Приложение. Положение о системе электронного документооборота Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Приложение
к постановлению Правительства
Ханты-Мансийского
автономного округа - Югры
от 27 апреля 2018 года N 136-п

Положение
о системе электронного документооборота Ханты-Мансийского автономного округа - Югры
(далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Положение определяет цели и задачи создания, архитектуру, организацию функционирования и развития системы электронного документооборота Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ).

1.2. Система электронного документооборота автономного округа является государственной информационной системой автономного округа (далее - СЭД, система).

1.3. СЭД создается на базе программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

1.4. Целью создания СЭД является повышение эффективности управления в органах государственной власти автономного округа (далее - органы государственной власти), государственных учреждениях автономного округа (далее - государственные учреждения), органах местного самоуправления муниципальных образований автономного округа (далее - органы местного самоуправления), муниципальных учреждениях автономного округа (далее - муниципальные учреждения) за счет сокращения времени прохождения документов между ними, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений.

1.5. Задачами создания СЭД являются автоматизация процессов делопроизводства и организация межведомственного электронного документооборота за счет создания единой инфраструктуры, отвечающей современным требованиям, создающей условия для оптимального и эффективного взаимодействия органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных учреждений, муниципальных учреждений в части документационного обеспечения при реализации задач и исполнении возложенных на них полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством автономного округа.

1.6. Система функционирует в корпоративной сети органов государственной власти автономного округа (далее - корпоративная сеть).

2. Архитектура СЭД

2.1. Архитектура СЭД состоит из:

2.1.1. Сегмента СЭД органов государственной власти.

2.1.2. Сегмента СЭД государственных учреждений.

2.1.3. Сегментов СЭД органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

2.1.4. Транспортной шины.

2.2. Сегмент СЭД органов государственной власти включает:

2.2.1. Сервер СЭД органов государственной власти.

2.2.2. Рабочие места сотрудников органов государственной власти.

2.3. Сегмент СЭД государственных учреждений включает:

2.3.1. Серверы СЭД государственных учреждений.

2.3.2. Рабочие места сотрудников государственных учреждений.

2.4. Каждый сегмент СЭД органов местного самоуправления и муниципальных учреждений включает:

2.4.1. Сервер СЭД органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

2.4.2. Рабочие места сотрудников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

2.5. Серверы СЭД содержат базы данных документов органов государственной власти, государственных учреждений, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений и предназначены для выполнения необходимых операций с документами и информацией.

2.6. Рабочие места сотрудников подразделяются на рабочие места:

2.6.1. С установленным на персональных компьютерах программным обеспечением системы, которые предназначены для автоматизации делопроизводства и позволяют осуществлять следующие операции с документами: принимать документы, поступающие по различным каналам, и отправлять документы органам государственной власти, органам местного самоуправления, государственным учреждениям, муниципальным учреждениям и иным организациям; регистрировать документы (присваивать документу номер и фиксировать дату его создания или подписания); направлять документы по назначению для ознакомления или исполнения; получать справочную информацию по документу в любой момент (о его местонахождении, состоянии исполнения, контрольном сроке и иной информации о документе).

2.6.2. Для работы в системе через веб-интерфейс, которые позволяют работать в СЭД как удаленно, так и в корпоративной сети и обеспечивают доступ к информации о документах, в соответствии с должностными обязанностями, для ввода поручений по документам и контроля их исполнения, согласования и подписания проектов документов, другие функции в соответствии с компетенцией.

2.6.3. Для работы в системе в мобильных приложениях, которые позволяют работать в системе удаленно в режимах online/offline.

2.7. Взаимодействие между серверами СЭД обеспечивает транспортная шина, в качестве которой может выступать специализированная информационно-коммуникационная инфраструктура или канал подсистемы "Сервер электронного взаимодействия".

3. Оператор СЭД

3.1. Оператором СЭД является Департамент информационных технологий автономного округа, обеспечивающий ее сопровождение и развитие.

3.2. Оператор СЭД обеспечивает:

3.2.1. Формирование предложений по развитию СЭД и их реализацию.

3.2.2. Принятие правовых, организационных и технических мер, обеспечивающих защиту информации, персональных данных, обрабатываемых в СЭД.

3.2.3. Доступ к СЭД.

3.2.4. Работоспособность и функционирование СЭД.

3.2.5. Организацию технической поддержки СЭД, включающей бесперебойную работу ее программных и технических средств, обновление программного обеспечения системы.

3.2.6. Контроль работоспособности системы и компонентов, обеспечивающих защиту информации.

3.2.7. Защиту от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в СЭД и (или) передачи ее лицам, не имеющим права доступа к ней в соответствии с законодательством в области защиты информации.

3.2.8. Недопущение воздействия на технические средства обработки информации СЭД, в результате которого нарушается их функционирование.

