Приложение. Положение об отделе организационной работы, муниципальной службы и делопроизводства местной администрации Зольского муниципального района КБР

Приложение

к постановлению

главы местной администрации

Зольского муниципального района

N 112 от 28 января 2011 г.

Положение
об отделе организационной работы, муниципальной службы и делопроизводства местной администрации Зольского муниципального района КБР

I. Общие положения

Настоящее положение определяет общие принципы организации делопроизводства в местной администрации Зольского муниципального района.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется отделом организационной работы, муниципальной службы и делопроизводства местной администрации Зольского муниципального района.

Отдел организационной работы, муниципальной службы и делопроизводства является структурным подразделением местной администрации Зольского муниципального района КБР, находится в подчинении заместителя главы местной администрации Зольского муниципального района - управляющего делами, руководство отделом осуществляет - начальник.

В своей деятельности отдел руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательством КБР, Уставом Зольского муниципального района и настоящим положением, нормативно-правовыми актами местной администрации Зольского муниципального района.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

1. Организация и ведение делопроизводства.

1.1. Деятельность местной администрации Зольского муниципального района обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом местного самоуправления, другими органами управления и организациями.

1.2. В целях совершенствования документационного обеспечения, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, делопроизводство ведется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая утверждается главой местной администрации Зольского муниципального района и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Кабардино-Балкарской Республики.

1.3. Порядок прохождения документов и работа с ними в местной администрации Зольского муниципального района регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

1.4. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив местной администрации Зольского муниципального района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству органа местного самоуправления.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

1.5. Документы местной администрации Зольского муниципального района являются собственностью муниципального образования, и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в муниципальный архив.

2. Порядок обработки, передачи и приема документов по электронной почте.

2.1. Предаваемая и принимаемая в адрес местной администрации Зольского муниципального района zolskiy_r@mail.rur@mail.ru электронная корреспонденция регистрируется в отделе организационной, кадровой работы, муниципальной службы и делопроизводства Зольского муниципального района в соответствии с установленными правилами делопроизводства.

2.2. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявленными к оформлению официальных документов, и представляет оригинал вместе с электронной копией документа на электронном носителе оператору электронной почты.

2.3. Оператор электронной почты отправляет документ адресату. После отправки электронная копия на электронном носителе возвращается исполнителю.

2.4. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в установленном порядке и вместе с файлами передается адресату.

2.5. Специалисты, ответственные за прием и отправку электронной почты, ежедневно, в 9.00, 12.00, 15.00, 17.30 обязаны проверять электронную почту.

2.6. При получении электронного сообщения оператор:

2.6.1. высылает корреспонденту подтверждение об их получении;

2.6.2. распечатывает полученное электронное сообщение в 1 экземпляре, регистрирует в установленном порядке;

2.6.3. передает документ на бумажной основе на рассмотрение руководителю или, если указано, непосредственно соответствующему должностному лицу в соответствующее подразделение органа местного самоуправления, поступившие документы три раза в день (в 10.00, 15.00 и 17.30 часов), а срочные незамедлительно передаются под личную подпись специалистам, обеспечивающим работу по делопроизводству, для их регистрации и передачи по назначению.

2.6.4. в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом отправителя.

2.7. После регистрации принятые и отправленные документы приравниваются к служебным документам и на них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию, копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкцией по делопроизводству орган местного самоуправления. Электронные сообщения сохраняются на жестком диске компьютера в соответствующих архивных папках в течение месяца.