Приложение

Приложение
к распоряжению администрации Сургутского района
от 25 ноября 2016 г. N 764-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - Инструкция) определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера, в том числе конфиденциального характера, порядок подготовки, согласования и принятия муниципальных правовых актов главы Сургутского района, администрации Сургутского района (далее - муниципальные правовые акты, правовые акты). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт.

1.2. Порядок работы с секретными документами в администрации Сургутского района (далее - администрация района) устанавливается правовым актом администрации района.

1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех работников администрации района, отраслевых (функциональных) органов администрации района (далее - органы администрации района), муниципальных предприятий и учреждений Сургутского района.

Дисциплинарную ответственность за организацию и состояние делопроизводства в органах администрации района и соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут их руководители.

1.4. Руководитель органа администрации района осуществляет непосредственное руководство деятельностью возглавляемым органом администрации района на основе единоначалия и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на орган администрации района задач и функций, за несоблюдение действующего законодательства, сохранность документов, находящихся в ведении возглавляемого органа администрации, за разглашение служебной информации, состояние трудовой и исполнительной дисциплины. Персональная ответственность руководителя органа администрации района устанавливается в его должностной инструкции.

1.5. Сведения, содержащиеся в проектах муниципальных правовых актов, иных документах на стадии их подготовки являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего с документами.

1.6. Об утрате документа работники немедленно сообщают об этом руководителю органа администрации района, управляющему делами администрации района (далее - управляющий делами). В этом случае руководителем органа администрации района назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами.

1.7. Выдача работниками администрации района, органов администрации района документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с письменного разрешения руководителей этих органов.

1.8. При обращении с документами, поступившими в администрацию района, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением служебных целей и перемещений.

1.9. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляется управлением по работе с поселениями и связям с общественностью по письменному разрешению (поручению) главы района, заместителей главы администрации района.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию непосредственного руководителя передаёт находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдаёт имеющиеся у него документы.

1.11. Делопроизводство в администрации района осуществляется управлением по организации деятельности администрации района, в органах администрации района - службами делопроизводства, а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем органа администрации района.

1.12. На указанных работников возлагаются следующие основные функции:

- приём, учёт, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

- передача корреспонденции на рассмотрение руководителю органа администрации района, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

- контроль прохождения и сроков исполнения документов;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства информации об исполнении и находящихся на исполнении документах;

- ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

- оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

- выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников органа администрации района;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел на очередной год;

- подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов временного хранения;

- составление номенклатуры дел;

- проведение инструктажа принятых в администрацию района, в органы администрации района работников по вопросам организации работы с документами.

1.13. Управление по организации деятельности администрации района осуществляет:

- организацию единой системы делопроизводства, документационного обслуживания деятельности администрации района, органов администрации района;

- проведение учёбы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства;

- контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в администрации района, органах администрации района.

1.14. Органы администрации района могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.

1.15. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации района;

- "документ" - официальный документ, созданный администрацией района, её отраслевыми (функциональными) органами, муниципальными учреждениями или предприятиями Сургутского района, оформленный в установленном порядке и включённый в документооборот администрации района;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации района, её отраслевых (функциональных) органах, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации района, её отраслевых (функциональных) органах;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленная на бумажном носителе;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определённым в законодательстве Российской Федерации, муниципальных правовых актах.

Раздел 2. Требования к организации документооборота

2.1. В документообороте выделяют следующие документации:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

2.2. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи.

2.3. Документация, поступающая главе района и (или) в администрацию района принимается и регистрируется в приёмной главы района и (или) в органе администрации района, в который поступила данная корреспонденция.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации района, принимается и регистрируется в этих органах.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы) и иные нерегистрируемые документы.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт по форме согласно приложению 2 к Инструкции в трёх экземплярах, один из которых остаётся в управлении по организации деятельности администрации района, другой приобщается к документу, третий направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов уничтожению не подлежат.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.5. Документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца в нижней правой части листа входящего документа.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 3 лет.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресату.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.6. Зарегистрированные в управлении по организации деятельности администрации района служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Отправка документов производится через управление по организации деятельности администрации района.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.7. Организация приёма и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.7.1. При приёме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники администрации района, органов администрации района руководствуются следующим:

- запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего органа.

2.7.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации района, осуществляется руководителями этих органов.

2.8. Органы администрации района самостоятельно ведут приём и учёт поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в настоящем разделе. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации района, подлежат обязательной регистрации.

2.9. Зарегистрированные документы передаются руководителю органа администрации района и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам органа администрации района. Подлинник документа направляется в орган администрации района, ответственный за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в орган администрации района, являющийся ответственным исполнителем, остальные органы администрации района получают копию документа. Ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.

Копии актов прокурорского реагирования (протестов, представлений), заключений или информации на проекты нормативных правовых актов главы района и администрации района органов прокуратуры и экспертных заключений органов государственной власти на нормативные правовые акты незамедлительно направляются в правовое управление администрации района.

2.10. Передача зарегистрированных документов из одного органа администрации района в другой производится с уведомлением лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов администрации района с соответствующим оформлением переадресования.

Раздел 3. Подготовка и оформление муниципальных правовых актов

3.1. Виды муниципальных правовых актов.

3.1.1. К муниципальным правовым актам, на которые распространяется действие настоящей Инструкции, относятся муниципальные правовые акты главы и администрации района (далее - правовые акты).

Понятие "правовые акты главы Сургутского района", порядок внесения проектов правовых актов главы Сургутского района, перечень и формы прилагаемых к ним документов установлены Уставом Сургутского района и постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения правовых актов главы Сургутского района".

Понятие "муниципальные правовые акты администрации Сургутского района", порядок внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района, перечень и формы прилагаемых к ним документов установлены Уставом Сургутского района и распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

3.1.2. Муниципальный правовой акт не распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу, т.е. не имеет обратной силы, за исключением случаев:

- когда правовой акт устраняет или смягчает ответственность за правонарушения;

- когда правовой акт улучшает положение физических и (или) юридических лиц;

- когда в самом правовом акте предусматривается, что он распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу.

Придание обратной силы муниципальному правовому акту не допускается, если:

- правовой акт предусматривает введение или усиление ответственности, которые на момент их совершения не влекли указанной ответственности или предусматривали мягкий вид ответственности;

- правовой акт ухудшает положение физических или юридических лиц.

3.1.3. Муниципальный правовой акт (его часть) прекращает свое действие в случаях:

- истечения срока действия, на который он (часть акта) был принят;

- принятия нового муниципального правового акта равной или большей юридической силы, регулирующего тот же круг общественных отношений;

- признания правового акта (его части) утратившим силу органом либо должностным лицом, принявшим этот акт;

- прямой отмены правового акта органом или должностным лицом, принявшим данный акт, либо иным уполномоченным на то органом или должностным лицом, в том числе по решению суда;

- приостановления действия правового акта (его части) органом или должностным лицом, принявшим данный акт, либо иным уполномоченным на то органом или должностным лицом;

- его исполнения.

3.1.4. Ответственность за законность, обоснованность, соответствие правилам юридической техники, качество подготовки проектов муниципальных правовых актов, а также за своевременность, достоверность, целесообразность, полноту внесённых документов и их согласование, несут исполнители проектов муниципальных правовых актов, руководители органов администрации района, заместители главы администрации района, руководители муниципальных предприятий и учреждений Сургутского района, подготовившие проекты муниципальных правовых актов, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Персональная ответственность работников органа администрации района, руководителей органов администрации района, заместителей главы администрации района устанавливается в их должностных инструкциях.

3.2. Требования, предъявляемые к муниципальным правовым актам администрации района.

3.2.1. Правовые акты главы и администрации района должны отвечать следующим требованиям:

а) соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставу Сургутского района, иным муниципальным правовым актам Сургутского района и настоящей Инструкции;

б) принятие акта уполномоченным на то должностным лицом в пределах его компетенции;

в) соответствие принимаемого решения компетенции главы района, администрации района;

г) принятие акта в порядке и форме, установленных настоящей Инструкции;

д) обеспеченность реализации предписаний акта (финансово-экономическая, организационная и т.п.);

е) наличие в акте предписаний, обеспечивающих согласованность этого акта с другими правовыми актами;

ж) наличие логически построенной структуры;

з) единство терминологии;

и) общепризнанность терминов;

к) наличие обязательных реквизитов.

3.2.2. Правовые акты главы района должны также отвечать требованиям, установленным постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района".

3.2.3. Правовые акты администрации района должны также отвечать требованиям, установленным распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

3.3. Обязательные реквизиты правового акта

Правовой акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

а) герб Сургутского района;

б) полное наименование должностного лица, принявшего правовой акт;

в) регистрационный номер;

г) дату и место принятия;

д) наименование вида правового акта;

е) заголовок, обозначающий предмет регулирования;

ж) текст;

з) удостоверительную подпись уполномоченного на подписание лица;

и) печать.

