Приложение. Положение о системе управления проектной деятельностью в администрации города Урай

Приложение
к постановлению администрации г. Урай
от 16 декабря 2016 г. N 3898

Положение
о системе управления проектной деятельностью в администрации города Урай (далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации города Урай (далее - администрация города).

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в администрации города с целью повышения эффективности и результативности деятельности за счет:

а) обеспечения достижения результатов, запланированных администрацией города;

б) обеспечения соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

в) обеспечения эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых для исполнения проектов;

г) обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством предоставления актуальной и достоверной информации об исполнении проектов, портфелей проектов;

д) повышения эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления, а также взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления с гражданами и организациями;

е) обеспечения эффективных механизмов контроля за исполнением проектов, портфелей проектов;

ж) обеспечения возможности прогнозировать ход исполнения проектов, портфелей проектов и своевременно предпринимать корректирующие меры.

1.3. Положение разработано с учетом следующих стандартов и методических документов в области управления проектной деятельностью:

а) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

б) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов";

в) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту";

г) Постановление Правительства РФ от 15.10.2016 N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации";

д) Постановление Правительства ХМАО - Югры от 25.12.2015 N 485-п "О системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";

е) распоряжение Минэкономразвития России от 14.04.2014 N 26Р-АУ "Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти".

1.4. В Положении используются термины, соответствующие терминам, указанным в распоряжении Минэкономразвития России от 14.04.2014 N 26Р-АУ "Об утверждении Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти".

1.5. Структура управления проектами должна предусматривать следующие основные роли:

а) заказчик проекта - физическое или юридическое лицо, которое является владельцем результата проекта;

б) руководитель проекта - лицо, осуществляющее управление проектом и ответственное за результаты проекта;

в) куратор проекта - лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее административную, финансовую и иную поддержку проекта;

г) команда проекта - совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для выполнения работ проекта.

ГАРАНТ:

Пункт 1.6 настоящего приложения вступает в силу со дня ввода в эксплуатацию автоматизированной информационной системы проектной деятельности

1.6. Управление проектами и взаимодействие между участниками проекта осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности.

2. Инициация проекта

2.1. Предложения по проектам разрабатываются и инициируются органами администрации города и (или) муниципальными казенными учреждениями города Урай (далее - инициатор проекта) по собственной инициативе, а также в соответствии с поручениями, содержащими указание на необходимость реализации комплекса мероприятий и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

2.2. Предложение по проекту должно содержать идею проекта, описание проблем, цели, конкретные результаты и показатели, базовые подходы к способам, этапам и формам их достижения, обоснования оценки сроков, бюджета, риски и иные сведения о проекте.

2.3. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, направляемой инициатором проекта в управление экономики, анализа и прогнозирования администрации города Урай (далее - муниципальный проектный офис). Форма проектной инициативы, требования к ее содержанию утверждаются постановлением администрации города Урай.

2.4. Муниципальный проектный офис в течение 2 рабочих дней со дня поступления проектной инициативы регистрирует в Реестре проектных инициатив. Форма и порядок ведения Реестра проектных инициатив утверждаются постановлением администрации города Урай.

2.5. Муниципальный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня регистрации проектной инициативы рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие:

а) документам стратегического планирования муниципального образования городской округ город Урай;

б) методологии управления проектной деятельностью.

2.6. По результатам рассмотрения проектной инициативы муниципальный проектный офис готовит заключение о соответствии (несоответствии) требованиям, указанным в пункте 2.5 настоящего Положения.

2.7. В случае вынесения заключения о соответствии проектной инициативы муниципальный проектный офис направляет проектную инициативу на рассмотрение Проектного комитета администрации города Урай (далее - Проектный комитет).

2.8. В случае вынесения заключения о несоответствии проектной инициативы муниципальный проектный офис в течение 2 рабочих дней со дня принятия решения возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу.

2.9. Проектный комитет рассматривает проектные инициативы, поступившие только от муниципального проектного офиса.

2.10. Поступившие в Проектный комитет материалы рассматриваются на очередном заседании Проектного комитета с целью принятия решения, в том числе решения о целесообразности разработки паспорта проекта и сводного плана проекта.

2.11. По результатам рассмотрения проектной инициативы Проектный комитет принимает одно из следующих решений:

а) принять проектную инициативу, запустить проект;

б) отклонить проектную инициативу.

2.12. Одновременно с принятием решения о запуске проекта Проектный комитет принимает решение о назначении куратора проекта, руководителя проекта и заказчика проекта.

2.13. Муниципальный проектный офис уведомляет инициатора проекта о принятом Проектным комитетом решении, путем направления копии протокола заседания Проектного комитета.

