Приложение. Регламент управления портфелем проектов

Приложение
к приказу Департамента
проектного управления
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 11 августа 2016 г. N 8-нп

Регламент управления портфелем проектов

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2017 г.

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает последовательность и сроки выполнения действий по управлению портфелем проектов лиц, ответственных за их выполнение, с целью повышения вероятности успешного достижения целей портфеля проектов.

2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 25 декабря 2015 года N 485-п "О системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Положение), а также с учетом Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов".

3. Требования настоящего Регламента распространяются на все портфели проектов, реализуемые исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ), и являются обязательными для соблюдения всеми лицами, участвующими в управлении проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее - участники проектной деятельности).

4. Термины, применяемые в настоящем Регламенте, соответствуют терминам, применяемым в Положении.

Также применяются следующие термины:

а) балансировка портфеля проектов - процесс анализа и уточнения перечня компонентов портфеля проектов и их приоритетов, осуществляемый в целях повышения эффективности портфеля проектов;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп пункт 4 раздела 1 настоящего приложения дополнен подпунктом а-1

а-1) главный администратор портфеля проектов - лицо, входящее в состав административной группы поддержки портфеля проектов и отвечающее за координацию ее деятельности и своевременное предоставление отчетности по портфелю проектов;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "б" пункта 4 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) заявка на подготовку портфеля проектов - управленческий документ, содержащий предложение инициатора портфеля проектов создать портфель проектов, а также описание целей портфеля проектов, предложения по составу комитета по управлению портфелем проектов, кандидатурах куратора и руководителя портфеля проектов;

в) заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов - управленческий документ, содержащий информацию о результатах управления портфелем проектов, в том числе описание степени достижения целей портфеля проектов и анализ исполнения ограничений;

г) запрос на изменение в портфель проектов - управленческий документ, подготавливаемый при необходимости внесения изменений в портфель проектов;

д) категоризация - объединение компонентов портфеля в группы на основе установленных критериев с целью эффективного управления такими компонентами;

е) категория компонентов - группа компонентов портфеля проектов, объединенных на основе установленных критериев с целью эффективного управления такими компонентами;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп пункт 4 раздела 1 настоящего приложения дополнен подпунктом е-1

е-1) куратор портфеля проектов - должностное лицо или государственный гражданский служащий, отвечающий за обеспечение портфеля проектов ресурсами и решение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя портфеля проектов и осуществляющее административную и иную поддержку портфеля проектов;

ж) методика оценки и анализа показателей портфеля проектов -управленческий документ, устанавливающий порядок оценки состояния показателей портфеля проектов на предмет достижения целей портфеля проектов;

з) ограничение - предельное значение выделяемых на портфель проектов или его компоненты ресурсов;

и) показатели оценки - критерии, по которым осуществляется оценка портфеля проектов;

й) паспорт портфеля проектов - управленческий документ, содержащий основную информацию о портфеле проектов, в том числе о целях, ограничениях, перечне показателей портфеля проектов;

к) приоритет - степень важности компонента портфеля проектов, установленная в рамках отдельной категории компонентов или всего портфеля проектов в целом;

л) реестр компонентов портфеля проектов - управленческий документ, содержащий информацию о компонентах портфеля проектов, в том числе об их перечне, ответственных лицах;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп пункт 4 раздела 1 настоящего приложения дополнен подпунктом л-1

л-1) заинтересованная общественность - граждане Российской Федерации и (или) их объединения, осуществляющие общественную оценку и сопровождение проектной деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления;

м) статус-отчет по портфелю проектов - управленческий документ, отражающий информацию о текущем состоянии портфеля проектов, в том числе о достижении целевых показателей портфеля проектов, рисках и проблемах;

н) целевой показатель по портфелю проектов - заданная характеристика, отражающая ожидаемый уровень выполнения задач реализации стратегии социально-экономического развития автономного округа в результате управления портфелем проектов.

II. Стадия обеспечения управления

5. В соответствии с Положением на стадии обеспечения управления осуществляется определение уникальных для каждого портфеля проектов требований к результатам портфеля проектов, в том числе целевых показателей и процедур оценки портфеля проектов.