3.4. Требования к структуре проекта правового акта главы района и администрации района устанавливается методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы района и администрации района, утверждёнными распоряжением администрации Сургутского района.

3.5. Основные правила юридической техники:

3.5.1. Текст правового акта должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования. Текст правового акта излагается простым и ясным литературным языком. Не допускается употребление устаревших и многозначных слов и выражений, образных сравнений, эпитетов, метафор. Употребление сокращений слов (кроме общепринятых) не допускается. Названия организаций приводятся в строгом соответствии с их официальным наименованием.

В необходимых случаях в правовом акте даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Должно соблюдаться единство терминологии.

В проектах правовых актов при написании имён собственных (фамилии, имена, отчества, географические названия, наименования организаций и предприятий), в которых содержится буква "ё", применение данной буквы определяет ответственный исполнитель в строгом соответствии с правоустанавливающими документами (документом, удостоверяющим личность).

3.5.2. Заголовок правового акта пишется без кавычек.

3.5.3. Констатирующая часть правового акта начинается словами "В целях_", "В связи_", др.

Если правовой акт принимается на основании документа вышестоящего органа, либо муниципального правового акта, то в констатирующей части указывается название, дата, номер, заголовок документа, а в случае необходимости - отдельные положения соответствующего документа. Текст констатирующей части в этом случае начинается словами: "В соответствии_", "На основании_", "Во исполнение_", "В целях реализации_" и т.п.

3.5.4. При указании в констатирующей части нескольких правовых актов они располагаются в следующем порядке:

- по убыванию юридической силы (Конституция Российской Федерации, федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, акты Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти, законы субъекта Российской Федерации, акты высшего должностного лица субъекта Российской Федерации, акты органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации, акты представительного органа местного самоуправления, акты исполнительного органа местного самоуправления);

- при равенстве юридической силы документы располагаются в порядке убывания дат их принятия.

3.5.5. Констатирующая и распорядительная части проекта разделяются двоеточием, текст распорядительной части начинается с новой строки.

Констатирующая и распорядительная части не разделяются в случае, если распорядительная часть состоит из одного пункта.

3.5.6. Предписания в распорядительной части излагаются в виде пунктов, имеющих порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты. Не допускается использование неконкретных расплывчатых выражений, проверка исполнения которых затруднена.

Пункты правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) либо в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к одному либо к нескольким исполнителям, подпункт определяет конкретные действия.

Предписания должны быть конкретными, с чётким указанием на то, что должно быть сделано, в какой срок (при необходимости), кто исполнитель.

3.5.7. В основном тексте правового акта должна быть сделана ссылка на все имеющиеся приложения к нему. Приложение оформляется на отдельном листе. Заголовок приложения должен точно соответствовать пункту проекта правового акта.

3.5.8. При необходимости в правовом акте указываются:

- дата вступления в силу правового акта;

- указание о признании утратившими силу правовых актов или их отдельных пунктов;

- указание об отмене правовых актов или отдельных пунктов;

- указание о необходимости опубликования (обнародования) правового акта, размещения на официальном сайте муниципального образования Сургутский район;

- поручение о контроле за выполнением данного правового акта.

3.5.9. При утверждении состава коллегиального органа фамилия, имя, отчество указываются полностью, с расположением в алфавитном порядке.

3.6. Подготовка проектов правовых актов

3.6.1. Подготовка правовых актов осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с особенностями, установленными постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района", распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

3.6.2. Проект правового акта представляет собой черновой вариант соответствующего документа как на бумажном, так и на электронном носителе, отвечающий требованиям настоящей Инструкции, а также методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района, утверждённых распоряжением администрации Сургутского района.

Проекты правовых актов готовятся в точном соответствии с настоящей Инструкцией исполнителями - работниками администрации района, органов администрации района, работниками муниципальных учреждений и предприятий Сургутского района (в зависимости от отраслевой направленности органов администрации района либо должностного лица), а также иными субъектами правотворческой инициативы.

3.6.3. Исполнитель отвечает за законность, обоснованность, соответствие проекта правового акта правилам юридической техники и иным муниципальным правовым актам Сургутского района. Исполнитель определяется руководителем органа администрации района. При подготовке и проверке проекта муниципального правового акта, исполнитель проекта правового акта и руководитель несёт ответственность в соответствии с должностной инструкцией.

В случае подготовки проекта правового акта иным субъектом правотворческой инициативы, правовое управление администрации района определяет ответственное должностное лицо и направляет ему с сопроводительным письмом проект правового акта для обеспечения согласования и подписания. В этом случае иной субъект правотворческой инициативы является исполнителем, несёт ответственность за содержательную часть проекта правового акта, подготовку его на бумажном и электронном носителе, за подготовку документа в целом, в том числе за грамотное изложение текста.

3.6.4. В подготовленном проекте правового акта указывается полное наименование исполнителя (Ф.И.О., должность лица и наименование службы, номер телефона городской и внутренний). Исполнитель проставляет свою подпись и дату подготовки проекта.

3.6.5. К проекту правового акта должны быть приложены:

- документы (либо их копии), послужившие основанием принятия соответствующего правового акта, а также другие сопроводительные материалы. Законодательные акты, на которые делается ссылка в проекте правового акта, не прикладываются, за исключением специальных правовых актов, не содержащихся в справочных правовых системах.

- пояснительная записка к проекту правового акта (на бумажном носителе и в электронном виде), в случае, если проект правового акта является нормативным, подписанная руководителем органа местного самоуправления района или руководителем органа администрации района, являющегося разработчиком проекта;

- финансово-экономическое обоснование (на бумажном носителе и в электронном виде), в случае внесения проекта правового акта, реализация которого потребует материальных затрат, влияющих на формирование и исполнение бюджета района (при отсутствии таких затрат делается соответствующая запись в пояснительной записке).

3.6.6. В случае внесения проекта правового акта инициативной группой населения в порядке реализации правотворческой инициативы граждан, к проекту должны быть приложены подписные листы инициативной группы, содержащие необходимое количество подписей в соответствии с решением Думы Сургутского района от 28.04.2006 N 16 "Об утверждении Положения о порядке реализации правотворческой инициативы граждан на территории Сургутского района".

3.7. Порядок согласования проектов правовых актов.

3.7.1. Согласование проекта правового акта - процедура проведения экспертизы проекта соответствующими службами и должностными лицами, которые визируют проект, в том числе в электронном виде. Согласование подразделяется на внутреннее и внешнее.

3.7.2. Внутреннее согласование правовых актов предусматривает согласование внутри органа администрации района, работник которого является исполнителем муниципального правового акта. В данном случае ответственность любого согласующего лица внутри органа администрации района аналогична ответственности исполнителя. При возникновении неблагоприятных последствий лица, относящиеся к внутреннему согласованию, привлекаются к ответственности наравне с исполнителями.

3.7.3. Внешнее согласование предусматривает согласование должностными лицами иных органов администрации района, не являющиеся исполнителями правового акта.

3.7.4. Департамент финансов администрации района и (или) отдел бухгалтерского учета и отчетности согласовывает проект правового акта в части соответствия требованиям бюджетного законодательства, проверки расчетов, смет, иных финансово-экономических документов.

3.7.5. Комитет экономического развития администрации района согласовывает проект правового акта в части соответствия стратегии социально-экономического развития, социально-экономического эффекта при принятии управленческого решения, оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов.

3.7.6. Правовое управление администрации района проводит правовую экспертизу проекта правого акта.

При проведении правовой экспертизы проекта правого акта проверяются:

1) соответствие проекта правового акта Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству Российской Федерации, законодательству Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставу Сургутского района, муниципальным правовым актам Сургутского района, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов администрации Сургутского района;

2) обоснованность выбора вида правового акта в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции;

3) корректность применения тех или иных средств юридической техники;

4) порядок указания в констатирующей части нескольких правовых актов в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции;

5) правильность использования правовых категорий;

6) соотношение проектируемых решений с другими актами, включая договоры, соглашения, контракты;

7) отсутствие противоречий между пунктами, частями, абзацами и т.п.;

8) наличие документов, являющихся основанием для издания проекта (внутреннее содержание документов и их соответствие законодательству проверяет исполнитель проекта), а также соответствие формы прилагаемых к проекту документов требованиям законодательства;

9) основания распространения правового акта на отношения, возникшие до его вступления в силу;

10) полномочия на подписание правового акта;

11) наличие заключения Контрольно-счетной палаты района о проведении финансового-экономической экспертизы по проектам правовых актов, указанным в части, касающейся муниципальных правовых актов Сургутского района, расходных обязательств Сургутского района, а также муниципальных программ;

12) наличие оценки регулирующего воздействия.

