Приложение N 1. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия в отношении органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Приложение N 1

Утвержден Приказом
Министерства культуры
Республики Бурятия
от 25 октября 2018 г. N 003-428

Форма

Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия в отношении органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

1. Вид государственного контроля:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

2. Наименование органа государственного контроля, осуществляющего плановую проверку и реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа:

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

3. Наименование проверяемого органа государственной власти, органа местного самоуправления, юридического лица, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

4. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа:

____________________________________________________________________ ______________

____________________________________________________________________ ______________

5. Реквизиты приказа Министерства культуры Республики Бурятия о проведении плановой проверки:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

6. Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

7. Должность, фамилия, инициалы должностного (ых) лица (лиц) Министерства культуры Республики Бурятия, проводящего (их) плановую проверку и заполняющего (их) проверочный лист:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

8. Должность, фамилия, инициалы должностного (ых) лица (лиц) органа государственной власти, органа местного самоуправления, юридического лица, индивидуального предпринимателя (его уполномоченного представителя) присутствующего (их) при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа (при проведении выездной проверки):

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

9. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответ на которые свидетельствует об исполнении/неисполнении органом государственной власти, органом местного самоуправления, юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований, составляющих предмет проверки, в соотнесении с нормативными правовыми актами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125-ФЗ от 22.10.2004) 2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный N 38830) (далее - Правила)

N п/п

Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований

Нормативные правовые акты, которыми установлены обязательные требования

Сведения о соблюдении органом государственной власти, органом местного самоуправления, юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем обязательных требований

Пояснения (при необходимости)

Да

Нет

1

2

3

4

5

6

1. Организационно-распорядительные документы, регулирующие архивное дело в организации

1.1.

Имеется ли утвержденное положение об архиве организации?

статья 17 ФЗ N 125-ФЗ от 22.10. 2004 пункт 1.5. Правил

1.2.

Имеется ли утвержденное положение об экспертной комиссии (далее - ЭК) организации?

пункт 4.8. Правил

1.3.

Имеется ли в организации номенклатура дел, согласованная и утвержденная в установленном порядке?

пункты 4.14. - 4.16. Правил

2. Организация хранения архивных документов

2.1.

Соответствие нормативным требованиям помещений архива

2.1.1.

Изолированы ли рабочие комнаты сотрудников архива организации от архивохранилища?

пункт 2.16. Правил

2.1.2.

Размещается ли архив организации в подвальных и чердачных помещениях?

пункт 2.16. Правил

2.1.3.

Отделено ли архивохранилище от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов?

пункт 2.17. Правил

2.1.4.

Проложены ли трубы водоснабжения и канализации, технические или бытовые выводы воды в архивохранилище?

пункт 2.17. Правил

2.1.5.

Выделяют ли агрессивные химические вещества и являются ли источником пыли материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища?

пункт 2.18. Правил

2.1.6.

Имеет ли архивохранилище естественную или искусственную вентиляцию?

пункт 2.19. Правил

2.2.

Оборудовано ли помещение архива специальным оборудованием для хранения архивных документов (стеллажами, шкафами)!

пункт 2.21. Правил

2.3.

Соответствует ли расстановка стеллажей и шкафов нормативным требованиям?

пункт 2.21. Правил

2.4.

Размещаются ли стеллажи, шкафы вплотную к наружным стенам и к источникам тепла?

пункт 2.21. Правил

2.5.

Пронумерованы ли стеллажи, шкафы, полки?

пункт 2.36. Правил

2.6.

Соблюдение противопожарного режима хранения архивных документов

2.6.1.

Имеется ли пожарная сигнализация?

пункт 2.22. Правил

2.6.2.

Имеются ли средства пожаротушения?

пункт 2.22. Правил

2.7.

Соблюдение охранного режима хранения архивных документов

2.7.1.

Оборудовано ли архивохранилище дверями с повышенной технической укрепленностью (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории)?