6. Стадия обеспечения управления начинается с формирования предложения о создании портфеля проектов и завершается принятием решения о создании портфеля проектов.

7. Для документирования результатов обеспечения управления портфелем проектов готовятся следующие управленческие документы:

заявка на подготовку портфеля проектов;

паспорт портфеля проектов;

методика оценки и анализа показателей портфеля проектов.

8. На стадии обеспечения управления портфелем проектов выполняются следующие действия:

а) формирование предложения о создании портфеля проектов, оформление и согласование заявки на подготовку портфеля проектов (далее - заявка);

б) принятие решения об утверждении заявки и подготовке портфеля проектов;

в) сбор информации об ограничениях и требованиях к портфелю проектов;

г) формализация показателей оценки портфеля проектов;

д) оформление и согласование паспорта портфеля проектов, методики оценки и анализа показателей портфеля проектов;

е) принятие решения об утверждении паспорта портфеля проектов, методики оценки и анализа показателей портфеля проектов и запуске портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 9 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Инициатор портфеля проектов формирует предложение о создании портфеля проектов на основании положений нормативных и (или) ненормативных правовых актов, поручений, посланий Президента Российской Федерации, поручений Губернатора автономного округа, решений проектного комитета автономного округа (далее - проектный комитет), иных документов Российской Федерации и автономного округа, а также с учетом требований, установленных пунктом 4.10 Положения.

Предложение о создании портфеля проектов оформляется в виде заявки.

Инициатор портфеля проектов обеспечивает согласование заявки с предлагаемыми им куратором портфеля проектов, членами комитета по управлению портфелем проектов, руководителем портфеля проектов, а также после согласования с указанными лицами - с центральным проектным офисом (Департаментом проектного управления автономного округа) (далее - центральный проектный офис).

В состав членов комитета по управлению портфелем проектов включаются в том числе куратор портфеля проектов (председатель комитета по управлению портфелем проектов), руководитель портфеля проектов, ответственные за достижение целевых показателей, иные лица.

Согласование заявки осуществляется в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.

При рассмотрении заявки на подготовку портфеля проектов центральный проектный офис вправе ее отклонить с направлением инициатору портфеля проектов мотивированного отказа.

Согласованная заявка на подготовку портфеля проектов передается на рассмотрение проектному комитету.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 10 раздела II настоящего приказа внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Проектный комитет по результатам рассмотрения заявки принимает решение о ее утверждении (в том числе об утверждении кандидатур куратора портфеля проектов, руководителя портфеля проектов и членов комитета по управлению портфелем проектов) и подготовке портфеля проектов.

После принятия решения о подготовке портфеля проектов:

а) руководитель портфеля проектов совместно с членами комитета по управлению портфелем проектов по согласованию с центральным проектным офисом формирует состав административной группы поддержки портфеля проектов (далее - административная группа).

Административная группа осуществляет подготовку совещаний, информирование куратора портфеля проектов, руководителя портфеля проектов, членов комитета по управлению портфелем проектов по вопросам, связанным с управлением портфелем проектов, организует документооборот по портфелю проектов, в том числе осуществляет оформление управленческих документов по портфелю проектов и сбор отчетности, ведение архива портфеля проектов, документирование и контроль исполнения поручений, выполняет иные действия по поручению руководителя портфеля проектов, комитета по управлению портфелем проектов.

Состав административной группы, в том числе сведения о главном администраторе портфеля проектов, фиксируется в протоколе совещания комитета по управлению портфелем проектов, который должен быть подписан в течение семи рабочих дней с момента принятия решения о подготовке портфеля проектов;

б) после формирования административной группы руководитель портфеля проектов организует стартовое совещание комитета по управлению портфелем проектов, с участием членов административной группы, приглашением сотрудника центрального проектного офиса.

На стартовом совещании руководитель портфеля проектов информирует членов комитета по управлению портфелем проектов и административной группы об общем порядке реализации портфеля проектов, их задачах, ответственности и функциях, порядке коммуникаций, регламенте совещаний комитета по управлению портфелем проектов, сроках подготовки отчетности по портфелю проектов.

В дальнейшем при управлении портфелем проектов руководитель портфеля проектов организует регулярные совещания, обеспечивает коммуникации иными способами.

