Раздел III. Функции управления

Раздел III. Функции управления

1. В сфере организации контроля исполнения документов:

1.1. Осуществляет посредством электронной информационной системы общий контроль за выполнением:

- муниципальных правовых актов;

- документов органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, поступающих в Администрацию города с контрольными сроками исполнения;

- поручений Главы города;

- поручений высших должностных лиц Администрации города;

- обращений депутатов Думы города;

- писем государственных органов;

- других писем и обращений.

1.2. Вносит Главе города предложения о снятии с контроля и продлении сроков выполнения постановлений, распоряжений Главы города, Администрации города.

1.3. Подготавливает проекты муниципальных правовых актов о снятии с контроля муниципальных правовых актов Главы города, Администрации города на основании информации, предоставленной заместителями Главы города, руководителями структурных подразделений Администрации города.

1.4. Готовит для представления Главе города аналитический отчет по состоянию исполнения документов на 01 января и 01 июля текущего года.

1.5. Ежемесячно готовит информацию об исполнительской дисциплине высших должностных лиц и руководителей структурных подразделений Администрации города по результатам исполнения документов в установленные сроки.

2. В сфере обеспечения работы руководства:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности Главы города и высших должностных лиц Администрации города.

2.2. Обеспечивает планирование, подготовку и проведение совещаний у заместителей Главы города, заседаний, комиссий и рабочих групп, руководителями которых являются высшие должностные лица Администрации города.

2.3. Обеспечивает оперативный контроль за выполнением структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города:

- резолюций высших должностных лиц Администрации города в соответствии с возложенными на них обязанностями;

- решений и поручений совещательных органов (комиссий, рабочих групп, коллегий и другое) при высших должностных лицах Администрации города.

2.4. Организует переговоры, деловые встречи высших должностных лиц Администрации города с представителями организаций, государственных органов, органов местного самоуправления.

2.5. Готовит информационные, аналитические, справочные и иные материалы, в том числе к совещаниям, докладам, выступлениям, необходимые высшим должностным лицам для решения вопросов, связанных с их деятельностью.

2.6. Готовит по поручениям высших должностных лиц Администрации города проекты муниципальных правовых актов, ответы на обращения граждан, письма, запросы, связанные с их деятельностью.

2.7. Координирует деятельность приемных руководителей структурных подразделений Администрации города, разрабатывает методические рекомендации по организации их деятельности.

3. В сфере документационного и организационного обеспечения административно-распорядительной деятельности:

3.1. Корректирует проекты постановлений и распоряжений Главы города, Администрации города, высших должностных лиц Администрации города в соответствии с правилами и нормами русского языка с учетом функционально-стилистических особенностей официально-делового стиля и общих требований к оформлению муниципальных правовых актов и своевременно представляет их на подпись Главе города и заместителям Главы города.

3.2. Осуществляет регистрацию и контроль за прохождением проектов муниципальных правовых актов и сроками их согласования.

3.3. Осуществляет регистрацию принятых муниципальных правовых актов и контроль за их копированием и рассылкой.

3.4. Осуществляет предоставление муниципальных нормативных правовых актов, дополнительных сведений по ним, сведений об опубликовании муниципальных нормативных правовых актов в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры с целью включения в Региональный регистр нормативных правовых актов.

3.5. Предоставляет перечень и копии муниципальных правовых актов в прокуратуру города.

3.6. Осуществляет функции по ведению классификатора муниципальных правовых актов города Сургута, определенные распоряжением Главы города.

4. В сфере планирования деятельности Администрации города, организации документооборота и организационного обеспечения проведения мероприятий:

4.1. Ежеквартально формирует план работы Администрации города на основании предложений, представленных высшими должностными лицами Администрации города, структурными подразделениями Администрации города, и осуществляет контроль за его выполнением.

4.2. Обеспечивает проведение аппаратных совещаний Администрации города и осуществляет контроль за выполнением поручений, решений, принятых на аппаратном совещании Администрации города.

4.3. Осуществляет контроль за выполнением решений и поручений, содержащихся в протоколах совещаний при высших должностных лицах Администрации города, если участниками совещания являются представители структурных подразделений Администрации города, общее руководство которыми осуществляется двумя и более высшими должностными лицами Администрации города.

