Приложение 1

Приложение 1
к распоряжению Администрации г. Сургута
от 13 апреля 2017 г. N 613

Регламент управления проектом

Раздел I. Общие положения

1. Регламент управления проектом устанавливает последовательность и сроки выполнения действий по управлению проектом, определяет ответственных за их выполнение.

2. Регламент управления проектом разработан в соответствии с приказом Департамента проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 19.08.2016 N 8-нп "О Регламенте управления проектом".

3. Требования настоящего регламента распространяются на все проекты, реализуемые в Администрации города, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектно-ориентированной системы управления.

4. В регламенте управления проектами применяются следующие термины:

- временной резерв - промежуток времени, на который возможно задержать начало или окончание работы без нарушения срока достижения контрольных точек проекта;

- заинтересованная сторона проекта - лицо или организация, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации проекта;

- иерархическая структура продукта проекта - рабочий документ по проекту, в котором продукт проекта представлен в структурированном виде посредством декомпозиции на отдельные элементы;

- иерархическая структура работ проекта - рабочий документ по проекту, в котором набор работ, необходимых для получения продукта проекта, представлен в структурированном виде посредством их декомпозиции. Работы могут объединяться в этапы (подэтапы) работ;

- критический путь - минимально необходимое время, в течение которого может быть выполнен весь набор работ по проекту. Состоит из работ, временной резерв которых равен нулю. Задержка работы, лежащей на критическом пути, увеличивает время реализации проекта;

- заинтересованная общественность - граждане Российской Федерации и (или) их объединения, осуществляющие общественную оценку проектной деятельности Администрации города;

- рабочий документ по проекту - документ, подготавливаемый в дополнение к управленческим документам по проекту в целях обеспечения полноты и качества планирования проекта;

- расписание проекта - плановые даты выполнения работ и контрольных точек проекта.

Раздел II. Порядок планирования проекта

1. После запуска проекта на основании утвержденной проектной инициативы руководитель проекта приступает к планированию проекта.

2. На стадии планирования определяется набор работ, выполнение которых позволит получить продукт проекта и обеспечить достижение цели проекта, а также распределяются выделенные ресурсы между работами проекта.

3. Для планирования проекта выполняются следующие действия:

- определяется содержание проекта;

- разрабатывается расписание проекта;

- планируются ресурсы на выполнение проекта.

4. Для документирования результатов планирования готовятся следующие управленческие документы по проекту:

- паспорт проекта;

- календарный план.

5. Завершением стадии планирования проекта является утверждение паспорта проекта и календарного плана.

6. Руководитель проекта осуществляет планирование проекта совместно с группой планирования проекта, а после утверждения паспорта проекта - совместно с командой проекта.

7. Руководитель проекта:

- организовывает совещания группы планирования проекта, команды проекта с целью информирования о ходе и порядке планирования проекта, участие в которых для указанных лиц является обязательным;

- дает группе планирования проекта, команде проекта (за исключением членов управляющего комитета) обязательные для исполнения поручения;

- запрашивает у структурных подразделений Администрации города, муниципальных учреждений и муниципальных предприятий, иных организаций и лиц информацию и документы, необходимые для управления проектом.

8. В целях определения содержания проекта:

- уточняется цель проекта, формулируются критерии успеха проекта;

- определяется перечень заинтересованных сторон проекта;

- осуществляется сбор требований к продукту проекта;

- описывается продукт проекта и уточняются требования, которым должен соответствовать продукт проекта;

- на основании требований к продукту проекта составляется иерархическая структура продукта проекта, а также список требований к каждому из элементов продукта проекта;

- исходя из иерархической структуры продукта проекта составляется иерархическая структура работ проекта. При ее составлении определяется набор работ, выполнение которых позволит получить все элементы продукта проекта.