11. В целях формулирования ограничений и требований к портфелю проектов руководитель портфеля проектов совместно с членами комитета по управлению портфелем проектов:

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "а" пункта 11 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) уточняет и декомпозирует цели портфеля проектов в соответствии со стратегическими целями и приоритетами автономного округа, а также целями приоритетного проекта (программы) в рамках основного направления стратегического развития Российской Федерации;

б) собирает и обобщает данные об ограничениях портфеля проектов;

При сборе и обобщении данных об ограничениях портфеля проектов определяется предельное значение каждого ресурса, выделяемого на портфель проектов, при этом суммарное значение выделяемых на компоненты портфеля проектов ресурсов не должно превышать ограничения портфеля проектов по данному ресурсу.

Устанавливаются те ограничения, которые фактически известны исходя из существующей информации, документов. При запуске компонентов портфеля проектов в случае наличия также устанавливаются иные ограничения;

в) определяет перечень категорий компонентов портфеля проектов;

г) определяет перечень показателей портфеля проектов, лиц, ответственных за достижение показателей.

12. В целях формализации показателей оценки портфеля проектов руководитель портфеля проектов совместно с членами комитета по управлению портфелем проектов:

а) определяет показатели оценки портфеля проектов;

б) определяет порядок получения данных для оценки портфеля проектов. Для оценки и анализа показателей портфеля проектов используются стандартизованные методики оценки со ссылкой на правовые акты, их утвердившие. В случае отсутствия стандартизированных методик определяется методика расчета показателей;

в) определяет порядок проведения оценки портфеля проектов;

г) определяет перечень лиц, ответственных за проведение оценки портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 13 раздела II настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13. На основании сведений, полученных по результатам выполнения действий, указанных в пунктах 11 - 12 настоящего Регламента, руководитель портфеля проектов оформляет паспорт портфеля проектов и методику оценки и анализа показателей портфеля проектов, обеспечивает их направление на экспертную общественную оценку в Общественный совет при исполнительном органе государственной власти автономного округа, представитель которого является руководителем портфеля проектов, а также заинтересованной общественности, согласование с лицами, предлагаемыми в качестве лиц, ответственных за достижение показателей портфеля проектов, и также в качестве лиц, ответственных за проведение оценки портфеля проектов, с членами комитета по управлению портфелем проектов, а также после согласования с указанными лицами - с центральным проектным офисом.

Согласование паспорта портфеля проектов и методики оценки и анализа показателей портфеля проектов осуществляется в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.

На подготовку и согласование паспорта портфеля проектов отводится сорок рабочих дней, а на подготовку и согласование методики оценки и анализа показателей портфеля проектов отводится шестьдесят рабочих дней с момента принятия решения о подготовке портфеля проектов (если иной срок не установлен при принятии решения о подготовке портфеля проектов).

Согласованный паспорт портфеля проектов передается на рассмотрение проектному комитету, согласованная методика оценки и анализа показателей портфеля проектов - куратору портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп пункт 14 раздела II настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

14. Проектный комитет по результатам рассмотрения паспорта портфеля проектов принимает решение о его утверждении и запуске портфеля проектов на ближайшем заседании.

Куратор портфеля проектов по результатам рассмотрения методики оценки и анализа показателей портфеля проектов принимает решение о ее утверждении в срок, установленный пунктом 51 настоящего Регламента.

III. Стадия формирования

15. В соответствии с Положением на стадии формирования осуществляется утверждение оптимального перечня компонентов портфеля проектов с точки зрения определенных требований и ограничений портфеля проектов.

16. Стадия формирования начинается:

а) при запуске портфеля проектов;

б) при изменении показателей портфеля проектов;

в) при принятии решения о проведении балансировки портфеля проектов в результате изменения условий, влияющих на портфель проектов.

Стадия формирования завершается:

в случае, предусмотренном подпунктом "а" настоящего пункта - утверждением реестра компонентов портфеля проектов;

в случаях, предусмотренных подпунктами "б" и "в" настоящего пункта - утверждением запроса на изменение в портфель проектов.

