Приложение 6. Формы и требования к содержанию управленческих и рабочих документов по управлению проектом

Информация об изменениях:

Распоряжение дополнено приложением 6. - Распоряжение Администрации г. Сургута от 13 апреля 2017 г. N 613

Приложение 6
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 9 августа 2016 г. N 1477

Формы и требования к содержанию
управленческих и рабочих документов по управлению проектом

Типовая форма паспорта проекта

УТВЕРЖДАЮ
____________ /______________/
"___" ________________ 20___г.

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                          (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

ПАСПОРТ ПРОЕКТА

Ключевые участники команды проекта 1
Куратор проекта
Заказчик проекта
Руководитель проекта
Администратор проекта
Сроки 2 и расходы на реализацию проекта
Месяц, год начала проекта	Месяц, год закрытия проекта	Общая длительность проекта	Расходы на реализацию проекта, млн. руб. 3
Цель (цели) проекта
Наименование цели (целей) проекта		Критерий (критерии) успеха проекта
Продукт проекта 4
Наименование продукта проекта		Требования к продукту проекта
Иная информация о проекте
Риски проекта
Взаимосвязь с другими проектами
Включение проекта в портфель проектов
Периодичность отчетности (подготовки статус-отчетов по проекту 5)
Дополнительные сведения

Раздел 1 "Элементы продукта проекта".

Раздел 2 "План контрольных точек проекта".

Раздел 3 "Команда проекта и заинтересованные стороны проекта".

Раздел 4 "Расходы на реализацию проекта".

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                              (подпись)             (инициалы, фамилия)

Примечания:

1 Полный состав команды проекта, а также перечень заинтересованных сторон проекта указаны в разделе 3 к паспорту проекта.

2 Полная информация о сроках проекта указана в разделе 2 к паспорту проекта.

3 Информация о расходах на реализацию проекта указана в разделе 4 к паспорту проекта.

4 Информация об элементах продукта проекта указана в разделе 1 к паспорту проекта.

5 Применяется значение "ежемесячно", в случае если установлена иная периодичность подготовки отчетности, применяется значение, определенное в соответствии с регламентом управления проектом.

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                        (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Раздел 1 "Элементы продукта проекта" к паспорту проекта

Элементы продукта проекта
Код элемента продукта	Наименование элемента продукта проекта	Требования к элементу продукта проекта

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                        (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Раздел 2 "План контрольных точек проекта" к паспорту проекта

План контрольных точек проекта
N п/п	Наименование контрольной точки проекта	Плановая дата достижения	Ответственный исполнитель	Продукт/код элемента продукта проекта

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                          (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Раздел 3 "Команда проекта и заинтересованные стороны проекта"
к паспорту проекта

Команда проекта
Проектная роль	Ф.И.О, должность	Наименование организации	Процент загрузки рабочего времени	Примечание
Управляющий комитет проекта
Куратор проекта
Заказчик проекта
Руководитель проекта
Член управляющего комитета
Иные участники команды проекта
Администратор проекта
Исполнитель (исполнители)
Заинтересованные стороны проекта
Орган, уполномоченный на осуществление общественной оценки проекта
Заинтересованная общественность

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                        (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Раздел 4 "Расходы на реализацию проекта" к паспорту проекта

Расходы на реализацию проекта
N п/п	Вид источника финансирования 6	Документ - основание финансирования 7	Статус средств (утверждены/ запланированы к утверждению)	Потребность в финансировании, млн. руб.
				Всего	в том числе по годам
					201_	201_	...	...	...
Итого

Примечания:

6 Указывается вид источника финансирования расходов проекта: федеральный бюджет, бюджеты субъектов, бюджет муниципального образования автономного округа, внебюджетные средства и иные средства, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

7 Указываются реквизиты (наименование, дата, номер) документа, который выступает или планируется в качестве основания финансирования, ссылка на соответствующие пункты в документе.

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                          (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист согласования (визирования)

Наименование должности	Дата	Подпись 8	Ф.И.О.	Примечание

Примечания:

8 Подписание паспорта проекта означает согласие со всеми условиями, в том числе по составу команды проекта и проценту загрузки участников команды проекта.

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                          (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист ознакомления

Наименование должности	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Требования
к содержанию паспорта проекта

1. Паспорт проекта состоит из формы паспорта, разделов 1, 2, 3, 4 к паспорту проекта, листов согласования (визирования) и ознакомления.

2. Общая информация о проекте заполняется в колонтитуле паспорта проекта и содержит:

1) информацию о полном и сокращенном наименовании проекта (при наличии), утвержденном при принятии решения о запуске проекта;

2) информацию о номере проекта, присваиваемом проекту при его регистрации в реестре проектов Администрации города;

3) информацию о дате запуска проекта: указывается дата принятия решения о запуске проекта.

