Раздел III. Оформление документов

Раздел III. Оформление документов

3.1. Документы, создаваемые в отраслевых органах администрации района, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

3.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows (в том числе табличный материал) с использованием в документах отечественных метрических шрифтов Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8-11, с возможным использованием переносов), а также сохранение электронных версий документов в форматах Open Document и PDF/A-1.

3.4. Каждый лист документа должен иметь поля:

- левое - 2,5 см;

- правое - 1 см;

- верхнее - 2 см;

- нижнее - 2 см.

3.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Тексты документов печатаются через полуторный интервал, в случае объёмного текста допускается одинарный интервал.

3.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.7. Герб Сургутского района размещается на бланках документов в соответствии Решением Думы Сургутского района от 24.05.2007 N 158 "Об утверждении Положения о порядке официального использования герба Сургутского района".

3.8. Наименование отраслевого органа администрации района должно соответствовать наименованию, утверждённому положением об отраслевом органе администрации района.

3.9. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

3.10. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата может оформляться:

- словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более отраслевыми органами администрации района, является дата проставления последней подписи.

3.11. Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа и оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, а не в тексте письма.

3.13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

3.14. Адресат.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю, либо центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица её наименование пишется в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными). Например:

Департамент по управлению

государственным имуществом

Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Департамент по управлению

государственным имуществом

Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры

ведущему специалисту

Петрову А.И.

При адресовании документа в организацию указывается её полное или сокращённое наименование в именительном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Заря"

Сидорову В.Д.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Мира, д. 5, кв. 12,

г. Сургут

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры,

628400

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки.

3.15. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объёма (до 4 - 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

3.16. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложения: 1. Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.

                     2. Проект письма _______________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ____________________________ от 16.01.2006

                     N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съёмном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия по адресу ud@admsr.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение к письму

от _________ N _______

В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают "Приложение к постановлению администрации Сургутского района", с указанием его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к распоряжению

главы Сургутского района

от 15 января 2017 года N 10

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N). Одно приложение не нумеруется.

3.17. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии              подпись             И.О.Ф.

Секретарь комиссии                    подпись             И.О.Ф.

Члены комиссии:                         подписи             И.О.Ф.

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Документы на бланке администрации района подписываются заместителями главы района и (или) лицами их замещающими.

Письма при переписке внутри администрации района оформляются на бланках отраслевых органов администрации.

Входящие служебные документы рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации, если в резолюции должностного лица не указан другой срок.

Руководители отраслевых органов администрации района (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения.

3.18. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее - виза) - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование исходящих писем, подписываемых главой района в электронном виде осуществляется, руководителем отраслевого органа администрации района, заместителем главы района курирующим отраслевой орган (письма в адрес федеральных контролирующих или надзорных органов и прокуратуру согласовываются с юридическим комитетом).

Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД.

Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.

3.19. Порядок работы с отдельными видами документов, поступившими в администрацию Сургутского района распространяется на следующие виды документов: извещения, повестки, письма, запросы, требования, информация и иная документация, предписывающая предоставить информацию, сведения и (или) исполнить иные действия (далее - документы), поступившие в администрацию Сургутского района из федеральных органов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в день поступления регистрируется управлением по организации деятельности администрации Сургутского района в приёмной главы Сургутского района и в день регистрации передаются на рассмотрение главе Сургутского района. В день регистрации документов управлением по организации деятельности в обязательном порядке копии документов направляются в юридический комитет администрации Сургутского района.

Отдельные виды документов, поступившие в администрацию Сургутского района с указанием сроков исполнения в тексте письма или приложения к нему, находятся на контроле в приёмной главы Сургутского района. Ответственность за исполнение контрольных писем несёт исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручения, не определено иное.

3.20. Ответственность за исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа несут заместители главы района и руководители отраслевых (функциональных) органов в чей адрес направлена резолюция об исполнении.

3.21. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита "Подпись" проставляют за верительную надпись "Копия верна" ("Верно"), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного структурного подразделения, например:

"Копия верна"

___________      ______________         _______________________

  должность              подпись                  расшифровка подписи

00.00.0000

МП

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа "Прошито, пронумеровано (  ) листов" с указанием уполномоченного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

- оттиск печати уполномоченного структурного подразделения так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.22. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, инициалы, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать наименование отраслевого органа администрации, должность исполнителя, адрес электронной почты

Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом 10 размера.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

3.23. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учётной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

3.24. Информация для формирования рейтинга и (или) Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации предоставляется в исполнительные органы государственной власти автономного округа за подписью главы Сургутского района (исполняющего полномочия главы Сургутского района).