Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению
Правительства области
от 06.07.2017 N 508-п

Регламент
по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области

Список сокращений, используемых в настоящем Регламенте

БД "ВнД" - база данных "Внутренние документы";

БД "ВхД" - база данных "Входящие документы";

БД "ИсхД" - база данных "Исходящие документы";

БД "ОГ" - база данных "Обращения граждан";

БД "ОРД" - база данных "Организационно-распорядительные документы";

БД "СпО" - база данных "Справочник организаций";

БД "СМ-Факс" - база данных "СМ-Факс";

КД - карточка документа;

КИ - карточка исполнения;

ККЗ - контрольная карточка задания;

КП - карточка поручения;

КР - карточка резолюции;

ЛС - лист согласования;

ЛО - лист ознакомления;

органы исполнительной власти - органы исполнительной власти Оренбургской области;

ОРД - организационно-распорядительные документы;

ПО - программное обеспечение, совокупность программ, выполняемых компьютерной системой;

РКК - регистрационно-контрольная карточка, предназначенная для регистрации документа в СЭД;

системная организация - организация, в которой установлена СЭД с использованием шлюза для обмена документами в электронном виде;

служба ДО - служба документационного обеспечения;

CЭД - автоматизированная система электронного документооборота и делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области;

ЭП - электронная подпись.

I. Общие положения

1. Регламент по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти разработан в связи с внедрением в органах исполнительной власти СЭД и устанавливает общие требования к функционированию служб ДО, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами с использованием средств СЭД в органах исполнительной власти.

II. Типы и виды регистрируемых документов

2. Тип документа - документы, используемые в работе органов исполнительной власти, по функциям управления.

Вид документа - классификация типов документов (указ, распоряжение, постановление, приказ, служебное письмо и другое).

Типы документов, подлежащих регистрации:

входящие (поступающие) документы - официальные документы, поступающие из внешних организаций и от граждан, которые несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий;

исходящие (отправляемые) документы - официальные документы, направляемые во внешние организации и гражданам, которые несут информацию, выработанную при функционировании органа управления;

внутренние документы - документы, не выходящие за пределы органов исполнительной власти и обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы;

организационно-распорядительные документы - документы, разрабатываемые в органах исполнительной власти, регламентирующие задачи и функции, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность сотрудников органов исполнительной власти.

3. В СЭД подлежат регистрации следующие виды документов:

письма, телеграммы и другая корреспонденция, поступившая в адрес организации ("входящие документы");

устные и письменные обращения граждан ("обращения граждан");

письма, телеграммы и другая корреспонденция, направляемая из организации в адреса других организаций и граждан ("исходящие документы");

письма, докладные записки, справки, циркулирующие внутри организации ("внутренние документы");

указы и распоряжения Губернатора Оренбургской области, постановления Правительства Оренбургской области, приказы и распоряжения органов исполнительной власти ("организационно-распорядительные документы").

III. Участники документооборота

4. Участники СЭД - органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований Оренбургской области, подведомственные организации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, заключившие с государственным казенным учреждением Оренбургской области "Центр информационных технологий Оренбургской области" по согласованию с департаментом информационных технологий Оренбургской области соглашение о взаимодействии сторон при организации СЭД с применением ЭП на безвозмездной основе.

Сотрудники органов исполнительной власти, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы согласно их должностным обязанностям.

Основные группы сотрудников и основные функции, выполняемые сотрудниками каждой группы в СЭД, представлены в таблице 1. Один и тот же сотрудник может совмещать функции, относящиеся к нескольким группам.

Таблица 1

Основные группы участников документооборота

Основные группы сотрудников	Основные функции в СЭД
1	2
Делопроизводитель канцелярии или службы документационного обеспечения органа исполнительной власти	регистрация, рассылка и контроль прохождения документов органа исполнительной власти
Делопроизводитель отдела по работе с обращениями граждан	регистрация, рассылка и контроль рассмотрений обращений граждан
Делопроизводитель структурного подразделения	рассылка и контроль прохождения документов структурного подразделения
Секретариат Губернатора - председателя Правительства Оренбургской области	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов
Руководитель структурного подразделения (министерства, департамента, комитета)	наложение резолюций, согласование и подписание документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю
Исполнитель	подготовка проектов документов, направление документов на согласование и подпись, исполнение документов и резолюций
Контролер	контроль прохождения и исполнения документов и резолюций, формирование и печать сводок и справок по документам и исполнительской дисциплине
Экспедитор	функции осуществляются помимо СЭД
Факс-оператор	прием, перенаправление и регистрация входящих факсов, отправка исходящих факсов

IV. Обработка документов с использованием средств СЭД

5. Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

подготовка документов;

согласование документов;

направление документов на подпись и их подписание;

регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

заверение содержания входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов, обращений граждан;

направление документов на ознакомление;

внесение резолюций/выдача поручений;

постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений, формирование заданий;

формирование отчетов об исполнении заданий и документов;

контроль исполнения заданий и документов;

отнесение документов в дела;

направление документов в архив;

получение документов по факсу;

отправка документов по факсу.

6. Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

КД - для всех документов;

КР - для входящих, внутренних документов и обращений граждан;

КП - для организационно-распорядительных документов;

ККЗ - для всех поставленных на контроль заданий по документу;

КИ - для всех исполненных заданий по документу;

ЛС - для всех документов, направляемых на согласование;

ЛО - для всех документов, направляемых на ознакомление.

7. Отображение электронных описаний: ввод и редактирование данных осуществляются не через электронные карточки и листы, а через отображаемые в окне браузера веб-формы (форма документа, форма резолюции, форма поручения и другое).

Доступ к электронным описаниям документов и их формам могут иметь следующие лица (в части, касающейся исполнения ими своих обязанностей):

делопроизводители, зарегистрировавшие документ;

руководители, к которым поступил документ, и лица их замещающие в СЭД;

исполнители, которым отписан документ;

дополнительные читатели, указанные в КД.

V. Основные операции документооборота

8. Составные части документооборота и относящиеся к ним операции представлены в таблице 2. Состав и последовательность для разных видов документов различаются.

Таблица 2

Составные части и операции документооборота

9. Согласование документов - коллективная подготовка проектов документов, формирование списка согласующих лиц, проведение электронного согласования проектов документов.

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица территориально удалены. Согласующие лица получают оперативный доступ к документу и к сформированным в процессе согласования документа замечаниям. Использование электронного согласования снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений.

Ознакомление с документом - формирование списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом.

Электронное ознакомление с документами позволит ускорить доведение документов до сотрудников органов исполнительной власти и отказаться от их многократного копирования и архивирования.

VI. Направление документов

10. При направлении документов между органами исполнительной власти должен использоваться тип документа "Внутренние документы", регистрация документов должна производиться в БД "ВнД".

VII. Работа с входящими документами

11. Для работы с входящими документами в СЭД используется БД "ВхД".

При работе с входящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или структурного подразделения, которому адресован документ.

Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в службе ДО или в канцелярии.

При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД и заполняет следующие поля:

"N документа" - исходящий номер документа;

"Вид документа";

"Дата документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Корреспондент" - организация, направившая документ;

"Автор" - фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего документ;

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество работника (работников);

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и экземпляров.

На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

В случае если документ поступил от системной организации, делопроизводитель открывает его из вида "На предв. обработке/по месту регистрации",

в режиме редактирования, снимает документ с предварительной обработки и регистрирует (приложение N 5 к регламенту).

