Приложение. Регламент администрации муниципального, образования "Город Саратов"

Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
"Город Саратов"
от 9 декабря 2016 года N 3789

Регламент
администрации муниципального, образования "Город Саратов"

1. Общие положения

1.1. Регламент администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - Регламент) определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности главы муниципального образования "Город Саратов" (далее - глава города) и администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - администрация города).

1.2. Порядок организации делопроизводства и работы с обращениями граждан в администрации города регламентируется Инструкцией по работе с документами в администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - Инструкция).

1.3. Регламент определяет порядок организации контроля за исполнением документов, поставленных на контроль, порядок оформления документов по исполнению поручений, данных главой города на постоянно действующих, выездных и иных совещаниях.

2. Организационное обеспечение деятельности администрации муниципального образования "Город Саратов"

2.1. Планирование деятельности администрации города.

2.1.1. Работа администрации города ведется в соответствии с планами мероприятий администрации города на определенный период (годовой, квартальный, месячный, недельный), в соответствии с основными направлениями социально-экономического развития города.

2.1.2. Проекты планов подготавливаются отделом организационно-контрольной работы администрации города (далее - отдел организационно-контрольной работы) с учетом планов работы Правительства Саратовской области, Саратовской областной Думы, Саратовской городской Думы, решений Саратовской городской Думы, постановлений главы города, постановлений и распоряжений администрации города, поручений главы города, а также предложений заместителей главы администрации муниципального образования "Город Саратов" (далее - заместители главы администрации города), руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных подразделений администрации города (далее - структурные подразделения администрации города).

2.1.3. Координационные, консультативные и совещательные органы администрации города, создаваемые главой города, планируют свою деятельность в соответствии с положениями о них.

2.2. Совещания при главе города.

2.2.1. Постоянно действующее совещание при главе города.

2.2.1.1. Постоянно действующее совещание при главе города (далее - ПДС) проводится для решения вопросов, связанных с осуществлением деятельности администрации города по реализации полномочий исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления, в соответствии с предложениями, поступившими от структурных подразделений администрации города.

2.2.1.2. На ПДС принимаются решения, обязательные к исполнению структурными подразделениями и должностными лицами администрации города, муниципальными унитарными предприятиями и муниципальными учреждениями.

2.2.1.3. ПДС проводится по понедельникам.

2.2.2. Рабочее совещание при главе города.

2.2.2.1. Рабочее совещание при главе города (далее - рабочее совещание) проводится с целью решения текущих вопросов, связанных с организацией и координацией деятельности структурных подразделений администрации города (в том числе по исполнению постановлений главы города, постановлений и распоряжений администрации города), исполнения данных на совещаниях при главе города поручений.

2.2.2.2. Рабочее совещание проводится по указанию главы города.

2.2.2.3. В рабочем совещании принимают участие должностные лица и муниципальные служащие администрации города согласно списку, определяемому главой города.

2.2.3. Внеочередное (оперативное) совещание при главе города.

2.2.3.1. Внеочередное (оперативное) совещание при главе города (далее - внеочередное совещание) проводится по мере необходимости с целью решения оперативных вопросов, связанных с организацией и координацией деятельности структурных подразделений администрации города.

2.2.3.2. В работе внеочередного совещания принимают участие должностные лица и муниципальные служащие администрации города согласно списку, определяемому главой города.

2.2.4. Порядок подготовки и проведения совещаний при главе города.

2.2.4.1. Подготовка материалов к проведению совещания при главе

города (далее - совещание).

Проект правового акта (при необходимости) или проект перечня поручений от имени главы города, информация по планируемому к рассмотрению вопросу, текст доклада, предложения по списку приглашенных и выступающих готовятся структурными подразделениями администрации города, ответственными за подготовку вносимого на рассмотрение на совещании вопроса (далее - ответственный исполнитель).

2.2.4.2. Информация по планируемому к рассмотрению вопросу содержит краткое, обоснованное и объективное изложение вопроса с учетом проблем, их причин, оценки результативности деятельности, выводов, предложений (не более четырех страниц машинописного текста) и подписывается руководителем ответственного исполнителя.

Текст доклада содержит анализ, оценку, выводы и предложения по предлагаемому к рассмотрению вопросу и не должен включать сведений и данных, отсутствующих в информации.

