудованием, совершенствованию обеспечения сохранности архивных документов, осуществлению межведомственного электронного взаимодействия в целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526), укреплению материально-технической базы архивного отдела.

Являясь насущным требованием времени, развитие автоматизированных архивных технологий станет приоритетным в работе архива.

Развитие информатизации архивного дела приведет к значительному улучшению деятельности муниципального архива, состояния государственного учета документов Архивного фонда города Ливны, научно-справочного аппарата к архивным документам. Будут существенно снижены затраты и время на выполнение традиционных видов архивных работ, повышена оперативность получения архивной информации.

Реализация программы позволит создать условия для повышения качества и доступности муниципальной услуги в сфере архивного дела и удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций в ретроспективной информации, в том числе в электронном виде.

Главный социально-экономический эффект от реализации программы выражается в полноценном сохранении документального наследия и росте информационного потенциала архивного отдела.

Целевые показатели и индикаторы целевой программы приведены в приложении N 2.

Приложение N 1
к муниципальной программе
"Развитие архивного дела в городе Ливны
Орловской области на 2018 - 2020 годы"

Основные мероприятия
реализации муниципальной программы "Развитие архивного дела в городе Ливны Орловской области на 2018 - 2020 годы"

NN	Перечень мероприятий	Методика расчета	Объем финансирования (тыс. рублей)				Сроки исполнения мероприятий (годы)
			Всего	В том числе по годам			Ожидаемый конечный результат
				2018	2019	2020
1	2	3	4	5	6	7	8
Цель: Совершенствование системы организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города в интересах граждан, общества и государства. Задача N 1. Создание и совершенствование оптимальных условий для обеспечения сохранности, учета и использования документов архивного фонда города; в том числе - повышение безопасности помещений архива
1.1	Ремонт пожарной сигнализации в основном помещении	Ориентировочная смета расходов	36000	36000	-	-	Обеспечение нормативных условий хранения документов
1.2	Проведение картонирования архивных документов (приобретение модулей архивного хранения В340, КС-450, накопителей документов ОФИСМАГ 150 мм (на 1400 л.) арт. 123018 или аналогов, не ухудшающих технических характеристик)	анализ цен в торговых организациях	14000	14000			Обеспечение нормативных условий хранения документов (улучшения физической сохранности документов)
1.3	Приобретение светильников: Феликс 2 x 40 - 16 шт. Прамень 2 x 20 - 5 шт. Ламп TL-D 36W - 40 шт. TL-D 18W - 10 шт.	Ориентировочная смета расходов	30000	-	14300	16000	Обеспечение нормативных условий хранения документов
Расчет стоимости произведен оценочным методом по результатам анализа коммерческих предложений, прайс-листов юридических лиц, торговых компаний, работающих в сфере установки систем кондиционирования, спецоборудования
Задача N 2. Развитие информатизации архивного дела: продолжение работы по внедрению автоматизированной системы учета документов Архивного фонда города Ливны (Программный комплекс "Архивный фонд", версия 5.0)
2.1	Перевод в электронный формат учетной базы документов архивного отдела Увеличение количества дел, внесенных в БД						Совершенствование учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда города Ливны, повышение эффективности использования архивных документов в интересах государства, общества, граждан. Внедрение информационных технологий в деятельность архива. Мероприятие осуществляется за счет основной деятельности
3. Организация межведомственного электронного взаимодействия в целях реализации Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"
3.1	Приобретение, установка и функционирование программного обеспечения, каналов связи, СКЗИ с функциями ЭЦП	Оценочный метод анализа цен	10700		10700		Осуществление межведомственного электронного взаимодействия (обмен информацией (документами)) в электронной форме с использованием СКЗИ программного комплекса VipNet с функциями шифрования и ЭЦП)
Задача N 4. Укрепление материально-технической базы архива
4.1	Приобретение множительно-копировальной техники. Копировальный аппарат Canon iR 2204 (A3, 128 Mb, 22 стр./мин, лазерное МФУ, LCD, USB 2.0)	Оценочный метод анализа цен в торговых организациях	25000	-		25000	Обеспечение доступа пользователей к архивной информации (изготовление архивных копий)
Расчет стоимости оборудования произведен оценочным методом по результатам анализа коммерческих предложений торговых компаний
	ИТОГО по программе, в том числе по годам		116000	50000	25000	41000

Приложение N 2
к муниципальной программе
"Развитие архивного дела в городе
Ливны на 2018 - 2020 годы"

Оценка
эффективности реализации муниципальной программы "Развитие архивного дела в городе Ливны на 2018 - 2020 годы"

Показатель (целевой индикатор) оценки эффективности	Единица измерения	2018	2019	2020	Значение показателей на момент окончания программы
1	2	3	4	5	6
1. Количество исполненных мероприятий программы развития архивного дела на соответствующий год по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии		2	2	2	6
2. Доля запросов, исполненных в установленные законодательством сроки	%	100	100	100	100
3. Доля закартонированных архивных документов	%	35	-	-	35
4. Доля описаний дел архивного отдела, включенных в электронные описи	%	60	65	70	70
5. Обеспеченность множительно-копировальной техникой	ед.	-		1	1