После регистрации в системную организацию автоматически направляется информация о номере и дате входящего документа.

12. В случае если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо ОРД, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

13. В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

При необходимости зафиксировать вид доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Вид доставки" (закладка "Доставка").

14. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль" (приложение N 8 к настоящему Регламенту).

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке "Сопроводительное письмо").

15. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание входящего документа с использованием ЭП (приложение N 11 к настоящему Регламенту). Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" в разделе "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

16. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

17. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации входящий документ может быть направлен на ознакомление (приложение N 6 к настоящему Регламенту). В ЛО необходимо заполнить следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

18. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В этом случае поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

19. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другое) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с входящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

VIII. Контроль исполнения входящих документов

20. При организации исполнения входящих документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР (приложение N 7 к регламенту).

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата постановки";

"Исполнители";

"Текст";

"Срок исполнения".

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

После создания резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор резолюции, исполнитель и текст.

21. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

22. Сотрудники, получившие уведомления о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение N 9 к настоящему Регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению резолюции;

"Тип исполнения".

После создания КИ резолюции по входящему документу, полученному от системной организации, в системную организацию автоматически направляется информация, где указываются автор исполнения, дата исполнения и текст.

23. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении карточки исполнения подписывает ее с использованием ЭП (приложение N 11 к регламенту). В случае сохранения отчета об исполнении поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" из раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

24. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

25. Снять резолюцию с контроля имеет право автор резолюции, или замещающий его сотрудник, или сотрудники службы ДО и канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к регламенту).

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

В случае принятия решения о снятии документа с контроля, контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

В случае если бумажный оригинал или копия (если исполнителей документа было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел структурного подразделения-исполнителя, непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к регламенту).

IX. Работа с ОРД

26. Для работы с ОРД в СЭД используется БД "ОРД".

При работе с ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - руководитель или замещающий его сотрудник, который отвечает за подготовку, согласование, исполнение ОРД или поручения по ОРД;

участник согласования - руководитель, согласующий ОРД.

При создании проекта ОРД в СЭД исполнитель заполняет следующие поля КД (приложение N 1 к настоящему Регламенту):

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание ОРД;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего или утверждающего ОРД;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл ОРД.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

27. В случае если создаваемый проект ОРД является дополнением к другому документу или разработан во исполнение какого-либо документа, зарегистрированного в СЭД, исполнитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа.

28. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель направляет проект ОРД на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта ОРД.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

29. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом ОРД и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник согласования, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

30. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД ОРД в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования, другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После окончания процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект ОРД на подпись руководителю и параллельно передает на подпись оригинал ОРД со всеми согласующими подписями (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку "Подписать" и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата и время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

31. Подписанный оригинал ОРД передается в службу ДО или канцелярию органа исполнительной власти. Делопроизводитель службы ДО или канцелярии регистрирует карточку подписанного документа ОРД (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При необходимости устанавливается отметка "Публиковать в разделе подразделения на Портале" и заполняется поле "Сведения о публикации". На закладке "Контроль" устанавливается отметка "Контроль в целом" и заполняются поля "Срок исполнения" и "Контроль возложен на". На закладке "Рассылка" заполняется поле "Список рассылки".

После официального опубликования ОРД в средствах массовой информации заполняются поля "Дата опубликования" и "Газета".

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного ОРД с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображается дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

32. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

33. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

Если в списке рассылки указаны системные организации, то после регистрации ОРД им автоматически направляется информация о документе и исполнитель документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка - Получение".

При необходимости после регистрации ОРД может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участник";

"Хранение листа ознакомления".

"Комментарии инициатора".

34. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

35. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления, другого) автор ЛО прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в листе ознакомления. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с ОРД, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

X. Контроль исполнения ОРД

36. При организации исполнения ОРД сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор поручения - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение поручения по документу и указан в поручении первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем поручения по документу;

делопроизводитель - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать поручение с контроля.

Для направления документа на исполнение автор поручения или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КП (приложение N 7 к настоящему Регламенту).

В КП заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание поручения;

"Срок исполнения";

"Дата постановки".

Исполнение каждого поручения может быть поставлено на контроль.

37. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма*.

После создания поручения системной организацией автоматически направляется информация автору поручения, где указываются автор исполнения, исполнитель и текст.

38. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно поручению, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения поручения.

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению поручения;

"Тип исполнения".

39. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или поручения исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

40. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор исполнения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

41. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующее поручение для сотрудников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения поручения, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для поручения в целом.

42. Снять поручение с контроля в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей имеет право автор поручения или замещающий его сотрудник, делопроизводители службы ДО или канцелярии органа исполнительной власти (приложение N 10 к настоящему Регламенту).

При условии, что поручение полностью исполнено (поставленные в поручении и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КП ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело (приложение N 12 к настоящему Регламенту).

XI. Работа с исходящими документами

43. Для работы с исходящими документами в СЭД используется БД "ИсхД".

При работе с исходящими документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает исходящий документ;

делопроизводитель - секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

44. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документам (приложение N 15 к настоящему Регламенту).

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование.

При создании ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

45. Все циклы согласования проекта документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом исходящего документа и создает ответ по кнопке "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение") поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

46. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД исходящего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другое) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно по кнопке "Продолжить процесс" в ЛС.

После заполнения всех обязательных полей КД и завершения всех процессов согласования исполнитель направляет в СЭД проект исходящего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и в КД отражаются дата, время подписания. В правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

47. Делопроизводитель регистрирует исходящий документ в СЭД, распечатывает содержание документа на бумажном носителе, заверяет текст проставлением штампа с указанием реквизитов владельца ЭП и собственноручной подписью, вписывает регистрационный номер, дату и организует отправку документа (приложение N 5 к настоящему Регламенту).

При направлении исходящего документа участникам СЭД документ на бумажном носителе не направляется.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание неподписанного исходящего документа с использованием ЭП. Для заверения содержания документа делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". После подтверждения заверения поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверено", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

48. Для проверки ЭП делопроизводитель нажимает на пиктограмму*.

В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

49. После отмены заверения информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости исходящий документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

50. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

51. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с исходящим документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

В случае если в списке адресатов указаны системные организации, после регистрации им автоматически направляется информация об исходящем документе. После регистрации полученного документа в СЭД системной организации, автору исходящего письма автоматически доставляется информация о номере и дате входящего документа, а после создания карточек резолюций и исполнения - информация об авторе, исполнителе и текст.

XII. Работа с внутренними документами

52. Для работы с внутренними документами в СЭД используется БД "ВнД".

При работе с внутренними документами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

исполнитель - сотрудник, который создает внутренний документ;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.

При создании проекта внутреннего документа в СЭД исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие поля КД:

"Вид документа";

"Заголовок" - отражает краткое содержание документа;

"Адресаты" - указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;

"Подпись" - содержит фамилию, имя, отчество руководителя, подписывающего документ;

"Исполнители";

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему.

В разделе "Содержание" размещается файл документа.

На закладке "Отношение к делу" исполнитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

53. В случае если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данным документом.

54. После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект внутреннего документа на согласование.