9. В целях разработки расписания проекта:

- определяются логические и (или) технологические взаимосвязи между работами, которые позволят построить последовательность выполнения работ проекта;

- определяются длительности работ, которые суммируются в общую длительность проекта. При этом должна быть дана оценка продолжительности выполнения каждой работы с учетом планируемого объема выделения ресурсов;

- определяются работы, лежащие на критическом пути, которые требуют наибольшего контроля со стороны руководителя проекта.

10. В целях планирования ресурсов на выполнение проекта определяются ресурсы, необходимые для выполнения запланированного состава работ, в том числе:

- расходы на реализацию проекта;

- состав команды проекта.

Состав команды проекта определяется:

- применительно к куратору проекта, заказчику проекта, руководителю проекта - на основании утвержденной проектной инициативы;

- применительно к иным участникам команды проекта, в том числе к исполнителям - на основании информации о запланированном наборе работ, с учетом компетенций, необходимых для их выполнения.

Если проект имеет несколько направлений по реализации, затрагивает несколько отраслей, по решению руководителя проекта в команде проекта создаются рабочие группы.

Руководитель проекта осуществляет оценку трудозатрат, необходимых для выполнения работ, в целях планирования процента загрузки рабочего времени, отводимого каждому из участников команды проекта на участие в проекте.

Для определения исполнителей, включаемых в состав команды проекта, руководитель проекта направляет руководителям структурных подразделений Администрации города, муниципальных учреждений, муниципальных предприятий, иных организаций, иным лицам (далее - представители нанимателя (работодатель), руководителям исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры запросы на выделение сотрудников для участия в проекте.

При распределении проектных ролей следует учитывать уровень компетентности в области проектной деятельности.

11. На основании информации о доступности, объеме выделяемых ресурсов уточняется длительность и последовательность работ.

12. При выполнении действий, описанных в пунктах 8 - 11 настоящего регламента, группа планирования проекта в целях обеспечения полноты и качества планирования заполняет рабочие документы по проекту. На подготовку рабочих документов по проекту отводится восемнадцать рабочих дней с момента принятия решения о запуске проекта.

13. На основании сведений, полученных по результатам выполнения действий, указанных в пунктах 8 -12 настоящего регламента, руководитель проекта совместно с группой планирования проекта готовит паспорт проекта, обеспечивает его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI настоящего регламента.

14. На подготовку, согласование и утверждение паспорта проекта отводится двадцать рабочих дней с момента принятия решения о запуске проекта (если иной срок не установлен в документе, содержащем решение о запуске проекта).

15. После утверждения паспорта проекта руководитель проекта совместно с командой проекта готовит календарный план, обеспечивает его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI настоящего регламента.

При подготовке календарного плана уточняется иерархическая структура работ проекта, составленная при подготовке паспорта проекта.

16. На подготовку, согласование и утверждение календарного плана отводится двадцать рабочих дней с момента утверждения паспорта проекта (если иной срок не установлен в документе, содержащем решение о запуске проекта).

17. Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию паспорта проекта и календарного плана, а также за согласование и утверждение указанных управленческих документов по проекту.

18. Руководитель проекта обеспечивает актуальность паспорта проекта и календарного плана. Указанные документы не должны содержать устаревшей информации, просроченных работ, контрольных точек.

19. Изменения в утвержденные паспорт проекта и календарный план вносятся на основании запроса на изменение в проекте в соответствии с разделом V настоящего регламента.

Раздел III. Порядок реализации проекта

1. После утверждения паспорта проекта и календарного плана руководитель проекта совместно с командой проекта приступают к реализации проекта.

2. На стадии реализации проекта выполняются предусмотренные календарным планом работы проекта для получения продукта проекта и обеспечения достижения целей проекта.

3. При реализации проекта выполняются следующие действия:

- организация выполнения работ;

- контроль выполнения работ;

- приемка продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.

4. Для документирования информации о текущем состоянии проекта готовятся статус-отчеты по проекту.

