Приложение

Приложение
к Постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 9 января 2017 г. N 2

Положение
об организации контроля в Администрации г. Улан-Удэ

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет единый порядок организации контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов федеральных органов государственной власти Российской Федерации, указов, распоряжений и поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ, правовых актов органов государственной власти Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ (далее - документы) в Администрации г. Улан-Удэ и ее структурных подразделениях.

1.2. Контроль за исполнением документов осуществляют:

- руководитель Администрации г. Улан-Удэ, в его отсутствие - должностное лицо, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации г. Улан-Удэ;

- первый заместитель руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ (в рамках своей компетенции);

- контрольный отдел Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ (далее - контрольный отдел).

1.3. Непосредственную работу по контролю за исполнением документов осуществляют лица, на которых руководителями структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ возложены обязанности по осуществлению контроля.

1.4. Контроль за исполнением документов включает постановку на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля и направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

При организации контроля за исполнением документов используются следующие формы контроля:

- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения промежуточной информации о принятых мерах по выполнению документов и проведения анализа (в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документов, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения документов);

- осуществление контрольных проверок хода исполнения документов;

- представление руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) соответствующей информации о ходе выполнения документа;

- использование автоматизированных систем контроля за своевременным исполнением документов;

- заслушивание на планерных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению документов;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения документов и внесение предложений о привлечении к ответственности виновных должностных лиц.

1.5. Контролю подлежат документы, содержащие конкретные поручения Администрации г. Улан-Удэ и ее структурным подразделениям.

При постановке документа на контроль делается отметка "К" или ставится штамп "взято на контроль", "контроль".

1.6. Сроки исполнения документов указываются непосредственно в документах, в резолюциях руководителя Администрации г. Улан-Удэ, первого заместителя руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместителей руководителя Администрации г. Улан-Удэ и исчисляются в календарных днях со дня подписания или определяются датой, указанной в документах (резолюциях).

В случаях, когда дата не установлена, документы подлежат исполнению в следующие сроки, считая от даты подписания поручения:

- с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;

- с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;

- с пометкой "постоянно" - информация о ходе исполнения документов представляется в промежуточные контрольные сроки, установленные ответственным за осуществление контроля (ежемесячно, ежеквартально, не реже двух раз в год, ежегодно и т.п.);

- остальные - в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если срок исполнения документов установлен более месяца и не определены контрольные сроки представления промежуточной информации, она предоставляется исполнителями по запросу контрольного отдела в первой половине установленного срока.

1.7. При необходимости продления срока исполнения документа исполнителем не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного срока представляется должностному лицу, поручившему исполнение, или начальнику Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

1.8. Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, должностное лицо, указанное в документе (резолюции) первым или обозначенное словом "свод", является ответственным исполнителем, координирует, направляет работу, определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа и представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение половины срока, отведенного на исполнение поручения, или в сроки, установленные ответственным исполнителем. Итоговый документ подписывается ответственным исполнителем.

1.9. На ответственного исполнителя поручения возлагаются следующие функции:

организация и координация деятельности по исполнению поручения, разработка с учетом предложений соисполнителей плана мероприятий по его исполнению;

определение сроков и порядка предоставления ответственному исполнителю информации (включая промежуточную) об исполнении поручения соисполнителями, а также подготовки проекта доклада (информации) об исполнении поручения и его согласования между соисполнителями;

проведение при необходимости согласительных процедур (совещаний) между соисполнителями, создание рабочих групп;

подготовка доклада (информации) об исполнении поручения;

информирование при необходимости руководителя Администрации о несвоевременности представления соисполнителями информации по исполнению Поручения или их недоработке, внесение предложений по изменению сроков, исполнителей и организации работы по исполнению поручения, а также по повышению эффективности контроля.

В пределах установленного срока исполнения ответственный исполнитель может дать дополнительные поручения иным исполнителям в части относящихся к их компетенции вопросов.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию об исполнении поручения в установленный для них срок.

1.10. При организации исполнения поручений ответственным исполнителем используются следующие меры контроля:

а) направление соисполнителям запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений.

В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, соисполнители в промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений указывают причины возникновения этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению их своевременного выполнения;

б) осуществление проверок хода исполнения поручений;

в) регулярное заслушивание на совещаниях сообщений должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений.

1.11. Документы снимаются с контроля руководителем Администрации г. Улан-Удэ, в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации.

