Приложение. Административный регламент администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом заверенных копий документов"

Приложение
к постановлению
администрации города Орска
от 27.12.2016 N 7951-п

Административный регламент
администрации города Орска по предоставлению муниципальной услуги
"Выдача ведомственным архивом заверенных копий документов"

С изменениями и дополнениями от:

6 марта 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Область применения

1.1.1. Административный регламент администрации г. Орска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом заверенных копий документов" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, определения сроков, состава и последовательности выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги "Выдача ведомственным архивом заверенных копий документов" (далее - муниципальная услуга).

1.2. Термины и определения

1.2.1. Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

1.2.2. Архив (архивохранилище) - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

1.2.3. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

1.2.4. Виза - реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

1.2.5. Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

1.2.6. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

1.2.7. Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

1.2.8. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

1.2.9. Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

1.2.10. Отметка о заверении копии - реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

1.2.11. Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

1.2.12. Подписание (документа) - заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

1.2.13. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

1.2.14. Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

1.2.15. Хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

1.2.16. Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

1.3. Заявители муниципальной услуги

1.3.1. Заявителями муниципальной услуги являются физические лица, юридические лица (организации) независимо от их организационно-правовой формы либо их уполномоченные представители.

1.4. Порядок информирования о муниципальной услуге

1.4.1. Информация о предоставлении муниципальной услуги является открытой и общедоступной.

Заинтересованные лица могут получить информацию о предоставлении муниципальной услуги посредством личного обращения в управление делами администрации города (далее - управление делами), в муниципальное автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг г. Орска" (далее - МАУ "МФЦ г. Орска"), с помощью использования телефонной связи, электронной почты, сети Интернет.

1.4.2. Основными требованиями к информированию граждан являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- четкость в изложении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- полнота информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- наглядность форм предоставляемой информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- удобство и доступность в получении информации о процедуре предоставления муниципальной услуги;

- оперативность предоставления информации о процедуре предоставления муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Орска Оренбургской области от 6 марта 2017 г. N 1243-п подпункт 1.4.3 пункта 1.4 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.4.3. Для получения информации заинтересованные лица вправе обратиться:

1.4.3.1. В управление делами:

1) по адресу: 462419, г. Орск, пр. Ленина, 29, график приёма заявителей: среда с 8.00 ч. до 17.00 ч., обеденный перерыв с 13.00 ч. до 13.48 ч., телефон: 8 (3537) 25-00-54, 21-26-98, 25-38-96;

2) по электронному адресу: uprava@orsk-adm.ru;

3) на сайт администрации: www.orsk-adm.ru;

1.4.3.2. В МАУ "МФЦ г. Орска":

1) по адресам:

- 462402, г. Орск, пер Клубный, д. 7 "А", график приёма заявителей: понедельник - пятница с 8.30 ч. до 20.30 ч., суббота с 8.30 ч. до 12.30 ч., без перерыва на обед, выходной день - воскресенье, телефон: 8 (3537) 34-01-00;

- 462420, г. Орск, ул. Макаренко, д. 20 "А", график приёма заявителей: понедельник - пятница с 8.30 ч. до 20.30 ч., суббота с 8.30 ч. до 12.30 ч., без перерыва на обед, выходной день - воскресенье, телефон: 8 (3537) 20-60-90;

- 462453, г. Орск, с. Ударник, ул. Советская, д. 4, график приёма заявителей: понедельник, четверг с 8.00 ч. до 17.00 ч., телефон: 8 (3537) 34-01-00;

2) по электронному адресу: mfcorsk@mail.ru;

3) на официальный сайт учреждения: мфц-орск.рф.

1.4.3.3. На портал государственных услуг.

1.5. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги

1.5.1. Консультации о предоставлении муниципальной услуги осуществляются специалистом отдела документационного обеспечения управления делами (по ведению архивного дела) либо специалистом МАУ "МФЦ г. Орска" (далее - специалисты).