2.2.4.3. Проект правового акта (постановления, распоряжения) подготавливается в соответствии с требованиями Инструкции.

2.2.4.4. Материалы к проведению совещания согласовываются с заместителем главы администрации города, координирующим и контролирующим деятельность соответствующего структурного подразделения администрации города (ответственного исполнителя), и представляются ответственным исполнителем в отдел организационно-контрольной работы в соответствии с запросом работника отдела.

2.2.4.5. Контроль за качеством подготовки и своевременным представлением материалов по вопросам, вносимым на рассмотрение на совещаниях, возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, заместителей главы администрации города, координирующих и контролирующих деятельность соответствующих структурных подразделений администрации города, заместителя главы администрации города, руководителя аппарата.

2.2.4.6. В случае, если материалы к проведению совещания не могут быть представлены в срок либо запланированный вопрос утратил свою актуальность, ответственный исполнитель обращается к главе города (в случае его отсутствия - к заместителю главы администрации города, руководителю аппарата) с предложением о переносе или исключении вопроса из повестки дня совещания.

2.2.4.7. Оповещение участников совещания, подготовка зала заседания, регистрация участников организуется аппаратом администрации города совместно со структурным подразделением администрации города, ответственным за подготовку рассматриваемого вопроса.

2.2.4.8. Совещание проводит глава города, в его отсутствие - заместитель главы администрации города, исполняющий полномочия главы города (далее - председательствующий).

2.2.4.9. Председательствующий предоставляет слово выступающим. Выступающие и приглашенные на совещание могут выступать в прениях, вносить предложения, делать замечания, давать справки по обсуждаемым вопросам, задавать вопросы. Прения прекращаются по предложению председательствующего.

2.2.4.10. Время для доклада на совещании - до 20 минут, для содоклада - до 10 минут, выступления в прениях - 5 минут, ответы на вопросы, возможные выступления - до 3 минут, для демонстрации видеоматериалов - до 5 минут. Время, затраченное на демонстрацию видеоматериалов, включается во время, отведенное для доклада.

2.2.4.11. Присутствие представителей средств массовой информации и использование кино-, видео-, фотосъемки, а также звукозапись на совещании допускается по согласованию с председателем комитета по общественным отношениям, анализу и информации администрации города.

2.2.4.12. Участникам совещания и приглашенным лицам запрещается пользоваться в зале заседаний средствами связи.

2.2.4.13. По итогам совещания отделом организационно-контрольной работы оформляется перечень поручений, данных главой города (далее - перечень поручений, поручения). На следующий день после подписания главой города перечень поручений направляется отделом организационно-контрольной работы заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города и руководителям муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, которым были даны поручения.

2.2.4.14. Перечень поручений, в котором указываются содержание поручения, сроки исполнения и лица, ответственные за исполнение, оформляется на бланке администрации города. Лица, ответственные за исполнение поручений, несут персональную ответственность за качество и соблюдение сроков исполнения поручений. Контроль за исполнением поручений осуществляет отдел организационно-контрольной работы.

2.3. Координационные, консультативные и совещательные органы администрации города.

2.3.1. Координационные и консультативные органы администрации города именуются комиссиями, советами, образуются для межведомственного взаимодействия структурных подразделений администрации города и обеспечения участия представителей общественности в. целях выработки рекомендаций при принятии главой города и администрацией города решений по вопросам местного значения.

2.3.2. Совещательный орган администрации города именуется коллегией при главе муниципального образования "Город Саратов" (далее - Коллегия), образуется для предварительного рассмотрения вопросов и выработки по ним предложений.

2.3.3. Коллегия образуется на основании постановления администрации города. Должностной состав, положение о Коллегии и порядок ее работы утверждается постановлением администрации города.

2.3.4. Решение координационного, консультативного и совещательного органа оформляется обеспечивающим его деятельность структурным подразделением администрации города. Рассылка поручений, данных на заседании координационного, консультативного, совещательного органа возлагается на указанное структурное подразделение администрации города.

2.4. Мероприятия с участием главы города.

2.4.1. Городские мероприятия с участием главы города.