3. Раздел паспорта проекта "Ключевые участники команды проекта" содержит информацию о кураторе, заказчике, руководителе, администраторе проекта (фамилия, имя, отчество, должность). Информация о кураторе, заказчике, руководителе проекта указывается на основании утвержденной проектной инициативы, в отношении администратора проекта - определяется на основании информации о запланированном наборе работ, с учетом компетенций, необходимых для их выполнения.

4. Раздел паспорта проекта "Сроки и расходы на реализацию проекта" содержит информацию о месяце, годе начала проекта, месяце, годе закрытия проекта, общей длительности проекта (количество лет, месяцев), а также сведения о расходах на реализацию проекта (общая сумма расходов на проект в миллионах рублей). В случае если проект не требует расходов на реализацию в разделе указывается значение "отсутствуют".

5. Раздел паспорта проекта "Цель (цели) проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Наименование цели (целей) проекта" указываются цели, содержащиеся в утвержденной проектной инициативе. В строке должно быть описано событие (события), для достижения которых осуществляется проект. Формулируемые цели должны быть четкими, достижимыми, отражать общественно значимый полезный эффект (выгоды от реализации проекта). Перечень целей может быть расширен по сравнению с приведенным в утвержденной проектной инициативе. Формулировки целей могут быть уточнены;

2) в столбце "Критерий (критерии) успеха проекта" указываются показатели достижения целей и (или) предельно допустимые отклонения от зафиксированных параметров проекта, при допущении которых проект будет признан успешным. Цели могут характеризоваться объективными и субъективными показателями. Каждой цели должно соответствовать не меньше одного такого критерия. Критерии успеха указываются применительно к таким параметрам проекта, как стоимость, сроки и содержание.

6. Раздел паспорта проекта "Продукт проекта" заполняется на основании сведений утвержденной проектной инициативы и рабочего документа "Иерархическая структура продукта проекта" в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Наименование продукта проекта" указываются сведения, содержащиеся в утвержденной проектной инициативе. Формулировка наименования продукта проекта может быть уточнена в соответствии с данными иерархической структуры продукта проекта (в случае если продукт проекта является комплексным и состоит из нескольких элементов, в графе указывается обобщающее название продукта, объединяющее все элементы продукта проекта в единую сущность);

2) в столбце "Требования к продукту проекта" приводятся требования, предъявляемые к продукту проекта и (или) ссылка на документы, устанавливающие такие требования в целом. В случае если совокупность требований к элементам продукта проекта, описанным в разделе 1 паспорта, представляет собой требования к продукту проекта в целом, такие требования в графе "Требования к продукту проекта" не дублируются. В данном разделе необходимо описать уникальные требования присущие продукту проекта в целом.

7. Раздел паспорта проекта "Иная информация о проекте" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) строка "Риски проекта" содержит сведения о вероятностных событиях, которые могут оказать воздействие на цель (цели) проекта. Строка должна содержать наименование идентифицированного риска, а также может содержать сведения об оценке вероятности наступления риска, его влияния на цель (цели) проекта, сведения о мерах реагирования на риск (предполагаемые мероприятия по реагированию на риск);

2) строка "Взаимосвязь с другими проектами" заполняется на основе аналогичной строки утвержденной проектной инициативы. Перечень взаимосвязанных проектов может быть расширен по сравнению с приведенным в утвержденной проектной инициативе. Если таковые проекты отсутствуют, указывается значение "отсутствуют";

3) в строке "Включение проекта в портфель проектов" указывается наименование портфеля проектов, в который проект включен в качестве одного из компонентов. Если проект не включен в портфель проектов, указывается значение "отсутствует";

4) в строке "Периодичность отчетности (подготовки статус-отчетов по проекту)" применяется значение "ежемесячно", а в случае если установлена иная периодичность подготовки отчетности применяется значение, определенное в соответствии с регламентом управления проектом;

5) строка "Дополнительные сведения" заполняется в случае необходимости и может содержать в себе иные сведения по проекту.

8. В паспорте проекта указываются сведения о разделах, дате подготовки и ответственном лице, подготовившем управленческий документ.

9. Раздел 1 к паспорту проекта "Элементы продукта проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) столбец "Код элемента продукта" заполняется в формате П.ННН, где ННН - очередной номер элемента продукта проекта. Например: П.1.1, П.1.2. При этом может быть несколько уровней декомпозиции элементов продукта проекта;

2) в столбце "Наименование элемента продукта проекта" указывается наименование элемента продукта проекта;

3) столбец "Требования к элементам продукта проекта" содержит требования, предъявляемые к каждому отдельному элементу продукта проекта и (или) ссылки на документы, содержащие такие требования.