Правовое управление определяет нормативность правового акта и в случае признания правового акта нормативным, проводит его антикоррупционную экспертизу.

Правовое управление администрации района проводит правовую экспертизу проектов правовых актов, подписываемых главой района, заместителями главы администрации района (за исключением заместителя главы администрации района осуществляющим общее руководство департаментом имущественных и земельных отношений, комитетом экономического развития администрации района), управляющим делами администрации района. В случае подписания правового акта иными должностными лицами органов администрации района правовая экспертиза проводится юристом соответствующего органа администрации района.

После проведения правовой экспертизы, специалисты юридических служб (юристы) согласующих инстанций, работники правового управления администрации района производят парафирование всех листов (включая приложения к проекту) проекта правового акта, прошедшего правовую экспертизу.

3.7.7. Управление по организации деятельности администрации района при согласовании проекта правового акта проверяет:

1) соответствие структуры проекта правового акта требованиям, изложенным в настоящей Инструкции, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района;

2) соответствие слов (словосочетаний) проекта правового акта нормам современного русского языка;

3) соответствие наименованию организации, изложенному в проекте, официальному наименованию в соответствии с учредительными документами организации;

4) единство терминологии, в том числе, наименования юридических лиц, должностей, а также объектов движимого и недвижимого имущества;

5) оформление в соответствии с правилами делопроизводства, изложенными в настоящей Инструкции, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района;

6) оформление констатирующей и распорядительной части в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района;

7) наличие ссылок на приложения, оформления приложений в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района;

8) соблюдение внутренней логики проекта правового акта;

9) полноту перечня отменяемых либо признаваемых утратившими силу правовых актов как основных, так дополнений и изменений к ним;

10) иные вопросы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции, методических рекомендаций по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района.

3.7.8. Проект правового акта представляется на согласование исполнителем с оформленным листом согласования, расположенным на обратной стороне последнего листа проекта правового акта, в котором:

- перечислены согласующие инстанции;

- указан реестр рассылки.

Особенности согласования муниципальных правовых актов, подписываемых заместителем главы администрации района, осуществляющим общее руководство департаментом имущественных и земельных отношений (далее - департамент), комитетом экономического развития администрации района, устанавливаются пунктом 3.7.19. настоящей Инструкции.

3.7.9. Обязательными согласующими инстанциями являются:

а) юрист службы исполнителя, подготовившего проект правового акта (визирует проект первым);

б) руководитель органа администрации района (визирует проект вторым, а в случае отсутствия в составе органа юриста - первым);

в) заместитель главы администрации района, осуществляющий общее руководство или непосредственное руководство службой исполнителя;

г) заместитель главы администрации района - директор департамента финансов и (или) главный бухгалтер администрации района;

д) главы городских и сельских поселений Сургутского района (по проектам, затрагивающим интересы поселений, входящих в состав Сургутского района);

е) сотрудник правового управления администрации района (визирует проект последним перед управлением по организации деятельности и управляющим делами);

ж) начальник управления по организации деятельности администрации района;

з) начальник отдела делопроизводства и контроля управления по организации деятельности администрации района;

и) управляющий делами администрации района (визирует проект последним).

3.7.10. Проект правового акта может быть согласован иными службами и должностными лицами администрации района, другими органами и организациями. Необходимость такого согласования определяет правовое управление администрации района, в случае возникновения вопросов, связанных с компетенцией указанных должностных лиц, органов и организаций.

В случаях, если правовое регулирование отношений в проекте правового акта затрагивает права и обязанности иных органов местного самоуправления района, то указанный проект направляется на согласование в иные органы местного самоуправления района, которые не являются инициаторами внесения проекта.

Необходимость такого согласования определяется правовым управлением администрации района.

Особенности согласования отдельных видов правовых актов главы района и администрации района, в сфере труда, в части, касающейся расходных обязательств Сургутского района установлены постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района", распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

Проекты правовых актов, регулирующие бюджетные правоотношения и (или) в сфере закупок, подлежат обязательному согласованию с управлением внутреннего финансового контроля администрации района.

Проекты правовых актов администрации района, предусматривающие выдачу градостроительных планов земельных участков, за исключением земельных участков лесного фонда, а также земельных участков, предоставление, управление и распоряжение которыми осуществляют органы местного самоуправления поселений Сургутского района, подлежат обязательному согласованию с департаментом имущественных и земельных отношений администрации района, заместителем главы администрации района, осуществляющим общее руководство департаментом имущественных и земельных отношений администрации района.

Проекты нормативных правовых актов главы района и администрации района, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат обязательному согласованию с комитетом экономического развития в целях проведения оценки регулирующего воздействия.

3.7.11. При внесении существенных изменений в проект, проект правового акта проходит процедуру согласования повторно. Необходимость повторного согласования при внесении существенных изменений определяет управление по организации деятельности администрации района.

3.7.12. Проекты ненормативных правовых актов по личному составу, касающихся приёма на муниципальную службу, увольнения по отрицательным мотивам - сокращение, ликвидация, применения дисциплинарных взысканий к работникам администрации района, подлежат обязательному согласованию с правовым управлением администрации района. Иные проекты ненормативных правовых актов по личному составу согласованию с правовым управлением не подлежат.

Ответственность за подготовку вышеуказанных проектов ненормативных правовых актов несёт управление муниципальной службы, кадров и общественной безопасности администрации района.

3.7.13. Визы согласования в проекте правового акта располагаются на листе согласования с указанием фамилии, должности и даты согласования.

3.7.14. Сроки согласования проекта правового акта не должны превышать:

- 3-х рабочих дней - для всех служб и должностных лиц;

- 5-ти рабочих дней - для правового управления администрации района по проектам, требующим особого изучения, более длительной правовой экспертизы, либо объёме проекта более 10 страниц текста.

Срок рассмотрения проекта правового акта в сфере труда муниципальной трёхсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений района (далее - комиссия) не должен превышать сроков, установленных регламентом комиссии.

В установленный срок комиссия направляет в администрацию района своё решение или мнения её сторон об одобрении проекта либо о доработке проекта с учётом замечаний (предложений) комиссии.

3.7.15. В листе согласования согласующие инстанции проставляют 2 даты: входящую (дату поступления проекта на согласование) и исходящую (дату согласования проекта).

3.7.16. Сроки согласования могут быть продлены управляющим делами на основании служебной записки согласующей инстанции.

3.7.17. Проекты правовых актов в части, касающейся расходных обязательств муниципального образования, а также муниципальные программы направляются Контрольно-счетной палате Сургутского района для финансово-экономической экспертизы (включая обоснованность финансово-экономических обоснований).

3.7.18. Проекты муниципальных нормативных правовых актов, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и местных бюджетов.

Оценка регулирующего воздействия проектов муниципальных нормативных правовых актов проводится администрацией района в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом администрации района, в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 29.05.2014 N 42-оз "Об отдельных вопросах организации оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, экспертизы и оценки фактического воздействия нормативных правовых актов в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре и о внесении изменения в статью 33.2 Закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Закон N 42-оз).

Муниципальные нормативные правовые акты, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в целях выявления положений, необоснованно затрудняющих осуществление предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат экспертизе, проводимой администрацией района в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом администрации района, в соответствии с Законом N 42-оз.

Оценка фактического воздействия муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, при подготовке проектов которых проводилась оценка регулирующего воздействия осуществляется в целях анализа достижения заявленных целей регулирования, определения и оценки фактических положительных и отрицательных последствий их принятия в порядке, установленном муниципальными нормативными правовыми актами администрации района.

3.7.19. Обязательными согласующими инстанциями проектов муниципальных правовых актов, подписываемых заместителем главы администрации района, осуществляющим общее руководство департаментом, комитетом экономического развития администрации района, являются:

а) исполнитель проекта правового акта;

б) начальник юридического отдела департамента;

в) заместитель директора департамента, курирующий исполнителя муниципального правового акта;

г) директор департамента;

д) начальник отдела делопроизводства и контроля управления по организации деятельности;

е) начальник управления по организации деятельности;

ж) управляющий делами.

Необходимость согласования проектов муниципальных правовых актов, подписываемых заместителем главы администрации района, осуществляющим общее руководство департаментом, комитетом экономического развития администрации района, с иными работниками департамента, а также с комитетом архитектуры и градостроительства, комитетом жилищно-коммунального хозяйства, транспорта и связи, иными органами администрации района, определяется начальником юридического отдела департамента.

Иные особенности согласования, перечень работников департамента, участвующих в согласовании, сроки согласования муниципальных правовых актов, подписываемых заместителем главы администрации района, осуществляющим общее руководство департаментом, комитетом экономического развития администрации района, могут быть установлены приказом руководителя департамента.

