Приложение N 1. Правила обработки персональных данных

Приложение N 1
к приказу комитета по управлению
имуществом Саратовской области
от 3 августа 2018 года N 76

Правила
обработки персональных данных

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных (далее - Правила) в комитете по управлению имуществом Саратовской области устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. Обработка персональных данных в комитете по управлению имуществом Саратовской области выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в комитете по управлению имуществом Саратовской области.

3. Правила определяют политику комитета по управлению имуществом Саратовской области как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

4. Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами "О персональных данных", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "О государственной гражданской службе Российской Федерации", "О противодействии коррупции", "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 6 июля 2008 года N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 21 марта 2012 года N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

5. Субъектами персональных данных являются:

а) государственные гражданские служащие комитета по управлению имуществом Саратовской области, руководители подведомственных комитету по управлению имуществом Саратовской области учреждений и предприятий (далее - подведомственные организации), граждане, претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы в комитете по управлению имуществом Саратовской области, должностей руководителей подведомственных организаций, работники, занимающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, работодателем которых является министр области - председатель комитета по управлению имуществом Саратовской области, обработка персональных данных которых осуществляется в связи с реализацией служебных или трудовых отношений;

б) иные должностные лица и граждане, обработка персональных данных которых производится в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг.

6. Обработка персональных данных в комитете по управлению имуществом Саратовской области осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

7. Персональные данные лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения государственными гражданскими служащими комитета по управлению имуществом Саратовской области должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных гражданских служащих комитета по управлению имуществом Саратовской области, руководителей подведомственных организаций и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

8. В целях, указанных в пункте 7 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество (в том числе предыдущие фамилии, имена и (или) отчества, в случае их изменения);

2) число, месяц, год рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе предыдущие гражданства, иные гражданства);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

6) адрес и дата регистрации по месту жительства (месту пребывания), адрес фактического проживания;

7) номер контактного телефона или сведения о других способах связи;

8) реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

9) идентификационный номер налогоплательщика;

10) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

11) реквизиты свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

12) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших);

13) сведения о трудовой деятельности;

14) сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета;

15) сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил, номера документов об образовании, направление подготовки или специальность по документу об образовании, квалификация);

16) сведения об ученой степени;

17) сведения о владении иностранными языками, уровень владения;

18) сведения об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

19) фотография;

20) сведения о прохождении гражданской службы (о работе), в том числе: дата, основания поступления на гражданскую службу (работу) и назначения на должность гражданской службы (работы), дата, основания назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы (работы), наименование замещаемых должностей гражданской службы (работы) с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания (заработной платы), результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы (работы), а также сведения о прежнем месте работы;

21) сведения, содержащиеся в служебном контракте (трудовом договоре), дополнительных соглашениях к служебному контракту (трудовому договору);

22) сведения о классном чине гражданской службы Российской Федерации (дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), квалификационном разряде гражданской службы (квалификационном разряде или классном чине муниципальной службы), квалификации работника;

23) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, дата выдачи, наименование органа, выдавшего его;

24) сведения о пребывании за границей;

25) сведения о наличии или отсутствии судимости;

26) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

27) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

28) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

29) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

30) сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

31) номер расчетного счета;

32) номер банковской карты;

33) общедоступная информация, а также данные, позволяющие идентифицировать государственного гражданского служащего (гражданина, претендующего на замещение должности гражданской службы), размещенные им в информационно-коммуникационной сети "Интернет";

34) иные персональные данные, необходимые для достижения целей, предусмотренных пунктом 7 настоящих Правил.

9. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 настоящих правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

10. Обработка специальных категорий персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 7 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны.

11. Обработка персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

12. В случаях, предусмотренных пунктом 11 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

13. Обработка персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, осуществляется кадровой службой комитета по управлению имуществом Саратовской области или при отсутствии кадровой службы - лицом, отвечающим за кадровую работу в комитете по управлению имуществом Саратовской области (далее - кадровая служба) и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

14. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих правил, осуществляется в том числе путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в кадровую службу);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы комитета по управлению имуществом Саратовской области, используемые кадровой службой.