пункт 2.20. Правил

2.7.2.

Оборудованы ли окна помещений первого этажа запирающимися решетками (металлическими жалюзи)?

пункт 2.20. Правил

2.7.3.

Имеется ли охранная сигнализация?

пункт 2.23. Правил

2.7.4.

Имеется ли порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива?

пункт 2.23. Правил

2.7.5.

Соблюдается ли порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива?

пункт 2.23. Правил

2.8.

Соблюдение светового режима хранения архивных документов

2.8.1.

Применяются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия?

пункт 2.24. Правил

2.8.2.

Применяются ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью?

пункт 2.24. Правил

2.8.3.

Обеспечивается ли хранение архивных документов в коробках и в папках?

пункты 2.24., 2.35. Правил

2.9.

Соблюдается ли температурно-влажностный режим хранения архивных документов?

пункты 2.25. - 2.26. Правил

2.10.

Имеются ли в архиве контрольно-измерительные приборы?

пункт 2.26. Правил

2.11.

Фиксируются ли показания контрольноизмерительных приборов в регистрационных журналах?

пункт 2.26. Правил

2.12.

Соблюдение санитарно-гигиенического режима хранения архивных документов

2.12.1

Содержится ли помещение архива в чистоте, исключающее возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли?

пункт 2.27. Правил

2.12.2

Обеспечена ли в архивохранилище свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон?

пункт 2.27. Правил

2.12.3

Проводится ли в архивохранилище систематическая влажная уборка?

пункт 2.27. Правил

2.12.4

Проводится ли обеспыливание коробок, шкафов, стеллажей?

пункт 2.27. Правил

2.12.5

Обрабатываются ли цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков?

пункт 2.27. Правил

2.12.6

Проводится ли два раза в год обследование документов и помещения архивохранилища для своевременного обнаружения насекомых и плесени?

пункт 2.28. Правил

2.12.7

Допускаются ли в архивохранилище лица в верхней одежде, мокрой и грязной обуви?

пункт 2.29. Правил

2.12.8

Хранятся ли посторонние предметы, имущество и оборудование в архивохранилище?

пункт 2.29. Правил

2.13.

Размещаются ли архивные документы на полу, подоконниках?

пункт 2.35. Правил

2.14.

Проводится ли в установленные сроки проверка наличия и состояния архивных документов?

пункт 2.40. Правил

2.15.

Составляется ли по результатам проверки акт проверки наличия и состояния архивных документов?

Пункты 2.14., 2.43. Правил

2.16.

Имеются ли факты утраты документов Архивного фонда РФ и других архивных документов?

пункт 2.44. Правил

2.17.

Соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилища

2.17.1

Имеется ли в наличии книга выдачи дел из архивохранилища?

пункт 2.46. Правил

2.17.2

Составляется ли акт о выдаче дел во временное пользование (при выдаче в сторонние организации)?

пункт 2.46. Правил

2.17.3

Соблюдаются ли сроки возврата дел в архив?

пункт 2.45. Правил

3. Организация учета архивных документов

3.1.

Основные учетные документы

3.1.1.

Книга учета поступления и выбытия дел, документов

пункты 3.6., 3.7. Правил

3.1.2.

Список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда)

пункты 3.6., 3.8. Правил

3.1.3.

Листы фондов

пункты 3.6., 3.9. Правил

3.1.4.

Описи дел, документов

пункты 3.6., 3.10. Правил

3.1.5.

Реестр описей (при наличии двух и более описей дел)

пункты 3.6., 3.11. Правил

3.2.

Соблюдение порядка ведения основных учетных документов

3.2.1.

Вносятся ли ежегодно в Книгу учета поступления и выбытия дел, документов сведения о поступлении (выбытии) дел, документов?

пункт 3.7. Правил

3.2.2.

Ведется ли Список фондов в соответствии с требованиями Правил?

пункт 3.8. Правил

3.2.3.