10. Раздел 2 "План контрольных точек проекта" содержит сведения о контрольных точках проекта, которые по значимости соответствуют стратегическому (планирование на период от шести лет, контроль не реже одного раза в год) или тактическому (планирование на период от одного года до шести лет, контроль не реже одного раза в квартал) уровням, в соответствии с уровнями управления указанными в методических рекомендациях по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденных распоряжением министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04.2014 N 26Р-АУ. Контрольные точки указываются в хронологическом порядке. Раздел заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "N п/п" указывается порядковый номер контрольной точки;

2) в столбце "Наименование контрольной точки проекта" указываются контрольные события, отражающие получение продукта или элемента продукта проекта и (или) начало или завершение выполнения определенного объема работ;

3) в столбце "Плановая дата достижения" указывается запланированная дата наступления указанного события;

4) в столбце "Ответственный исполнитель" указывается исполнитель из приложения 3 к паспорту проекта "Команда проекта и заинтересованные стороны проекта", ответственный за достижение соответствующей контрольной точки. Для каждой контрольной точки может быть только один ответственный исполнитель.

5) в столбце "Продукт/код элемента продукта" указывается наименование продукта/кода, соответствующего элементу продукта проекта в разделах "Продукт проекта" или "Элементы продукта проекта" соответственно.

11. Раздел 3 к паспорту проекта состоит из разделов "Команда проекта" и "Заинтересованные стороны проекта".

12. Раздел "Команда проекта" содержит сведения об участниках команды проекта. Состав команды определяется в соответствии с правилами, установленными регламентом управления проектом. Раздел заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Проектная роль", "Ф.И.О, должность", "Наименование организации", указываются наименование проектной роли участника команды проекта в соответствии с правовыми актами Администрации города, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в сфере управления проектной деятельностью с разделением на управляющий комитет и иных участников команды проекта, подробная информация (фамилия, имя, отчество, должность, наименование организации) об участниках команды проекта;

2) в столбце "Процент загрузки рабочего времени" указывается доля рабочего времени, отводимого участнику команды проекта на участие в проекте. Процент загрузки указывается в зависимости от планируемой руководителем проекта оценки трудозатрат, необходимых для выполнения его функций;

3) столбец "Примечание" заполняется в случае необходимости и может содержать в себе дополнительные сведения (в том числе сведения об ответственности и функции (обязанности) каждого участника команды проекта).

13. Раздел "Заинтересованные стороны проекта" содержит сведения об органе, уполномоченном на осуществление общественной оценки проекта (наименование органа, контактное лицо), а также сведения о заинтересованной общественности (Ф.И.О., должность представителя заинтересованной общественности).

14. Раздел 4 паспорта проекта "Расходы на реализацию проекта" содержит сведения об объеме расходов на реализацию проекта и источниках финансирования расходов (как утвержденных, так и запланированных). Раздел заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Вид источника финансирования" указывается вид источника финансирования расходов проекта: федеральный бюджет, бюджеты субъектов (с указанием наименования субъекта Российской Федерации), бюджет муниципального образования автономного округа, внебюджетные средства и иные средства, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

2) в столбце "Документ-основание финансирования" указываются реквизиты (наименование, дата, номер) документа, который выступает или планируется в качестве формального основания осуществления финансирования, ссылка на соответствующие пункты в документе;

3) в столбце "Статус средств (утверждены/запланированы к утверждению)" указываются значения текущего статуса средств в соответствующем источнике финансирования на момент подготовки паспорта проекта. Должно быть использовано одно из следующих значений: "Утверждены", "Запланированы к утверждению";

4) в столбце "Потребность в финансировании (млн. руб.)" указывается объем прогнозируемых для осуществления проекта расходов из соответствующего источника финансирования. В графе "Всего" указывается общий объем финансирования из соответствующего источника, в графе "в том числе по годам" указывается необходимый объем финансирования по каждому году.

15. В листе согласования (визирования) в обязательном порядке в качестве согласующих лиц указываются лица, которыми в соответствии с регламентом управления проектом паспорт проекта должен быть согласован.

16. В листе ознакомления с паспортом проекта должны быть перечислены участники команды проекта, не указанные в листе согласования.

Типовая форма календарного плана

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                           (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

Номер	Наименование этапа проекта/ работы/ контрольной точки	Номер зависимой (связанной) работы/ контрольной точки	Дата начала	Дата окончания	Ответственный исполнитель

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                                (подпись)            (инициалы, фамилия)

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                       (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист согласования (визирования)

Наименование должности	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                           (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист ознакомления

Наименование должности	Виза	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Требования
к содержанию календарного плана

1. Календарный план состоит из формы календарного плана, листа согласования (визирования), листа ознакомления.

2. Общая информация о проекте заполняется в колонтитуле календарного плана и содержит:

1) информацию о полном и сокращенном наименовании проекта (при наличии), утвержденном при принятии решения о запуске проекта;

2) информацию о номере, присваиваемом проекту;

3) информацию о дате запуска проекта: указывается дата принятия решения о запуске проекта.

3. Календарный план заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Номер" указываются номера этапов работ, работы, контрольные точки в соответствии с их уровнем согласно иерархической структуре работ проекта (например:

"1. Этап.

1.1. Работа 1.

1.2. Работа 2.

1.3. Работа 3.