При заполнении ЛС исполнитель заполняет следующие поля:

"Срок согласования";

"Тип согласования" - параллельное, последовательное, комбинированное (по умолчанию - параллельное согласование);

"Участники";

"Хранение листа согласования" - срок хранения ЛС, который не должен быть меньше срока согласования проекта исходящего документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛС подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса согласования поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛС устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

55. Все циклы согласования по проекту документа отражаются на закладке ЛС "История согласования".

Получив уведомление о начале процесса согласования, участник согласования ознакамливается с проектом внутреннего документа и создает ответ нажатием кнопки "Виза", выражающий согласие, несогласие или особое мнение по представленному на согласование проекту документа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа согласующий, владеющий закрытым ключом, при сохранении визы по согласованию подписывает визу с использованием ЭП. В случае сохранения визы решение участника (выбор варианта в группе "Решение"), поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В визе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

56. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Прекратить процесс" в ЛС. В КД внутреннего документа в разделе "Содержание" исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый ЛС.

В случае необходимости изменения параметров процесса согласования (изменение срока согласования, добавление участника согласования и другого) исполнитель прерывает процесс согласования нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛС. Продолжить процесс согласования можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛС.

После завершения процесса согласования исполнитель направляет в СЭД проект внутреннего документа на подпись руководителю.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель или замещающее его в СЭД лицо, владеющий закрытым ключом, подписывает документ с использованием ЭП. В этом случае при нажатии на кнопку и подтверждении подписи документа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В КД отражаются дата, время подписания и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

После подписания делопроизводитель регистрирует внутренний документ в СЭД и документ направляется участникам СЭД без бумажной копии.

57. При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения документа в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

При необходимости внутренний документ может быть направлен на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

Исполнитель внутреннего документа может посмотреть результат получения на закладке "Доставка-Получение".

58. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

59. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с внутренним документом, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

XIII. Контроль исполнения внутренних документов

60. При организации исполнения внутренних документов, сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание резолюции;

"Срок исполнения".

Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль.

61. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

62. Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Текст исполнения" - данные по исполнению резолюции.

63. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции сотрудники, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КИ поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

64. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

65. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник или делопроизводитель структурного подразделения.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XIV. Работа с обращениями граждан

66. Для работы с обращениями граждан (далее - обращения) в СЭД используется БД "ОГ".

При работе с обращениями в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан или структурных подразделений;

адресат/участник - руководитель органа исполнительной власти или руководитель структурного подразделения, которому адресован документ.

Обращения, адресованные руководству органа исполнительной власти, структурному подразделению, без указания конкретного лица или структурного подразделения регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан или структурном подразделении органа исполнительной власти.

При регистрации обращения делопроизводитель создает КД обращения и заполняет следующие поля:

1) на закладке "Реквизиты":

"Вид обращения";

"Вид типа обращения";

"Тип обращения";

"Корреспондент" - фамилия, имя, отчество обратившегося;

"Регион", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Адрес";

"Тип автора";

"Адресат";

"Заявитель";

"Первичное обращение" - если регистрируемое обращение гражданина является повторным;

2) на закладке "Обращение":

"Код", "Раздел", "Тема", "Тематика", "Вопрос", "Подвопрос";

"Предмет ведения";

"Краткое содержание" - отражает краткое содержание документа;

"Количество" - количество листов документа, в том числе приложений к нему, и количество экземпляров;

3) на закладке "Направление":

"Адресаты" - фамилия, имя, отчество руководителя (фамилии, имена, отчества руководителей).

На закладке "Отношение к делу" делопроизводитель делает соответствующую отметку, где указываются подразделение, в деле которого будет храниться документ на бумажном носителе, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

67. В случае если регистрируемое обращение является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, в ответ на запрос и другое), зарегистрированный в СЭД, делопроизводитель на закладке "Связи" устанавливает связь с КД данного документа.

В разделе "Содержание" размещается файл, содержащий сканированный документ.

После регистрации обращения в СЭД, оно направляется исполнителю без бумажной копии.

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения обращения в целом и срок исполнения на закладке "Контроль".

68. При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель указывает источник, откуда поступил документ (закладка "Источник поступления").

69. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа делопроизводитель, владеющий закрытым ключом, может заверить содержание обращения с использованием ЭП. Для заверения содержания обращения делопроизводитель нажимает на кнопку "Заверить". Поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП и закрываются от редактирования. В КД устанавливается статус "Заверен", отображаются дата, время, фамилия, имя, отчество сотрудника, осуществившего заверение, и пиктограмма*.

70. В случае если заверение необходимо отменить, делопроизводитель нажимает на кнопку "Отменить заверение".

71. Информация о заверении и пиктограмма* перестают отображаться в документе, содержание становится доступным для редактирования.

При необходимости после регистрации обращение может быть направлено на ознакомление. В ЛО заполняются следующие поля:

"Срок ознакомления";

"Участники";

"Комментарии инициатора".

72. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор ЛО, владеющий закрытым ключом, при сохранении ЛО подписывает его с использованием ЭП. В случае начала процесса ознакомления поля "Комментарии инициатора", "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание" автоматически подписываются ЭП. В ЛО устанавливается статус "Подписано инициатором" и правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

73. В случае необходимости изменения параметров процесса ознакомления (изменение срока ознакомления, добавление участника ознакомления и другого) исполнитель прерывает процесс ознакомления нажатием кнопки "Приостановить процесс" в ЛО. Продолжить процесс ознакомления можно нажатием кнопки "Продолжить процесс" в ЛО.

Руководитель, получивший уведомление об ознакомлении с обращением, может создать в СЭД отметку об ознакомлении с документом или перенаправить документ на предварительное ознакомление до ответа.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа участник ознакомления, владеющий закрытым ключом, при сохранении ответа (отметки об ознакомлении) подписывает ответ с использованием ЭП. В случае сохранения ответа поля "Файлы" и "Текст" раздела "Документ" автоматически подписываются ЭП. В ответе устанавливается статус "Подписано" и правом верхнем углу появляется пиктограмма*.

XV. Контроль исполнения обращений граждан

74. При организации исполнения документов сотрудники подразделяются на следующие категории:

автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

ответственный исполнитель - руководитель, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

исполнитель - сотрудник, являющийся соисполнителем резолюции документа;

делопроизводитель - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

контролер - сотрудник отдела по работе с обращениями граждан, секретарь, помощник или делопроизводитель структурного подразделения, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму КР.

В КР заполняются следующие поля:

"Автор";

"Дата создания";

"Исполнители";

"Текст" - содержание резолюции;

"Срок исполнения".

Исполнение резолюции может быть поставлено на контроль.

75. При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

Сотрудники, получившие уведомление о назначении их исполнителями документа согласно резолюции, создают отчет об исполнении (КИ), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции (приложение N 9 к регламенту).

В КИ заполняются следующие поля:

"Автор исполнения";

"Дата исполнения";

"Результаты рассмотрения".

76. Для создания промежуточных итогов исполнения документа или резолюции исполнители, создающие КИ, должны указать тип исполнения "Для информации".

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнитель резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" раздела "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

77. Исполнитель, являющийся руководителем структурного подразделения, имеет возможность создать последующую резолюцию для работников, находящихся в его подчинении.

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель заполняет следующие поля:

"Новый срок исполнения";

"Причина переноса";

"Дата переноса".

Срок исполнения будет перенесен для резолюции в целом.