3.2.9. Недопущение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к информации, содержащейся в СЭД.

3.2.10. Нахождение на территории Российской Федерации баз данных СЭД, с использованием которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации, содержащихся в СЭД.

3.3. Оператор СЭД осуществляет:

3.3.1. Правовое обеспечение функционирования СЭД.

3.3.2. Утверждение форматов обмена данными информационных систем с СЭД.

3.3.3. Методическое сопровождение вопросов функционирования, развития СЭД и защиты содержащейся в ней информации.

3.3.4. Координацию и контроль функционирования системы.

3.3.5. постоянный контроль (мониторинг) обеспечения уровня защищенности информации, содержащейся в СЭД.

3.3.6. Согласование заявок на подключение к СЭД.

3.3.7. Консультационную поддержку по вопросам организации доступа к СЭД и ее функционирования.

3.4. Оператор СЭД утверждает порядок подключения (отключения) к системе и ее технического сопровождения.

3.5. Оператор СЭД вправе передать полномочия в части подключения (отключения) к системе и обеспечения ее технического сопровождения и эксплуатации, а также внедрения и технического сопровождения комплекса мер по обеспечению защиты информации в системе государственным учреждениям, подведомственным ему, а также органам местного самоуправления.

4. Участники СЭД и Пользователи СЭД

4.1. Участниками СЭД являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, государственные учреждения, муниципальные учреждения, подключенные к системе и участвующие в межведомственном электронном документообороте.

4.2. Пользователями СЭД являются сотрудники Участника СЭД, имеющие в СЭД учетную запись и персональный пароль, обращающиеся к системе для получения необходимой им информации и проведения различных операций с документами.

4.3. Участники СЭД, являющиеся органами государственной власти, работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными в Инструкции по делопроизводству в государственных органах автономного округа и исполнительных органах государственной власти автономного округа, утвержденной постановлением Губернатора автономного округа от 30 декабря 2012 года N 176 (далее - Инструкция), а также в соответствии с требованиями руководства пользователя, предоставленного разработчиком программного обеспечения СЭД.

4.4. Участники СЭД, являющиеся органами местного самоуправления, государственными учреждениями, муниципальными учреждениями, работают в СЭД в соответствии с требованиями, установленными их правовыми актами (локальными актами), с учетом требований Инструкции, а также в соответствии с требованиями руководства пользователя, предоставленного разработчиком программного обеспечения СЭД.

4.5. Участники СЭД пользуются системой на безвозмездной основе.

4.6. Участники СЭД обеспечивают:

4.6.1. Принятие правовых актов (локальных актов) по защите информации и персональных данных, обрабатываемых в СЭД.

4.6.2. Использование системы при обмене электронными документами.

4.6.3. Использование должностными лицами, уполномоченными на подписание документов от имени Участника СЭД, усиленной квалифицированной электронной подписи при осуществлении обмена электронными документами посредством системы.

4.6.4. Достоверность информации, передаваемой по системе.

4.6.5. Защиту от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в системе, и (или) передачу ее лицам, не имеющим права на доступ к ней в соответствии с законодательством в области защиты информации.

4.6.6. Недопущение воздействия на технические средства обработки информации СЭД, в результате которого нарушается их функционирование.

4.6.7. Оперативное предоставление информации в письменной или электронной форме об изменениях своей структуры, штатного расписания и кадрового состава Оператору СЭД.

4.7. Пользователи СЭД обеспечивают:

4.7.1. Сохранность своих паролей доступа к системе.

4.7.2. Правомерное подписание в системе документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

4.7.3. Своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации.

4.7.4. Неразглашение информации, содержащейся в системе, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Подключение к СЭД

5.1. Приобретение лицензий программного обеспечения СЭД и обеспечение технической поддержки программного обеспечения СЭД осуществляется за счет средств бюджета автономного округа.

5.2. Подключение к СЭД, включая установку программного обеспечения системы, настройку рабочих мест и первичный инструктаж по работе с системой, осуществляется:

за счет средств бюджета автономного округа в отношении органов государственной власти и государственных учреждений;

за счет средств бюджетов муниципальных образований автономного округа в отношении органов местного самоуправления и муниципальных учреждений.

6. Взаимодействие иных информационных систем с СЭД

6.1. Взаимодействие с СЭД иных информационных систем, в том числе систем электронного документооборота организаций, не являющихся Участниками СЭД, осуществляется по форматам обмена данными информационных систем с СЭД.

6.2. Работы по организации взаимодействия, указанного в пункте 6.1 Положения, выполняются за счет средств органов власти и организаций, в оперативном управлении, хозяйственном ведении, во владении и (или) пользовании которых находятся информационные системы.

6.3. СЭД подлежит интеграции в государственную информационную систему "Территориальная информационная система Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (ТИС Югры)".