17. Для документирования результатов формирования портфеля проектов готовится реестр компонентов портфеля проектов.

18. Для формирования портфеля проектов выполняются следующие действия:

а) выявление компонентов портфеля проектов;

б) оценка и приоритизация компонентов портфеля проектов;

в) балансировка портфеля проектов;

г) определение перечня компонентов портфеля проектов;

д) утверждение реестра компонентов портфеля проектов или запроса на его изменение в портфель проектов.

19. В целях выявления компонентов портфеля проектов руководитель портфеля проектов совместно с комитетом по управлению портфелем проектов:

а) определяет перечень потенциальных и реализуемых компонентов портфеля проектов. При этом один и тот же проект не может быть включен в несколько портфелей проектов;

б) осуществляет категоризацию компонентов.

20. В целях оценки и приоритизации компонентов портфеля проектов руководитель портфеля проектов совместно с комитетом по управлению портфелем проектов:

а) проводит оценку компонентов портфеля проектов.

В целях проведения оценки компонентов портфеля проектов осуществляется сбор и обобщение информации по каждому из потенциальных и реализуемых компонентов портфеля проектов с целью их последующего отбора. При управлении портфелем проектов отбираются только те компоненты, которые исходя из обобщенной информации соответствуют ограничениям и требованиям к портфелю проектов;

б) осуществляет приоритизацию компонентов портфеля проектов.

При осуществлении приоритизации компонентов портфеля проектов происходит отбор потенциальных и (или) реализуемых компонентов для включения в портфель проектов и уточнение их показателей, необходимых для приоритизации. Компонентам портфеля присваивается приоритет в пределах каждой категории. Приоритеты компонентов портфеля проектов учитываются при принятии решения об их включении в портфель проектов и являются исходными данными для балансировки.

21. В целях балансировки портфеля проектов руководитель портфеля проектов совместно с комитетом по управлению портфелем проектов:

а) определяет перечень компонентов, которые подлежат включению в портфель проектов;

б) определяет перечень компонентов, которые подлежат исключению из портфеля проектов или приостановлению.

Определение перечней компонентов осуществляется с учетом степени их влияния на достижение целевых показателей портфеля проектов. Степень влияния соотносится с затратами на реализацию компонентов, а также с ограничениями и требованиями к портфелю проектов, что позволяет выявить наиболее эффективные компоненты портфеля проектов и поддержать их реализацию.

22. В случае если в реестре компонентов портфеля проектов появились проекты, не инициированные на дату утверждения реестра компонентов портфеля проектов, комитет по управлению портфелем проектов должен сформировать свои предложения по потенциальным инициаторам таких проектов и определить срок для подготовки соответствующих проектных инициатив (если такой срок не определен, то он составит двадцать рабочих дней с даты утверждения реестра компонентов портфеля проектов).

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 23 раздела III настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

23. На основании сведений, полученных по результатам выполнения действий, указанных в пунктах 19 - 22 настоящего Регламента, руководитель портфеля проектов оформляет реестр компонентов портфеля проектов, обеспечивает его согласование с лицами, ответственными за достижение целевых показателей портфеля проектов (не входящими в состав комитета по управлению портфелем проектов), комитетом по управлению портфелем проектов, затем - с центральным проектным офисом.

Согласование реестра компонентов портфеля проектов осуществляется в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.

На подготовку и согласование реестра компонентов портфеля проектов отводится двадцать рабочих дней с начала стадии формирования портфеля проектов (если иной срок не установлен при принятии решения о запуске портфеля проектов или о проведении балансировки портфеля проектов).

Согласованный реестр компонентов портфеля проектов передается на рассмотрение куратору портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 24 раздела III настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

24. Куратор портфеля проектов по результатам рассмотрения реестра компонентов портфеля проектов принимает решение о его утверждении в срок, установленный пунктом 51 настоящего Регламента.

IV. Стадия мониторинга и контроля

25. В соответствии с Положением на стадии мониторинга и контроля выполняется регулярный мониторинг и контроль достижения целевых показателей портфеля проектов.

26. Стадия мониторинга и контроля начинается после утверждения реестра компонентов портфеля проектов и завершается принятием решения о закрытии портфеля проектов.

