Приложение. Положение о порядке постоянного хранения, использования, предоставления копий, взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной, хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

Приложение
к приказу МПР Оренбургской области
от 3 ноября 2016 г. N 919

Положение
о порядке постоянного хранения, использования, предоставления копий, взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной, хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)

С изменениями и дополнениями от:

21 ноября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости", Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.1997 N 1301 "О государственном учете жилищного фонда в Российской Федерации", Приказами Министерства Российской Федерации по земельной политике, строительству и жилищно-коммунальному хозяйству от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации" и Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Законом Оренбургской области от 16.11.2009 N 3223/740-IV-ОЗ "О Правительстве Оренбургской области", Законом Оренбургской области от 29.08.2005 N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области".

1.2. Постоянное хранение и использование технических паспортов, оценочной и иной, хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) и содержащихся в них сведений (далее - учетно-техническая документация) обеспечивается исполнительным органом государственной власти Оренбургской области (далее - уполномоченный орган) и осуществляется учреждением либо организацией, заключившей с уполномоченным органом договор хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (далее - уполномоченная организация).

1.3. Настоящее Положение определяет порядок постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

2. Термины, используемые в Положении

2.1. Архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо, в случае заключения договора хранения, уполномоченной организации, с которой заключен такой договор;

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

Архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения), недоступное для посторонних лиц, обеспечивающее предотвращение хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающее требованиям к сохранности документов;

Единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение;

Инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

Опись дел, документов - справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета;

Внутренняя опись документов дела - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;

Инвентарная книга - книга для внесения дел по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров дел;

Реестровые книги - это документы, содержащие данные о праве собственности на жилые дома (помещения) на основании решений исполкомов районных, городских, районных в городе Советов народных депутатов данного населенного пункта;

Инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);

Учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная, хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное) и содержащиеся в них сведения;

Уполномоченный орган - исполнительный орган государственной власти Оренбургской области;

Уполномоченная организация - учреждение либо организация, заключившая с уполномоченным органом договор хранения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Требования к организации хранения учетно-технической документации

3.1. Для хранения учетно-технической документации в уполномоченной организации создается архив. Ведение архива осуществляется уполномоченной организацией согласно Инструкции о порядке хранения и использования архивом бюро технической инвентаризации, утвержденной Приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 года N 13 "Об утверждении Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации", на основе принципов единства технологии их ведения на всей территории Российской Федерации и обеспечения в соответствии с законодательством Российской Федерации общедоступности и непрерывности актуализации содержащихся в нем сведений, сопоставимости таких сведений со сведениями, содержащимися в других государственных информационных ресурсах.

3.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию, определяются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526.

3.3. В архиве осуществляется хранение учетно-технической документации на бумажных и (или) электронных носителях. При несоответствии сведений, содержащихся в учетно-технической документации на бумажных и электронных носителях, приоритет имеют документы, содержащие сведения на бумажных носителях.

3.4. Целью деятельности архива является обеспечение государственных органов, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц информацией о местоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежности зданий, строений, помещений, сооружений и объектов незавершенного строительства (далее - объекты капитального строительства), предоставляемой на основе хранящейся в архиве учетно-технической документации.

3.5. Основными задачами архива являются хранение в пределах всего срока хранения, учет, прием и использование учетно-технической документации, формирование инвентарных дел, проверка наличия и состояния учетно-технической документации, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

3.6. Хранящаяся в архиве учетно-техническая документация на объекты недвижимости является собственностью Оренбургской области.

3.7. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации доступ к ней ограничивается путем разделения документов на материалы основного хранения и материалы оперативного справочного доступа (оперативный фонд).

3.8. Круг лиц, имеющих доступ к материалам основного хранения, устанавливается приказом уполномоченной организации. Другие должностные лица могут допускаться в помещение основного архивохранилища с разрешения руководителя уполномоченной организации в сопровождении лиц, имеющих постоянный доступ.

4. Материалы, подлежащие хранению

4.1. К материалам основного хранения относятся следующие единицы хранения:

1) инвентарное дело на объект технического учета, включающее или# несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса, при квартальной застройке - на каждое основное строение;

2) инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;

3) иные сброшюрованные или переплетенные комплекты или отдельные чертежные листы, если они не брошюруются с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях;

4) подлинные экземпляры правоустанавливающих документов (договоры приватизации с приложениями, договоры купли-продажи и иные документы) на объекты недвижимости, ликвидированные по различным причинам, хранящиеся индивидуально (без включения в состав инвентарного дела на объект недвижимости).

4.2. Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и иные документы) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнести к тому или иному виду основных фондов.

4.3. Оперативный фонд.

Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений к материалам основного хранения и позволяет осуществлять быстрый поиск требуемой информации без обращения к материалам основного хранения.

При недостатке информации и необходимости обращения к материалам основного хранения оперативный фонд должен позволять поиск требуемых инвентарных дел.

Для достижения указанных целей руководители и специалисты уполномоченной организации формируют любые другие материалы оперативного фонда, а также внедряют новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в том числе справочно-информационную базу данных на магнитных носителях.

4.4. Прочие документы:

1) инвентарные книги;

2) реестровые книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (сведения из архива до 1998 года);

3) реестры жилищного фонда;

4) учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объектов капитального строительства, помещений;

5) статистические отчеты о жилищном фонде;

6) статистические карточки на домовладения, основные здания;

7) алфавитные карточки собственников зданий, жилых помещений (квартир);

8) книги учета инвентарных дел;

9) иные документы, относящиеся к деятельности организаций технической инвентаризации.

4.5. Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.

4.6. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.

Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта на момент регистрации. Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта. Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта на дату регистрации и исчисления сроков.

Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости:

1) здания гражданского назначения;

2) квартиры;

3) сооружения коммунально-бытового назначения;

4) передаточные устройства.

4.7. Алфавитная картотека владельцев строений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее неизвестно. Алфавитная карточка, по городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. Группировку алфавитных карточек целесообразно делать по принципу построения энциклопедических словарей. В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.

4.8. Статистические карточки являются главным источником учетно-технической информации, позволяющим снизить число обращений к материалам основного хранения. Статистические карточки составляются по результатам обследования объекта. Карточки хранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичном алфавитной картотеке владельцев.

Детальный порядок ведения статистической картотеки, в том числе разграничение основных фондов по категориям принадлежности, устанавливается уполномоченной организацией.

Статистические карточки на снесенные объекты погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки, и хранятся не менее трех лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц.

5. Порядок хранения учетно-технической документации

5.1. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающих требованиям к сохранности документов.

5.2. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

5.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

1) предоставление помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ);

2) обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;

3) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

4) проверка наличия и состояния документов.

5.4. Требования к архивохранилищу: архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2 - 3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку, воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища зависит от технологического оборудования, принятого для хранения архивных документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и, как правило, не выше 4 м. Архивохранилище должно иметь удобные выходы к лифтам и лестничным клеткам.

Не допускается хранение фоно-, видео- и электронных документов на носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

Архивохранилище архивных документов на нитрооснове (опасной, горючей) территориально отделяется и изолируется от других архивохранилищ. В нижней зоне архивохранилища архивных документов на нитрооснове предусматривается дополнительная вытяжка воздуха.

5.5. Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;

2) оборудование архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

3) соблюдение противопожарного режима;

4) соблюдение охранного режима;

5) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

5.6. Для размещения учетно-технической документации архивохранилище оборудуется металлическими, обработанными специальным противопожарным составом, стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

Для хранения алфавитных и статистических карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками.

Инвентарные дела хранятся в папках с твердыми обложками, изготовленных из безвредных для хранения документов материалов, на боковую сторону папки делается надпись с указанием инвентарных номеров дел.

На обороте обложки инвентарного дела помещается внутренняя опись содержащихся в нем документов в соответствии с делением по группам.

Планы больших форматов могут храниться отдельно в сброшюрованном виде.

Документы размерами, превышающими по высоте 41 см, могут храниться в горизонтальном положении.

Планшеты и иные планы, вычерченные на плотной чертежной бумаге большого формата, не перегибаются, а хранятся в тубусах или в развернутом виде в специальных папках соответствующего формата.

Хранящиеся в архивохранилище материалы должны быть оформлены в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

5.7. Противопожарный режим в здании(ях), где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

5.8. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений. Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в не опечатанных помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее, время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в порядке, установленным приказом руководителя уполномоченной организации.

5.9. В архивохранилище архивных документов на бумажной основе, оборудованном системами кондиционирования воздуха, поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура - 17 - 19°C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%, для документов на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы) температура - 15°C, относительная влажность воздуха - 40 - 55%; для документов на магнитных носителях (пленки, диски) - 15 - 20°C и 50 - 65% соответственно.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами. В целях противопожарной безопасности при работе с документами на нитрооснове запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при перемотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвергать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздействию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере возможности переводятся на триацетатную основу. Температура хранения - не выше 10°C, относительная влажность воздуха - 40 - 55%.

В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры () и относительной влажности воздуха () не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 - 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре и относительной влажности воздуха .

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе - одна контрольная точка на комнату, при многоярусной - одна на ярус.