3. Планирование проекта

3.1. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта, в соответствии с принятой проектной инициативой, путем разработки:

а) паспорта проекта;

б) сводного плана проекта.

3.2. Паспорт проекта включает наименование проекта, обоснование проекта, основания для инициирования проекта, перечень муниципальных программ в сфере реализации проекта, цели проекта, целевые показатели и критерии успешности проекта, способы достижения целей и задач проекта, ключевые риски и возможности, сроки начала и окончания проекта, оценку бюджета проекта, сведения об органах администрации города и организациях - исполнителях и соисполнителях мероприятий проекта, иные сведения. Форма паспорта, требования к его содержанию утверждаются постановлением администрации города Урай.

3.3. Сводный план проекта состоит из следующих документов:

а) план проекта по контрольным точкам;

б) план согласований и контрольных мероприятий проекта;

в) план финансового обеспечения проекта;

г) план управления проектом, который с учетом специфики проекта может включать разделы по управлению рисками и возможностями, рассмотрению проблемных вопросов и управлению изменениями, организации взаимодействия и отчетности, управлению результатами и выгодами, закупкам и поставкам и иные.

Форма документов сводного плана, требования к их содержанию утверждаются постановлением администрации города Урай.

3.4. Руководитель проекта обеспечивает согласование паспорта проекта и сводного плана проекта с участниками проекта, муниципальным проектным офисом.

3.5. Паспорт проекта и сводный план проекта вносятся руководителем проекта в Проектный комитет в течение 5 рабочих дней со дня согласования.

3.6. Поступившие в Проектный комитет материалы рассматриваются на очередном заседании Проектного комитета с целью принятия решения:

а) об утверждении паспорта проекта и сводного плана проекта;

б) о необходимости доработки паспорта проекта и (или) сводного плана проекта.

3.7. На основании утвержденного паспорта проекта представитель нанимателя (работодателя) обеспечивает принятие необходимых распорядительных документов о назначении своих сотрудников на проектные роли в команде проекта (далее - распорядительный документ).

3.8. На основании утвержденного паспорта проекта и распорядительного документа лица, включенные в команду проекта, в рамках деятельности по исполнению проекта подчиняются руководителю проекта, который вправе привлекать их к выполнению работ, давать обязательные для исполнения поручения. В случае временного отсутствия лица, выполняющего проектную роль, его полномочия и обязанности в проекте выполняет лицо, замещающее его в установленном порядке.

4. Исполнение проекта, управление изменениями проекта,
контроль проекта

4.1. Исполнение проекта осуществляется в соответствии со сводным планом проекта.

4.2. При исполнении проекта выполняются следующие действия:

а) организация выполнения работ;

б) контроль выполнения работ;

в) приемка продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.

4.3. Для документирования информации о текущем состоянии проекта готовятся статус-отчеты по проекту.

4.4. Статус-отчеты по проекту готовятся ежемесячно, если на стадии планирования проекта руководителем проекта по согласованию с муниципальным проектным офисом и Проектным комитетом не определена иная периодичность подготовки статус-отчета по проекту.

4.5. В ходе исполнения проекта в сводный план проекта могут вноситься изменения в соответствии с процедурой управления изменениями проектов, определенной в сводном плане управления проектом.

4.6. В ходе исполнения проекта проводится соответствующая оценка актуальности его целей, задач и способов исполнения с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от исполнения проекта. Соответствующая оценка проводится заказчиком проекта с участием муниципального проектного офиса в соответствии со сводным планом проекта, а также по решению Проектного комитета при существенных изменениях обстоятельств, влияющих на исполнение проекта. Результаты оценки и соответствующие предложения рассматриваются Проектным комитетом.

4.7. Руководитель проекта ежеквартально представляет сведения о ходе его исполнения в пресс-службу администрации города Урай, которая на основании полученных сведений осуществляет информирование общественности о исполнении проекта.

4.8. В целях организации выполнения работ:

а) руководитель проекта дает обязательные для исполнения поручения участникам команды проекта, ставит задачи по выполнению работ участникам команды проекта, связанные с организацией проектной деятельности, координирует их действия.

Для этого проводятся регулярные совещания команды проекта, организуется взаимодействие участников команды проекта посредством письменных и устных коммуникаций.

Совещания команды проекта проводятся для обсуждения проблем, принятия решений внутри команды проекта, информирования участников команды проекта о текущем состоянии проекта, решениях, принятых в отношении проекта Проектным комитетом.

Если проблема не решена командой проекта и (или) решение такой проблемы выходит за рамки полномочий руководителя проекта, то рассмотрение проблемы передается куратору проекта. В случае если проблема не решена куратором проекта, то ее рассмотрение передается в Проектный комитет.