27. Для документирования информации о текущем состоянии портфеля проектов готовятся статус-отчеты по портфелю проектов, для документирования информации о достижении целевых показателей портфеля проектов готовится заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов.

28. При мониторинге и контроле портфеля проектов выполняется оперативное выявление отклонений текущих показателей портфеля проектов от плановых и обеспечение корректирующих действий для их устранения.

29. В целях организации мониторинга и контроля портфеля проектов:

а) руководитель портфеля проектов совместно с комитетом по управлению портфелем проектов дает обязательные для исполнения поручения членам административной группы и руководителям проектов, входящих в состав портфеля проектов, координирует их действия;

б) руководитель портфеля проектов организовывает совещания комитета по управлению портфелем проектов, руководителей проектов, входящих в портфель проектов, административной группы, участие в которых для указанных лиц является обязательным;

в) административная группа и руководители проектов, входящих в состав портфеля проектов, обеспечивают выполнение работ и поручений, по которым они являются ответственными, качественно и в сроки, установленные руководителем портфеля проектов;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "г" пункта 29 раздела IV настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

г) административная группа осуществляет сбор информации, поступившей от руководителей проектов, входящих в состав портфеля проектов, ее анализ (дополнительно запрашивает информацию и материалы для ее уточнения), отмечает достижение целевых показателей и исполнение поручений на основании предоставленной информации, готовит статус-отчет по портфелю проектов.

Периодичность подготовки статус - отчета по портфелю проектов - не реже одного раза в календарный месяц, если проектным комитетом не определена иная периодичность подготовки статус - отчета по проекту;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "д" пункта 29 раздела IV настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

д) руководитель портфеля проектов осуществляет постоянный мониторинг реализации портфеля проектов, соблюдения требований и ограничений, зафиксированных в управленческих документах по портфелю проектов, проверку ведения архива портфеля проектов в порядке, установленном Департаментом;

е) комитет по управлению портфелем проектов рассматривает статус-отчет по портфелю проектов, анализирует информацию о фактическом достижении целевых показателей, исполнении поручений, проблемах, рисках, возникших при управлении портфелем проектов. При наличии прогнозируемых и (или) возникших отклонений выявляет причины их возникновения, оценивает их влияние на портфель проектов, принимает решение о необходимости применения корректирующих методов воздействия;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "ж" пункта 29 раздела IV настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

ж) главный администратор портфеля проектов обеспечивает направление статус - отчета по портфелю проектов в центральный проектный офис в срок, не позднее трех рабочих дней по окончании отчетного периода, а также осуществляет размещение статус - отчета по портфелю проектов в информационной системе управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти, обеспечивающей автоматизацию процессов управления проектами (далее - ИСУП).

30. В случае достижения целевых показателей портфеля проектов, а также при принятии решения о досрочном закрытии портфеля проектов руководитель портфеля проектов организует его закрытие.

31. В целях закрытия портфеля проектов руководитель портфеля проектов организует:

а) сбор и анализ документов, позволяющих установить достижение целевых показателей по портфелю проектов;

б) подготовку заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов, его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.

32. В целях принятия решения о закрытии портфеля проектов:

а) центральный проектный офис осуществляет согласование заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов, анализирует итоговые показатели, качество управления портфелем проектов;

а) проектный комитет по результатам рассмотрения заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов принимает решение о закрытии портфеля проектов и утверждении заключения о достижении целевых показателей портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 33 раздела IV настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

33. Принятие решения о закрытии портфеля проектов приводит к освобождению куратора портфеля проектов, руководителя портфеля проектов, членов комитета по управлению портфелем проектов и административной группы от выполнения проектных ролей.

V. Управление изменениями

34. В случае если необходимо изменение показателей портфеля проектов, содержащихся в управленческих документах, в целях предотвращения отклонений фактических показателей от запланированных и заблаговременного информирования о возможных отклонениях лиц, которые согласовали управленческие документы и на которых могут повлиять возможные отклонения в портфеле проектов (далее - заинтересованные лица), в портфель проектов должны быть внесены изменения.