В случаях, если из представленной исполнителем (ответственным исполнителем) информации об исполнении поручения следует, что исполнение организовано, но полное его исполнение по объективным причинам переносится на неопределенный срок, или исполнение носит постоянный характер, исполнение поручений может быть передано на внутренний контроль в структурное подразделение Администрации г. Улан-Удэ руководителем Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностным лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя Администрации г. Улан-Удэ), первым заместителем руководителя Администрации, начальником Организационно-контрольного управления.

Руководитель структурного подразделения Администрации г. Улан-Удэ, на внутренний контроль которого передано исполнение поручения:

- несет ответственность за полное и качественное исполнение поручения;

- в случае возникновения обстоятельств, препятствующих качественному и полному исполнению поручения, информирует об этом должностное лицо, давшее поручение.

Контрольный отдел Организационно-контрольного управления вправе осуществить выездную проверку или запросить информацию о ходе исполнения документа, направленного на внутренний контроль.

1.12. Документ считается исполненным, если установленное в нем задание выполнено, представленная информация о его исполнении рассмотрена, и он снят с контроля. Если по представленной информации даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

1.13. В целях оперативного контроля исполнения поручений руководителем Администрации проводится совещание "Час контроля". Порядок подготовки и проведения совещания "Час контроля" утверждается распоряжением Администрации г. Улан-Удэ.

1.14. Контроль за исполнением документов осуществляется с помощью автоматизированных систем электронного документооборота: система электронного документооборота, контроль исполнения документов, система контроля исполнения и поступления документов.

1.15. В Администрации г. Улан-Удэ общий контроль за своевременным исполнением документов осуществляется следующими структурными подразделениями аппарата Администрации г. Улан-Удэ:

Контрольным отделом Организационно-контрольного управления осуществляется контроль за исполнением:

- поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов Правительства Российской Федерации, нормативных документов Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, Правительства Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ;

- поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, руководителя Администрации г. Улан-Удэ по протоколам еженедельных планерных совещаний;

- поручений мэра г. Улан-Удэ по протоколам рабочих совещаний органов местного самоуправления;

- входящей корреспонденции по поручениям руководителя Администрации г. Улан-Удэ.

Протокольным отделом Организационно-контрольного управления осуществляется контроль:

- за сроками рассмотрения и исполнения структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ входящей корреспонденции.

Отделом по обращениям граждан Управления по работе с населением осуществляется контроль:

- за сроками рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, обращений, поступивших в форме электронного документа, а также обращений, принятых на личном приеме мэром г. Улан-Удэ, руководителем Администрации г. Улан-Удэ, за исполнением резолюций мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ по обращениям граждан, объединений граждан.

Раздел II. Контроль за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации

2.1. Поступающие в Администрацию г. Улан-Удэ поручения и указания Президента Российской Федерации регистрируются протокольным отделом, направляются на рассмотрение руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ).

2.2. Руководитель Администрации г. Улан-Удэ определяет исполнителей поручений и дает им задания в форме резолюции.

2.3. Поручения и указания Президента Российской Федерации с резолюцией руководителя Администрации г. Улан-Удэ направляются протокольным отделом начальнику Организационно-контрольного управления.

2.4. Начальник Организационно-контрольного управления ставит на контроль документы с конкретными поручениями Администрации г. Улан-Удэ. Документы, поставленные на контроль, незамедлительно направляются протокольным отделом исполнителям, их копии - для осуществления контроля в контрольный отдел.

2.5. Если в текстах поручений не содержится конкретных сроков их исполнения, сроки устанавливаются в соответствии с нормами Указа Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" и Указа Главы Республики Бурятия от 12.08.2014 N 150 "Об утверждении Положения об организации исполнения и контроля за исполнением поручений в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия".

2.6. Руководителем Администрации г. Улан-Удэ могут быть установлены иные (в том числе промежуточные) сроки исполнения поручений в пределах окончательных сроков исполнения документов.

2.7. По результатам исполнения поручений ответственным исполнителем готовится информация об исполнении поручений.

В информации об исполнении поручений должны быть отражены:

- мероприятия, проведенные в целях реализации поручений, и достигнутые результаты проделанной работы;

- перечень муниципальных правовых актов, соглашений, муниципальных контрактов, договоров (с указанием наименования и реквизитов), принятых (заключенных) во исполнение поручений;

- вывод об исполнении поручений.

2.8. Информация об исполнении поручений готовится за подписью руководителя Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностного лица, исполняющего обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ). До представления на подпись проект информации согласуется со всеми соисполнителями.