б) администратор проекта осуществляет подготовку и организацию совещаний, документирование поручений, информирование участников команды проекта по всем необходимым вопросам, организует документооборот, осуществляет ведение архива проекта.

в) исполнители обеспечивают выполнение работ и поручений, по которым они являются ответственными, качественно и в сроки, указанные в сводном плане проекта либо установленные руководителем проекта, в обязательном порядке принимают участие в совещаниях, организуемых руководителем проекта.

4.9. В целях контроля проекта (выполнения работ):

а) исполнители обязаны предоставлять администратору проекта информацию о выполнении поручений и работ (о фактических и прогнозных сроках выполнения, степени завершения работ, отклонениях фактических показателей от запланированных и их причинах) по факту их выполнения в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем выполнения работы, поручения. Исполнители обязаны информировать администратора проекта о проблемах, рисках по мере их возникновения в проекте.

б) администратор проекта осуществляет сбор информации, поступившей от исполнителей, ее анализ, отмечает достижение контрольных точек и исполнение поручений на основании предоставленной исполнителями информации готовит статус-отчет по проекту. Администратор проекта вправе дополнительно запрашивать у исполнителей информацию и материалы, необходимые для подготовки статус-отчета по проекту.

в) руководитель проекта осуществляет постоянный мониторинг выполнения работ для обеспечения исполнения проекта в запланированные сроки, с соблюдением параметров, зафиксированных в управленческих документах по проекту. Руководитель проекта рассматривает статус-отчет по проекту, анализирует информацию о фактическом выполнении работ и достижении контрольных точек, исполнении поручений, проблемах, рисках, возникших в проекте. При наличии прогнозируемых и (или) возникших отклонений выявляет причины их возникновения, оценивает их влияние на проект, принимает решение о корректирующих методах воздействия.

В качестве корректирующих методов воздействия руководитель проекта может перераспределить ресурсы между работами, организовать выполнение нескольких работ одновременно, перенести часть наименее важных для завершения этапа работ на более поздние сроки, использовать дополнительные методы мотивации исполнителей работ и (или) внести изменения в управленческие документы.

Руководитель проекта фиксирует в статус-отчете по проекту информацию о принятом решении, о корректирующих методах воздействия, а также о связанных с данным решением изменениях сроков выполнения работ.

г) администратор проекта обеспечивает направление статус-отчета по проекту в муниципальный проектный офис в срок, не позднее семи рабочих дней по окончании отчетного периода. Администратор проекта является ответственным за соблюдение срока направления статус-отчета по проекту в муниципальный проектный офис.

д) муниципальный проектный офис на основании статус-отчета по проекту осуществляет контроль выполнения работ, достижения контрольных точек, поручений по проекту, на основании чего делает вывод о своевременности достижения промежуточных результатов проекта.

4.10. Завершением стадии исполнения проекта является приемка продукта проекта, его элементов.

4.11. В случае если получен продукт проекта или элемент продукта проекта, а также в случае принятия решения о досрочном закрытии проекта, руководитель проекта организует приемку продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.

4.12. В целях приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта:

а) руководитель проекта организует сбор и анализ документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта (например, протоколов приемо-сдаточных испытаний, актов приема-передачи результатов), а также проводит оценку соответствия полученного продукта проекта, элементов продукта проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта.

б) руководитель проекта организует заседание с участием заказчика проекта, на котором осуществляется рассмотрение документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта, на основании чего осуществляется приемка продукта проекта и (или) элемента продукта проекта.

Результаты рассмотрения документов приемки фиксируются в протоколе заседания. К протоколу прикладываются все документы, на основании которых осуществлялась приемка продукта проекта, элементов продукта проекта.

Контрольная точка по приемке продукта проекта, элементов продукта проекта считается достигнутой в момент подписания протокола заседания, зафиксировавшего их приемку.

К статус-отчету по проекту, содержащему информацию о получении продукта проекта, элементов продукта проекта и направляемому в муниципальный проектный офис, должны быть приложены протоколы заседаний, иные документы, подтверждающие осуществленную приемку.

в) в случае если по итогам заседания продукт проекта и (или) элементы продукта проекта не приняты по причине несоответствия требованиям, содержащимся в паспорте проекта, руководитель проекта обеспечивает устранение таких несоответствий в установленный срок.

5. Завершение (закрытие, прекращение, приостановление) проекта

5.1. После осуществления приемки продукта проекта руководитель проекта приступает к закрытию проекта.

5.2. Для закрытия проекта выполняются следующие действия:

а) сбор и анализ информации об итогах проекта;

б) рассмотрение итогов проекта и принятие решения о закрытии проекта;

в) подготовка архива проекта для последующего хранения.

