Приложение. Положение об архиве отдела ЗАГС местной администрации Прохладненского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики

Приложение

Утверждено

постановлением

Местной администрации

Прохладненского муниципального района КБР

от 30 мая 2016 г. N 169

Положение
об архиве отдела ЗАГС местной администрации Прохладненского муниципального района Кабардино-Балкарской Республики

1. Общие положения

1.1. Документы отдела записи актов гражданского состояния (далее по тексту - отдел ЗАГС), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Управлении ЗАГС КБР.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах установленных Росархивом сроков, хранятся в отделе ЗАГС.

1.2. Отдел ЗАГС обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с нормативными правовыми актами, установленными Росархивом и Министерством юстиции Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет отдела ЗАГС.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица отдела несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В отделе ЗАГС для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Отдел ЗАГС обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.4. Ответственность за ведение архива отдела ЗАГС возлагается на специалиста, назначенного распоряжением местной администрации Прохладненского муниципального района КБР.

1.5. В своей работе архив отдела ЗАГС руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами, указаниями вышестоящих учреждений, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива и Министерства юстиции Российской Федерации, методическими документами архивного отдела местной администрации Прохладненского муниципального района КБР.

1.6. Положение об архиве отдела ЗАГС утверждается главой местной администрации Прохладненского муниципального района КБР после согласования с архивной службой КБР.

1.7. Архив отдела работает по общим планам отдела, составной частью которых являются мероприятия по работе с архивным фондом.

1.8. Контроль за деятельностью архива отдела осуществляет начальник отдела ЗАГС.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива отдела ЗАГС осуществляет Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики.

2. Состав документов архива

В архив отдела ЗАГС поступают:

2.1 законченные делопроизводством документы постоянного хранения, по личному составу, образовавшиеся в деятельности отдела, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

2.2 документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отдела ЗАГС;

2.3 научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

Основными задачами архива являются:

3.1.1 комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2 учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3 подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Росархивом и Министерством юстиции России.

3.1.4 осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве отдела ЗАГС.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

3.2.1 принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы отдела ЗАГС, обеспечивает сохранность принятых документов;

3.2.2 составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭПК Архивной службы КБР;

3.2.3 создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.4 организует использование хранящихся документов;

3.2.5 ежегодно представляет в Управление ЗАГС КБР сведения о составе и объеме документов.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1 контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделе ЗАГС.