Статус-отчеты по проекту готовятся ежемесячно, если на стадии планирования проекта руководителем проекта по согласованию с проектным офисом и управляющим комитетом не определена иная периодичность подготовки статус-отчета по проекту.

5. Завершением стадии реализации является приемка продукта проекта, его элементов.

6. В целях организации выполнения работ:

6.1. Руководитель проекта дает обязательные для исполнения поручения участникам команды проекта, ставит задачи по выполнению работ участникам команды проекта, связанные с организацией проектной деятельности, координирует их действия.

Для этого проводятся стартовое совещание и регулярные совещания команды проекта, организуется взаимодействие участников команды проекта посредством письменных и устных коммуникаций.

Стартовое совещание команды проекта проводится в течение пяти рабочих дней с момента утверждения календарного плана. Руководитель проекта или администратор проекта уведомляют проектный офис о дате, времени и месте проведения стартового совещания. На стартовом совещании руководитель проекта информирует участников команды проекта об общем порядке реализации проекта, их задачах, ответственности и функциях, порядке осуществления коммуникаций внутри команды проекта, сроках подготовки отчетности по проекту.

Регулярные совещания команды проекта проводятся для обсуждения проблем, принятия решений внутри команды проекта, информирования участников команды проекта о текущем состоянии проекта, решениях, принятых в отношении проекта управляющим комитетом или проектным комитетом. Регулярные совещания могут проводиться на основании предложений управляющего комитета или проектного офиса.

Если проблема не решена командой проекта и (или) решение такой проблемы выходит за рамки полномочий руководителя проекта, то рассмотрение проблемы передается куратору проекта. В случае если проблема не решена куратором проекта, то ее рассмотрение передается в управляющий комитет. Если проблема не решена управляющим комитетом, руководитель проекта обращается в проектный офис для совместной работы по ее разрешению. При этом проектный офис рассматривает вопрос о возможности передачи проблемы на рассмотрение проектному комитету.

6.2. Администратор проекта осуществляет подготовку и организацию совещаний, документирование поручений, информирование участников команды проекта по всем необходимым вопросам, организует документооборот, осуществляет ведение архива проекта.

6.3. Исполнители обеспечивают выполнение работ и поручений, по которым они являются ответственными, качественно и в сроки, указанные в календарном плане либо установленные руководителем проекта, в обязательном порядке принимают участие в совещаниях, организуемых руководителем проекта.

7. В целях контроля выполнения работ:

7.1. Исполнители обязаны предоставлять администратору проекта информацию о выполнении поручений и работ (о фактических и прогнозных сроках выполнения, степени завершения работ, отклонениях фактических показателей от запланированных и их причинах) по факту их выполнения в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем выполнения работы, поручения.

Исполнители обязаны информировать администратора проекта о проблемах, рисках по мере их возникновения в проекте.

7.2. Администратор проекта осуществляет сбор информации, поступившей от исполнителей, ее анализ, отмечает достижение контрольных точек и исполнение поручений на основании предоставленной исполнителями информации готовит статус-отчет по проекту. Администратор проекта вправе дополнительно запрашивать у исполнителей информацию и материалы, необходимые для подготовки статус-отчета по проекту.

7.3. Руководитель проекта осуществляет постоянный мониторинг выполнения работ для обеспечения реализации проекта в запланированные сроки, с соблюдением параметров, зафиксированных в управленческих документах по проекту.

Руководитель проекта рассматривает статус-отчет по проекту, анализирует информацию о фактическом выполнении работ и достижении контрольных точек, исполнении поручений, проблемах, рисках, возникших в проекте. При наличии прогнозируемых и (или) возникших отклонений выявляет причины их возникновения, оценивает их влияние на проект, принимает решение о корректирующих методах воздействия.

В качестве корректирующих методов воздействия руководитель проекта может перераспределить ресурсы между работами, организовать выполнение нескольких работ одновременно, перенести часть наименее важных для завершения этапа работ на более поздние сроки, использовать дополнительные методы мотивации исполнителей работ и (или) внести изменения в управленческие документы в порядке, установленном разделом V настоящего регламента.