2.9. Информация об исполнении поручений к установленному сроку направляется в тот адрес, откуда поступил запрос о ее предоставлении.

2.10. Если по объективным причинам в ходе исполнения поручений возникли обстоятельства, препятствующие их надлежащему исполнению в установленный срок (кроме срочных и оперативных поручений), ответственный исполнитель представляет не позднее чем по истечении половины установленного срока руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) проект информации с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, предложений о продлении срока исполнения поручений для последующего направления информации в тот адрес, откуда поступило поручение.

2.11. В случае нарушения срока исполнения поручения или некачественной подготовки ответа руководителем Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) назначается служебная проверка, по результатам которой издается правовой акт о наказании виновных.

2.12. Информация об исполнении поручений, являющаяся социально значимой, доводится до сведения населения города Улан-Удэ путем размещения публикаций в Муниципальном вестнике г. Улан-Удэ и на официальном сайте органов местного самоуправления г. Улан-Удэ. Подготовку информации для доведения ее до сведения населения обеспечивает ответственный исполнитель поручений.

Раздел III. Контроль за исполнением правовых актов, изданных органами государственной власти Российской Федерации, Республики Бурятия, Администрацией г. Улан-Удэ

3.1. Поступающие в Администрацию г. Улан-Удэ документы Правительства Российской Федерации, Народного Хурала Республики Бурятия, Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия регистрируются протокольным отделом, направляются на резолюцию руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ).

Нормативно-правовые акты Правительства Российской Федерации, Народного Хурала Республики Бурятия, Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, поступившие в Администрацию г. Улан-Удэ, с резолюцией руководителя Администрации г. Улан-Удэ направляются протокольным отделом начальнику Организационно-контрольного управления.

3.2. Начальник Организационно-контрольного управления ставит на контроль документы с конкретными поручениями Администрации г. Улан-Удэ. Документы, поставленные на контроль, направляются протокольным отделом исполнителям, их копии - для контроля в контрольный отдел.

3.3. Исполнители к указанному в документах сроку представляют информацию по документам, контролируемым контрольным отделом, в контрольный отдел, по документам, контролируемым первым заместителем руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместителями руководителя Администрации г. Улан-Удэ, - в их адрес.

3.4. При необходимости продления срока исполнения исполнители не позднее чем за 5 календарных дней до истечения срока, указанного в документе, направляют мотивированное предложение о продлении срока исполнения руководителю Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ), на основании которого руководитель Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) принимает решение о продлении сроков исполнения документов.

3.5. Заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ по документам, контролируемым ими, вносят руководителю Администрации г. Улан-Удэ предложения о снятии или продлении сроков исполнения через протокольный отдел.

3.6. Снятие с контроля правовых актов Правительства Российской Федерации, Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, Правительства Республики Бурятия, Администрации г. Улан-Удэ не означает прекращение их действия.

Раздел IV. Контроль за исполнением поручений Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, мэра г. Улан-Удэ и руководителя Администрации г. Улан-Удэ по протоколам планерных совещаний, рабочих совещаний

4.1. Протоколы еженедельных планерных совещаний у Главы Республики Бурятия, рабочих совещаний с главами муниципальных образований регистрируются протокольным отделом и с резолюцией руководителя Администрации г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностного лица, исполняющего обязанности руководителя Администрации г. Улан-Удэ) рассылаются исполнителям и передаются в контрольный отдел для организации контроля за их исполнением.

4.2. За 3 календарных дня до истечения срока исполнения поручения, обозначенного в протоколе планерного совещания у Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, исполнитель представляет в контрольный отдел проект информации на имя Первого заместителя Председателя Правительства Республики Бурятия, заместителей Председателя Правительства Республики Бурятия, в министерства и ведомства Республики Бурятия за подписью руководителя Администрации г. Улан-Удэ. Контрольный отдел, при необходимости, редактирует текст информации, после чего она направляется на подпись руководителю Администрации г. Улан-Удэ.

4.3. Если в Администрацию г. Улан-Удэ поступает поручение, переданное по решению Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия или Первого заместителя Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства Республики Бурятия на внутриведомственный контроль Администрации г. Улан-Удэ, руководитель Администрации г. Улан-Удэ:

- ставит исполнение поручения на контроль;

- организует его полное и качественное исполнение;

- определяет порядок информирования о ходе исполнения поручения руководителем соответствующего структурного подразделения.