3.7.20. Перед подписанием муниципального правового акта главой Сургутского района, проводится процедура его повторного согласования. Управление по организации деятельности оформляет таблицу согласования муниципального правового акта (далее - таблица согласования) на оборотной стороне последнего листа правового акта в нижнем левом углу. При наличии к проекту правового акта приложения, таблица согласования оформляется и на оборотной стороне последнего листа приложения правового акта. В случае, если к проекту постановления имеется несколько приложений, таблица согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа каждого приложения.

В таблице согласования указывается:

- исполнитель правового акта;

- начальник правового управления,

- руководитель органа администрации района, осуществляющий непосредственное руководство исполнителем проекта правового акта.

3.8. Порядок проведения экспертизы проектов правовых актов.

3.8.1. Должностные лица органа администрации района, согласовывающие проект правового акта, проводят его экспертизу исключительно в пределах своей компетенции, установленной муниципальными правовыми актами Сургутского района.

3.8.2. В указанный срок согласования согласующая инстанция обязана согласовать проект правового акта с замечаниями (предложениями) либо без них.

Если у согласующей инстанции по проекту правового акта имеются замечания или предложения, то они излагаются в письменной форме с указанием фамилии, должности и даты. Замечания и предложения органов местного самоуправления к проекту правового акта направляются в администрацию района за подписью руководителя соответствующего органа администрации района.

Если замечания не принципиальные (существенно не меняющие смысл и (или) содержание документа), то их можно сделать в тексте правового акта.

При наличии замечаний проект согласовывается с пометкой "с замечаниями".

3.8.3. В целях проведения полной и объективной экспертизы правового акта и устранения имеющихся замечаний согласующая инстанция вправе потребовать от исполнителя, а исполнитель обязан предоставить следующую информацию (в устном либо в письменном виде):

- основания издания правового акта;

- сведения обо всех действующих правовых актах Сургутского района по данному вопросу и информацию о необходимости их приведения в соответствие с принимаемым актом;

- сведения о согласовании проекта правового акта с заинтересованными организациями, если такое согласование является обязательным.

3.8.4. Замечания и предложения согласующих инстанций по проекту правового акта передаются исполнителю для его доработки. Замечания и предложения к проекту правового акта в обязательном порядке рассматриваются лицами, являющимися инициаторами внесения проектов.

3.8.5. По результатам рассмотрения замечаний и предложений к проекту правового акта администрации района исполнитель, принимает одно из следующих решений:

- в случае согласия с замечаниями и предложениями - в проект правового акта администрации района вносятся поправки;

- в случае несогласия с замечаниями и предложениями - подготавливается мотивированная пояснительная записка на имя главы района, должностного лица администрации района, уполномоченного на подписание правового акта администрации района о несогласии с замечаниями и предложениями и обосновании необходимости принятия правового акта без учёта замечаний и предложений.

3.8.6. В случае поступления в администрацию района замечаний и предложений по проектам правовых актов главы района от органов местного самоуправления, комиссии, указанные замечания и предложения проходят экспертизу в правовом управлении администрации района и оформляются правовым управлением совместно с органом администрации района, в ведении которого находится соответствующая сфера общественных отношений, в виде таблицы поправок.

В таблице поправок указываются:

- предложения и замечания, внесённые в текст проекта правового акта главы района;

- предложения и замечания, рекомендуемые к отклонению, с указанием мотивов отклонения.

Таблица поправок предоставляется главе района для рассмотрения вместе с проектом.

3.8.7. Проект правового акта, в который внесены изменения в связи с замечаниями и предложениями органов местного самоуправления района, иных организаций, комиссии, подлежит повторному согласованию с заместителем главы администрации района, курирующим соответствующую сферу общественных отношений и с управляющим делами администрации района.

3.8.8. По результатам рассмотрения проекта правового акта, согласованного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, глава района или должностное лицо администрации района, уполномоченное на подписание правового акта, принимает одно из следующих решений:

- подписание правового акта в предложенной редакции;

- направление проекта правового акта на доработку исполнителю проекта, в том числе для внесения в текст проекта замечаний и предложений, поступивших от согласующих лиц;

- отклонение проекта правового акта, в связи с незаконностью и (или) нецелесообразностью его принятия.

В случае, если замечания или предложения, поступившие от согласующих органов местного самоуправления, комиссии были отклонены (не были включены в текст правового акта), в их адрес направляется письмо за подписью главы района, содержащее мотивы отклонения, подготовленное исполнителем проекта правового акта.

3.9. Антикоррупционная экспертиза проектов правовых актов:

3.9.1. Антикоррупционная экспертиза является обязательным видом экспертизы проекта нормативного правового акта.

3.9.2. Задачами антикоррупционной экспертизы являются:

- выявление, описание, устранение коррупциогенных факторов, содержащихся в нормах проектов нормативных правовых актов;

- внесение предложений, рекомендаций, направленных на устранение коррупциогенных факторов из коррупциогенных норм проектов нормативных правовых актов либо ограничение их действий.

3.9.3. Антикоррупционную экспертизу проекта нормативного правового акта проводит правовое управление администрации района.

3.9.4. Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов администрации района проводится в порядке, установленном постановлением администрации Сургутского района от 03.04.2012 N 1072-нпа "О порядке проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов (проектов муниципальных нормативных правовых актов) администрации Сургутского района", проектов нормативных правовых актов главы района проводится в порядке, установленном постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) главы Сургутского района" в пределах сроков согласования, установленных настоящей Инструкцией. Заключение по результатам антикоррупционной экспертизы оформляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к проекту правового акта, второй - хранится в правовом управлении администрации Сургутского района.

3.10. Подписание, регистрация и рассылка правовых актов, не являющихся нормативными.

3.10.1. Подготовленный и согласованный в соответствии с настоящей Инструкцией проект правового акта района поступает в управление по организации деятельности администрации района, которое обеспечивает его изготовление на фирменном бланке установленного образца.

Управление по организации деятельности при подготовке муниципальных правовых актов, подписываемых главой района, размещает лист согласования на обороте последнего листа муниципального правового акта и обороте последнего листа приложения к нему. В листе согласования указывается исполнитель проекта, руководитель исполнителя проекта и руководитель (заместитель руководителя) правового управления администрации района.

После подписания муниципальный правовой акт направляется в управление по организации деятельности администрации района для регистрации и рассылки в установленном порядке.

3.10.2. Проект муниципального правового акта передаётся на подпись главе района, уполномоченному им должностному лицу администрации района, вместе с листом согласования и всеми материалами, собранными в процессе согласования.

3.10.3. После подписания муниципальный правовой акт вместе с листом согласования и другими прилагаемыми документами передается в управление по организации деятельности администрации района, где он регистрируется в тот же день.

Муниципальный правовой акт считается принятым к исполнению только после регистрации.

3.10.4. Регистрация муниципальных правовых актов производится по следующим правилам:

- регистрация производится по каждому виду правового акта отдельно;

- применяется сквозная нумерация в порядке возрастания номеров в течение года.

Нумерация по правовым актам ведётся раздельно для постановлений и распоряжений администрации района, а также постановлений и распоряжений главы района. К порядковому номеру распоряжения администрации района через тире добавляется буква "р". К порядковому номеру постановления или распоряжения администрации района, являющегося нормативным правовым актом, через тире добавляются буквы "нпа". К порядковому номеру постановления главы района через тире добавляются буквы "пг", к порядковому номеру постановления главы района, являющемуся нормативным правовым актом, через дробь добавляются буквы "нпа". К порядковому номеру распоряжения главы района через тире добавляются буквы "рг".

3.10.5. Копии муниципальных правовых актов, заверенные печатью управления по организации деятельности администрации района, направляются адресатам управлением по организации деятельности администрации района согласно указателю рассылки, определённому исполнителем в листе согласования проекта.

3.11. Подписание, регистрация и рассылка муниципальных правовых актов, являющихся нормативными.

3.11.1. Подготовленный и согласованный в соответствии с настоящей Инструкцией проект нормативного правового акта поступает в управление по организации деятельности администрации района.

3.11.2. Управление по организации деятельности администрации района в обязательном порядке направляет проект нормативного правового акта со всеми документами в прокуратуру Сургутского района для предварительного рассмотрения.

3.11.3. В случае получения отрицательного заключения или информации прокуратуры Сургутского района на проект нормативного правового акта, управление по организации деятельности администрации района возвращает проект со всеми материалами исполнителю для устранения замечаний, копию заключения или информации прокуратуры Сургутского района направляет в правовое управление администрации района в течение 3 рабочих дней с момента поступления заключения или информации.