1.4. Контрольная точка завершения этапа.";

2) в строке "Наименование этапа проекта/работы/контрольной точки" должны быть отражены все этапы проекта, работы, контрольные события (в том числе промежуточные - оперативного уровня), в которых задействованы участники команды проекта, и которые необходимы для получения результатов проекта, утвержденных в паспорте проекта. Декомпозиция этапов должна выполняться таким образом, чтобы включенные в них этапы и работы являлись необходимыми и достаточными для получения результатов этапов. Каждый этап должен завершаться контрольной точкой;

3) в столбце "Номер зависимой (связанной) работы/контрольной точки" указывается номер предшествующей или связанной работы/контрольной точки (в зависимости от типа взаимосвязи между работами/контрольными точками);

4) в столбце "Дата начала" указывается плановая дата начала этапа работ, работ, контрольной точки. При этом у контрольной точки дата начала и дата окончания совпадают;

5) в столбце "Дата окончания" указывается плановая дата окончания этапа работ, работ, контрольной точки;

6) в столбце "Ответственный исполнитель" указываются фамилия, имя, отчество участника команды проекта (из приложения 3 к паспорту проекта "Команда проекта и заинтересованные стороны проекта") ответственного за достижение соответствующей работы или контрольной точки. Для каждой работы или контрольной точки может быть только один ответственный исполнитель. Столбец заполняется только для работ и контрольных точек.

4. В листе согласования (визирования) в обязательном порядке в качестве согласующих лиц указываются лица, которыми в соответствии с регламентом управления проектом календарный план должен быть согласован.

5. В листе ознакомления с календарным планом должны быть перечислены участники команды проекта, не указанные в листе согласования.

Типовая форма
запроса на изменение в проекте

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                            (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

ЗАПРОС НА ИЗМЕНЕНИЕ В ПРОЕКТЕ
N _____ от "____" __________20 __ г.
(номер и дата регистрации запроса на изменения)

Основание изменения
Описание изменения
Общее описание изменения
Причины возникновения изменения
Влияние на проект при утверждении изменения
Влияние изменения на другие проекты
Управленческие документы по проекту, в которые предлагается внести изменения

Приложения к запросу на изменение в проекте.

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                               (подпись)            (инициалы, фамилия)

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                              (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Приложение
к запросу на изменение в проекте
N ___________ от "_____" _________20___ г.
"Перечень изменяемых параметров проекта"

Пункт/раздел/графа/ строка документа, наименование документа	Текущее значение	Предлагаемое значение

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                             (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист согласования (визирования)

Наименование должности	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                             (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист ознакомления

Наименование должности	Виза	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Требования
к содержанию запроса на изменение в проекте

1. Запрос на изменение в проекте состоит из формы запроса на изменения, листа согласования (визирования), листа ознакомления.

2. Общая информация о проекте заполняется в колонтитуле запроса на изменение в проекте и содержит:

1) информацию о полном и сокращенном наименовании проекта (при наличии), утвержденном при принятии решения о запуске проекта;

2) информацию о номере проекта;

3) информацию о дате запуска проекта: указывается дата принятия решения о запуске проекта.

3. Раздел запроса на изменение в проекте "Основание изменения" содержит сведения об инициаторе вносимых изменений (один из участников команды проекта, руководитель проекта по собственной инициативе, а также проектный комитет, управляющий комитет, проектный офис) в параметры проекта, в том числе фамилию, имя, отчество, контактную информацию. В случае если требуется внесение изменений по поручению управляющего комитета, проектного офиса или проектного комитета, указываются сведения о таком поручении (дата, протокол заседания и так далее).

4. Раздел запроса на изменение в проекте "Описание изменения" содержит сведения о предлагаемом изменении в параметры проекта. Раздел заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в строке "Общее описание изменения" указывается действие, которое предлагается выполнить для реализации изменения в проекте;

2) в строке "Причины возникновения изменения" указываются события, обстоятельства, нормативные документы, которые являются причиной внесения изменений;

3) в строке "Влияние на проект при утверждении изменения" описывается, каким образом предлагаемое изменение повлияет на параметры проекта, в том числе сроки, стоимость и содержание проекта (включая цели, продукт и (или) элемент продукта и соблюдение требований к ним, возможность достижения результатов этапов и (или) подэтапов проекта);

4) в строке "Влияние изменения на другие проекты" должно быть описано влияние изменений на зависящие проекты (проекты, перечисленные в разделе проектной инициативы "Взаимосвязь с другими проектами", а также иные проекты, которые запущены позже и не перечислены в проектной инициативе) или обозначено отсутствие влияния.

5. Раздел "Управленческие документы по проекту, в которые предлагается внести изменения" должен содержать наименование управленческих документов, содержание которых затрагивает предлагаемое изменение (паспорт проекта и (или) календарный план).