5.3. На стадии закрытия проекта оформляется итоговый отчет по проекту, который должен содержать:

а) общую информацию о проекте;

б) заключение руководителя проекта о степени достижения цели проекта (в том числе о соответствии продукта проекта требованиям, зафиксированным в паспорте проекта);

в) оценку сроков исполнения проекта (информация о плановой и фактической общей длительности проекта, плановой и фактической дате закрытия проекта, величине и причинах отклонения);

г) оценку соблюдения расходов на исполнение проекта (информация о плановой и фактической величине расходов на исполнение проекта, величине и причинах отклонения);

д) оценку качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей (в том числе оценку качества взаимодействия внутри команды проекта);

е) оценку эффективности работы по управлению рисками;

ж) извлеченные уроки (информация о проблемах, недостатках, особенностях, принятых решениях, полученных результатах от реализованных решений, а также рекомендации по реагированию в проектах будущих периодов).

5.4. Срок подготовки итогового отчета по проекту составляет десять рабочих дней с момента приемки продукта проекта. К итоговому отчету по проекту должны быть приложены протоколы заседаний, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта.

5.5. Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки, согласования и требований к содержанию итогового отчета по проекту. Итоговый отчет по проекту направляется руководителем проекта в муниципальный проектный офис.

5.6. Муниципальный проектный офис анализирует итоговые показатели по проекту (в том числе о соблюдении сроков, расходов на исполнение проекта), качество управления проектом, осуществляет согласование итогового отчета по проекту.

5.7. Проект решения Проектного комитета о закрытии (плановом завершении) проекта подготавливается муниципальным проектным офисом на основании поступившего итогового отчета по проекту и рассматривается Проектным комитетом.

5.8. Решение о закрытии проекта принимает Проектный комитет.

5.9. В случае возникновения неустранимых условий во время исполнения проекта, при которых проект не может продолжаться, руководитель проекта инициирует процедуру прекращения или приостановления проекта.

5.10. Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

5.11. Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

5.12. Решение о прекращении или приостановлении проекта может быть принято по окончании отдельных этапов проекта Проектным комитетом.

5.13. Руководитель проекта после получения решения о прекращении или приостановлении проекта формирует итоговый отчет об исполнении проекта и согласовывает его с куратором проекта, муниципальным проектным офисом. Итоговый отчет об исполнении проекта также подлежит рассмотрению Проектным комитетом.

5.14. Проект считается прекращенным или приостановленным с даты принятия решения Проектного комитета.

5.15. Принятие решения о закрытии (прекращении, приостановлении) проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.

5.16. Подготовка архива проекта для последующего хранения осуществляется администратором проекта.

6. Мониторинг исполнения проекта

6.1. Мониторинг исполнения проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода исполнения проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

6.2. Мониторинг исполнения проекта проводится в отношении:

а) паспорта проекта;

б) сводного плана проекта;

6.3. Мониторинг исполнения проекта осуществляет муниципальный проектный офис на основании представленных статус-отчетов исполнения проекта.

6.4. Муниципальный проектный офис анализирует представленную информацию о ходе исполнения проекта и данные предоставляются на заседание Проектного комитета.

6.5. Данные мониторинга исполнения проекта рассматриваются на заседаниях Проектного комитета. Информацию о ходе исполнения проекта докладывает руководитель проекта. В случае выявления рисков исполнения проектов, требующих внесения изменений в паспорт проекта и (или) сводный план проекта, дополнительно к информации о ходе исполнения проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

6.6. Мероприятия по корректирующим воздействиям, включенные в сводный план проекта, подлежат контролю в порядке контроля проекта (выполнения работ).

6.7. Мониторинг исполнения проекта проводится начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта и завершается в момент принятия решения о его закрытии (прекращении, приостановлении).

6.8. Постпроектный мониторинг проводится по решению Проектного комитета. Задачей постпроектного мониторинга является определение получения общественно значимого эффекта от исполнения проекта.

6.9. Постпроектный мониторинг начинается после закрытия проекта и принятия решения о проведении постпроектного мониторинга и завершается рассмотрением отчета по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от исполнения проекта.

6.10. Постпроектный мониторинг осуществляется в соответствии с планом, который должен содержать:

а) перечень мероприятий, направленных на определение общественно значимого эффекта от исполнения проекта;

б) сроки выполнения мероприятий;

в) данные об ответственном за проведение постпроектного мониторинга.

6.11. Ответственный за проведение постпроектного мониторинга отвечает за подготовку плана постпроектного мониторинга, проведение его мероприятий, соблюдение сроков и порядка подготовки отчета по постпроектному мониторингу.

6.12. План постпроектного мониторинга утверждается Проектным комитетом.

6.13. Отчет по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от исполнения проекта ответственный за проведение направляет в муниципальный проектный офис и представляет на заседание Проектного комитета.