2.4.1.1. Планирование и организация подготовки мероприятий с участием главы города осуществляется отделом организационно-контрольной работы совместно с сектором (секретариатом) главы города на основе предложений заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города. План мероприятий с участием главы города (далее - План мероприятий) утверждает заместитель главы администрации города, руководитель аппарата. Предложения для включения в План мероприятий направляются не позднее чем за пять рабочих дней до начала планового месяца с указанием планируемой даты, времени, места их проведения, ответственных лиц и содержат обоснование необходимости участия главы города. Утвержденный План мероприятий рассылается во все структурные подразделения администрации города и иным заинтересованным лицам.

Документы по проведению мероприятия за подписью лица, внесшего соответствующее предложение, представляются в отдел организационно-контрольной работы не позднее чем за два рабочих дня до даты проведения мероприятия.

2.4.1.2. Организационно-техническая подготовка мероприятия возлагается на инициатора проведения мероприятия и главу администрации района города, на территории которого планируется проведение мероприятия.

Извещение участников о дне, времени и месте проведения мероприятия, а также их регистрация осуществляется инициатором проведения мероприятия после согласования соответствующих документов с отделом организационно-контрольной работы.

Извещение представителей средств массовой информации о дне, времени и месте проведения мероприятия, подготовку тезисов выступления главы города осуществляет комитет по общественным отношениям, анализу и информации администрации города.

Контроль за подготовкой, проведением мероприятий и своевременным представлением необходимых документов главе города осуществляет заместитель главы администрации города, руководитель аппарата.

2.4.2. Участие главы города в заседаниях Правительства Саратовской области.

2.4.2.1. Организацию подготовки материалов, необходимых для участия главы города в заседаниях Правительства Саратовской области, осуществляет отдел организационно-контрольной работы.

Заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города, на которых возложена подготовка соответствующих материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

2.5. Порядок и процедура проведения совещаний при главе города и иных мероприятий с участием главы города регламентируются иными муниципальными правовыми актами.

3. Взаимодействие между администрацией города, Саратовской городской Думой и контрольно-счетной палатой муниципального образования "Город Саратов"

3.1. Взаимодействие между администрацией города, Саратовской городской Думой и контрольно-счетной палатой муниципального образования "Город Саратов" осуществляется в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Саратов".

ГАРАНТ:

О Регламенте Саратовской городской Думы см. решение Саратовской городской Думы от 4 августа 2016 г. N 65-654

О контрольно-счетной палате муниципального образования "Город Саратов" см. решение Саратовской городской Думы от 26 апреля 2012 г. N 13-154

3.2. На заседании постоянной комиссии Саратовской городской Думы в обязательном порядке присутствует субъект правотворческой инициативы (или лицо, его замещающее). При невозможности присутствия на заседании комиссии Саратовской городской Думы заместителем главы администрации города, руководителем аппарата в адрес председателя комиссии направляется уведомление с указанием лица, его заменяющего.

3.3. Глава города направляет информацию по запросу председателя Саратовской городской Думы, председателя контрольно-счетной палаты муниципального образования "Город Саратов".

Заместители главы администрации города направляют информацию по запросу депутатов Саратовской городской Думы, ее постоянных комиссий (за исключением вопросов, вносимых на рассмотрение на заседания постоянных комиссий).

Проект ответа на запросы либо информацию готовят структурные подразделения администрации города в соответствии с их полномочиями. Срок представления информации в ответ на запрос - один месяц со дня поступления запроса в администрацию города (если иной срок не указан в запросе). Срок представления информации по вопросам, внесенным в план работы Саратовской городской Думы, - до 1-го числа месяца, указанного в плане работы Саратовской городской Думы.

Руководители структурных подразделений администрации города, ответственные за подготовку и внесение вопросов (проектов решений, информации, отчетов, планов) на рассмотрение в Саратовскую городскую Думу, представляют подготовленные материалы главе города не позднее чем за неделю до даты, определенной планом работы или иным документом Саратовской городской Думы.

5. Взаимодействие администрации города с органами государственной власти

5.1. Структурные подразделения администрации города в пределах полномочий, предусмотренных положениями о них, взаимодействуют с территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органами государственной власти Саратовской области, в том числе запрашивают и получают в установленном порядке необходимую информацию. Взаимодействие основано на принципах сотрудничества и обеспечения в рамках действующего законодательства решения вопросов, возникающих при осуществлении деятельности органов местного самоуправления.

