Глава 9. Работа со служебными документами

Глава 9. Работа со служебными документами

9.1. Служебные документы, адресованные Администрации с.п. Куба, поступают в общий отдел. Полученная корреспонденция вскрывается (за исключением адресованной лично), проверяется целостность вложений. Корреспонденция, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

9.2. Работники общего отдела после предварительного ознакомления с документами и их регистрации раскладывают документы по папкам в соответствии с классификатором структурных подразделений Администрации с.п. Куба

9.3. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие в Администрацию с.п. Куба, требующие по своему характеру решения или ответа, а также иные документы, кроме адресованных лично, рекламных проспектов и т.п.

9.4. Работники общего отдела регистрируют корреспонденцию в день поступления. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа, справа, проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления и входящий номер документа.

9.5. После регистрации в общем отделе в тот же день документы представляются на рассмотрение главе администрации, либо его заместителю, курирующему вопрос, по которому поступило обращение.

9.6. О поступлении телеграмм незамедлительно извещают работников соответствующих приемных.

9.7. Руководители структурных подразделений Администрации с.п. Куба рассматривают переданные им на исполнение документы в день получения или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату. Если резолюция не содержит срок исполнения, то документ подлежит исполнению в месячный срок.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

9.8. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.