В случае возникновения обстоятельств, препятствующих качественному и полному исполнению поручения, руководитель структурного подразделения представляет руководителю Администрации г. Улан-Удэ соответствующую информацию с предложениями по дальнейшей работе и проектом доклада в Правительство Республики Бурятия.

4.4. Руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ, которым руководитель Администрации г. Улан-Удэ поручает исполнение пунктов протокола рабочего совещания с главами муниципальных образований, готовят информацию по его исполнению и представляют в контрольный отдел в установленные для исполнения сроки.

4.5. Поручения мэра г. Улан-Удэ по протоколам рабочих совещаний органов местного самоуправления контролируются в соответствии с резолюцией руководителя Администрации контрольным отделом Организационно-контрольного управления Администрации г. Улан-Удэ и снимаются с контроля мэром г. Улан-Удэ (в его отсутствие - должностным лицом, исполняющим обязанности мэра города).

4.6. Протокольным отделом еженедельно в 2-х экземплярах готовится протокол планерного совещания руководителя Администрации г. Улан-Удэ, 1 экземпляр которого после утверждения руководителем аппарата Администрации г. Улан-Удэ передается в контрольный отдел, 2-й экземпляр остается в протокольном отделе.

4.7. Контрольный отдел подготавливает исполнителям контрольные карточки на поручения руководителя Администрации г. Улан-Удэ и в тот же день передает их на рассылку в протокольный отдел.

4.8. Руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ (исполнители поручений руководителя Администрации г. Улан-Удэ) готовят информацию об исполнении поручения и представляют в контрольный отдел к сроку, обозначенному в протоколе планерного совещания.

4.9. Контроль за исполнением поручений мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ, заместителя мэра г. Улан-Удэ, заместителей руководителя Администрации г. Улан-Удэ, данных на других мероприятиях (заседаниях комиссий, рабочих совещаниях и т.д.), осуществляется структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ, являющимися инициаторами их проведения.

Раздел V. Контроль за исполнением поручений по иным входящим документам

5.1. Иные входящие документы (письма от федеральных органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Республики Бурятия, муниципальных образований Республики Бурятия, документы Полномочного представительства Республики Бурятия при Президенте Российской Федерации и прочих организаций) с поручениями Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, заместителей Председателя Правительства Республики Бурятия, мэра г. Улан-Удэ, руководителя Администрации г. Улан-Удэ ставятся на контроль протокольным отделом.

5.2. Указанные документы с резолюцией руководителя Администрации г. Улан-Удэ направляются протокольным отделом исполнителям.

5.3. Руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ, ответственные за исполнение поручений, организовывают их исполнение, готовят ответ к установленному сроку, который представляется руководителю Администрации г. Улан-Удэ.

5.4. Контрольный отдел Администрации осуществляет контроль за исполнением иных входящих документов по поручению руководителя Администрации г. Улан-Удэ.

Раздел VI. Учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов

6.1. Контрольный отдел информирует руководителя Администрации г. Улан-Удэ:

- о неисполненных контролируемых документах - еженедельно на планерном совещании;

- при наличии фактов несвоевременного, ненадлежащего исполнения контролируемых поручений и документов одновременно с предложениями о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей структурных подразделений Администрации города - по мере необходимости.

Аналитическая справка по исполнению документов представляется контрольным отделом руководителю Администрации г. Улан-Удэ ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

6.2. Протокольный отдел информирует руководителя Администрации г. Улан-Удэ о неисполненных поручениях структурными подразделениями Администрации города по иным входящим документам.

6.3. Отдел по обращениям граждан Управления по работе с населением информирует руководителя Администрации г. Улан-Удэ о количестве, содержании, сроках исполнения обращений граждан, обращений объединений граждан ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Раздел VII. Контроль за исполнением обращений граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц

Контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, обращений объединений граждан осуществляется отделом по обращениям граждан, структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ, юридических лиц протокольным отделом и структурными подразделениями Администрации г. Улан-Удэ в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, юридических лиц. Исполнители поручений обеспечивают всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, юридических лиц. Ответ на обращение, проект ответа заявителям должен содержать исчерпывающие ответы на все поставленные заявителем вопросы. Срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Раздел VIII. Контроль за исполнением секретных документов

Контроль за исполнением секретных документов регулируется отдельным положением.

Раздел IX. Ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение контролируемых документов

9.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контролируемых документов несут персонально заместители руководителя Администрации г. Улан-Удэ, председатели комитетов, руководители структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ.

9.2. Должностные лица могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством за несвоевременное и ненадлежащее исполнение контролируемых документов.