Раздел I. Общие положения

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0-97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0-97-2016).

1.2. Инструкция устанавливает в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - отраслевые органы администрации района) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в отраслевых органах администрации района, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими должности муниципальной службы.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в отраслевых органах администрации района используется система электронного документооборота и делопроизводства администрации Сургутского района.

1.5. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утверждёнными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для данного типа документов, с учётом требований ГОСТ Р 7.0-97-2016.

1.8. При работе с документами лица, замещающие должности муниципальной службы несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у муниципального служащего.

1.9. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в отраслевом органе администрации района, или другому работнику по указанию руководителя отраслевого органа администрации района (приложение 1 к Инструкции).

1.10. При временном отсутствии работника (отпуск, болезнь, командировка), увольнении или перемещении по службе руководитель отраслевого органа администрации района, в случае необходимости, должен уведомить начальника управления по информатизации и сетевым ресурсам администрации района об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим работникам отраслевого органа администрации района, о необходимости добавления/исключения пользователей в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в течение 2 рабочих дней со дня приёма, увольнения соответствующих пользователей.

1.11. Делопроизводство в администрации района осуществляется управлением по организации деятельности администрации района, в отраслевых органах администрации района - приёмными, а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем отраслевого органа администрации района.

1.12. Отраслевые органы администрации района могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.