Руководитель проекта фиксирует в статус-отчете по проекту информацию о принятом решении, о корректирующих методах воздействия, а также о связанных с данным решением изменениях сроков выполнения работ.

7.4. Администратор проекта обеспечивает направление статус-отчета по проекту в проектный офис и управляющий комитет в срок не позднее четырех рабочих дней по окончании отчетного периода. Администратор проекта является ответственным за соблюдение срока направления статус-отчета по проекту в проектный офис и управляющий комитет.

7.5. Проектный офис, управляющий комитет, заинтересованная общественность на основании статус-отчета по проекту осуществляют контроль выполнения работ, достижения контрольных точек, поручений по проекту, на основании чего делают вывод о своевременности достижения промежуточных результатов проекта.

Управляющий комитет, заинтересованная общественность по результатам анализа статус-отчета по проекту направляет руководителю проекта замечания и (или) предложения по проекту в срок не позднее трех рабочих дней с момента поступления к ним такого статус-отчета.

Информация, поступившая от заинтересованной общественности, членов управляющего комитета подлежит направлению руководителем проекта в проектный офис не позднее чем за семь рабочих дней до даты очередного заседания проектного комитета.

8. В ходе реализации проекта куратор проекта по представлению руководителя проекта осуществляет оценку участников проектной деятельности в целях принятия в отношении них кадровых решений, решений о применении мер стимулирующего характера.

9. В случае если получен продукт проекта или элемент продукта проекта, а также в случае принятия решения о досрочном закрытии проекта, руководитель проекта организует приемку продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.

10. В целях приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта:

10.1. Руководитель проекта организует сбор и анализ документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта (например, протоколов приемосдаточных испытаний, актов приема-передачи результатов), а также проводит оценку соответствия полученного продукта проекта, элементов продукта проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта.

10.2. Руководитель проекта организует заседание управляющего комитета (с обязательным участием заказчика проекта), на котором осуществляется рассмотрение документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта, на основании чего осуществляется приемка продукта проекта и (или) элемента продукта проекта.

Результаты рассмотрения документов приемки фиксируются в протоколе заседания управляющего комитета. К протоколу прикладываются все документы, на основании которых осуществлялась приемка продукта проекта, элементов продукта проекта.

Контрольная точка по приемке продукта проекта, элементов продукта проекта считается достигнутой в момент подписания протокола заседания управляющего комитета, зафиксировавшего их приемку. К статус-отчету по проекту, содержащему информацию о получении продукта проекта, элементов продукта проекта и направляемому в проектный офис, управляющий комитет, должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, иные документы, подтверждающие осуществленную приемку.

10.3. В случае если по итогам заседания управляющего комитета продукт проекта и (или) элементы продукта проекта не приняты по причине несоответствия требованиям, содержащимся в паспорте проекта, руководитель проекта обеспечивает устранение таких несоответствий в срок, установленный управляющим комитетом.

Раздел IV. Порядок закрытия проекта

1. После осуществления приемки продукта проекта руководитель проекта приступает к закрытию проекта.

2. На стадии закрытия проекта подводятся итоги реализации проекта, осуществляется официальное закрытие проекта.

3. Для закрытия проекта выполняются следующие действия:

- сбор и анализ информации об итогах проекта;

- рассмотрение итогов проекта и принятие решения о закрытии проекта;

- подготовка архива проекта для последующего хранения.

4. На стадии закрытия проекта оформляется итоговый отчет по проекту.

Для документирования решения о закрытии проекта готовится заключение проектного офиса.

5. Завершением стадии закрытия является принятие решения о закрытии проекта.