1.5.2. Консультирование содержит следующую информацию:

- о правовых основаниях для предоставления муниципальной услуги (наименование, номер, дата принятия нормативного правового акта) - п. 2.5. административного регламента;

- о графике приёма заявителей в управлении делами по вопросу оказания муниципальной услуги, в МАУ "МФЦ г. Орска" - п. 1.4.3. п. 1.4. административного регламента;

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, - п. 2.6. административного регламента;

- о сроках предоставления муниципальной услуги - п. 2.4. административного регламента;

- о размещении на официальных сайтах администрации города, МАУ "МФЦ г. Орска" справочных материалов - п. 1.4.3. п. 1.4. административного регламента;

- о принятом решении по поступившему заявлению о выдаче заверенной копии документа - п. 3.3. административного регламента;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги - п. 2.8. административного регламента.

1.5.3. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании учреждения, в которое поступил звонок, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего звонок.

При невозможности специалистов, принявших звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок переводится на других должностных лиц либо заявителю сообщается, куда и в каком порядке ему обратиться за получением необходимой информации.

1.5.4. Время консультирования составляет 10 - 15 минут.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

2.1.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача ведомственным архивом заверенных копий документов".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией города Орска в лице уполномоченного органа - управления делами. В части приёма заявлений и выдачи документов услуга также предоставляется МАУ "МФЦ г. Орска".

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом рассмотрения заявления о предоставлении муниципальной услуги является:

- выдача заверенной копии документа;

- мотивированный отказ в выдаче заверенной копии документа.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги не превышает двух рабочих дней со дня регистрации в управлении делами заявления о предоставлении муниципальной услуги. В случае подачи заявления через МАУ "МФЦ г. Орска" срок предоставления муниципальной услуги начинает исчисляться со дня передачи заявления из МАУ "МФЦ г. Орска" в управление делами и заканчивает исчисляться в день передачи подготовленных документов в МАУ "МФЦ г. Орска".

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Оренбургской области от 29 августа 2005 г. N 2551/460-III-ОЗ "Об архивном деле в Оренбургской области";

- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Уставом города Орска от 04 июня 2012 г.;

- постановлением администрации города Орска от 02 февраля 2016 г. N 348-п "Об утверждении Положения "Об административных регламентах";

- решением Орского городского Совета депутатов от 26 декабря 2013 г. N 43-722 "Об утверждении "Положения об управлении делами администрации города Орска";

- постановлением администрации города Орска от 06 мая 2014 г. N 2492-п "Об утверждении стандарта администрации города Орска "Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования "Город Орск";

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги заявитель представляет (направляет) в управление делами, в МАУ "МФЦ г. Орска":

1) заявление о выдаче заверенной копии документа по форме (приложение N 1 к административному регламенту), в котором указываются фамилия, имя, отчество заявителя (физического лица), полное наименование организации (юридического лица), паспортные данные, почтовый адрес, контактный телефон заявителя, а также номер, дата и цель использования запрашиваемого документа;

2) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность заявителя или представителя юридического лица;

3) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и доверенность, заверенную в установленном законодательством порядке, на лицо, уполномоченное на представление интересов заявителя (в случае, когда обратившийся действует в интересах третьих лиц).

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.7.1. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.8.1. В предоставлении муниципальной услуги отказывается в случае:

2.8.1.1. Отсутствия в заявлении о выдаче заверенной копии документа фамилии, имени, отчества заявителя (физического лица), полного наименования организации (юридического лица), паспортных данных, почтового адреса, контактного телефона заявителя;

2.8.1.2. Если в заявлении о выдаче заверенной копии документа имеются подчистки, приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также если заявление имеет серьезные повреждения, наличие которых не позволяет однозначно истолковать его содержание;

2.8.1.3. Отсутствия в запросе необходимых сведений для его исполнения (не указаны номер или дата запрашиваемого документа);

2.8.1.4. Если запрашиваемая информация содержит сведения, составляющие государственную, служебную и иную охраняемую действующим законодательством Российской Федерации тайну;

2.8.1.5. Отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

2.8.1.6. Отсутствия у заявителя сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, и документов, подтверждающих его полномочия на представление интересов третьих лиц (в случае, когда обратившийся действует в интересах третьих лиц);

2.8.1.7. Если запрашиваемый документ был опубликован в средстве массовой информации или размещен в сети Интернет. При этом заявитель должен быть уведомлен, где и когда был опубликован документ;

2.8.1.8. Отсутствия в ведомственном архиве администрации города Орска запрашиваемой информации. При этом заявителю даётся разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться за получением необходимой информации;

2.8.1.9. Содержания в заявлении нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания

2.9.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Под запросом в настоящем административном регламенте понимается заявление о выдаче ведомственным архивом заверенной копии документа.

