Раздел II. Прием, первичная обработка и регистрация письменных обращений граждан

Раздел II. Прием, первичная обработка и регистрация письменных
обращений граждан

1. Письменное обращение Главе города, высшим должностным лицам Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города может быть доставлено лично заявителем, через представителя, почтовым отправлением, телеграфом, факсимильной связью, а также через официальный портал Администрации города "Виртуальная приемная Главы города".

Обращения в форме электронного документа, поступившие на служебный электронный адрес работников Администрации города и ее структурных подразделений, передается на бумажном носителе в управление (учреждение) для регистрации и рассмотрения в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке сведений, касающихся частной жизни заявителя и его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" работник Администрации города, ее структурного подразделения (на чей электронный адрес поступило обращение), обязан проинформировать заявителя при помощи направления на его электронный адрес сообщения о необходимости направления электронных обращений непосредственно через официальный портал Администрации города "Виртуальная приемная Главы города".

2. Обращения, поступившие в адрес Главы города, высших должностных лиц Администрации города и руководителей ее структурных подразделений, подлежат обязательному рассмотрению.

Заявитель в своем письменном или электронном обращении в соответствии с требованиями законодательства указывает либо наименование органа местного самоуправления, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, в чей адрес направляется обращение, а также свою фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления, жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность заявителя (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), управление (учреждение) ксерокопирует и возвращает оригиналы документов лично заявителю.

4. Управление (учреждение) при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип, проверяет историю обращения на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, заносит информацию об обращении в систему электронного документооборота с присвоением регистрационного номера, одновременно вводит аннотацию обращения, составляет карточку обращения, создает электронный образ обращения.

5. На карточках обращений с поручениями Главы города, высших должностных лиц Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль".

На карточках обращений с поручениями Главы города, высших должностных лиц Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города, поступивших из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа Югры, а также в случае, если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Особый контроль". Образцы штампов приводятся в приложении 1 к настоящему порядку.

6. При поступлении повторного обращения к нему приобщаются копии документов по предыдущему обращению.

7. Регистрация обращения осуществляется в течение трех дней с момента его поступления в Администрацию города или ее структурные подразделения.

7.1. Регистрация производится в СЭД.

7.2. Письменному обращению присваивается регистрационный номер с созданием его электронного образа.

7.3. Указывается фамилия и инициалы заявителя, его адрес. Если письмо подписывается двумя или более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива, с обязательным указанием фамилии, инициалов и адреса одного из заявителей, для направления ответа.

7.4. Определяется форма поступления (письменная, в том числе в форме электронного документа, устная).

7.5. Отмечается канал поступления обращения: если обращение перенаправлено, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа Югры, Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и так далее), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма к обращению.

7.6. Отмечается социальное положение и льготный состав заявителя обращения (кроме коллективных, общественных объединений, юридических лиц).

7.7. Определяется кратность поступления (первичное, повторное) обращения.

7.8. Определяется вид каждого обращения: предложение, заявление, жалоба.

7.9. Определяется тема и код вопроса в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан.

7.10. Выявляются обращения, для которых предусмотрен отдельный порядок рассмотрения:

- анонимное обращение;

- анонимное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, с решением о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- обращение, в котором обжалуется судебное решение, и которое в течение семи дней со дня его регистрации возвращается заявителю (автору), направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- обращение с вопросом, ответ на который не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, с решением о направлении заявителю ответа о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- обращение, содержащее вопросы, на которые заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу;

- обращения заявителя, по которым была прекращена переписка, с решением списать обращение в дело;

- обращения, не поддающиеся прочтению;

- обращения противоправного характера.

7.11. Указывается количество листов.

7.12. От письменного обращения открепляются приложенные оригиналы документов (паспорт, ценные бумаги, удостоверения и так далее), при необходимости документы копируются, оригиналы возвращаются заявителю. В случае если заявитель прислал конверт с приклеенными на него знаками почтовой оплаты и подписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.

7.13. На поступившем обращении, в правом нижнем углу первой страницы, проставляется универсальный штрих-код. В случае если место, предназначенное для штрих-кода, занято текстом письма, штрих-код может быть поставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

8. Обращение, в котором отсутствуют фамилия гражданина, почтовый (электронный) адрес по которому должен быть направлен ответ, признается анонимным и рассматривается в установленном законодательством порядке:

8.1. Анонимное обращение принимается, регистрируется управлением (учреждением) в СЭД. Передается на рассмотрение должностному лицу.

8.2. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению с сопроводительным письмом в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

В иных случаях анонимное обращение рассматривается исполнителем в сроки, установленные законодательством и разделом II настоящего порядка.

8.3. По итогам рассмотрения обращения исполнитель подготавливает информацию в письменном виде в адрес должностного лица о результатах рассмотрения данного обращения. Ответ заявителю на анонимное обращение не дается.

8.4. Информацию о результатах рассмотрения анонимного обращения управление (учреждение) вносят в карточку обращения СЭД и обращение снимается с контроля.

Информация об изменениях:

Раздел II дополнен пунктом 9. - Распоряжение Администрации г. Сургута от 13 апреля 2018 г. N 585

9. В случае если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.