6. В целях подготовки информации об итогах проекта:

6.1. Руководитель проекта совместно с командой проекта в срок пять рабочих дней с момента приемки продукта проекта:

- определяет степень достижения цели проекта, соответствия продукта проекта требованиям, зафиксированным в паспорте проекта;

- оценивает точность планирования работ и ресурсов, эффективность работы по управлению рисками, качество выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей и качество взаимодействия внутри команды проекта;

- формулирует извлеченные уроки;

6.2. С учетом информации, указанной в подпункте 6.1 настоящего пункта, администратор проекта под руководством руководителя проекта организует подготовку итогового отчета по проекту, его согласование с управляющим комитетом в соответствии с разделом VI настоящего регламента.

Итоговый отчет по проекту должен содержать:

- общую информацию о проекте (наименование проекта, номер проекта, категорию проекта);

- заключение руководителя проекта о степени достижения цели проекта (в том числе о соответствии продукта проекта требованиям, зафиксированным в паспорте проекта);

- оценку сроков реализации проекта (информация о плановой и фактической общей длительности проекта, плановой и фактической дате закрытия проекта, величине и причинах отклонения);

- оценку соблюдения расходов на реализацию проекта (информация о плановой и фактической величине расходов на реализацию проекта, величине и причинах отклонения);

- оценку качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей (в том числе оценку качества взаимодействия внутри команды проекта);

- оценку эффективности работы по управлению рисками;

- извлеченные уроки (информация о проблемах, недостатках, особенностях, принятых решениях, полученных результатах от реализованных решений, а также рекомендации по реагированию в проектах будущих периодов).

Срок подготовки итогового отчета по проекту составляет десять рабочих дней с момента приемки продукта проекта. К итоговому отчету по проекту должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта.

Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки, согласования и требований к содержанию итогового отчета по проекту.

7. В целях рассмотрения итогов проекта и принятия решения о закрытии проекта:

7.1. После согласования с управляющим комитетом итоговый отчет по проекту передается на согласование проектному офису.

Проектный офис анализирует итоговые показатели по проекту (в том числе о соблюдении сроков, расходов на реализацию проекта), качество управления проектом, осуществляет согласование итогового отчета по проекту.

7.2. В случае согласования итогового отчета по проекту проектный офис передает итоговый отчет по проекту на проектный комитет для рассмотрения вопроса о закрытии проекта.

Проектный комитет по результатам рассмотрения итогового отчета по проекту принимает решение о закрытии проекта.

1) в случае если при принятии решения о закрытии проекта также принято решение о проведении постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (далее - постпроектный мониторинг), орган, принявший такое решение, назначает ответственного за постпроектный мониторинг, устанавливает срок подготовки и представления ответственным за постпроектный мониторинг плана постпроектного мониторинга;

2) результаты рассмотрения итогового отчета по проекту, вопроса о закрытии проекта, необходимости проведения постпроектного мониторинга фиксируются в заключении проектного офиса, протоколе заседания проектного комитета;

3) руководитель проекта в течение пяти рабочих дней с момента принятия решения о закрытии проекта информирует об этом команду проекта.

8. Принятие решения о закрытии проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.

9. Подготовка архива проекта для последующего хранения осуществляется администратором проекта в порядке, установленном распоряжением Администрации города.

Раздел V. Управление изменениями

1. В случае если необходимо изменение параметров проекта, содержащихся в управленческих документах по проекту, в целях предотвращения отклонений фактических показателей от запланированных и заблаговременного информирования о возможных отклонениях лиц, которые согласовали управленческие документы по проекту и на которых могут повлиять возможные отклонения, а также в случаях приостановления работ или досрочного закрытия проекта в управленческие документы по проекту должны быть внесены изменения.

Необходимость изменения параметров проекта может быть вызвана внешними (политическими, экологическими, международными, технологическими) и (или) внутренними факторами (изменение требований к продукту проекта, отклонение фактических показателей от запланированных, в том числе в связи с допущенными нарушениями при выполнении работ, изменение параметров на уровне портфеля проектов, в который входит реализ