5.10. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

5.11. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год "обеспыливание" пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

5.12. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации. проводится уполномоченным органом либо, в случае заключения договора хранения, организацией, с которой заключен такой договор, комиссией или не менее чем двумя работниками уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор, не реже одного раза в год. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации, может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

5.13. В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:

1) устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

3) выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

4) выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

5.14. По результатам проверки, при обнаружении ошибок в учетных данных о документах, в случае обнаружения документации, не относящейся к документам, неучтенных документов составляется соответствующий акт.

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор.

5.15. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов, организуется их розыск.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На документы, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов, который утверждается руководителем уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор.

К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. В случае подготовки акта об утрате документов организацией, заключившей договор хранения, акт представляется в уполномоченный орган для принятия решения о снятии утраченных документов с учета.

5.16. Ответственность за сохранность документов несет руководитель уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, уполномоченной организации, с которой заключен такой договор, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

6. Порядок приема и учета документации

6.1. К основному хранению в архив принимаются материалы на бумажных носителях, оформленные в установленном порядке, то есть заключенные в твердые папки, сшитые, прошнурованные, пронумерованные и оцененные. Скрепление листов дела металлическими предметами не допускается. Планы больших форматов сброшюровываются с присвоением инвентарного номера дела, к которому относятся, и хранятся отдельно.

Прием электронных документов в архив осуществляется согласно сопроводительным документам, в которых должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей)).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

При передаче видеодокументов на хранение в архивохранилище аудиовизуальной и машиночитаемой (электронной) документации каждый футляр электронного носителя снабжается временным фронтальным вкладышем, на котором указывается: номер единицы хранения по сдаточной описи. Фронтальный вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре. Надписи на вкладышах исполняются карандашом.

При передаче на хранение в архивохранилище аудиовизуальной и машиночитаемой (электронной) документации отдела обеспечения сохранности документов с видеодокументами передается сдаточная опись

Фотодокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация, для фотодокументов это аннотация. К фотодокументу могут прилагаться вырезки из газеты со статьёй о лице или событии, отражённом в фотодокументе. Вырезки помещаются во внешний конверт.

Приёму в архив подлежат подлинники фотодокументов: негативы, фотоальбомы (сформированные организацией или физическим лицом), фотодокументы в цифровом формате.

Позитивы принимаются на хранение только в порядке исключения при отсутствии негатива на особо ценные и редкие фотодокументы.

6.2. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяется по расчету, составленному исполнителем, проверенному главным бухгалтером и утвержденному руководителем уполномоченной организации.

Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат уполномоченной организации на его разработку.

Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левом верхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные с внесением изменений по результатам обследования объекта, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается под первоначальной нарастающим итогом.

Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки, определяется инвентаризационной комиссией, создаваемой в соответствии с приказом руководителя уполномоченной организации, при проведении инвентаризации архива.

6.3. Инвентарное дело на объект недвижимости разделяется на 3 отдельно сброшюрованные группы документов.

В первую группу включаются материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположенные в следующей последовательности:

1) технический паспорт;

2) план земельного участка;

3) поэтажные планы основных строений;

4) экспликации к поэтажным планам.

Скрепление материалов первой группы должно позволять извлечение их из дела для снятия копий.

Во вторую группу включаются все копии правоустанавливающих документов, сброшюрованные в хронологическом порядке. Каждый лист материалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероваться нарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов дела должны вноситься в опись данной группы документов. Извлечение документов данной группы из дела запрещается.

В третью группу включаются долевые материалы (абрисы, расчеты площадей и объемов, акты технического обследования, материалы предшествующих инвентаризаций), расположенные в указанной последовательности и подшиваемые в хронологическом порядке. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку "Погашено. Дата. Подпись".

Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесение каких-либо исправлений и поправок в документы после их подшивки не допускается.

Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе. Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечание к описи листов, хранящихся в деле.

6.4. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру, который указывается в инвентарной книге.

6.5. Документы в электронном виде принимаются в архив после перевода их на серверный архив уполномоченной организации. При хранении информации на магнитных носителях производится резервное копирование для исключения утраты информационной базы.

Информация об изменениях:

Раздел 7 изменен с 1 января 2018 г. - Приказ Министерства природных ресурсов, экологии и имущественных отношений Оренбургской области от 21 ноября 2017 г. N 669

См. предыдущую редакцию

7. Порядок использования учетно-технической документации, предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений и выдача инвентарных дел

7.1. Учетно-техническая документация используется при предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

7.2. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

7.3. Порядок доступа к учетно-технической документации устанавливается уполномоченной организацией.