78. Снять исполнителей резолюции в связи с изменением ответственного исполнителя и/или исполнителей с контроля имеет право автор резолюции, замещающий его сотрудник, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан.

При условии, что резолюция полностью исполнена (то есть поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем решены и/или выполнены), контролер снимает с контроля исполнителя и в КР ставит отметку "Полностью исполнено".

По принятии решения о снятии документа с контроля контролер в КД обращения на закладке "Контроль" ставит отметку об исполнении документа и дату исполнения.

Непосредственный исполнитель в КИ на закладке "Отношение к делу" делает отметку, где указываются подразделение, номер дела, заголовок документа, дата списания в дело.

XVI. Работа с факсимильными документами

79. Для автоматической обработки в СЭД поступивших и направленных в другие организации факсов используется БД "СМ-Факс".

При работе с факсами в СЭД сотрудники подразделяются на следующие категории:

факс-оператор - сотрудник, которому направляются на рассмотрение "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, поступающие на закрепленный за ним факс-номер, а также направляются уведомления при отправке исходящих факсов сотрудниками, не имеющими на это право;

получатель - сотрудник, который рассматривает полученные факсы и направляет их на регистрацию;

делопроизводитель - секретарь или сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства;

отправитель факсов - делопроизводитель, который направляет в БД "СМ-Факс" документы, зарегистрированные в БД "ИсхД".

80. При поступлении факса выполняется автоматическое распознавание его содержания и в полученном тексте производится обнаружение названия организации-отправителя с фамилиями сотрудников, ответственных за отправку факса. После распознавания входящий документ автоматически помещается в БД "СМ-Факс" в вид "Входящие факсы" и получает статус "Новый".

В случае если организация-отправитель факса определена, но не обнаружена фамилия сотрудника, ответственного за отправку факса в БД "СМ-Факс", входящему документу будет присвоен статус "Нерасписанный". В случае если организация-отправитель отсутствует в БД "СпО" (приложение N 16 к настоящему Регламенту), в БД "СМ-Факс" входящему документу будет присвоен статус "Неопознанный".

81. Факс-оператор, получив уведомления, открывает "Нерасписанные" и "Неопознанные" факсы, изучает текст и из распознанного текста восстанавливает фамилии получателей, если они были искажены в процессе распознания, и присваивает факсу статус "Новый" или перенаправляет факсы тем сотрудникам, к которым они могут иметь отношение.

Для выбора сотрудников, которым направляются входящие факсы на рассмотрение, факс-оператору необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать сотрудников - получателей данного факса, воспользовавшись кнопкой "", расположенной в документе рядом с полем "Получатели", при этом активизируется диалоговое окно выбора сотрудников из базы данных "Структура организации".

При направлении документа для регистрации делопроизводителю структурного подразделения или канцелярии в документе, открытом в режиме редактирования, указываются "Место регистрации" и в поле "Кому" - фамилия сотрудника, в адрес которого должен регистрироваться документ, заполняются поля секции "Регистрация", и после нажатия кнопки "На регистрацию" статус документа изменяется - "На регистрации", а соответствующим делопроизводителям добавляется доступ и формируются уведомления.

82. Делопроизводитель, в документе, открытом в режиме редактирования, при нажатие кнопки "Зарегистрировать" вызывает действие, по которому автоматически создается новая входящая РКК в БД "ВхД". После заполнения полей РКК и регистрации, осуществляется возврат в документ "Входящий факс" БД "СМ-Факс", который получает статус "Зарегистрирован" и содержит ссылку на РКК в БД "ВхД".

В случае если делопроизводитель, рассмотрев факс, принял решение, что необходимости регистрировать содержащийся в нем документ нет, он имеет возможность пометить факс как "Нерегистрируемый", и при этом документ возвращается факс-оператору с уведомлением, содержащим информацию о том, кто и когда присвоил такой статус.

83. Получатели факсов имеют возможность вносить коррективы в поля, содержащие атрибуты организации-отправителя факса.

Для выбора организации-отправителя факса получателю необходимо открыть в БД "СМ-Факс" документ в режиме редактирования и указать организацию из уже зарегистрированных в БД "СпО", воспользовавшись кнопками "+"/"-", расположенными в документе рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно выбора организаций из БД "СпО".

Для внесения изменений в описание организации-отправителя факса получателю факса необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Ред.", расположенную рядом с полем "Организация", и внести изменения.

Для создания заявки на новое описание организации-отправителя факса получателю необходимо в документе, открытом в режиме редактирования, нажать на кнопку "Нов.", расположенную рядом с полем "Организация", при этом активизируется диалоговое окно для задания параметров описания новой организации.

84. Для того чтобы подготовить зарегистрированный исходящий документ в БД "ИсхД" на отправку в другую организацию, необходимо открыть РКК исходящего документа в режиме редактирования и нажать кнопку "На отправку", при этом делопроизводителю подразделения-отправителя становится доступна кнопка "Отправка", то есть он получает право на фиксацию отправки документа.

Делопроизводитель подразделения-отправителя дает команду "Отправить", нажав на кнопку "Отправка", указывает способ отправки "факс-сервер" и нажимает на кнопку "Факс-сервер".

В БД "СМ-Факс" формируется документ "Исходящий факс". Предварительно осуществляется проверка наличия номера факса в документе описания организации-получателя в БД "СпО". Документу присваивается статус "На отправку".

В случае если документ описания организации-получателя в БД "СпО" не содержит номера для отправки факса, необходимо внести коррективы в описание данной организации, либо исключить ее из списка рассылки в РКК БД "ИсхД".

В названии файла, который предполагается отправлять по факсу, необходимо использовать только английские буквы.

Для документа в БД "СМ-Факс" проверяется, имеет ли сотрудник право отправлять факсы. Если право отсутствует, то факс-оператору направляется уведомление со ссылкой на исходящий документ в "СМ-Факс". Факс-оператор может отказать в отправке, при этом документу присваивается статус "Запрещен к отправке" и формируется уведомление сотруднику, инициировавшему отправку факса.

В случае если инициировавший отправку факса сотрудник имеет на это право или факс-оператор разрешает отправку, документу устанавливается статус "В процессе" и осуществляется его направление на факс-сервер.

По окончании отправки всех факсов просматриваются уведомления от факс-сервера о результатах отправки. В случае если результат просмотра уведомления отрицательный, документу устанавливается статус "Сбой отправки" и для факс-оператора, контролирующего использованный для отправки номер факса, формируется уведомление со ссылкой на документ из БД "СМ-Факс". Факс-оператор, открыв документ БД "СМ-Факс", может дать команду повторной отправки факса, при этом у него есть возможность указать по какому номеру факса, если их несколько, начинать отправлять факс.

После успешной передачи факса в документе БД "СМ-Факс" устанавливается статус "Отправлен" с датой и временем отправки, очищается секция "Содержание", а в РКК исходящего документа в секции "Отправка" записываются дата и время отправки.

При изменении статуса документа соответствующие уведомления направляются сотрудникам, отправившим факс, и ответственному факс-оператору.

Приложение N 1
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Подготовка проекта документа

Подготовка проекта документа начинается с создания КД (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически.

Работа над содержанием документа может вестись пользователем в индивидуальном порядке или совместно с другими пользователями.

При работе с документом используются шаблоны документа, которые позволяют унифицировать и ускорить работу с документами того или иного вида. Шаблоны документа особенно активно используются для создания стандартных (типовых) документов.