5.2. При необходимости инициирования обращения в территориальные подразделения федеральных органов государственной власти, органы государственной власти Саратовской области по вопросам, имеющим общегородское значение, заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города (при условии согласования с заместителем главы администрации города, координирующим и контролирующим деятельность соответствующего структурного подразделения администрации города) направляют соответствующие предложения главе города и после согласования готовят проекты обращений главы города. Подготовка обращений должностными лицами осуществляется также по указанию главы города.

5.3. Обращения органов государственной власти регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном Инструкцией.

6. Организация контроля за исполнением документов в администрации города

6.1. Целью контроля за исполнением документов в администрации города является обеспечение высокой эффективности управления путем систематической проверки хода исполнения документов, поступивших в администрацию города, поручений главы города и заместителей главы администрации города.

6.2. Контроль за исполнением документов в администрации города включает в себя постановку документа на контроль, организацию контроля за сроками исполнения, проверку хода исполнения, проверку полноты исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов и исполнительской дисциплины.

6.3. Контролю подлежат документы, определенные резолюциями главы города, заместителей главы администрации города, требующие ответа в соответствии с действующим законодательством либо требующие ответа по тексту документа.

6.4. Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов являются руководители структурных подразделений администрации города, указанные в адресате документа или резолюции главы города и заместителей главы администрации города.

6.5. Непосредственную работу по контролю за исполнением документов с резолюциями главы города и заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города осуществляют специалисты, на которых возложены соответствующие обязанности.

6.6. Общий контроль за исполнением документов осуществляет отдел организационно-контрольной работы, который представляет главе города информацию о нарушении сроков исполнения документов. Для формирования указанной информации структурные подразделения администрации города представляют в отдел организационно-контрольной работы по запросу информацию о причинах нарушения сроков исполнения поступающих документов.

6.7. Контроль за исполнением документов в администрации города осуществляют:

а) отдел организационно-контрольной работы - за соблюдением сроков исполнения плана мероприятий администрации города; сроков исполнения письменных поручений главы города, данных по итогам совещаний; поручений главы города по реализации федеральных законов, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов органов государственной власти Саратовской области, поручений Губернатора Саратовской области, решений Саратовской городской Думы, иных муниципальных правовых актов, в том числе постановлений главы города, постановлений и распоряжений администрации города (за исключением распоряжений по вопросам выделения и распределения финансовых средств, контроль за исполнением которых осуществляет комитет по финансам);

б) отдел работы с обращениями граждан администрации города - за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан, за исполнением резолюций главы города и заместителей главы администрации города по материалам личного приема граждан;

в) комитет по общественным отношениям, анализу и информации администрации города - за принятием мер по критическим материалам в адрес администрации города, опубликованным в средствах массовой информации (на основании запрашиваемой у структурных подразделений администрации города информации);

г) отдел обеспечения документооборота администрации города - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением резолюций главы города на служебных письмах и другой корреспонденции;

д) руководители структурных подразделений администрации города - за соблюдением сроков рассмотрения и исполнением поступивших в структурные подразделения документов, подготовку проектов решений Саратовской городской Думы, информации, отчетов, направляемых в Саратовскую городскую Думу, контрольно-счетную палату муниципального образования "Город Саратов", за полноту и качество подготовленных проектов ответов за подписью главы города, заместителей главы администрации города, а также за полноту, качество и соблюдение сроков направления подготовленных ответов на запросы структурных подразделений администрации города;

е) сектор (секретариат) главы города - за полнотой представляемой главе города информации по контрольным документам, а также за соблюдением сроков исполнения документов, находящихся на рассмотрении у главы города.

Ответственность за исполнение правовых актов главы города и администрации города несут заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города, указанные в постановлении главы города, распоряжении, постановлении администрации города.

6.8. Постановке на контроль в администрации города подлежат следующие документы:

- постановления главы города;

- постановления и распоряжения администрации города;

- обращения граждан и организаций, поступающие на имя главы города и заместителей главы администрации города;

- документы, направленные в администрацию города федеральными и областными органами государственной власти;

- поручения, данные на совещаниях при главе города.

поручения, данные на заседаниях координационных, консультативных, совещательных органов администрации города;

- обращения, запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Саратовской областной Думы, обращения депутатов Саратовской городской Думы;

- протесты и представления прокурора, запросы правоохранительных органов;

- иные документы, контроль за исполнением которых установлен главой города.

