Раздел IV. Организация документооборота

Раздел IV. Организация документооборота

4.1. Приём, регистрация и учёт служебной корреспонденции, в том числе конфиденциальных документов, адресованных главе района, заместителям главы района, а также руководителям отраслевых органов администрации района, осуществляется приёмными руководителей либо ответственными лицами в отраслевом органе администрации района.

4.2. Приём, регистрация (после учёта в приёмной главы Сургутского района) и контроль обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных главе района, в администрацию района, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации, и поручений, данных по итогам личных приёмов граждан, проведённых по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется управлением общественных связей и информационной политики администрации Сургутского района (отдел по работе с обращениями граждан).

4.3. Приём, регистрация и учёт документов, регулирующих сферу трудовых отношений и муниципальной службы осуществляется управлением муниципальной службы, кадров и наград администрации района.

4.4. Доставка и отправка документов в администрации района осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, электронной почтой, посредством СЭД, СЭВ.

4.5. Участники СЭД при осуществлении электронного документооборота используют:

- электронные документы, подписанные ЭЦП;

- электронные образы документов.

4.5.1. При осуществлении документооборота с участниками СЭВ используются электронные документы, подписанные ЭЦП.

4.5.2. В случае регистрации ЭРК входящих (исходящих) документов, отправители (получатели) которых не являются участниками СЭД (либо участниками СЭВ), допустимо использование в СЭД электронных образов документов.

4.6. Электронный документ, подписанный ЭЦП, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.7. Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.8. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

- для электронных документов - docx (doc), xlsx (xls);

- для электронных образов документов - pdf.

4.9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа.

4.10. Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, объём которых с учётом приложений превышает 12 Мб.

4.11. Документы, поступающие в отраслевые органы администрации района, проходят в приёмных первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям.

4.12. Первичная обработка поступивших документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 4 к настоящей Инструкции).

4.13. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При отсутствии приложений к документу (в случае их наличия) или повреждении документа составляется акт (приложение 5 к настоящей Инструкции) в 3 экземплярах, один из которых остаётся в службе делопроизводства отраслевого органа, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.

4.14. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

4.15. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

Также сохраняются конверты, содержащие документы, поступившие из иностранных государств; из судов, следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций.

4.16. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт "Лично".

4.17. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путём создания ЭРК.

4.18. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного её использования.

4.19. Повторной регистрации не подлежат муниципальные правовые акты главы района, администрации района, зарегистрированные в СЭД специалистами отдела делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района, а также документы, зарегистрированные в приёмных главы района, заместителей главы района, и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюциями главы района, заместителей главы района.

4.20. Поручения, направленные от одного участника СЭД другому участнику, поступают в папку "Поступившие".

Документы, направленные посредством СЭВ органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, государственными учреждениями, подведомственными органам государственной власти автономного округа, поступают в модуль "Регистрация документов", меню "Др. источники".

Поступившие документы проходят первичную обработку и регистрируются в СЭД соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

4.21. Проверка наличия новых документов в папке "Поступившие" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

4.22. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путём сканирования.

4.23. Зарегистрированные документы (поступившие от внешних источников) направляются на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

4.24. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней.

4.25. Поручения (резолюции) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

- должностным лицом, давшим поручение;

- специалистом приёмной.

4.26. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определённому в качестве исполнителя документа.

4.27. Документы, поступившие в адрес администрации района, а также без указания конкретного должностного лица или органа после регистрации в приёмной главы района направляются заместителям главы района, исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей.

4.28. Документы, поступившие из судов, от судебных приставов, подлежат регистрации в приёмной главы района и направляются в юридический комитет и отраслевой орган администрации района согласно резолюции главы района.

4.29. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

4.30. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

4.31. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции.

4.32. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени.

4.33. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей, являющихся сотрудниками подведомственных отраслевым органам администрации района учреждениям, подключенных к СЭД, осуществляется посредством СЭД.

4.34. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

4.35. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения.

4.36. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

4.37. Сроки исполнения поручений (резолюций) определяются в порядке, установленном в указанном письме (если нет дополнительных определённых сроков в резолюции руководителя, сделавшего поручение).

4.38. Отчёт о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, проект электронного документа или электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

Если сроки исполнения поручений (резолюций) носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным.

4.39. Проект инициативного документа направляется руководителю отраслевого органа администрации района на рассмотрение и согласование согласно регламента, утверждённого распоряжением администрации Сургутского района.

4.40. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путём создания РК исходящего (подписанного ЭЦП).

4.41. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путём создания исходящей РК из РК с поручением (запросом). Тем самым новая РК должна быть связан в СЭД с РК поручением (запросом).

4.42. Письма на подпись главе района согласовываются руководителем отраслевого органа администрации района и заместителем главы района, осуществляющего общее или непосредственное руководство деятельностью данного отраслевого органа администрации района, работником которого является исполнитель письма в электронном виде согласно регламенту, утверждённому администрацией Сургутского района.

4.43. Специалисты отраслевых органов администрации района, ответственные за регистрацию документооборота осуществляют проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

4.44. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.45. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, отправляется фельдъегерской почтой.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

4.46. Документы на бумажном носителе передаются в отдел делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

4.47. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в управление по организации деятельности администрации района передаётся необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

4.48. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке.

4.49. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД.

4.50. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

4.51. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несёт исполнитель документа.

4.52. В целях учёта и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа (приложение 6 к настоящей Инструкции).

4.53. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.