6. В случае если изменений в проекте несколько, к запросу на изменение в проекте прилагается актуальная редакция изменяемого управленческого документа или заполняется приложение 1 к запросу на изменение в проекте "Перечень изменяемых параметров проекта". Указанное приложение содержит информацию о параметрах проекта, в которые могут быть внесены изменения, в том числе период реализации проекта, распределение финансирования внутри периода реализации проекта, план достижения контрольных точек проекта, последовательность выполнения этапов проекта, состав команды проекта и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Пункт/раздел/графа/строка документа, наименование документа" отражаются соответствующие наименования (например: пункт 5.6 паспорта проекта");

2) в столбце "Текущее значение" указывается информация о текущем значении указанного параметра проекта в управленческом документе;

3) в столбце "Предлагаемое значение" указывается информация о предлагаемом значении указанного параметра проекта, которое должно быть получено в результате утверждения предлагаемого изменения.

В случае включения в управленческие документы новой информации в дополнение к уже существующей (например, включение новых участников в команду проекта) заполняется только графа "Предлагаемое значение" (графа "Текущее значение" не заполняется).

7. В листе согласования (визирования) в обязательном порядке в качестве согласующих лиц указываются лица, которыми в соответствии с регламентом управления проектом запрос на изменение в проекте должен быть согласован.

8. В листе ознакомления с запросом на изменение в проекте должны быть перечислены участники команды проекта, не указанные в листе согласования.

Типовая форма
итогового отчета по проекту

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                              (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

ИТОГОВЫЙ ОТЧЕТ ПО ПРОЕКТУ

Заключение руководителя проекта о степени достижения цели и получении продукта проекта

Достижение цели (целей) проекта

N

Цель (цели) проекта

Критерий (критерии) успеха проекта

Оценка достижения цели (целей) и соблюдение критериев успеха

Комментарий

Получение продукта проекта

N

Продукт/элемент продукта проекта

Требования к продукту/ элементам продукта проекта

Оценка получения продукта/элементов продукта и соответствия требованиям

Комментарий

Оценка сроков реализации проекта

Параметр проекта/ значение

Базовое значение 1

Плановое значение 2

Фактическое значение

Отклонение фактической длительности от базового значения

Отклонение фактической длительности от планового значения

величина (мес.) (ст. 4 - ст. 2)

отклонение (%)

величина (мес.) (ст. 4 - ст. 3)

отклонение (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Дата закрытия проекта

-

-

-

-

Общая длительность проекта (мес.)

Причины отклонения:

Оценка соблюдения расходов на реализацию проекта

Параметр проекта/ значение

Базовое значение (млн. руб.) 3

Плановое значение (млн. руб.) 4

Фактическое значение (млн. руб.)

Отклонение фактической величины расходов от базового значения

Отклонение фактической величины расходов от планового значения

отклонение (млн. руб.) (ст. 4 - ст. 2)

отклонение (%)

отклонение, (млн. руб.) (ст. 4 - ст. 3)

отклонение (%)

1

2

3

4

5

6

7

8

Величина расходов (млн. руб.)

Причины отклонения:

Оценка качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей

N

Проектная роль

Ф.И.О.

Суммарный КПЭ участника проекта

Оценка руководителя проекта о качестве выполнения проектной роли и качества взаимодействия внутри команды проекта 5

Комментарий

Обобщенный опыт (извлеченные уроки)

N

Проблемы, недостатки, риски, особенности

Принятые решения

Результат от реализованных решений

Рекомендации для проектов будущих периодов 6

Приложения к отчету 7

Примечания:

1 Указывается значение, зафиксированное в первой утвержденной версии паспорта проекта (на начало реализации).

2 Указывается значение, зафиксированное в последней утвержденной версии паспорта проекта (на момент закрытия).

3 Указывается величина расходов, зафиксированная в первой утвержденной версии паспорта проекта (на начало реализации).

4 Указывается величина расходов, зафиксированная в последней утвержденной версии паспорта проекта (на момент закрытия).

5 Графа заполняется для проектных ролей: администратор проекта, исполнитель. Оценка качества выполнения проектной роли может принимать значения от 0,00 до 5,00 баллов, где значения от 0 - 2,49 - неудовлетворительно, 2,50 - 3,49 - удовлетворительно, 3,50 - 4,49 - хорошо, 4,50 - 5,00 - отлично.

6 Указываются рекомендации, которые по итогам текущего проекта можно предложить в случае возникновения аналогичных ситуаций в проектах будущих периодов.

7 К итоговому отчету должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта.

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                              (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист согласования (визирования)

Наименование должности	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                              (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

Лист ознакомления

Наименование должности	Виза	Дата	Подпись	Ф.И.О.	Примечание

Требования
к содержанию итогового отчета по проекту

1. Итоговый отчет по проекту состоит из формы отчета, листов согласования (визирования) и ознакомления.

2. Общая информация о проекте заполняется в колонтитуле итогового отчета по проекту и содержит:

1) информацию о полном и сокращенном наименовании проекта (при наличии), утвержденном при принятии решения о запуске проекта;

2) информацию о номере проекта;

3) информацию о дате запуска проекта: указывается дата принятия решения о запуске проекта.