Необходимость изменения показателей портфеля проектов может быть вызвана внешними (политическими, экологическими, международными, технологическими) и (или) внутренними факторами (изменение требований к продукту проекта, отклонение фактических показателей от запланированных, в том числе в связи с допущенными нарушениями при выполнении работ).

35. К изменениям не относится исправление описок, опечаток, ошибок в управленческих документах.

36. Управление изменениями осуществляется непрерывно и выполняется на протяжении стадий портфеля проектов: "Обеспечение управления", "Формирование", "Мониторинг и контроль".

37. Для документирования изменений готовится запрос на изменение в портфель проектов.

38. В целях управления изменениями:

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "а" пункта 38 раздела V настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) руководитель портфеля проектов организует внесение изменений в параметры портфеля проектов, содержащиеся в управленческих документах;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "б" пункта 38 раздела V настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) руководитель портфеля проектов организует внесение изменений в портфель проектов:

по поручению куратора портфеля проектов;

по поручению проектного комитета;

по поручению комитета по управлению портфелем проектов,

по поручению центрального проектного офиса;

по собственной инициативе,

на основании поступившего от заинтересованного лица запроса на изменение в портфель проектов, содержащего обоснование необходимости внесения изменений,

в) по поручению руководителя портфеля проектов административная группа готовит запрос на изменения в портфель проектов;

Срок подготовки запроса на изменения в портфель проектов составляет семь рабочих дней. В случае поручения комитета по управлению портфелем проектов, центрального проектного офиса или проектного комитета о внесении изменений в управленческий документ срок подготовки запроса на изменения в портфель проектов исчисляется с момента получения руководителем портфеля проектов соответствующего поручения. Подготовка, согласование и утверждение запроса на изменения в портфель проектов осуществляется в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.

г) административная группа в течение одного рабочего дня после утверждения запроса на изменения в портфель проектов обязана внести изменения в соответствующие управленческие документы.

39. Реализация портфеля проектов продолжается в соответствии с измененными управленческими документами, за исключением случаев, когда утверждено досрочное закрытие портфеля проектов. В этом случае руководитель портфеля проектов переходит к выполнению действий в соответствии с пунктами 30-32 настоящего Регламента.

VI. Требования к управлению документами по портфелю проектов

40. Документы по портфелю проектов включают в себя управленческие и иные документы по портфелю проектов.

В структурированном виде документы по портфелю проектов представляют собой архив портфеля проектов.

41. К управленческим документам по портфелю проектов относятся:

а) заявка на подготовку портфеля проектов;

б) паспорт портфеля проектов;

в) методика оценки и анализа показателей портфеля проектов;

г) реестр компонентов портфеля проектов;

д) статус-отчет по портфелю проектов;

е) запрос на изменения в портфель проектов;

ж) заключение о достижении целевых показателей по портфелю проектов.

42. Управленческие документы по портфелю проектов подготавливаются по формам и в соответствии с требованиями к содержанию, утверждаемыми Департаментом.

43. Заявка на подготовку портфеля проектов должна быть:

а) последовательно согласована:

с членами комитета по управлению портфелем проектов и руководителем портфеля проектов, предлагаемыми инициатором портфеля проектов;

с центральным проектным офисом;

б) утверждена проектным комитетом.

44. Паспорт портфеля проектов, методика оценки и анализа показателей портфеля проектов, заключение о достижении целевых показателей по портфелю проектов должны быть:

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "а" пункта 44 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) последовательно согласованы со следующими согласующими лицами:

заинтересованной общественностью;

с лицами, ответственными за достижение показателей портфеля проектов, а также лицами, ответственными за проведение оценки портфеля проектов;

с членами комитета по управлению портфелем проектов;

с центральным проектным офисом;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп подпункт "б" пункта 44 раздела VI настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) утверждены:

паспорт портфеля проектов, заключение о достижении целевых показателей по портфелю проектов - проектным комитетом, методика оценки и анализа показателей портфеля проектов - куратором портфеля проектов.

