Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ханты-Мансийского района от 22 августа 2017 г. N 232 в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после опубликования названного опубликования

См. текст раздела в предыдущей редакции

Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

2.1. Письменное обращение в администрацию района, к главе

района, первому заместителю главы района, заместителям главы района может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в форме электронного документа через единый официальный сайт администрации Ханты-Мансийского района по адресам, указанным в приложении 1 к настоящему Порядку.

В целях обеспечения защиты прав и свобод автора обращения (заявителя) при обработке сведений, касающихся его частной жизни и его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, обращение, поступившее по иным каналам связи, не рассматривается, ответ по существу не дается.

2.2. Регистрация письменного обращения в администрацию района, главе района, первому заместителю главы района, заместителям главы района осуществляется отделом организационной и контрольной работы администрации района (далее - Отдел) в сроки, установленные законодательством.

Обращения в форме электронного документа, поступившие до 16 ч 00 мин, регистрируются в течение рабочего дня, обращения, поступившие после указанного времени - следующим рабочим днем.

2.3. Регистрация письменного обращения осуществляется в журнале регистрации письменных обращений граждан (далее - журнал регистрации) по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку, в системе электронного документооборота - путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронного образа. Регистрационный штамп проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.4. Поступившее коллективное обращение регистрируется на автора обращения (заявителя), указанного первым, в случае если в обращении не указано иное.

2.5. Обращения, поступившие в форме электронного документа, посредством факсимильной связи или почтовым отправлением неоднократно в один и тот же день от одного и того же автора обращения (заявителя) с одним и тем же вопросом, а также отдельно направленные приложения, дополнения к обращению регистрируются и рассматриваются как единое обращение.

Копии обращений, ранее поступивших факсимильной связью и в форме электронного документа, либо подлинники, дополнительно направленные посредством почтовой связи, приобщаются к ранее зарегистрированным обращениям.

2.6. Отдел не позднее 3 дней направляет (выдает) автору обращения (заявителю) уведомление о его регистрации по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

2.7. Если к письменному обращению прилагаются оригиналы или подлинные документы, Отдел снимает с них копии и в течение 3 рабочих дней возвращает их лично автору обращения (заявителю) или заказным письмом по указанному в обращении адресу.

При отсутствии отдельных листов в обращении или приложении к нему, отсутствии приложения к обращению при наличии ссылки об этом в тексте обращения, обнаружении посторонних вложений составляется акт в двух экземплярах, один остается в Отделе и приобщается к поступившему обращению, другой направляется отправителю.

2.8. Сотрудник Отдела при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет их тематику и тип, проверяет историю обращения гражданина на предмет повторности, при необходимости, сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, регистрирует обращение в журнале регистрации и заносит информацию об обращении в систему электронного документооборота с присвоением регистрационного номера, составляет карточку обращения.

2.9. Отдел принимает на особый контроль обращение, поступившее на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, запрос информации по рассмотрению обращения, направленные в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". В случае если в поручении об информации указан сокращенный срок рассмотрения обращения, в карточке обращения проставляется срок, указанный в поручении.

2.10. При поступлении повторного обращения к нему приобщаются копии материалов по предыдущему обращению и оно рассматривается в соответствии с настоящим Порядком.

2.11. Потупившее аналогичное обращение подлежит регистрации в соответствии с Порядком.

2.11.1. В случае если срок рассмотрения предыдущего обращения еще не истек, копия обращения направляется должностному лицу, ответственному за рассмотрение предыдущего обращения, для их рассмотрения совместно.

2.11.2. В случае если аналогичное обращение поступило после рассмотрения предыдущего обращения, но не позднее 30 дней, Отдел направляет заявителю с сопроводительным письмом копию ответа на предыдущее обращение.

2.11.3. В случае если аналогичное обращение поступило после истечения 30 дней со дня рассмотрения предыдущего обращения, обращение подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

2.12. Поступившее "необращение" Отдел регистрирует и направляет гражданину соответствующее уведомление с разъяснением требований, предъявляемых Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" к письменным обращениям, ответ по существу не дается. При необходимости направляется должностному лицу в соответствии с компетенцией для ознакомления.

2.13. Поступившее анонимное обращение Отдел регистрирует в СЭД с обязательным проставлением отметки "анонимное" в соответствующем поле электронной регистрационной карточки, ответ по существу не дается.