7.4. Учетно-техническая документация подлежит постоянному хранению, ее уничтожение и изъятие из нее каких-либо частей не допускается.

7.5. Копии учетно-технической документации и содержащиеся в ней общедоступные сведения предоставляются по запросам любых лиц в срок пять рабочих дней.

7.6. Снятие копий с технической документации, а также выписки информации из инвентарных дел представителями юридических лиц и физическими лицами не допускаются.

7.7. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации, копии документов, справок, вошедших в перечень, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2016 N 576 "Об утверждении максимальных размеров платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной документации органов и организаций по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, правоустанавливающих документов) и содержащихся в них сведений" (далее - Постановление), предоставляются заявителем за плату, в размере в соответствии с Приложением 1 к Положению "О порядке постоянного хранения и использования, предоставления копий, взимания и возврата платы за предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной, хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации, учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного)" (далее - Положение).

7.8. Уполномоченная организация вправе выдавать по запросам заинтересованных лиц документы, копии документов, справок, не вошедшие в перечень, утвержденный Постановлением, с учетом ограничений, касающихся прав третьих лиц.

Копии документов, справок, не вошедшие в перечень, утвержденный Постановлением, предоставляются за плату в размере в соответствии с Приложением 2 к Положению.

7.9. Средства в соответствии с п. 7.7. и п. 7.8. настоящего Порядка, поступают на расчетный счет уполномоченной организации и являются ее доходом.

Информация о размере средств за выдачу копий документов является общедоступной.

7.10. Банковские реквизиты для перечисления платежа за документы, копии документов размещаются на официальном сайте уполномоченной организации, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт).

7.11. Возврат платы осуществляется на основании заявления лица, подавшего заявление в уполномоченную организацию о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации или его правопреемника (далее - заявление о возврате платы), либо на основании решения суда.

Возврат платы осуществляется в следующих случаях:

если лицу, подавшему заявление о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, отказано в предоставлении таких сведений либо если в архиве отсутствуют такие сведения;

если плата внесена в большем размере, чем установлено пунктами 7.7. и 7.8. настоящего Положения, при этом возврату подлежат денежные средства, размер которых превышает размер установленной платы.

Заявление о возврате платы представляется в уполномоченную организацию, в которую подавалось заявление о предоставлении сведений, содержащихся в учетно-технической документации, копий учетно-технической документации, в виде бумажного документа при личном обращении, или путем почтового отправления, или в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Заявление о возврате платы должно быть зарегистрировано уполномоченной организацией в день поступления заявления.

7.12. В заявлении о возврате платы указываются банковские реквизиты, необходимые для возврата платежа лицу, подавшему такое заявление (фамилия, имя, отчество (при наличии), лицевой или банковский счет, наименование банка получателя, БИК, корреспондентский счет банка), а также почтовый адрес или адрес электронной почты.

К заявлению о возврате платы прикладывается оригинал или копия документа, подтверждающего перечисление платы, платежное поручение, имеющее штамп банка об оплате, или квитанция банка или уполномоченной организации об оплате наличными средствами. Указанная копия документа заверяется расчетной организацией, осуществившей данный платеж. Заверение копии документа, подтверждающего перечисление платы, не требуется в случае, если при представлении заявления о возврате платежа при личном обращении предъявляется оригинал документа, подтверждающего перечисление платы, который возвращается заявителю.

В случае подачи заявления о возврате платы правопреемником заявителя к такому заявлению прикладываются документы, подтверждающие переход прав требования к правопреемнику заявителя, в том числе заверенные выписки из передаточных актов, разделительных балансов, единого государственного реестра юридических лиц.

7.13. При отсутствии в заявлении о возврате платы сведений, установленных в абзаце первом пункта 7.12. настоящего Положения, или непредставлении документов, установленных абзацем вторым и абзацем третьим пункта 7.12. настоящего Положения, такое заявление считается неполученным и не рассматривается уполномоченной организацией, о чем последняя не позднее 5 рабочих дней со дня представления такого заявления направляет лицу, подавшему заявление о возврате платежа, уведомление с указанием требований, в соответствии с которым должно быть представлено такое заявление.

Уполномоченная организация, получившая соответствующее требованиям настоящего Положения заявление о возврате платежа, в течение 10 рабочих дней со дня поступления указанных в абзаце втором и абзаце третьем пункта 7.12. настоящего Положения документов или в течение 10 рабочих дней со дня поступления решения суда осуществляет возврат платежа, о чем в течение 2 рабочих дней со дня принятия решения о возврате платежа уведомляет лицо, подавшее заявление о возврате платежа, путем вручения копии такого решения лично или направления почтовым отправлением по адресу, указанному в заявлении, или на адрес электронной почты.

