Статья 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

Статья 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в многофункциональных центрах

1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги:

1) предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием и регистрация запроса заявителя;

б) анализ документов, представленных заявителем;

в) экспертиза ценности архивных документов (для физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы личного происхождения);

г) направление описей дел, исторических справок, представленных заявителем, на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

д) принятие решения о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю;

е) прием документов на хранение в Отдел.

2. Прием и регистрация запроса заявителя:

1) прием запроса осуществляется специалистом Отдела, ответственным за выполнение административной процедуры;

2) при поступлении запроса заявителя в форме электронного документа запрос распечатывается. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Дальнейшая работа с запросом ведется в установленном порядке;

3) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, проставляет на запросе регистрационный штамп (входящий) и вносит в журнал регистрации входящей корреспонденции. Порядковый номер записи соответствует регистрационному номеру запроса на штампе (входящий). В журнале также указываются дата приема запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса;

4) запрос регистрируется в день его поступления;

3. Анализ документов, представленных заявителем:

1) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, в течение 1 рабочего дня со дня поступления запроса осуществляет анализ документов, представленных заявителем;

2) в ходе анализа документов, представленных заявителем в соответствии с частью 6 статьи 2 административного регламента, определяется возможность предоставления муниципальной услуги, а также:

а) правомочность получения муниципальной услуги;

б) качество составления описей дел, исторической справки;

в) объем архивных документов, подлежащих приему в Отдел;

г) возможные сроки приема документов на хранение в Отдел;

3) по итогам анализа документов специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, в течение 3 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя определяет порядок организации (фондирования) документов юридического или физического лица, присвоения номеров описям дел;

4) в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, направляет заявителю уведомление о необходимости устранения недостатков в письменной форме в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя;

5) после исправления заявителем недостатков проводится повторный анализ документов;

6) в течение срока предоставления муниципальной услуги приостанавливается до дня устранения недостатков заявителем;

7) в случае неустранения недостатков в течение 30 календарных дней со дня регистрации уведомления о необходимости устранения недостатков заявителю в течение 5 рабочих дней направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

4. Экспертиза ценности архивных документов (для физических лиц, в процессе жизни и деятельности которых образуются документы личного происхождения):

1) систематизация документов;

2) формирование дел;

3) систематизация документов внутри дела;

4) нумерация листов в деле, составление заверительной надписи;

5) описание дел;

6) срок выполнения данной административной процедуры устанавливается из расчета 60 документов в день.

7) результатом данной административной процедуры является отбор документов личного происхождения для архивного хранения, их систематизация, оформление дел и включение их в описи дел.

5. Направление Отделом описей дел, исторических справок, представленных заявителем, на рассмотрение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:

1) описи дел, исторические справки заявителей направляются Отделом в Службу по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на согласование и утверждение ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;

6. Принятие решения о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю:

1) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, предусмотренной частью 3 настоящей статьи административного регламента, на основании решения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, анализа представленных заявителем документов в течение 5 рабочих дней со дня получения решения ЭПМК готовит и представляет на рассмотрение начальнику Отдела проект письменного уведомления о принятии решения о приеме и дате приема документов или об отказе в предоставлении муниципальной услуги. Начальник Отдела принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении муниципальной услуги и подписывает соответствующее уведомление;

2) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, предусмотренной частью 3 настоящей статьи административного регламента, в течение 2 рабочих дней направляет либо вручает уведомление заявителю.

7. Прием документов на хранение в Отдел:

1) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, проводит по единичную проверку физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, проверяет правильность оформления обложек дел, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи дел, наличие листа-заверителя и, выборочно, правильность нумерации листов дел;

2) прием архивных документов оформляется договором по форме, согласно приложению 11 к Административному регламенту, и актом приема-передачи документов на хранение по форме, согласно приложению 10 к административному регламенту, которые составляются и подписываются в трех экземплярах. По одному экземпляру договора и акта остаются в Отделе, вторые экземпляры выдаются (направляются) заявителю;

3) специалист Отдела, ответственный за выполнение административной процедуры, вносит изменения в учетные документы Отдела и учетную базу данных "Архивный фонд", на каждую единицу хранения наносит штамп с указанием наименования Отдела, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации, размещает поступившие документы в архивохранилищах согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

4) результатом данной административной процедуры является принятие документов на хранение в Отдел и составление договора и акта приема-передачи документов на хранение;

5) срок осуществления данной административной процедуры устанавливается из расчета 17 дел в день со средним объемом дела 150 листов.