3. Раздел итогового отчета по проекту "Заключение руководителя проекта о степени достижения цели и получении продукта проекта" подразделяется на два подраздела "Достижение цели (целей) проекта" и "Получение продукта проекта".

3.1. Подраздел "Достижение цели (целей) проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "N" указывается порядковый номер цели проекта в соответствии со значением, указанным для данной цели в паспорте проекта;

2) столбец "Цель (цели) проекта" заполняется на основе сведений, указанных в утвержденном паспорте проекта;

3) столбец "Критерий (критерии) успеха проекта" заполняется на основе сведений, указанных в утвержденном паспорте проекта;

4) столбец "Оценка достижения цели (целей) и соблюдение критериев успеха" содержит сведения о достижении цели и соблюдении критериев успеха, зафиксированных в паспорте проекта;

5) столбец "Комментарий" заполняется в случае необходимости и может содержать дополнительные сведения, в том числе причины, в результате которых цели проекта не достигнуты.

3.2. Подраздел "Получение продукта проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "N" указывается код продукта/элемента продукта проекта в соответствии со значением, указанным для данного продукта/элемента продукта в паспорте проекта;

2) столбцы "Продукт/элемент продукта проекта" и "Требования к продукту/элементам продукта проекта" заполняются на основе сведений, содержащихся в утвержденном паспорте проекта;

3) столбец "Оценка получения продукта/элементов продукта и соответствия требованиям" содержит сведения о соответствии продукта проекта требованиям, содержащимся в утвержденном паспорте проекта;

4) столбец "Комментарий" заполняется в случае необходимости и может содержать дополнительные сведения, в том числе причины, в результате которых продукт проекта не получен.

4. Раздел итогового отчета по проекту "Оценка сроков реализации проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) столбец "Параметр проекта/значение" устанавливает такие параметры/ значения как "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" и не заполняется;

2) в столбце "Базовое значение" в строках "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются базовые значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта, содержащиеся в первой утвержденной версии паспорта проекта;

3) в столбце "Плановое значение" в строках "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются плановые значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта, содержащиеся в последней утвержденной версии паспорта проекта";

4) в столбце "Фактическое значение" в строках "Дата закрытия проекта", "Общая длительность проекта (мес.)" указываются фактические значения даты завершения последнего этапа стадии реализации проекта и общей длительности проекта (на момент закрытия);

5) столбец "Отклонение фактической длительности от базового значения" разделяется на две подграфы и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- столбец "Величина (мес.) (ст. 4 - ст. 2)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в месяцах и рассчитывается как разность базового значения длительности (столбец 2), содержащегося в первой утвержденной версии паспорта проекта, и фактического значения длительности проекта (столбец 4);

- столбец "Отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической длительности проекта от базового значения длительности, содержащегося в первой утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта (столбец 5) на базовое значение длительности (столбец 2), содержащееся в первой утвержденной версии паспорта проекта:

Рассчитанные значения указанных выше столбцов вносятся в строку "Общая длительность проекта (мес.)". Ячейки в строке "Дата закрытия проекта" заполняются прочерками.

6) столбец "Отклонение фактической длительности от планового значения" разделяется на два столбца и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- столбец "Величина (мес.) (ст. 4 - ст. 3)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в месяцах и рассчитывается как разность планового значения длительности (столбец 3), содержащегося в финальной утвержденной версии паспорта проекта, и фактического значения длительности проекта (столбец 4);

- столбец "Отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической длительности проекта от планового значения длительности, содержащегося в финальной утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта (столбец 7) на плановое значение длительности (столбец 3), содержащееся в финальной утвержденной версии паспорта проекта.

Рассчитанные значения указанных выше столбцов вносятся в строку "Общая длительность проекта (мес.)". Ячейки в строке "Дата закрытия проекта" заполняются прочерками.

7) строка "Причины отклонения" содержит причины возникших отклонений по реализации проекта, по сроку завершения работ, указываются основания возникновения таких причин.

4. Раздел итогового отчета по проекту "Оценка соблюдения расходов на реализацию проекта" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) столбец "Параметр проекта/значение" устанавливает такие параметры/ значения как "Величина расходов (млн. руб.)" и не заполняется;

2) в столбце "Базовое значение (млн. руб.)" указывается величина расходов, содержащаяся в первой утвержденной версии паспорта проекта;

3) в столбце "Плановое значение (млн. руб.)" указывается величина расходов, содержащаяся в последней утвержденной версии паспорта проекта;

4) столбец "Фактическое значение (млн. руб.)" содержит сведения о фактической величине расходов на реализацию проекта (на момент закрытия);

5) столбец "Отклонение фактической величины расходов от базовой величины расходов" разделяется на два столбца и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- столбец "Отклонение (млн. руб.) (ст. 4 - ст. 2)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в млн. рублей и рассчитывается как разность базовой величины расходов (столбец 2), содержащейся в первой утвержденной версии паспорта проекта, и фактической величины расходов (столбец 4);

- столбец "Отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической величины расходов от базовой величины расходов, содержащейся в первой утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта по стоимости (столбец 5) на базовую величину расходов (столбец 2), содержащуюся в первой утвержденной версии паспорта проекта.