6.9. Постановка на контроль осуществляется по резолюции главы города, заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города или непосредственно в отделе обеспечения документооборота администрации города, осуществляющем регистрацию документа до его передачи на исполнение в структурное подразделение администрации города.

6.10. Отдел обеспечения документооборота, отдел организационно-контрольной работы, отдел работы с обращениями граждан администрации города:

- еженедельно направляют в структурные подразделения администрации города напоминания об исполнении документов, стоящих на контроле;

- еженедельно направляют главе города, заместителю главы администрации города, руководителю аппарата информацию о фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов.

6.11. Отдел организационно-контрольной работы:

- еженедельно, в последний рабочий день недели, представляет главе города информацию о ходе исполнения поручений;

- по результатам анализа контрольной деятельности представляет на имя главы города аналитическую информацию по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и документов, направляет главе города предложения о применении дисциплинарных взысканий к муниципальным служащим за допущенные нарушения, неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.

6.12. Срок исполнения документа исчисляется: для входящих документов - со дня регистрации в администрации города, для внутренних - со дня подписания или утверждения.

Сроки исполнения документов устанавливаются действующим законодательством.

Сроки исполнения документов, если они не определены действующим законодательством, в тексте или резолюции руководителя, устанавливаются в один месяц.

Сроки исполнения могут быть продлены при наличии особых обстоятельств или необходимости проведения дополнительных проверок. Продление сроков исполнения осуществляется руководителем, поставившим документ на контроль, а в случае его отсутствия - лицом, замещающим его.

Продление сроков рассмотрения обращений граждан осуществляется главой города, заместителями главы администрации города не более чем на 30 календарных дней. Исполнитель не позднее чем за три рабочих дня до истечения установленного законодательством срока рассмотрения обращения готовит обоснование необходимости продления срока рассмотрения обращения и представляет его главе города, заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города, которые принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения, а также извещают о принятом решении отдел по работе с обращениями граждан администрации города.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

6.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

6.14. Отметка об исполнении проставляется на самом документе. Снятие документа с контроля оформляется в соответствии с Инструкцией.

7. Организация дежурства в администрации города

7.1. В целях обеспечения своевременного и оперативного принятия решений по предупреждению, ликвидации аварийных ситуаций и чрезвычайных происшествий, осуществлению мер безопасности в администрации города устанавливается дежурство ответственных работников в соответствии с трудовым законодательством.

7.2. Дежурство ответственных работников (далее - дежурные) в администрации города осуществляется в целях:

- принятия дежурными оперативных решений по нетерпящим отлагательств вопросам, возникающим в экстренных случаях;

- обеспечения информацией об оперативной обстановке в городе руководящих работников администрации города и администраций районов города, городских организаций в экстренных случаях (стихийные бедствия, аварии и т.д.), вызов указанных работников на рабочие места при необходимости.

7.3. В праздничные дни дежурство в администрации города осуществляется ответственными работниками (дежурными) согласно графику, утверждаемому главой города. Ответственные работники из числа руководящего состава администрации муниципального образования "Город Саратов" дежурят согласно графику, утвержденному распоряжением администрации города, в приемной главы города.

7.4. Дежурным сообщается о времени дежурства не позднее чем за три рабочих дня до дня предполагаемого дежурства согласно утвержденному графику.

7.5. Дежурный вправе лично осуществлять проверку дежурства в структурных подразделениях администрации города, в администрациях районов города, в ходе которой необходимо обращать внимание на наличие дежурного на рабочем месте, готовность дежурных служб города и района к устранению аварийных и чрезвычайных ситуаций.

7.6. В случаях чрезвычайных происшествий, аварийных ситуаций дежурный обязан немедленно информировать о происходящем руководство администрации города, а при возникновении беспорядков - органы внутренних дел и безопасности.

7.7. Все поступившие сообщения дежурный администрации города обязан записать в журнал и принять оперативные меры по разрешению возникшей ситуации.

7.8. При запросе дежурными Правительства Саратовской области (иными компетентными органами и должностными лицами) информации об оперативной обстановке в городе дежурный администрации города представляет соответствующую информацию.

7.9. По окончании дежурства дежурный должен сделать в журнале запись о сдаче и приеме дежурства и представить отчет на имя главы города.

Заместитель главы администрации муниципального образования "Город Саратов", руководитель аппарата

И.А.Арутюнова