3.11.4. По результатам рассмотрения отрицательного заключения или информации прокуратуры Сургутского района на проект нормативного правового акта исполнитель, принимает одно из следующих решений:

- в случае согласия с заключением или информацией - в проект правового акта вносятся изменения и он подлежит повторному согласованию;

- в случае несогласия с заключением или информацией - на имя прокурора Сургутского района готовится мотивированный ответ за подписью главы района, уполномоченного им должностного лица администрации района. Проект правового акта передается на подпись главе района, уполномоченному им должностному лицу администрации района, вместе с листом согласования и всеми материалами, собранными в процессе согласования.

В случае неполучения отрицательного заключения или информации в течение 7 рабочих дней от прокуратуры Сургутского района, проект нормативного правового акта передаётся на подпись главе района, уполномоченному им должностному лицу администрации района, вместе с листом согласования и всеми материалами, собранными в процессе согласования.

3.11.5. В случае неполучения отрицательного заключения или информации в течение 7 рабочих дней от прокуратуры Сургутского района, проект нормативного правового акта передается на подпись главе района, уполномоченному им должностному лицу администрации района, вместе с листом согласования и всеми материалами, собранными в процессе согласования.

3.11.6. Регистрация и рассылка нормативного правового акта проводится в порядке, установленном подпунктами 3.10.4., 3.10.5. настоящей Инструкции. Управление по организации деятельности в течение семи дней со дня подписания направляет нормативный правовой акт в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для включения в региональный регистр, в течение десяти дней со дня подписания в прокуратуру Сургутского района.

3.11.7. Экспертные заключения Управления государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - экспертные заключения) поступают и регистрируются в приёмной главы района. Экспертные заключения передаются исполнителю проекта правового акта, копия экспертного заключения передаётся в правовое управление администрации района, не позднее дня, следующего за днём регистрации экспертного заключения.

Исполнитель проекта нормативного правового акта в течение 15 дней рассматривает экспертное заключение и представляет в правовое управление администрации района проект мотивированного ответа в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.

Правовое управление администрации района в течение 5 рабочих дней согласовывает проект мотивированного ответа либо отказывает в согласовании. В случае отказа в согласовании правовым управлением готовится мотивированная информация о причинах отказа в согласовании.

Ответ на экспертное заключение направляется управлением по организации деятельности администрации района за подписью уполномоченного главой района должностного лица администрации района.

В случае согласия с экспертным заключением исполнителем проекта правового акта готовятся соответствующие изменения в нормативный правовой акт.

3.12. Порядок вступления в силу и опубликование (обнародование) муниципальных правовых актов.

3.12.1. Правовые акты вступают в силу со дня их подписания, если в них не предусмотрено иное.

3.12.2. Муниципальные нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

Обнародование муниципальных правовых актов администрации района осуществляется в соответствии с Порядком обнародования муниципальных правовых актов и другой официальной информации администрации Сургутского района, мест размещения, перечня ответственных за размещение лиц в администрации Сургутского района, утверждённым постановлением администрации Сургутского района.

Обнародование муниципальных правовых актов главы района осуществляется в соответствии с Порядком обнародования муниципальных правовых актов и другой официальной информации главы Сургутского района, мест размещения, перечня ответственных за размещение лиц в администрации Сургутского района, утверждённым постановлением главы Сургутского района.

3.12.3. Ответственность за направление текста нормативного правового акта на официальное опубликование несёт управление по организации деятельности администрации района.

3.13. Внесение изменений в муниципальные правовые акты, отмена муниципальных правовых актов.

3.13.1. Если в правовой акт необходимо внести изменения или дополнения, то проект правового акта о внесении изменений оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района.

3.13.2. Изменения и дополнения вносятся тем же видом правового акта, которым издан основной правовой акт, например, изменения в постановления администрации района вносятся только постановлением администрации района. Если основной правовой акт является нормативным правовым актом, то все изменения в него также являются нормативными правовыми актами.

3.13.3. Изменения вносятся только в основной правовой акт. К проекту правового акта прикладывается копия правового акта, в который вносятся изменения, и пояснительная записка за подписью руководителя органа администрации района, руководителя муниципального учреждения или предприятия, подготовившего проект правового акта с указанием причин, по которым вносятся изменения.

3.13.4. Ранее изданные правовые акты считаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового правового акта по тому же вопросу либо отдельным правовым актом, если принятие нового правового акта по данному вопросу не требуется. Перечень утративших силу правовых актов может быть дан как в тексте, так и в приложении к правовому акту. Если основной правовой акт является нормативным правовым актом, то правовой акт об его отмене также является нормативным правовым актом.

Раздел 4. Порядок оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа администрации района в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, Законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Сургутского района и муниципальными правовыми актами района по вопросам, отнесённым к их полномочиям.

Порядок внесения проектов приказов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливается приказом руководителя соответствующего органа администрации района.

4.2. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо готовится, как ответ о выполнении поручений, как сопроводительное письмо, как ответ на запросы различных организаций и частных лиц, как инициативные письма.

4.3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки финансового характера подписываются главой района и (или) уполномоченным должностным лицом администрации района, а в органах администрации, являющихся юридическими лицами его руководителем и главным бухгалтером.

4.4. Протокол - документ на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, собраний. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствующих (или отсылка к прилагаемому списку присутствующих);

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из раздела, соответствующих пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Примерная форма протокола представлена в приложении 1 к настоящей Инструкции.

4.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты акта: наименование органа администрации района, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведённой работы.

Примерная форма акта представлена в приложении 2 к настоящей Инструкции.

4.6. Служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

4.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы:

- документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

4.8. Телефонограмма оформляется в соответствии с приложением 3 к настоящей Инструкции.

4.9. Положение - документ, устанавливающий статус, полномочия, функции, права, обязанности и ответственность органа администрации района.

Раздел 5. Требования к тексту документа

5.1. Тексты документов составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

5.2. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решение, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть. Документы, содержащие информацию большого объёма и по различным вопросам следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

5.3. В правовых актах, в документах, адресованных главе района, заместителям главы администрации района, управляющему делами, руководителям органов администрации района (заявление, служебная, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

5.4. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ( "постановляет", "решила"). В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа ( "постановляем", "решили", "предлагаем").

5.5. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

5.6. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов и событий (акт, заключение, справка), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа ( "отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "в состав управления входят").

5.7. В письмах используется форма изложения текста:

- от первого лица множественного числа ( "просим представить", "направляем для сведения");

- от первого лица единственного числа ( "считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ( "администрация не возражает", "управление считает возможным").

5.8. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем? (О ком?) "О выделении_", или "на N____ от ____ __________". К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

5.9. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) и события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждённого документа (план, инструкция, положение, отчёт) - дата утверждения.

5.10. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.03.2012. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты 05 марта 2012 года.

5.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

5.12. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагутину

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:

И.Д. Краснову ул. Серова, д. 3 г. Лянтор, г.п. Лянтор Сургутский район Ханты-Мансийский автономный округ (Тюменская область) индекс

5.13. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию, инициалы исполнителя, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату, например:

Морозовой Н.В.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой.

                                                             Подпись              Дата

5.14. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (либо фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона.

Например:

Волынцев

23-12-31

Раздел 6. Порядок прохождения и оформления документов

6.1. При составлении и оформлении документов работники органов администрации района руководствуются следующими основными требованиями:

- документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между органами администрации района бланк может не использоваться;

- для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

- к документам объёмом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.

Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.

6.2. В документах-ответах указываются номер и дата документа, на который даётся ответ.

6.3. Служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путём проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего органа администрации района, комиссии с обязательной визой должностного лица.

6.4. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа.

6.5. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учётных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

6.6. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам городских и сельских поселений Сургутского района

6.7. При направлении документа в орган администрации района, подразделение Администрации автономного округа или организацию их наименование пишут в именительном падеже, например:

Департамент государственной собственности Администрации Ханты-Мансийского автономного округа

6.8. Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Петровой А.А. ул. Мира, д. 7, кв. 4, д. Лямина, с.п. Лямина, Сургутский район, 628520

6.9. Документ, как правило, не должен содержать более четырёх адресатов. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

6.10. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: приложение к письму от ____ _________ 2012 N ____).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

6.11. Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

6.12. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЁН (Утверждено, Утверждена, Утверждены), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением администрации Сургутского района от 08.03.2009 N 154р

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы

Сургутского района

Личная подпись      И.И. Петров

Дата.

Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу документа.

6.13. Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо администрации

Сургутского района

от 28.03.2009 N 454.