15. В случае возникновения необходимости получения персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, у третьей стороны, указанных лиц следует известить об этом заранее, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

Государственные гражданские служащие кадровой службы вправе передавать персональные данные лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, в соответствующие структурные подразделения комитета по управлению имуществом Саратовской области, осуществляющие бухгалтерский учет, правовое обеспечение, мобилизационную подготовку, в управление кадровой политики и государственной службы Правительства области, управление по взаимодействию с правоохранительными органами и противодействию коррупции Правительства области, в государственные учреждения - управления Пенсионного фонда Российской Федерации в районах Саратовской области в случаях, необходимых для исполнения обязанностей сотрудников указанных структурных подразделений и учреждений, в соответствии с законодательством.

16. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личным делам лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, персональные данные, не предусмотренные пунктом 8 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

17. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий кадровой службы, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, обязан разъяснить указанным лицам юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

18. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных лиц, указанных в подпункте "а" пункта 5 настоящих Правил, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

III. Условия и порядок обработки персональных данных, необходимых в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг

19. В комитете по управлению имуществом Саратовской области обработка персональных данных лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил, производится в целях осуществления государственных функций и (или) предоставления государственных услуг.

20. Персональные данные граждан, обращения которых рассматриваются в комитете по управлению имуществом Саратовской области, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением граждан о результатах рассмотрения.

21. В целях, указанных в пункте 19 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество;

2) почтовый адрес;

3) адрес электронной почты;

4) номер контактного телефона;

5) иные персональные данные, ставшие известными в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставления государственных услуг.

22. Обработка персональных данных в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставления государственных услуг производится без согласия лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы осуществления государственных функций и (или) предоставления государственных услуг в установленной сфере ведения комитета по управлению имуществом Саратовской области.

23. Обработка персональных данных в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг производится соответствующими структурными подразделениями комитета по управлению имуществом Саратовской области и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

24. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг производится в том числе путем:

1) получения подлинников или копий документов, необходимых для осуществления государственных функций и (или) предоставления государственных услуг, в том числе заявления;

2) заверения необходимых копий документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) внесения персональных данных в информационные системы комитета по управлению имуществом Саратовской области.

25. При обработке персональных данных, необходимых в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг, запрещается запрашивать у лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил, и третьих лиц персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

26. При сборе персональных данных государственный гражданский служащий структурного подразделения комитета по управлению имуществом Саратовской области, осуществляющего государственные функции и (или) предоставляющего государственные услуги, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно от лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил, обязан разъяснить указанным лицам юридические последствия отказа предоставить персональные данные.

27. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных лиц, указанных в подпункте "б" пункта 5 настоящих Правил, необходимых в связи с осуществлением государственных функций и (или) предоставлением государственных услуг, производится в случаях и порядке, предусмотренных федеральными законами.

IV. Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

28. Автоматизированные информационные системы содержат персональные данные субъектов персональных данных.

29. Государственным гражданским служащим комитета по управлению имуществом Саратовской области, работникам, занимающим должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, имеющим право осуществлять обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, предоставляется доступ к соответствующей автоматизированной информационной системе в соответствии с функциями, предусмотренными их должностными регламентами (должностными инструкциями).

Информация может вноситься как в автоматическом режиме, так и в ручном режиме при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

30. Обеспечение безопасности персональных данных, обрабатываемых в автоматизированных информационных системах, достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным.

V. Сроки обработки и хранения персональных данных

31. Обработка персональных данных осуществляется в течение всего срока соответственно прохождения государственной гражданской службы Саратовской области (работы) в государственном органе области, проведения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы области, осуществления в отношении субъекта персональных данных государственной функции и (или) предоставления субъекту персональных данных государственной услуги и до окончания сроков хранения соответствующих документов, установленных законодательством Российской Федерации.

32. Персональные данные, предоставляемые на бумажном носителе, хранятся в соответствующих структурных подразделениях комитета по управлению имуществом Саратовской области.

33. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

34. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

35. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений комитета по управлению имуществом Саратовской области.

36. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

VI. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

37. Структурными подразделениями комитета по управлению имуществом Саратовской области осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

38. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии комитета по управлению имуществом Саратовской области, состав которой утверждается приказом комитета по управлению имуществом Саратовской области (далее - экспертная комиссия).

По итогам заседания экспертной комиссии составляется протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел, проверяется их комплектность, акт подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается министром области - председателем комитета по управлению имуществом Саратовской области.

39. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.