6) столбец "Отклонение фактической величины расходов от плановой величины расходов" разделяется на два столбца и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

- столбец "Отклонение (млн. руб.) (ст. 4 - ст. 3)" содержит абсолютное числовое значение отклонения в млн. рублей и рассчитывается как разность плановой величины расходов (столбец 3), содержащейся в финальной утвержденной версии паспорта проекта, и фактической величины расходов (столбец 4);

- столбец "Отклонение (%)" содержит относительное числовое значение отклонения фактической величины расходов от плановой величины расходов, содержащейся в финальной утвержденной версии паспорта проекта. Рассчитывается как частное от деления абсолютного числового значения отклонения проекта по стоимости (столбец 7) на плановую величину расходов (столбец 3), содержащуюся в последней утвержденной версии паспорта проекта.

7) строка "Причины отклонения" содержит причины возникших отклонений по реализации проекта, по величине расходов, указываются основания возникновения таких причин.

5. Раздел итогового отчета "Оценка качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей" заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбцах "Проектная роль", "Ф.И.О." указывается проектная роль, фамилия, имя, отчество оцениваемого участника команды проекта;

2) в столбце "Суммарный КПЭ участника проекта" указывается числовое значение оценки качества работы участника команды проекта по выполняемой им проектной роли на момент закрытия проекта. На основании сведений расчета суммарных ключевых показателей эффективности участников проектной деятельности рассчитывается среднее арифметическое значение за отчетные периоды реализации проекта;

3) столбец "Оценка руководителя проекта о качестве выполнения проектной роли и качества взаимодействия внутри команды проекта" заполняется для проектных ролей: руководитель рабочей группы, администратор проекта, исполнитель. Оценка качества выполнения проектной роли может принимать значения от 0 до 5 баллов, где значения от 0 -2,49 -неудовлетворительно, 2,50 -3,49 -удовлетворительно, 3,50 -4,49 - хорошо, 4,50 -5,00 - отлично;

4) в строке "Комментарий" указываются причины отклонения максимального значения оценки, иные сведения - при необходимости.

6. Раздел "Обобщенный опыт (извлеченные уроки)" содержит информацию, которая может быть использована при реализации иных проектов. Заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Проблемы, недостатки, риски, особенности" указываются сведения о возникших проблемах, недостатках, рисках и (или) особенностях, выявленных при реализации проекта, которые повлияли или могли повлиять на реализацию проекта, и которые следует учитывать при реализации иных проектов;

2) в столбце "Принятые решения" указываются те решения, которые были приняты при реализации проекта и позволили минимизировать отрицательные последствия от выявленных проблем, недостатков, рисков, особенностей проекта и (или) позволили использовать возможный положительный эффект выявленных особенностей проекта;

3) столбец "Результат от реализованных решений" содержит сведения или описание о достигнутых (фактических) результатах (указываются как положительные, так и отрицательные результаты) от принятых и реализованных решений по возникшим проблемам, недостаткам или выявленным особенностям проекта;

4) в столбце "Рекомендации для проектов будущих периодов" отражаются рекомендации, которые по итогам текущего проекта можно предложить в случае возникновения аналогичных ситуаций в проектах будущих периодов.

7. Раздел итогового отчета по проекту "Приложения к отчету". К итоговому отчету должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта, а также при необходимости документы, необходимые для рассмотрения итогов проекта и принятия решения о его закрытии, в том числе последние утвержденные версии управленческих документов и исполнительной, рабочей документации.

8. В листе согласования (визирования) в обязательном порядке в качестве согласующих лиц указываются лица, которыми в соответствии с регламентом управления проектом итоговый отчет по проекту должен быть последовательно согласован.

9. В листе ознакомления с итоговым отчетом по проекту должны быть перечислены участники команды проекта, не указанные в листе согласования.

Типовые формы рабочих документов по проекту

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                                (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

РЕЕСТР ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН ПРОЕКТА

N	Наименование заинтересованной стороны	Ф.И.О., должность 1	Предполагаемое влияние 2	Предполагаемое отношение 3	Предполагаемый интерес	Ожидаемые требования к проекту (продукту)	Описание взаимодействия

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                                (подпись)             (инициалы, фамилия)

Примечания:

1 Графа заполняется только для органов и организаций.

2 Присваивается одно из значений "сильное", "слабое", "нейтральное".

3 Присваивается одно из значений "положительное", "нейтральное", "отрицательное".

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                              (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА ПРОДУКТА ПРОЕКТА

Наименование продукта проекта

Код элемента (подэлемента)	Наименование элемента (подэлемента)	Требования к элементу (подэлементу)

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                               (подпись)             (инициалы, фамилия)

Номер проекта ________ от "____" __________20__ г.