6.14. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник правового управления

Личная подпись       И.И. Петров

Дата

6.15. При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник правового управления

Личная подпись       И.И. Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

6.16. Служебная корреспонденция, подписанная главой района или лицом, исполняющим его обязанности, заместителями главы администрации района, управляющим делами, регистрируется в управлении по организации деятельности администрации района. Органы администрации района ведут самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу, исходя из требований настоящей Инструкции. В случае, если заместитель главы администрации района совмещает должность руководителя органа администрации района, делопроизводство ведётся этим органом самостоятельно в соответствии с настоящей Инструкцией.

Раздел 7. Бланки документов

7.1. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правовые акты допускается оформлять только в формате программы "Microsoft Word" на бланках формата А4 или А5. Документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицирование системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Правовые акты, оформленные без соблюдения указанных требований в печать не принимаются.

7.2. Каждый лист документа, оформленный как бланк, так и без него, должен иметь поля:

25 мм - левое,

10 мм - правое,

20 мм - верхнее,

20 мм - нижнее.

7.3. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляют в середине верхнего поля листа.

7.4. В каждом органе администрации района устанавливаются официальные бланки (угловой или продольный). Вид бланка определяется органом администрации района самостоятельно. В соответствии с решением Думы Сургутского района от 24.05.2007 N 158 "Об утверждении Положения о порядке официального использования герба Сургутского района", на официальном бланке органа администрации района допускается использование герба района.

Раздел 8. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в деле, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

8.2. Номенклатура дел составляется каждым органом администрации района по форме согласно приложению 4 к Инструкции самостоятельно. После утверждения сводной номенклатуры дел органы администрации района получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе администрации района, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел, за предшествующие годы.

8.4. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае существенных изменений в структуре и полномочиях администрации района. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 01 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

8.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования органов администрации района.

8.6. В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие документированные участки работы администрации района. Не включаются печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

8.7. Каждое дело, включённое в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения органа администрации района и порядкового номера дела в пределах органа администрации района.

8.8. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления, распоряжения главы района;

- постановления, распоряжения администрации района;

- приказы отраслевых (функциональных) органов администрации района;

- протоколы заседаний коллегий, комиссий, документы к ним;

- планы;

- отчёты и другое.

8.9. Заголовок дела должен кратко и чётко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановление), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчёты), (переписка с коммерческими предприятиями) и т.п.

8.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел.

Раздел 9. Формирование дел

9.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утверждённой номенклатурой.

9.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублирующих экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х см;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документа;

- документы администрации района группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки работников, книги учёта движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

9.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того, или иного вопроса, по хронологии того или иного вопроса, по хронологии (даты поступления или подписания).

9.4. В администрации района создаются и отдельно формируются следующие виды постановлений, распоряжений:

9.4.1. Постановления, распоряжения по основной деятельности постоянного хранения.

9.4.2. Распоряжения по личному составу (о приёме, увольнении и перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) срок хранения 75 лет.

9.4.3. Распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрениях, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

9.5. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

9.6. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

9.7. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

9.8. Справки, информации, отчёты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации района, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно".

9.9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации района, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив.

9.10. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации района (ЭК). Она назначается распоряжением администрации района, в состав комиссии входит управляющий делами - председатель комиссии, секретарь комиссии и три члена комиссии. Комиссия руководствуется в работе методическими указаниями архивных учреждений. Основанием при отборе дел на постоянное хранение и уничтожение является перечень типовых документов, образующихся в деятельности администрации района, с указанием сроков хранения и сводная номенклатура дел администрации района.

9.11. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 5 к Инструкции. Акты рассматриваются ЭК администрации района, подписываются председателем ЭК и утверждаются главой района. Уничтожение включённых в акт документов производится администрацией района после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

9.12. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листа - заверителя дела. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твёрдую обложку, листы нумеруются чёрным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В конце дела на отдельном листе составляется заверительная подпись, на обложке указывается количество листов в деле.

9.13. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощённо: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть чёткий заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

9.14. По окончании делопроизводственного года в органах администрации района на обложки дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности документов в деле, а также производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в архив, утверждается ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства.

9.15. Опись ведётся единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заполняется по согласованию с архивным отделом.

9.16. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырёх экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации района, после утверждения ЭК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры утверждается главой района (форма описи согласно приложению 6 к Инструкции).

9.17. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное название организации фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости с указанием дат и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации района по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью главы района.

9.18. Описи по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией администрации района.

9.19. В администрации района ответственность за обеспечением сохранности документов возлагается на руководителей органов администрации района.

9.20. При смене работника, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приёма-передачи документов утверждается руководителем органа администрации района.

9.21. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения управляющего делами администрации района.

9.22. Дела постоянного хранения в течение 5 лет хранятся в администрации района, а затем сдаются на хранение в архивный отдел. Дела по личному составу хранятся в администрации района в течение сроков, установленных федеральным законом.

Раздел 10. Порядок обращения с конфиденциальной информацией

10.1. Приём, регистрация и учёт конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.

Размещение (обнародование) документов с пометкой "Для служебного пользования" (в том числе их проектов) на официальном сайте муниципального образования Сургутский район, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.

10.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны главой района, заместителем главы администрации района, управляющим делами, руководителем органа администрации района, под подпись в соответствующих учётных формах.

10.3. Особенности оформления конфиденциальных документов:

10.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать следующие реквизиты:

- пометка конфиденциальности "Для служебного пользования";

- номер экземпляра;

- регистрационный номер, присвоенный по журналу учёта в системе конфиденциального делопроизводства;

- сведения об исполнителе.

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:

Для служебного пользования

Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нём под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например:

Для служебного пользования

(без приложения 1 не конфиденциально)

Экз. N ____

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой "дсп".

В администрации района не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования".

10.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган муниципальной власти содержат:

- индекс "Вх.";

- порядковый учётный номер, присвоенный по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов;

- пометку конфиденциальности "Для служебного пользования";

- дату поступления и количество листов.

При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+" общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к,

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:

приложение к вх. N ____ от "___" ________ 20___,

с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.

10.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой ( "дсп"), например:

N 173 дсп,

где 173 - номер по журналу учёта подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа.

10.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.

Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:

Для служебного пользования

Экз. N ____

На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:

Экз. единственный

При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.

10.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:

Приложения:

1. Сведения о запасах..., уч. N ____ от "___" __________ 20__, экз. N _____, на 4 л., для служебного пользования.

2. Справка..., экз. N _____, на 2 л.

В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:

Приложение:

Сведения о запасах..., уч. N ______ от "__" _________ 20__, экз. N ______, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.

10.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.

Указанная отметка включает в себя:

- учётный номер;

- количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;

- отметку об уничтожении чернового документа;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, исполнившего документ;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, отпечатавшего документ;

- дату подготовки документа, например:

Уч. N 173 дсп

исполнено 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес,

экз. N 2 - в дело

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

или

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке,

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

В случае, если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке

ч/м - уничтожен.

Исп. и отп.:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

10.3.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется главой района или лицом, исполняющим его полномочия.

Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется путём зачёркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:

Пометка "Для служебного пользования" снята,

должность

______________ Ф.И.О.

00.00.0000

О снятии пометки "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, а также в учётных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.

10.3.8. Установление пометки "Для служебного пользования" для документов, подготовленных в администрации района, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или главой района (заместителем главы администрации района, управляющим делами, руководителем соответствующего органа администрации района (на этапе подписания документа).

Установление пометки "Для служебного пользования" для поступающих в администрацию Сургутского района документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется главой района (на этапе рассмотрения документа).

10.4. Учёт конфиденциальных документов:

10.4.1. Входящие (поступившие) и исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы подлежат учёту путём присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учётных данных в журналы учёта конфиденциальных документов по форме согласно приложениям 8, 9, 10 к Инструкции (далее - журнал, журналы).

10.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью администрации района.

Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.

В учётных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

10.4.3. В формах учёта конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем журнале пронумеровано,

прошнуровано и опечатано

______________ листов

(прописью)

__________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

10.4.4. Конфиденциальные документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно. Носители конфиденциальной информации (фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки), машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) - поштучно.

10.4.5. При регистрации конфиденциальных документов, в системе электронного документооборота, в электронных регистрационных карточках документов в поле "Содержание" делается пометка конфиденциальности "ДСП", содержание текста не указывается.

10.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.

10.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.

10.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 9 к Инструкции.

10.6. Поступившие в администрацию района документы, имеющие пометку конфиденциальности "Для служебного пользования", в том числе "Коммерческая тайна", "Служебная тайна", "Конфиденциально", "Строго конфиденциально" подлежат учёту в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 10 к Инструкции.

10.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов.

При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1 - 7 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа ( "дсп"). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе (организации), издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).

Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.

При наличии в конфиденциальном документе сопроводительного письма, в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 - количество листов приложений.

При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае, если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком "+" отдельно, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения и 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.

При учёте конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.