Проект документа должен быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

Приложение N 2
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Ввод содержания

Содержание вводится в поля "Файлы" и "Текст" раздела "Содержание". Это возможно сделать следующими способами:

присоединить файл (кнопка "Содержание", команда "Присоединить");

импортировать из файла (кнопка "Содержание", команда "Импортировать");

вставить распознанный из образа текст документа (кнопка "Содержание", команда "Сканировать и распознать");

вставить образ документа, полученный со сканера (кнопка "Содержание", команда "Сканировать");

набрать текст с клавиатуры.

Для того чтобы были доступны кнопки работы с полями в разделе "Содержание", необходимо в режиме редактирования нажать на кнопку "Содержание", при этом ниспадающее меню будет содержать описанные команды.

При наличии настроек для потокового сканирования в системе реализуются следующие режимы работы:

ввод одного многостраничного документа;

многодокументный потоковый ввод многостраничных документов.

Для ввода одного документа требуется нажать кнопку "Содержание" и выбрать команду "Сканировать" или "Сканировать и распознать".

При многодокументном сканировании выполняется ввод пачки многостраничных документов за один процесс. Этот режим предполагает, что:

каждый документ имеет только один штрих-код, напечатанный на оборотной стороне последнего листа, если сканер двухсторонний, или - на лицевой стороне последней страницы, если сканер односторонний. При этом неважно, в каком месте страницы напечатан штрих-код. Штрих-код служит для разделения документов при потоковом вводе;

ориентировка штрих-кода должна быть очень близкой с горизонтальной (полосы вертикальны, а сам штрих-код вытянут горизонтально);

качество печати штрих-кода должно быть высоким, поскольку образ штрих-кода получается один раз при сканировании.

После завершения ввода система откроет папку со списком РКК, куда были введены образы документов. Правильность "привязки" образов к соответствующим РКК проверяется по числу РКК в папке и по реквизитам РКК. Для контроля полноты ввода документов можно открыть каждую РКК и просмотреть содержание документа.

Приложение N 3
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Согласование проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: "Согласен", "Не согласен", "Согласен с замечаниями".

Инициаторами отправки документа на согласование могут являться автор проекта или делопроизводитель и пользователь, имеющий доступ к проекту документа для чтения. Участниками согласования могут быть любые пользователи системы.

Согласование может быть параллельным, последовательным и комбинированным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. В случае если кто-либо из участников не поставил на документе свою визу в установленный срок согласования, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т.д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласования (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу). В СЭД допускаются различные сценарии последовательного согласования, которыми определяется порядок действий в следующих случаях:

время согласования превышено данным участником (послать уведомление инициатору; послать уведомление участнику; передать следующему участнику согласования или не передавать);

поставлена отрицательная виза (послать уведомление инициатору; остановить процесс согласования или продолжить его).

Комбинированное согласование, по сути, есть последовательное согласование, когда на каждой стадии процесса может быть или один участник или группа участников.

Рабочее место может допускать настройку сценария или использовать жестко заданный сценарий.

Чтобы начать процесс согласования, инициатор указывает:

список участников согласования;

вид согласования;

сценарий согласования (если его настройка предусмотрена).

Процесс последовательного согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно - инициатором процесса, либо по отрицательной визе одного из участников (в случае если сценарием согласования это предусмотрено).

В случае если в организации принят определенный порядок согласования, целесообразно сохранить его в виде шаблона согласования. При выборе того или иного шаблона согласования параметры согласования задаются автоматически.

В ходе процесса согласования невозможна регистрация документа. Одновременно может быть запущено не более одного процесса согласования, по завершении процесса может быть инициирован новый процесс согласования и прочее.

В процессе согласования участники могут создавать ЛС и направлять документ на дополнительное согласование другим лицам. Создание циклов согласования документа второго, третьего и последующих порядков называется петлевым согласованием.

Приложение N 4
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отправка документа на подпись и подписание документа

Проект документа может быть направлен автором документа или делопроизводителем на подпись руководителю или замещающему его в СЭД лицу.

Чтобы направить проект документа на подпись необходимо открыть КД и нажать на кнопку "На подпись". После этого в верхней части КД будет отображаться информация о том, что документ отправлен на подпись.

Проект документа не может быть направлен на подпись, в случае если он уже направлен на подпись или уже подписан. Сведения об этом отображаются в верхней части КД.

После того как документ направлен на подпись, лицо, указанное в КД в поле "Подпись", получает уведомление.

В списке документов название документа, направленного на подпись, будет отображаться в представлении "На согласовании и подписи".

Документ подписывается лицом или лицами, указанными для данного документа как подписывающие (в карточке или форме документа в поле "Подпись").

Лицо, которому документ направлен на подпись, может также:

отказать в подписи;

снять свою подпись в случае, если документ подписан, но не зарегистрирован.

Лицо, получившее документ на подпись, должно выполнить одно из следующих действий:

1. Подписать документ. После нажатия кнопки "Подписать" выдается запрос, чтобы подтвердить намерение, нажать на кнопку "Да". Документ будет подписан, КД закроется. В верхней части КД отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан").

2. Подписать документ с использованием ЭП. При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать документ с использованием ЭП. В этом случае после нажатия на кнопку "Подписать" и подтверждения намерения появляется диалоговая форма с перечнем информации, которая должна быть подписана ЭП.

После нажатия кнопки "ОК" поля "Файлы" и "Текст" (раздел "Содержание") документа автоматически подписываются ЭП. В верхней части КД отображается информация о том, что документ подписан (статус "Подписан"), и в правом верхнему углу появляется пиктограмма*.

Лицо, подписавшее документ, может снять свою подпись (если документ не зарегистрирован). Для этого необходимо открыть КД и нажать кнопку "Отменить подпись".

3. Отказать в подписи. Кнопка "Отказать". Нажмите на кнопку и в открывшемся окне "Причины отказа" введите мотивировку отказа. Документу будет отказано в подписи, КД закроется.

В верхней части КД отображается информация об отказе (статус "Отказано в подписи") и причина отказа. При этом сохраняется возможность вновь открыть КД и подписать документ.

Приложение N 5
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отправка документа на регистрацию и регистрация документа

На регистрацию может быть отправлен как подписанный, так и неподписанный документ. Отправка документа на регистрацию осуществляется руководителем, подписавшим документ, замещающим его в СЭД лицом, автором документа или делопроизводителем.

Регистрации подлежат:

исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (как правило, подписанные руководителем);

входящие документы, поступившие в адрес организации;

обращения граждан.

При нажатии на кнопку "Регистрация" в открывшемся меню необходимо выбрать вид регистрации:

"N" - документ регистрируется, ему присваивается номер;

"N + новый документ" - документ регистрируется, ему присваивается номер, и открывается карточка нового документа. Используется в тех случаях, когда регистрируется подряд большое число входящих документов;

"N + резолюция" - документ регистрируется, ему присваивается номер, и открывается КР по этому документу. Используется в тех случаях, когда при регистрации документа немедленно вводится резолюция на этот документ. Пункт отсутствует для исходящих документов. Для организационно-распорядительных документов его место занимает пункт N + поручение - при регистрации открывается КП по этому документу;

"N + передача экз." - документ регистрируется, ему присваивается номер, и заносятся в базу данных сведения о передаче экземпляров. Для этого открывается окно "Создание новых журналов передачи экземпляров". Используется в тех случаях, когда при регистрации документа его копия немедленно передается одному или нескольким держателям;

"Запись N вручную" - документ регистрируется, номер не присваивается автоматически, а вводится вручную в открывшемся окне "Ввод номера". В полях "Приставка" и "Окончание" допускается ввод различных символов, поле "Порядковый N" - только цифр.