                             (дата запуска проекта)

"Полное наименование проекта"

("Сокращенное наименование проекта" (при наличии)

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ СТРУКТУРА РАБОТ ПРОЕКТА

N	Наименование этапа работ/работы/ контрольной точки	Код элемента продукта проекта	Ответственный за выполнение этапа работы/работы/ достижения контрольной точки

Руководитель проекта _________________ /___________________________/

                              (подпись)               (инициалы, фамилия)

Требования
к содержанию рабочих документов по проекту

1. Реестр заинтересованных сторон проекта.

1.1. Реестр заинтересованных сторон проекта содержит сведения о заинтересованных сторонах проекта, предположения об их интересах, ожиданиях и требованиях к проекту (продукту проекта), а также потенциальное влияние как на ход реализации проекта, так и на его конечный результат.

1.2. Реестр заинтересованных сторон проекта заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце "Наименование заинтересованной стороны" указывается наименование органа, организации или фамилия, имя, отчество физического лица, являющегося заинтересованной стороной проекта;

2) в столбце "Ф.И.О., должность" указываются фамилия, имя, отчество, должность представителя заинтересованной стороны (в случае если заинтересованной стороной является организация); в случае если заинтересованной стороной является физическое лицо - графа не заполняется;

3) в столбце "Предполагаемое влияние" указывается уровень предполагаемого влияния заинтересованной стороны на проект (присваивается одно из значений "сильное", "слабое", "нейтральное"). При этом влияние может быть как положительным, так и отрицательным;

4) в столбце "Предполагаемое отношение" указывается предполагаемое отношение заинтересованной стороны к проекту (присваивается одно из значений "положительное", "нейтральное", "отрицательное");

5) в столбце "Предполагаемый интерес" указывается предполагаемая степень внимания, которое заинтересованная сторона оказывает проекту (присваивается одно из значений "низкое", "среднее", "высокое");

6) в столбце "Ожидаемые требования к проекту (продукту)" указываются потребности и ожидания заинтересованной стороны проекта (как положительные, так и отрицательные) к ходу реализации проекта, составу результатов проекта и требованиям продукта проекта;

7) в столбце "Описание взаимодействия" описываются мероприятия по взаимодействию с заинтересованной стороной проекта исходя из анализа их потребностей, интересов и потенциального влияния на ход выполнения и конечные результаты проекта.

2. Иерархическая структура продукта проекта.

2.1. Иерархическая структура продукта проекта содержит сведения об элементах (подэлементах) продукта проекта, а также требованиях, в том числе характеристиках, предъявляемых к элементам (подэлементам) продукта проекта.

2.2. Иерархическая структура продукта проекта заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в строке "Наименование продукта проекта" указывается измеримый уникальный результат, который должен быть получен в случае реализации предлагаемого проекта, требования, которым такой результат должен соответствовать. При описании продукта рекомендуется ссылаться на документы, определяющие требования к его содержанию. В случае если продукт проекта является комплексным и состоит из нескольких элементов, в строке указывается обобщающее название продукта, объединяющее все элементы продукта проекта в единую сущность;

2) столбец "Код элемента (подэлемента) продукта проекта" заполняется в формате:

- П.Н, где Н -порядковый номер элемента продукта проекта;

- П.Н.Н, П.Н.Н.Н, где Н.Н. и Н.Н.Н. -порядковый номер подэлемента продукта проекта, предполагающий несколько уровней декомпозиции;

3) столбец "Наименование элемента (подэлемента) продукта проекта" содержит сведения о наименовании составной части продукта проекта (каждый элемент (подэлемент) создает часть необходимой функциональности продукта проекта);

4) в столбце "Требования к элементу (подэлементу) продукта проекта" указываются требования, в том числе характеристики, которыми должен обладать элемент (подэлемент) продукта проекта и требования, предъявляемые к нему.

3. Иерархическая структура работ проекта.

3.1. Иерархическая структура работ проекта содержит сведения о работах и контрольных точках и заполняется в соответствии со следующими требованиями:

1) в столбце иерархической структуры работ проекта "N" указывается порядковый номер этапа работ/работы/контрольной точки. Порядковый номер предполагает несколько уровней декомпозиции иерархической структуры работ и указывается в формате: 1, 1.1, 1.1.1, 2, 2.1, 2.1.1, 3;

2) в столбце "Наименование этапа работ/работы/контрольной точки" указываются события, отражающие достижение продукта или элемента продукта проекта и (или) начало или завершение выполнения определенного объема работ. Контрольные точки в пределах одного этапа должны указываться в хронологическом порядке;

3) в столбце "Код элемента продукта проекта" указывается код элемента продукта проекта, для получения которого выполняется работа;

4) столбец "Ответственный за выполнение этапа работы/работы/ достижения контрольной точки" содержит фамилию, имя, отчество ответственного лица из числа команды проекта, в чьей зоне ответственности находится выполнение работы, достижение контрольной точки (столбец заполняется только для работ и контрольных точек).