45. Реестр компонентов портфеля проектов должен быть:

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "а" пункта 45 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

а) последовательно согласован:

с лицами, ответственными за достижение показателей портфеля проектов (не входящими в состав комитета по управлению портфелем проектов), комитетом по управлению портфелем проектов;

с центральным проектным офисом;

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в подпункт "б" пункта 45 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

б) утвержден куратором портфеля проектов.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 46 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

46. Запрос на изменения в портфель проектов должен быть последовательно согласован с лицами, которые согласовали соответствующие управленческие документы по портфелю проектов и на которых могут повлиять возможные отклонения.

В случае внесения изменений в паспорт портфеля проектов запрос на изменения в портфель проектов утверждает проектный комитет. В случае внесения изменений в реестр компонентов портфеля проектов или методику оценки и анализа показателей портфеля проектов - куратор портфеля проектов.

В случае если решение о внесении изменений в параметры портфеля проектов приняты на основании поручений и указаний Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, в директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом "Поручение" или в виде резолюций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Администрации Президента Российской Федерации, в том числе поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации, поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа, поручений (резолюций) Губернатора автономного округа, поручений (резолюций) заместителей Губернатора автономного округа, то данные изменения оформляются в виде запросов на изменение, при этом такие запросы на изменение не требуют согласования в порядке, предусмотренном настоящим пунктом. Запрос на изменение считается утвержденным после согласования с центральным проектным офисом. Заинтересованные лица, на которых могут повлиять возможные изменения подлежат обязательному уведомлению.

47. Процесс подготовки статус - отчета по портфелю проектов осуществляется в соответствии с пунктом 29 настоящего Регламента.

48. При рассмотрении управленческих документов согласующее лицо должно принять одно из следующих решений:

а) согласовано (в случае полного согласия с содержанием документа);

б) согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием документа при условии внесения в него предлагаемых изменений);

в) не согласовано (если, по мнению согласующего лица, требуется внесение значительных изменений в документ). В этом случае к документу должны быть приложены обоснованные замечания, а также предложения по их устранению.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 49 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

49. На согласование управленческих документов отводится четыре рабочих дня с даты их получения согласующим лицом.

В случае если в течение указанного срока согласующее лицо не сообщит сведения о принятом решении, управленческий документ считается согласованным данным согласующим лицом.

50. На согласование управленческих документов центральному проектному офису отводится десять рабочих дней.

Правило, установленное абзацем вторым пункта 49 настоящего Регламента, при согласовании управленческих документов центральным проектным офисом не применяется.

При согласовании управленческих документов центральный проектный офис проверяет полноту, обоснованность, правильность их оформления, их соответствие методологии управления проектной деятельностью, а также нормативным правовым актам в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Информация об изменениях:

Приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского АО - Югры от 30 января 2017 г. N 2-нп в пункт 51 раздела VI настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

51. Куратор портфеля проектов в течение трех рабочих дней обязан утвердить полученный документ или возвратить его руководителю портфеля проектов на доработку с указанием обоснованных замечаний, а также предложений по их устранению.

Завизированный куратором портфеля проектов управленческий документ в едином программном продукте "Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД) или ИСУП считается утвержденным.

52. При наличии замечаний к управленческому документу руководитель портфеля проектов обеспечивает их устранение, проведение согласительных процедур, повторное или дополнительное согласование указанного документа (в том числе по указанию центрального проектного офиса в соответствии с направленными им замечаниями).

53. Руководитель портфеля проектов является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию управленческих документов по портфелю проектов, а также их согласование и утверждение.

54. Руководитель портфеля проектов в течение трех рабочих дней с момента принятия решения об утверждении управленческих документов по портфелю проектов информирует об этом лиц, с которыми осуществлялось согласование указанных документов.

55. Руководитель портфеля проектов обеспечивает актуальность управленческих документов по портфелю проектов. Документы не должны содержать устаревшей информации.

Изменения в утвержденные управленческие документы по портфелю проектов вносятся на основании запроса на изменение в портфель проектов в соответствии с разделом V настоящего Регламента.

56. Обмен информацией и документами (включая управленческие документы) между участниками проектной деятельности, согласующими и иными лицами, в том числе при согласовании, утверждении документов, допускается:

а) на бумажном носителе;

б) посредством электронной связи, в том числе с использованием СЭД, посредством направления по электронной почте; в ИСУП;

в) посредством факсимильной связи.