7.11. Копии учетно-технической документации и содержащиеся в ней сведения предоставляется бесплатно в сроки, установленные законодательством Российской Федерации:

1) федеральным органам государственной власти, органам государственной и муниципальной власти субъектов Российской Федерации;

2) правоохранительным и судебным органам по находящимся в их производстве делам;

3) налоговым органам на территории, находящейся в их юрисдикции;

4) территориальным органам Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии;

5) иным лицам и органам, определенным законодательством Российской Федерации.

7.15. Подлинники учетно-технической и иной документации, хранящиеся в архиве, не выдаются, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

7.16. Информация по устным запросам не предоставляется.

7.17. Выдача информации, имеющейся в архиве, не должна нарушать прав и законных интересов собственников объектов, а также интересов государства и его уполномоченных органов.

7.18. Выдача инвентарных дел из архива.

Выдача инвентарных дел из архива производится в исключительных случаях по письменному разрешению руководителя уполномоченной организации, который несет ответственность за сохранность учетно-технической документации. В разрешении должны быть указаны цель (причины или основания) выдачи, срок возврата и лицо, кому разрешено получить дело.

Выдача определенных документов первой группы из инвентарных дел должна производиться в порядке, установленном уполномоченной организацией.

7.19. Для учета выдачи и возврата материалов на каждое инвентарное дело заводится карточка учета, которая хранится в этом деле, а при выдаче оставляется на месте хранения дела (по домовому фонду) или в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц.

7.20. Контроль выдачи и возврата дел ведется по записям в журнале учета выдачи и возврата инвентарных дел.

7.21. Изъятие из архивохранилища документации на определенный срок для использования его судебными, правоохранительными и иными уполномоченными органами возможно на основе надлежаще оформленного требования (запроса). При выдаче обязательна опись всех документов и подпись лица, получающего их, с указанием Ф.И.О. (полностью) и должности.

7.22. В случаях, когда выдача инвентарных материалов и сведений нарушает права собственника, руководитель уполномоченной организации вправе приостановить выдачу и потребовать возврат выданных материалов.

Выдача инвентарных материалов может быть возобновлена по согласию собственника или по решению (определению) суда.

В случае неправомерной или ошибочной выдачи материалов руководитель уполномоченной организации должен письменно известить заинтересованных лиц об отзыве документов. После извещения о отзыве документов ссылки заявителей и пользователей на ошибочно или неправомерно выданные сведения рассмотрению не подлежит.

8. Сроки хранения и порядок проведения инвентаризации документации

8.1. Постоянному (бессрочному) хранению в архиве подлежат:

1) инвентарные дела на здания и сооружения, принятые или стоявшие ранее на государственной охране;

2) инвентарные дела (с правоустанавливающими документами или без них) на существующие инвентарные объекты;

3) обветшавшие реестровые книги, книги учета дел, переданных в государственные архивы, а также статистические отчеты о домовом фонде.

При ликвидации уполномоченной организации документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в упорядоченном состоянии поступают на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области.

8.2. Списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории и архитектуры, а также принятых (принимаемых) на государственную охрану или имеющих историко-архитектурную ценность, представляются в уполномоченную организацию, созданную в целях охраны памятников истории и культуры, а также иные научные организации по государственной охране объектов культурного наследия Оренбургской области.

На титульных листах технических паспортов находящихся в эксплуатации объектов, следует вводить надпись (штамп) "Принято на госохрану".

8.3. Инвентарные дела на уничтоженные объекты недвижимости, являющиеся памятниками истории и культуры, материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд хранятся в архиве пять лет.

По истечении этого срока в результате экспертизы ценности документов они могут быть переданы на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области.

Учетно-техническая документация на уничтоженные объекты недвижимости, являющиеся памятниками истории и культуры, хранящаяся в архиве и включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, подлежит передаче на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области по описям дел постоянного хранения, утвержденным экспертно-проверочной методической комиссией.

8.4. Дела регистрируются в книге учета дел, переданных на хранение в государственные архивы, при этом в обязательном порядке указываются основание и дата передачи дел, указываются все адреса, которые в свое время были присвоены зданию.

8.5. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности инвентарных дел основного хранения не реже одного раза в год производится инвентаризация материалов основного хранения.

Инвентаризация производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", в результате которой:

1) устанавливается фактическое наличие, полнота единиц хранения и соответствие учетным документам;

2) выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

3) выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

4) выявляются, учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки, и намечаются сроки их обновления путем обследования объекта и/или камеральной обработки;

5) выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

Итоги инвентаризации материалов основного хранения оформляются утверждаемым руководителем уполномоченной организации актом о результатах инвентаризации.