Приложение N 6
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Ознакомление с документом

Зарегистрированные документы могут направляться на ознакомление одному или нескольким лицам. Инициатором отправки документа на ознакомление может быть любой пользователь, имеющий доступ к документу для чтения. На ознакомление может быть направлен только подписанный документ.

Инициатор ознакомления задает список лиц, которым предлагается ознакомиться с документом (участников ознакомления) и запускает процесс. Участники ознакомления получают уведомления о направлении документа на ознакомление.

Одновременно может быть запущено не более одного процесса ознакомления, по завершении процесса может быть инициирован новый.

Процесс ознакомления завершается после того, как все участники ознакомятся с документом, либо досрочно - инициатором.

Приложение N 7
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Внесение резолюций и выдача поручений

На входящие, внутренние документы и обращения граждан, поступающие в адрес руководителя, может быть внесена резолюция. Резолюции вносятся руководителями, в адрес которых поступил документ, или замещающими их в СЭД лицами. Резолюции обычно содержат задания, связанные с исполнением данного документа.

Предусмотрена возможность создания проекта резолюции для лиц, обладающих соответствующими правами в СЭД. Проект резолюции можно распечатать, скорректировать после получения заключения автора резолюции и снять признак проекта. Также сам автор резолюции может утвердить проект. Проект резолюции недоступен исполнителям, по нему не формируются уведомления.

При внесении резолюций вводятся имя автора, текст, исполнители и срок исполнения резолюции. Исполнителям резолюции посылаются уведомления об этом. Существует также возможность рассылки уведомлений-напоминаний о приближающемся сроке исполнения резолюции.

При внесении резолюций 2-го, 3-го и последующих уровней вводятся те же данные.

При внесении резолюций каждый из исполнителей может быть поставлен на контроль.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор резолюции, владеющий закрытым ключом, при сохранении КР подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КР поля "Текст", "Срок исполнения" и "Исполнители" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КР появляется пиктограмма*.

Поручения, содержащиеся в ОРД, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или замещающими их в СЭД лицами могут быть выданы свои поручения.

При создании поручения вводятся имя автора, текст, исполнители и срок исполнения поручения.

В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.

При наличии настроек системы, установленного ПО на рабочем месте и закрытого ключа автор самостоятельного поручения, владеющий закрытым ключом, при сохранении КП подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения КП поля "Текст поручения", "Срок исполнения", "Исполнители", "Текст" и "Файлы" секции "Информационные материалы" автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КП появляется пиктограмма*.

Приложение N 8
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Постановка документа, резолюции, поручения на контроль

Документ, резолюцию, поручение можно поставить на контроль.

Контроль исполнения документа в целом

При постановке на контроль входящего, внутреннего, ОРД или обращения гражданина в целом указываются срок исполнения, новые сроки исполнения (в случае переноса срока). Впоследствии делопроизводителем ставятся отметка об исполнении и дата исполнения. Документ может быть снят с контроля и без отметки об его исполнении.

Для исходящих документов постановка на контроль осуществляется для каждой организации-адресата отдельно. Указываются срок исполнения, организация-адресат, лицо, ответственное за контроль, и дата постановки на контроль. Организация-адресат может быть снята с контроля, при этом указывается дата снятия с контроля.

Чтобы поставить на контроль исходящий документ:

1. На закладке "Контроль" необходимо задать срок исполнения по документу в целом, для этого нужно нажать на кнопку "Выбрать", выбрать дату в календаре и нажать на кнопку "ОК".

2. Нажмите на кнопку "На контроль" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, являющихся адресатами документа).

3. Выберите организацию, которую предполагается поставить на контроль, и нажмите на кнопку "OK". Откроется календарь.

4. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "OK". Выберите срок исполнения выбранной организацией документа и снова нажмите на кнопку "ОК". Откроется окно "Контролер".

5. Выберите в алфавитном списке сотрудников текущей организации ответственного за контроль и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "На контроле" будет добавлена запись о постановке на контроль выбранной организации.

6. При необходимости повторите шаги 2-5 для нескольких организации. В случае если необходимо удалить запись, нажмите на кнопку "Удалить", в открывшемся окне выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК" (если запись одна, она будет удалена сразу после нажатия кнопки "Удалить").

Чтобы снять организацию с контроля:

1. Нажмите на кнопку "Снять с контроля" (откроется окно выбора организации, в котором отобразится список организаций, поставленных на контроль).

2. Выберите организацию и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь.

3. Выберите дату снятия документа с контроля и нажмите на кнопку "ОК". В таблицу "Снято с контроля" будет добавлена запись о снятии с контроля выбранной организации. Из таблицы "На контроле" будет удалена запись о постановке на контроль этой организации.

Документ, поставленный на контроль, помечается в журнале регистрации специальной пиктограммой*. В шапке документа появляется пометка о постановке на контроль.

Документ, поставленный на контроль, отображается в списке документов в представлении "Контрольные документы" (раздел "Не исполнены").

Снятие с контроля осуществляется на закладке "Контроль". Процедура снятия с контроля в различных базах данных различается.

Контроль исполнения резолюций и поручений

Каждый исполнитель резолюции (поручения) может быть поставлен на контроль отдельно, при этом указывается своя дата постановки на контроль. Аналогичным образом при снятии с контроля для каждого исполнителя указывается дата снятия с контроля.

Для каждого из поставленного на контроль исполнителя формируется ККЗ, доступная в базе данных "Контроль заданий". После снятия с контроля и отметки о полном исполнении резолюции эти данные отражаются в ККЗ, в ней же записывается информация обо всех отчетах об исполнении, созданных по данной резолюции (поручению) данным исполнителем.

Постановка исполнителя на контроль

1. Нажмите на кнопку "Выбрать" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей по данной резолюции).

2. Выберите исполнителя и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь, выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будет добавлена запись о постановке на контроль выбранного исполнителя.

Постановка на контроль всех ответственных исполнителей

1. Нажмите на кнопку "отв.".

2. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех ответственных исполнителей.

Постановка всех исполнителей на контроль

1. Нажмите на кнопку "Всех".

2. Откроется календарь. Выберите дату постановки на контроль и нажмите на кнопку "ОК".

В таблицу постановки на контроль будут добавлены записи о постановке на контроль всех исполнителей.

Исправление даты для того или иного исполнителя

1. Нажмите на кнопку "Дата". Откроется окно выбора исполнителя. В нем отображается список исполнителей, поставленных на контроль.

2. Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Откроется календарь, в котором необходимо выбрать новую дату постановки на контроль и нажать на кнопку "ОК".

Удаление записи о постановке на контроль одного из исполнителей

1. Нажмите на кнопку "Удалить" (откроется окно выбора исполнителя, в котором отобразится список исполнителей, поставленных на контроль).

2. Выберите исполнителя, для которого предполагается скорректировать дату, и нажмите на кнопку "ОК". Запись будет удалена.

Ввод комментария к постановке на контроль, поле "Примечание" заполняются с клавиатуры.