Графа 8 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией главы района лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.

10.8. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения.

К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки, а также текстовые и чертёжно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Учёт конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения по форме согласно приложению 11 к Инструкции.

Перед учётным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс "Инв. N".

В журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.

При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1 - 7 журнала учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учёта без сопроводительного письма.

Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учёт выделенного хранения, проставляется индекс "Инв. N ___", присвоенный приложению по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Конфиденциальный документ, изданный другим органом муниципальной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учёта документов выделенного хранения.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил конфиденциальный документ, в графе 5 - его учётный номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 13 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов проставляются номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество листов, переведённых на выделенное хранение.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта исходящих (отправленных) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается орган администрации района, разработавший конфиденциальный документ, в графе 5 - учётный номер конфиденциального документа по журналу учёта подготовленных исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов, в графе 17 журнала учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов проставляется номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество переведённых на выделенное хранение экземпляров.

При регистрации машинного носителя конфиденциальной информации в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 4 указывается орган муниципальной власти, в графе 5 - учётный номер машинного носителя конфиденциальной информации по журналу учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 9 журнала учёта машинных носителей конфиденциальной информации проставляется номер, присвоенный машинному носителю конфиденциальной информации по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

При постановке на учёт выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.

Учтённые текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нём указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются заверительной надписи.

Индексы и учётные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).

На чертёжно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведённых соответствующими стандартами.

10.9. Учёт машинных носителей конфиденциальной информации.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации по форме согласно приложению 12 к Инструкции.

10.10. Отправка конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учёта исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.

Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 13 к Инструкции.

Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.

Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов по форме согласно приложению 14 к Инструкции или в карточке учёта выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.

10.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия главы района.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения главы района, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.

В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза главы района с поручением уполномоченному лицу:

- снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);

- выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;

- указать адреса получателей и дату, например:

Ивановой О.А.

1. Снять две копии и направить

в ________________, _____________________

2. Сделать выписку пунктов 1 - 4, 7 и направить

в __________________, ___________________

подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата

После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:

Дополнительно размножено 2 экз.

Уч. N 173 дсп (экз. N 3/1) - в _________________,

уч. N 173 дсп (экз. N 3/2) - в _________________

Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.

Уч. N 251 дсп (экз. N 1) - в ________________,

подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

В учётных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:

Дополнительно размножено ___ экз.

Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в администрации района, учитываются за этим же номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в администрацию района, учитываются за новым учётным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:

Уч. N 173 (экз. N 3/1),

где 3 - номер экземпляра размножаемого конфиденциального документа, 1 - порядковый номер размноженной копии.

Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учётными номерами.

На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

10.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.

Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.

В номенклатуру дел администрации района включаются дела "Для служебного пользования" и журналы учёта конфиденциальных документов.

В номенклатуре дел в графе "Индекс дела" добавляется пометка конфиденциальности "Для служебного пользования".

Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка "Для служебного пользования", которая проставляется в правом верхнем углу обложки.

Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего подшитого конфиденциального документа.

На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 16 к Инструкции. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.

По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесённых в неё конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем деле пронумеровано,

прошнуровано и опечатано печатью

_____________________________ листов

(прописью)

Листы 16 - 30 изъяты,

подшита одна справка - заместитель

______________________________

подпись (расшифровка подписи), должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия главы района.

При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель по форме согласно приложению 17 к Инструкции, которая подписывается лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.

10.13. Хранение конфиденциальных документов.

Приём дел с пометкой конфиденциальности "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архив оформляется актом приёма-передачи конфиденциальных дел (документов) по форме согласно приложению 18 к настоящей Инструкции.

Дела передаются в архив с полистной проверкой включённых в них конфиденциальных документов.

Выдача дел осуществляется под подпись в "Карточке учёта выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)".

Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве.

Помещения, в которых ведётся конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.

За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.

Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в органе администрации района осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе администрации района, с обязательной отметкой в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов.

При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приёма-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый главой района.

Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия главы района.

10.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путём их механической переработки на шредерах либо сжигаются.

Магнитные, оптические носители конфиденциальной информации уничтожаются механическим путём (разбиваются или разрезаются на части размером не более 1 x 1 см), а жёсткие магнитные диски (винчестеры) и USB-флэш накопители - путём механического воздействия до полного разрушения или в специализированных устройствах для уничтожения информации, путём воздействия электромагнитного поля.

Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

10.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.

Контроль сохранности конфиденциальных документов осуществляется комиссией, созданной распоряжением администрации Сургутского района (далее - Комиссия).

В состав Комиссии включаются заместитель главы администрации района, ответственный за организацию работ по безопасности информации в администрации района, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчётным.

В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путём сверки записей в учётных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.

В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя Комиссии.

По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов по форме согласно приложению 19 к Инструкции, который утверждается главой района. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется главе района.

В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель органа администрации района, в котором допущен этот факт, глава района и начальник специальной службы администрации района.

По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений специальной службой администрации района в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.

Копия заключения по результатам служебной проверки направляется главе района.

В учётных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.

Приложение 1

к Инструкции

Форма протокола
Наименование органа администрации района

ПРОТОКОЛ

___" _______20__ года

N ____

Совещания

	Председатель	-	фамилия, имя, отчество
	Секретарь	-	фамилия, имя, отчество

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Повестка дня:

1. О подготовке (доклад заместителя директора)

2. О выполнении (сообщение главного бухгалтера)

1. СЛУШАЛИ:

     Фамилия И.О. - изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия И.О., должность - содержание выступления

     Фамилия И.О., должность - содержание выступления

РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить _

Голосование:

     1.2. Представить _

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Голосование:

	Председатель	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	Секретарь	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)

В дело N ______

Подпись _________

Приложение 2

к Инструкции

Примерная форма акта

Наименование организации

Утвержден Руководитель организации ________________ Ф.И.О. подпись "____" _________20____ года

А К Т

г.____________

N _____

Основание

Составлен комиссией:

		Председатель		____________________________________ (должность, ф.и.о.)
		Члены комиссии:		1. __________________________________ (должность, ф.и.о.) 2.
	Присутствовали:		____________________________________________ (должность, ф.и.о.)

ТЕКСТ

Составлен в ______ экземплярах:

1-й экз. - куда, кому

2-й экз. -

3-й экз. -

Приложение: наименование документа на ____ л. в ____ экз.

	Председатель	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	Члены комиссии:	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	С актом ознакомлены: Должности	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)

В дело N 00-00

________________ 00.00.00

       подпись

Приложение 3

к Инструкции

Форма телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.20 __ года

г. Сургут

Генеральному директору ООО "Сургутмебель" Н.И. Иванову т. 41-30-70

00.00.2012 в 12 часов в зале заседаний состоится семинар.

Просим направить на семинар представителей Вашей организации.

Должность

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

	Передал секретарь	________________ (ф.и.о.)
	Принял секретарь	________________ (ф.и.о.)

Приложение 4

к Инструкции

Форма номенклатуры дел

Наименование органа администрации района

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации района __________________ Ф.И.О.         (подпись)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.___ N___

г. Сургут

на __________год

	Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
	1	2	3	4	5

Должность руководителя органа администрации района

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии

от "____"________20 __ года  N _____

Приложение 5

к Инструкции

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Глава Сургутского района ___________/___________/ "___" __________20__года

АКТ

от ____ _______20__ года

N _____

____________________________________________________________________ ________________

(место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании ________________________________________________________________________

(наименование и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ______

	N п/п	Заголовок дела или документов	Крайние даты дела	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре	Количество единиц хранения	Сроки хранения	Примечание
	1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ед.хр. за _____________________________годы.

Документы уничтожены путём измельчения от ____ __________ 20___ года

	Председатель ЭК	________________	________________
	Секретарь ЭК	________________	________________

Протокол ЭК от ___ __________20__ г. N_____________

СОГЛАСОВАНО

Начальник архивного отдела администрации г. Сургута

______________/Ф.И.О./

___ ___________20___ года

Приложение 6

к Инструкции

Форма описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу

Наименование органа администрации района
	УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации района __________________ Ф.И.О.       (подпись) "____" ________20__ года

ОПИСЬ N ____

Название раздела

	N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле	Срок хранения дела	Примечание
	1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено (цифрами и прописью) дел с N по N, в том числе:

- литерные номера:

- пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя органа администрации района

от ___ _______20_ г. N____

_____________ (подпись)

____________ (ф.и.о.)

_____ ___________20__ г.

Приложение 7

к Инструкции

			Для служебного пользования
			Экз. N _______
	Бланк органа администрации района

Краткое наименование конфиденциального документа

Текстовая часть конфиденциального документа

Приложения:

1. Наименование приложения, уч. N ____ от "___" ____________ 20__,

экз. N ____, на 4 л., для служебного пользования.