4.4. Организует работу по подписке на газеты и журналы для Администрации города и ее структурных подразделений.

4.5. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой поступающих документов на рассмотрение Главе города и высшим должностным лицам Администрации города на бумажных носителях и в электронной информационной системе.

4.6. Осуществляет контрольно-методическое обеспечение деятельности отделов управления по обеспечению деятельности Администрации города и ее структурных подразделений муниципального казенного учреждения "Хозяйственно-эксплуатационное управление".

4.7. Организует обеспечение Администрации города и ее структурных подразделений необходимыми бланками, визитными и другими карточками, иной печатной типографской продукцией.

4.8. Организует разработку бланков документов Главы города, Администрации города и обеспечение ими структурных подразделений Администрации города в электронном виде.

4.9. Организует изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Администрации города.

4.10. Разрабатывает мероприятия (методические рекомендации, правила, положения и так далее) по совершенствованию форм и методов работы с документами.

4.11. Осуществляет контроль за организацией документооборота между Главой города, Думой города, Контрольно-счетной палатой города, Администрацией города, муниципальными казенными учреждениями и иными организациями.

4.12. Организует конфиденциальное делопроизводство в Администрации города. Осуществляет прием, регистрацию, передачу на рассмотрение и отправку документов ограниченного распространения, адресованных Главе города и высшим должностным лицам Администрации города.

4.13. Обеспечивает оформление отметки о прибытии/убытии в командировочных удостоверениях, маршрутных листах лицам, находящимся в городе Сургуте в связи с командировкой, отпуском, и заверение ее круглой печатью с наименованием Администрации города.

5. В сфере организации архивного дела:

5.1. Обеспечивает хранение и учет архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, и иных архивных документов.

5.2. Осуществляет комплектование управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города.

5.3. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве муниципальных организаций в реализации их полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию документов.

5.4. Осуществляет деятельность по организации использования архивных документов.

5.5. Организует прием и рассмотрение запросов юридических и физических лиц.

5.6. Предоставляет в Службу по делам архивов автономного округа отчета об осуществлении переданных государственных полномочий в сфере архивного дела и использовании предоставленных субвенций по форме и в сроки, установленные Службой по делам архивов автономного округа.

6. В сфере информационного обеспечения деятельности Администрации города:

6.1. Осуществляет информационное обеспечение деятельности Главы города, Администрации города.

6.2. Осуществляет информирование населения города через средства массовой информации о деятельности органов местного самоуправления.

6.3. Организует информационное наполнение официального портала Администрации города.

6.4. Осуществляет взаимодействие со средствами массовой информации, издательствами, предприятиями полиграфии.

6.5. Осуществляет функции пресс-службы Администрации города.

6.6. Взаимодействует с российскими и иностранными средствами массовой информации и журналистами с целью объективного и полного освещения деятельности Главы города, Администрации города.

6.7. Готовит совместно с другими структурными подразделениями Администрации города различные материалы для средств массовой информации о деятельности Главы города, Администрации города.

6.8. Готовит ответы на запросы редакций средств массовой информации, работает с обращениями граждан, связанными с деятельностью органов местного самоуправления, поступающими в средства массовой информации, готовит ответы на указанные обращения.

6.9. Организует и проводит пресс-конференции, брифинги, интервью, прямые линии на радио и телевидении, встречи в редакциях с Главой города, должностными лицами Администрации города, приглашает представителей средств массовой информации для освещения мероприятий с участием Главы города.

6.10. Организует и проводит индивидуальные встречи журналистов с Главой города и должностными лицами Администрации города.

6.11. Готовит и распространяет пресс-релизы для средств массовой информации.

6.12. Готовит для Главы города обзор публикаций и сообщений в средствах массовой информации, тематические подборки, справки и аналитические материалы.

6.13. Направляет приглашения представителям средств массовой информации на городские общественные мероприятия, собрания, конференции, выставки, презентации и так далее.

6.14. Распространяет официальные сообщения о принимаемых муниципальных правовых актах города, о деятельности органов местного самоуправления города.

6.15. Согласовывает концепции проектов и оригинал-макеты полиграфической продукции, выполняемые по заказу управления.

6.16. Осуществляет сбор и анализ в пределах сво