2.10.2. Сроки ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче заверенной копии документа:

- максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления о выдаче заверенной копии документа составляет 10 - 15 минут;

- максимальное время ожидания в очереди при получении заверенной копии документа составляет 10 - 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

2.11.1. При обращении заявителя в МАУ "МФЦ г. Орска" запрос первоначально регистрируется в автоматизированной информационной системе многофункционального центра, после чего направляется в управление делами. Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в управлении делами в день его поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.12.1. Прием заявителей муниципальной услуги осуществляется в кабинете N 102 администрации города, в МАУ "МФЦ г. Орска".

2.12.2. По размерам и состоянию помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, отвечают требованиям санитарно-гигиенических норм и правил, противопожарной безопасности, безопасности труда и должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых муниципальных услуг (повышенная температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязнения, шум, вибрации и т.д.).

2.12.3. В местах предоставления муниципальной услуги предусмотрено оборудование доступных мест общего пользования (санитарно-бытовых помещений) и мест хранения верхней одежды посетителей.

2.12.4. Места ожидания в очереди оборудованы стульями.

2.12.5. В местах предоставления муниципальной услуги создаются условия обеспечения доступности для инвалидов и других маломобильных групп населения:

1) для беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором предоставляется муниципальная услуга, а также для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;

2) возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты (здания, помещения), в которых предоставляется услуга, а также входа в такие объекты и выхода из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;

3) сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;

4) надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам (зданиям, помещениям), в которых предоставляется услуга, и к услуге с учётом ограничений их жизнедеятельности;

5) дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;

6) допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

7) допуск на объекты (здания, помещения), в которых предоставляется услуга, собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего её специальное обучение;

8) оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуги наравне с другими лицами.

2.12.6. Информация о предоставлении муниципальной услуги размещается на информационном стенде в управлении делами (каб. N 102 администрации города Орска).

2.12.7. На информационном стенде в управлении делами размещается следующая информация:

- наименование муниципальной услуги;

- график приёма заявителей в отделе документационного обеспечения управления делами, МАУ "МФЦ г. Орска";

- нормативные правовые документы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;

- образец заявления на выдачу заверенной копии документа;

- об основаниях отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показатель доступности и качества муниципальной услуги	Ед. измер.	Показатель
1. Доля выданных ведомственным архивом заверенных копий документов от количества поданных заявлений	%	100
2. Размещение информации о муниципальной услуге на сайте администрации города, на информационном стенде в управлении делами	да/нет	да
3. Доля случаев предоставления муниципальной услуги в установленные сроки от общего количества случаев предоставления муниципальной услуги	%	100

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) обращение заявителя;

2) рассмотрение заявления о выдаче заверенной копии документа, подготовка запрашиваемой информации из ведомственного архива;

3) выдача заверенной копии документа.

3.1.2. Последовательность административных процедур представлена в блок-схеме (приложение N 2 к административному регламенту).

3.2. Обращение заявителя

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является обращение заявителя в управление делами, МАУ "МФЦ г. Орска" с заявлением о выдаче заверенной копии документа.

3.2.2. В случае обращения заявителя в отдел документационного обеспечения управления делами с заявлением о выдаче заверенной копии документа специалист отдела документационного обеспечения управления делами (по ведению архивного дела) принимает заявление, проверяет и регистрирует его в день поступления. В случае обращения заявителя в МАУ "МФЦ г. Орска" специалист учреждения принимает заявление, проверяет, регистрирует его в автоматизированной информационной системе многофункционального центра и на следующий рабочий день передаёт по реестру в управление делами. При этом заявителем в заявлении обязательно указывается место получения заверенной копии документа - администрация города Орска либо МАУ "МФЦ г. Орска". Специалист отдела документационного обеспечения управления делами (по ведению архивного дела) принимает заявле