Снятие с контроля реализуется с помощью аналогичных функций в правой таблице ("Снятие с контроля").

Снятие исполнителя с контроля

Кнопка "Выбрать" позволяет выбрать исполнителя из стоящих на контроле и добавить в таблицу запись о снятии с контроля этих исполнителей.

Снятие всех исполнителей с контроля

Кнопка "Всех" позволяет добавить в таблицу записи о снятии с контроля всех стоящих на контроле исполнителей.

Исправление даты снятия с контроля

Кнопка "Дата" позволяет исправить дату снятия с контроля для того или иного исполнителя.

Удаление записи

Кнопка "Удалить" позволяет удалить из таблицы запись о снятии с контроля того или иного исполнителя.

Снятие с контроля реализуется также с помощью акции "Принять" в документе "Отчет об исполнении".

После нажатия на акцию "Принять" в документе "Отчет об исполнении" в таблицу постановки на контроль в карточке резолюции (поручения) будет добавлена запись о снятии с контроля исполнителя, указанного в документе "Отчет об исполнении" в качестве автора исполнения.

Перенос срока исполнения

В стоящих на контроле резолюциях можно перенести установленный срок исполнения с помощью кнопки "Перенос срока".

1. Нажмите на кнопку "Перенос срока" (откроется окно "Перенос срока исполнения").

2. В поле "Новый срок исполнения" установите дату (для этого нажмите на кнопку справа от поля и выберите дату в календаре).

3. Выберите из классификатора в раскрывающемся списке причину переноса. Нажмите на кнопку "ОК".

На форме резолюции над таблицей контроля появится секция "История переносов срока исполнения", раскрыв которую, можно видеть полную историю переносов сроков исполнения.

Приложение N 9
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Отчеты об исполнении документа, резолюции, поручения

Отчет об исполнении документа, резолюции, поручения составляется исполнителем. При вводе отчета об исполнении задания указывается тип исполнения.

В СЭД предусмотрены следующие типы исполнения:

отчет об исполнении;

для информации.

Тип исполнения позволяет получателю отчета квалифицировать полученную от исполнителя информацию. Кроме того, тип исполнения, присвоенный отчету, запрашивается программой при автоматическом исполнении неконтрольных документов, резолюций и поручений.

При наличии настроек системы, установленного ПО и закрытого ключа исполнитель резолюции (поручения), владеющий закрытым ключом, при сохранении КИ подписывает ее с использованием ЭП. В случае сохранения поля "Текст исполнения", "Файлы" и "Текст" (раздел "Информационные материалы") автоматически подписываются ЭП. В правом верхнему углу КИ появляется пиктограмма*.

Приложение N 10
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Исполнение документа, резолюции, поручения

В случае если документ в целом, резолюция, поручение поставлены на контроль, их исполнение обязательно отмечается делопроизводителем или контролером. Основанием исполнения может служить отчет об исполнении КД, резолюции или поручения.

В случае если резолюция или документ не стоят на контроле, в СЭД предусмотрена возможность их автоматического исполнения. Для этого необходимо, чтобы пользователь при создании документа или резолюции задал ответственного исполнителя, выбирая его из общего числа исполнителей (если никто не выбран, то ответственным СЭД автоматически выбирает первого из списка).

В случае если документ или резолюция не стоят на контроле, они называются неконтрольными. Резолюция считается неконтрольной, в случае если ни один из ее исполнителей не стоит на контроле.

Для неконтрольных документов и резолюций действуют следующие механизмы исполнения:

резолюция автоматически отмечается как исполненная, в случае если ответственный исполнитель по резолюции создает отчет типа "Отчет об исполнении", но не типа "Для информации";

вышестоящая резолюция (если она неконтрольная) отмечается как исполненная, в случае если все резолюции одного уровня отмечены как исполненные;

документ также отмечается как исполненный, в случае если все резолюции первого уровня отмечены как исполненные, и документ в целом не поставлен на контроль.

Приложение N 11
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Подписание документов с использованием ЭП и проверка ЭП

Для работы с ЭП требуются установка криптографического ПО, выполнение дополнительных настроек системы и выпуск сертификатов.

ЭП может быть сформирована в:

1) КД при:

подписи исходящих, внутренних и ОРД;

заверении содержания входящих документов и обращений граждан;

2) КР при сохранении ее по входящим, внутренним документам и обращения граждан;

3) КП при сохранении:

КП по ОРД;

карточки самостоятельного поручения;

4) КИ при сохранении:

КИ по входящим, внутренним и ОРД;

КИ резолюций по входящим, внутренним документам и обращениям граждан;

КИ поручений по ОРД;

КИ самостоятельных поручений;

5) карточке ЛС после начала процесса согласования;

6) визе по согласованию при сохранении визы участником согласования;

7) карточке ЛО после начала процесса ознакомления;

8) ответе по ознакомлению при сохранении ответа участником ознакомления.

При формировании ЭП появляется диалоговая форма с перечнем подписываемой ЭП информации.

После подтверждения (нажатия на кнопку "ОК") в документе формируется ЭП. В документах, подписанных ЭП, отображается пиктограмма*.

Для проверки подписи необходимо нажать на пиктограмму*. Откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.

На диалоговой форме отображаются результат проверки подписи, информация о сотруднике, подписавшем документ ЭП, информация о типе подписи, дате и времени подписания, информация о сертификатах и перечень подписанных ЭП полей.

Результат проверки ЭП можно распечатать при необходимости, нажав на кнопку "Печать".

В случае если подпись неверна, на диалоговой форме отображается статус "Отсутствует верная подпись", пиктограмма "!" и доступна кнопка "Дополнительная информация".

При нажатии на кнопку "Дополнительная информация" появляется сообщение о причине неуспешной проверки подписи.

В случае если для сотрудника включена настройка "Автоматическая проверка подписи при открытии документа", проверка подписи будет осуществляться при открытии подписанного ЭП документа. В случае если подпись верна, то при открытии документа никаких сообщений не возникнет. В случае если подпись неверна, откроется диалоговая форма с результатом проверки подписи.

В случае если включена настройка "Отображать диалог проверки при верной подписи", то после открытия подписанного ЭП документа в любом случае отобразится диалоговая форма с результатом проверки подписи.

Для повторного просмотра результат проверки подписи требуется нажать на пиктограмму*

Приложение N 12
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Добавление (отнесение) документа в дело и его хранение в архиве

Любой документ может быть добавлен (отнесен) в открытое дело (информация об этом вносится в КД, там же отображается информация о делах, в которые отнесены ответные документы: резолюции, исполнение и другие).

Чтобы добавить любой документ в открытое дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "добавить", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела из списка дел, относящихся к данному подразделению и нажмите на кнопку "ОК".

Чтобы просмотреть дело:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме чтения.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "открыть".

3. В выводимом диалоговом окне выберите номер дела и откройте его.

Впоследствии документ, добавленный (отнесенный) к делу, может быть изъят из дела (возвращен).

Чтобы изъять (возвратить) документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "изъять", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку "ОК".

Чтобы удалить документ из дела:

1. Выберите необходимую РКК, резолюцию или отчет об исполнении и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Отношение к делу" нажмите на кнопку "удалить", в выводимом при этом диалоговом окне выберите номер дела и нажмите на кнопку "ОК".

Документ также может быть сдан в архив (место хранения указывается в карточке документа).