Составляется ли лист фонда на каждый архивный фонд?

пункт 3.9. Правил

3.2.4.

Делается ли во всех экземплярах описей дел, документов итоговая запись?

пункт 3.10. Правил

3.2.5.

Фиксируются ли в реестре описей основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов?

пункт 3.11. Правил

3.3.

Имеются ли в наличии вспомогательные учетные документы?

пункт 3.5. Правил

3.4.

Составляется ли паспорт архива организации на 01 декабря ... г.?

пункт 3.12. Правил

3.5.

Соблюдается ли порядок учета поступления и выбытия архивных документов?

пункт 3.15. Правил

3.6.

Составляется ли акт приема-передачи архивных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив?

пункт 3.15. Правил

3.7.

Ведется ли дело фонда, включающее учетные документы, характеризующие изменения фонда и документы, отражающие историю фонда и фондообразователя?

пункт 3.15. Правил

4. Организация комплектования архива

4.1.

Создана ли в организации экспертная комиссия (ЭК)?

пункты 4.7. - 4.9. Правил

4.2.

Соблюдается ли порядок проведения, периодичность экспертизы ценности документов в организации?

пункты 4.3. - 4.6., 4.10. - 4.11. Правил

4.3.

Соответствует ли обязательным требованиям составление и оформление описей дел постоянного хранения и дел по личному составу?

пункты 4.31., 4.32., 5.5. Правил

4.4.

Соблюдаются ли организацией сроки представления описей дел, документов постоянного хранения (описей дел, документов по личному составу) на утверждение (согласование) Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Бурятия (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в опись)

пункт 4.11., 5.5 Правил

4.5.

Составляется ли на дела с истекшими сроками хранения акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

пункт 4.2., 4.11. Правил

4.6.

Соответствует ли обязательным требованиям порядок оформления архивных документов?

пункты 4.19. - 4.30. Правил

4.7.

Соблюдаются ли сроки передачи архивных документов в архив организации после завершения дел в делопроизводстве в установленные сроки (не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года)!

пункты 4.1. - 4.3., 4.31. - 4.34. Правил

4.8.

Имеется ли график приема-передачи дел в архив организации, согласованный с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденный руководителем организации?

пункт 4.33 Правил

4.9.

Соблюдаются ли организацией сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи в государственные и муниципальные архивы?

статья 22 ФЗ N 125-ФЗ от 22.10. 2004 пункты 6.1., 6.5. Правил

4.10.

Имеются ли факты утраты архивных документов?

пункт 4.32. Правил

5. Организация использования архивных документов

5.1.

Соблюдается ли порядок регистрации запросов (в течение трех рабочих дней с момента поступления запроса)?

пункт 5.10. Правил

5.2.

Ведутся ли журналы (базы данных) учета использования документов, учета выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий?

пункт 5.8. Правил

5.3.

Соблюдаются ли архивом организации сроки исполнения запросов (в течение 30 дней со дня его регистрации)!

пункт 5.10. Правил

5.4.

Соблюдение обязательных требований к оформлению архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов

5.4.1.

Соблюдаются ли обязательные требования при составлении и оформлении архивной справки?

пункт 5.12. Правил

5.4.2.

Соблюдаются ли обязательные требования при составлении и оформлении архивной выписки?

пункт 5.13. Правил

5.4.3.

Соблюдаются ли обязательные требования при оформлении архивной копии?

пункт 5.14. Правил

5.4.4.

Соблюдаются ли обязательные требования при направлении архивной справки, архивной выписки, архивной копии заявителям?

пункт 5.15. Правил

____________________________________ (инициалы, фамилия, должность представителя проверяемого субъекта)

___________________ (подпись)

____ ______________ 20___ г. (дата)

____________________________________ (инициалы, фамилия, должность лица, проводящего плановую проверку и заполняющего проверочный лист)

___________________ (подпись)

____ ______________ 20___ г. (дата)