Раздел VI. Требования к управлению документами по проекту

Раздел VI. Требования к управлению документами по проекту

1. Документы по проекту включают в себя комплект управленческих и рабочих документов по проекту.

В структурированном виде документы по проекту представляют собой архив проекта.

2. К управленческим документам по проекту относятся:

- паспорт проекта;

- календарный план;

- статус-отчет по проекту;

- запрос на изменение в проекте;

- итоговый отчет по проекту.

3. К рабочим документам по проекту относятся:

- реестр заинтересованных сторон проекта;

- иерархическая структура продукта проекта;

- иерархическая структура работ проекта.

4. Управленческие и рабочие документы по проекту подготавливаются по формам и в соответствии с требованиями к их содержанию, утвержденными приложением 6 к настоящему распоряжению.

5. Паспорт проекта и календарный план должны быть:

5.1. Последовательно согласованы:

- с членами управляющего комитета (за исключением куратора проекта), которых планируется включить в команду проекта, в том числе в обязательном порядке с заказчиком проекта;

- с руководителями исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, структурных подразделений Администрации города, руководителями иных органов и организаций, иными лицами, выступающими в качестве представителей нанимателя (работодателя) по отношению к лицам, которых планируется включить в команду проекта;

- с проектным офисом;

- с экспертной группой (при ее наличии).

5.2. Утверждены куратором проекта.

6. Запрос на изменение в проекте должен быть:

- согласован с лицами, которые согласовали изменяемый управленческий документ по проекту и на которых могут повлиять возможные отклонения, в том числе с членами управляющего комитета (обязательно - с заказчиком проекта) и проектным офисом;

- утвержден куратором проекта, за исключением запроса на изменение в проекте, подготовленного в связи с необходимостью приостановления работ или досрочного закрытия проекта.

В случае подготовки запроса на изменение в проекте в связи с необходимостью приостановления работ или досрочного закрытия проекта запрос на изменение в проекте передается руководителем проекта на утверждение органу, принимавшему решение о запуске проекта.

В случае если решение о внесении изменений в параметры проекта приняты на основании поручений и указаний Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом "Поручение" или в виде резолюций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Администрации Президента Российской Федерации, в том числе поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации, поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поручений (резолюций) Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поручений (резолюций) заместителей Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, то данные изменения оформляются в виде запросов на изменение в проекте, при этом такие запросы на изменение в проекте не требуют согласования в порядке, предусмотренном настоящим пунктом. Запрос на изменение в проекте считается утвержденным после согласования с проектным офисом.

В случае если изменению подлежит состав команды проекта (за исключением лиц, входящих в состав управляющего комитета), то данные изменения оформляются в виде запросов на изменение в проекте, при этом такие запросы на изменение в проекте не требуют согласования в порядке, предусмотренном абзацами первым - четвертым настоящего пункта. Запрос на изменение в проекте подлежит согласованию с руководителями лиц, чье участие в проекте планируется, и проектным офисом. Запрос на изменение в проекте считается утвержденным после его согласования проектным офисом.

В случае необходимости замены куратора и (или) руководителя проекта оформляется запрос на изменение в проекте, который подписывается действующим руководителем проекта и согласовывается с действующим куратором проекта, лицами, предлагаемыми в качестве куратора и (или) руководителя проекта, проектным офисом. Указанные изменения утверждаются проектным комитетом.

7. Итоговый отчет по проекту должен быть согласован с членами управляющего комитета, в том числе в обязательном порядке с заказчиком проекта, а также с проектным офисом.

На основании согласованного итогового отчета по проекту проектный комитет принимает решение о закрытии проекта.

8. Подготовка статус-отчета по проекту осуществляется в соответствии с пунктом 7 раздела III настоящего регламента.

9. При рассмотрении управленческих документов по проекту согласующее лицо должно принять одно из следующих решений:

- согласовано (в случае полного согласия с содержанием документа);

- согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием документа при условии внесения в него предлагаемых изменений);

- не согласовано (если, по мнению согласующего лица, требуется внесение значительных изменений в документ). В этом случае к документу должны быть приложены обоснованные замечания, а также предложения по их устранению.

10. На согласование управленческих документов по проекту лицам, осуществляющим согласование, отводится три рабочих дня с даты получения соответствующих документов.

В случае если в течение указанного срока согласующее лицо не сообщит сведения о принятом решении, управленческий документ по проекту считается согласованным данным согласующим лицом.

Правило, установленное абзацем вторым настоящего пункта, не применяется при согласовании управленческих документов по проекту проектным офисом. На согласование управленческих документов по проекту проектному офису отводится пять рабочих дней.

11. При наличии замечаний к управленческому документу по проекту руководитель проекта обеспечивает их устранение, проведение согласительных процедур, повторное или дополнительное согласование указанного документа (в том числе по указанию проектного офиса в соответствии с направленными им замечаниями).

12. Куратор проекта обязан в течение трех рабочих дней утвердить полученный документ или возвратить его руководителю проекта на доработку с указанием обоснованных замечаний, а также предложений по их устранению.

Завизированный куратором управленческий документ по проекту в информационной системе управления проектной деятельностью считается утвержденным.

13. Руководитель проекта обеспечивает ознакомление участников команды с управленческими документами по проекту в срок не позднее трех рабочих дней с даты их утверждения.

14. Руководитель проекта не позднее дня, следующего за днем окончания срока, установленного для подготовки, согласования и утверждения паспорта проекта, календарного плана, запроса на изменение в проекте, обязан представить копию соответствующего утвержденного документа в проектный офис.

15. Обмен информацией и документами, в том числе при согласовании и утверждении управленческих документов по проекту между участниками проектной деятельности, согласующими и иными лицами допускается:

- на бумажном носителе;

- посредством электронной связи, в том числе с использованием системы электронного документооборота, посредством направления по электронной почте, в информационной системе управления проектной деятельностью;

- посредством факсимильной связи.