2. Наименование приложения, уч. N _____ от "___" ___________ 20__,

экз. N __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.

Должность руководителя подпись инициалы, фамилия

Уч. N 173 дсп,

исполнено 23 экз.

экз. N 1 - в дело

экз. N 2 - 23 - в администрации муниципальных

образований автономного округа согласно рассылке

ч/м - уничтожен

Исп. и отп.:

должность, Ф.И.О., тел. -

дата

Приложение 8

к Инструкции

Для служебного пользования

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

АДМИНИСТРАЦИЯ СУРГУТСКОГО РАЙОНА

Журнал (обложка)

____________________________________________

(наименование вида учёта)

Начат: "____" ___________ 20____ г.

Окончен: "____" ___________ 20____ г.

Приложение 9

к Инструкции

Журнал
учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов

Порядковый номер	Вид и краткое содержание	Подразделение и фамилия исполнителя	Отпечатано		Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
			кол-во экз.	кол-во листов в экз.

Отправлено документов				Расписка работника службы делопроизводства или номер и дата акта об уничтожении документа	Расписка о проверке наличия документов и дата	Примечание
Куда и кому	Номера экземпляров	Номер сопроводительного письма и дата	Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов

Приложение 10

к Инструкции

Журнал
учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов

Учётный номер документа	Дата поступления	Вид и краткое содержание документа	Откуда поступил	Номер и дата издания документа	Количество листов
					основного документа	приложения

Кому выдан	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата	Индекс (номер) дела, номера листов дела, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении документа	Отметки о проверке наличия документов	Примечание

Приложение 11
к Инструкции

Журнал
учёта конфиденциальных документов выделенного хранения

Учётный номер документа	Дата регистрации	Вид и заголовок документа	Откуда поступил или какой службой разработан	С каких учётных номеров переведён	Номера экземпляров	Кол-во листов в экземпляре	Сведения о тиражировании
							номер и дата наряда на размножение	количество и номера размноженных экземпляров

Отправление			Отметка о возврате	Уничтожение		Передача на архивное хранение
куда отправлен	номера экземпляров	наименование, номер и дата сопроводительного документа		номера экземпляров	номер и дата акта об уничтожении	номер экземпляра	архивный шифр

Приложение 12

к Инструкции

Журнал
учёта машинных носителей конфиденциальной информации

Учётный номер носителя	Дата учёта	Тип, ёмкость носителя	Серийный номер носителя	Отметка о постановке на учёт (Ф.И.О., подпись, дата)	Местонахождение носителя (адрес, N кабинета)	Отметка о снятия с учёта (Ф.И.О. и подпись ответственного лица, дата)	Сведения об уничтожении носителя (реквизиты Акта об уничтожении)

Приложение 13
к Инструкции

РАЗНОСНАЯ КНИГА N ____ (РЕЕСТР) ДЛЯ СДАЧИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПАКЕТОВ) ____________________________________________________________ (наименование органа власти, организации администрации Сургутского района) Начата: "____" ____________________ 20____ г. Окончена: "____" ____________________ 20____ г. Срок хранения _____ лет

N п/п	Дата отправления документов (пакетов)	Учётный номер	Наименование документа	Кому адресован документ (пакет)	Количество документов (пакетов), расписка в получении, дата и время	Примечание

Приложение 14

к Инструкции

Журнал
учёта выдачи конфиденциальных документов

Порядковый номер документа	Дата передачи документа	Вид и краткое содержание документа	Количество листов и номера экземпляров		Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ	Расписка в получении документа	Расписка принявшего документ обратно и дата	Примечание
			основного документа	приложения

Приложение 15

к Инструкции

Карточка учёта выдачи конфиденциальных материалов
(дел, книг, журналов, чертежей машинных носителей информации)

Дата	Инв. N	Наименование (вид) конфиденциального материала	Номер экземпляра	Кому выдано (должность, Ф.И.О.)	Отметка о получении (роспись и дата)	Отметка о возврате (Ф.И.О. ответственного лица, роспись и дата)

Приложение 16

к Инструкции

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле N __

N п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание

Итого ______________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________

                                                 (цифрами и прописью)

Должность

лица, составившего

внутреннюю опись

документов дела                                      Подпись                                   Расшифровка подписи

Дата

Приложение 17

к Инструкции

СПРАВКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Подшитый в дело N ______ том N ______ на _____ листах _____________________________

____________________________________________________________________ _____________

                          (наименование документа: справка, доклад, письмо и т.п.)

учтённый за N ________ дсп, от "___" __________ 20___ г., на _______ листах и приложение к нему,

учтённое за N __ дсп, от "__"" _______ 20__ г., на ___ листах, из данного дела изъят (ы) и:

а) подшит (ы) в дело N ______, том N ___, листы ___, за "___" __________ 20___ г.;

б) направлен (ы) _________________________________ "___" ___________ 20___ г.;

                                   (кому)

в) выдан (ы) во временное пользование ______________________________________________

                                                          (кому и по какому учтённому документу)

г) уничтожен (ы) ___________________________________________________________________

                                                    (номер акта и дата)

Основание: _______________________________________________________________________

                 (кто разрешил изъятие документа, должность, его подпись, фамилия, инициалы)

Документ (ы) из дела изъял: _________________________________________________________

                                                  (должность лица, изъявшего документы)

"__" __________ 20___ г.              ______________                   ______________________

                                                (подпись)                          (фамилия, инициалы)

Документ (ы) принял на ______________________________________________________________

                                        (отправку, подшивку в другое дело, передачу исполнителю)

____________________________________________________________________ _______________

                                    (должность лица, изъявшего документы)

"____" __________ 20___ г.            ______________                  ______________________

                                                (подпись)                         (фамилия, инициалы)

Приложение 18

к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Глава Сургутского района

_____________________________

(подпись, расшифровка подписи)

"____" _________ 20___ г.

АКТ
приёма-передачи конфиденциальных дел (документов)

N п/п	Номер и дата документа (индекс и крайние даты дела)	Заголовок документа (дела)	Количество листов документа (дела)

Всего __________________________________________ документов (дел)

         (количество документов цифрами и прописью)

Передал _____________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

Принял ______________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

"___"_____________ 20 г.

Приложение 19

к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ

Глава Сургутского района

______________________________

(подпись, расшифровка подписи)

"____" ___________ 20___ г.

АКТ
проверки наличия и состояния конфиденциальных документов

Дата начала проверки: "_____" ___________ _____ г.

Дата завершения проверки: "____" _________ ____ г.

Настоящий акт составлен по результатам проверки наличия и состояния конфиденциальных документов в _________________________________________________________________________ _______,

                                      (наименование органа местного самоуправления),

проведённой в соответствии с ___________________________________________________________,

                                           (наименование и реквизиты решения о проведении проверки)

в ходе проверки установлено:

1. Все числящиеся в ___________________________ документы в наличии и предъявлены комиссии в полном объеме, за исключением отправленных и уничтоженных, по которым имеются подтверждающие документы (реестры, акты на уничтожение).

2. Находящиеся в наличии документы по состоянию на 29 декабря 20__года учтены:

Входящие конфиденциальные документы и приложения к ним с N ___ по N ___согласно журналу учета входящих (поступивших) конфиденциальных документов (N ____ по номенклатуре дел) в наличии.

Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учёта, реестрами на полученную корреспонденцию.

Расхождений нет.

Подготовленные (изданные), исходящие конфиденциальные документы и приложения к ним с N ____ по N ____ согласно журналу учета подготовленных (изданных) конфиденциальных документов (N ____ по номенклатуре дел) в наличии. Рассылка их сверена с расчетами рассылки, реестрами на отправленную корреспонденцию, разносной книгой. Расхождений нет.

Входящие конфиденциальные документы, переведенные на учёт выделенного хранения с N ___ по N ___ согласно журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения (N ____ номенклатуры 20___ г.), в наличии.

Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учёта, реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.

Поступившие (отправленные) машинные носители конфиденциальной информации с N ___ по N ___ согласно журналу учета машинных носителей конфиденциальной информации (N ____ по номенклатуре дел) в наличии. Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учета, реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.

3. Учёт и хранение конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с требованиями Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Председатель комиссии _______________    _______________________

                                   (подпись)          (расшифровка подписи)

Члены комиссии _______________     _____________________________

                         (подпись)                  (расшифровка подписи)

                    ________________     ____________________________

                         (подпись)                  (расшифровка подписи)

С актом проверки ознакомлены:

___________________________            _____________       _______________________

    (наименование должности                  (подпись)           (расшифровка подписи)

осуществляющего конфиденциальное

          делопроизводство)

м.п.

"____" ___________ 20___ г.