Для указания места хранения документа при сдаче его в архив:

1. Выберите необходимый документ и откройте в режиме редактирования.

2. На закладке "Хранение в архиве" заполните поля:

"Дело N" - информация о номере папки дела наследуется из одноименного поля закладки "Отношение к делу";

"Том N" - указывается номер тома дела;

"Листы" - указывается, какие листы в томе занимает данный документ;

"Акт (опись) N" - при сдаче в архив указывается номер акта (описи), по которому была произведена сдача;

"Год" - указывается дата сдачи документа в архив.

Приложение N 13
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Учет передачи экземпляров

СЭД позволяет вести учет передачи сотрудникам экземпляров документа. При этом для каждого экземпляра создается журнал передачи экземпляров. В журнале передачи экземпляров отмечается вся история передачи экземпляра: кому из сотрудников и когда был впервые передан данный экземпляр, когда возвращен, кому вновь передан и другое.

После того как хотя бы для одного экземпляра создан журнал передачи экземпляров, в карточке документа появляется специальный раздел, в котором для каждого журнала отображается последняя запись.

Приложение N 14
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Поиск документов

Поиск по спискам документов

Представления баз данных или списки документов отбирают по различным параметрам. В списки "Журналы регистрации" отбираются только зарегистрированные документы, в списки "Проекты" - только проекты документов.

Поиск по сортированной колонке

Каждый список содержит первую сортированную колонку, соответствующую названию списка. Например, "Журнал регистрации/по дате" сортирует документы по дате регистрации - чем более старая дата, тем ниже документ в списке.

Некоторые списки группируют документы по одинаковому значению сортированной колонки. Это дает удобство свернуть все группы (категории) и развернуть одну из интересующих, чтобы в раскрытой группе найти нужный документ.

Некоторые списки содержат кроме первой сортированной колонки дополнительную колонку с функцией пересортировки, которая отображается символом стрелки. Если мышкой кликнуть по заголовку этой колонки, то список будет пересортирован по этой колонке.

Для поиска документа по значению в сортированной колонке (в том числе после пересортировки) необходимо установить курсор на любую строку списка и набрать на клавиатуре первые символы искомого реквизита документа, проконтролировать введенные значения в появившемся окне и нажать клавишу "Найти внутри категории" или "Найти все".

В случае если в списке есть хотя бы один документ, у которого в сортированной колонке такое начало строки, курсор установится на первом найденном документе, а в строке состояния клиента Lotus Notes (нижняя строка окна) отобразится "Найден" с повтором набранных на клавиатуре символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, в строке состояния клиента Lotus Notes отобразится "Не найден" с повтором набранных символов.

В случае если по запросу ничего не найдено, но есть уверенность в том, что такой документ существует, причиной отрицательного результата поиска могут быть:

искомый реквизит не является содержанием текущей сортированной колонки открытого списка;

пользователь не имеет доступа к документу;

набор символов был сделан с ошибкой, например, вводится фамилия с лишними символами ("Петрову" вместо "Петров");

список не обновлен - нажмите на клавиатуре кнопку F9 или на перекрестие списка документов.

Поиск по образцу

Для поиска документа в списке по любому реквизиту в клиенте Lotus Notes есть окно поиска по образцу.

В этом способе поиска можно искать по полному слову или по его началу. Для поиска по началу слова нужно в конце добавить символ *. Если набрано слово, равное полному слову, но еще добавлен символ *, то искаться будут документы, у которых есть окончание, например "Петров*" найдет документы со словом "Петрова", а документы со словом "Петров" уже не найдет.

Поиск по форме

В базах данных есть возможность искать документы по набору реквизитов, для чего нужно использовать кнопку "Поиск по форме".

Поиск по форме позволяет искать документы, резолюции и отчеты об исполнении, для чего в верхней части формы есть соответствующий переключатель.

При поиске среди документов указать набор критериев, одновременно присутствующих в разных реквизитах документа и содержащихся в содержательной части документа, позволяет поисковая форма.

В нижней части формы под словами "Условие поиска" можно выбрать принцип сочетания поиска по набору реквизитов и поиска по любому полю, включая содержательную часть документа.

В случае если выбрать "ИЛИ", поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем - по запросу из поля "В любом поле содержится" и суммарный список документов будет выведен в результаты поиска.

В случае если выбрать "И", поиск будет выполняться сначала по набору реквизитов, затем - по запросу из поля "В любом поле содержится", и пересечение результирующих списков будет выведено как результат поиска по форме.

В случае если в поле "В любом поле содержится" введены какие-то слова, поиск будет выполняться по этой цепочке слов в любом поле документа, включая файловые вложения неграфического формата. При включенном признаке "искать только в содержании" набранная строка поиска будет искаться только в файлах вложений.

Результаты поиска отображаются в виде списка со ссылками, кликнув два раза на которые можно открыть найденный документ. По списку найденных документов можно построить отчет по заранее подготовленному шаблону из базы данных "Центр отчетов", для чего нужно нажать кнопку "Отчет по найденным".

Приложение N 15
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Описание видов связей между документами

Связь между документами (далее - связь) - информация о том, что данный документ имеет смысловую связь с другими документами текущей или других баз данных. Связь устанавливается пользователем вручную или создается автоматически в процедурах системы.

Информация о связях вводится и отображается на закладке "Связи". В списках "От документа" и "На документ" отображаются соответственно связи, направленные от документа к другому документу (например, связи вида "В ответ на"), и связи, направленные к документу от другого документа (например, связи вида "Ответ").

Связь "От документа" обычно наиболее часто устанавливаемая связь, так как устанавливается от текущего документа на ранее внесенные в систему (если документы расположить по оси времени по дате их ввода в систему, то более ранние будут слева, поэтому связь и обозначается стрелкой влево). Связь "На документ" обычно устанавливается как обратная связь, автоматически при установке связи "От документа". Например, связь "Отменяет" имеет обратную связь "Отменен".

Ввод информации о связях документа с другими документами

Нажмите на кнопку "Добавить", чтобы ввести информацию о связи или нескольких связях. Откроется окно "Добавление связей".

Ввод информации о связи (связях) документа с другим документом (документами) может быть выполнен двумя способами:

Выбор одного или нескольких связанного документа из базы данных

Вариант 1

1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. Выберите тип поиска "Из представления".

3. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи. Откроется окно выбора документа.

4. Щелчком мыши выберите один или несколько документов.

5. Нажмите на кнопку "ОК".

Вариант 2

1. Выберите базу данных в списке "База данных" (в списке представлены базы данных, в которых может быть выбран связанный документ).

2. Выберите тип поиска "Полнотекстовый поиск".

3. В списке "Тип связи" отображаются типы связи, которые могут быть установлены между текущим документом и документами выбранной базы данных. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.

4. Откроется окно ввода поискового запроса по полю, заданному в настройках для данного типа связи выбранной пары баз данных (текущей и выбранной).

5. Выберите, где будет выполняться поиск - по любому полю или конкретному, заданному настройками выбранного типа связи.

6. Введите запрос.

7. Из списка найденных документов щелчком мыши выберите один или несколько документов.

8. Нажмите на кнопку "ОК"

Вариант 3

Произвольный ввод номера и даты связанного документа.

1. Нажмите на кнопку вручную "__". Окно "Добавление связей" приобретет следующий вид. Чтобы вернуться к выбору документов из базы данных, нажмите на кнопку из базы данных "__".

2. В списке "Тип связи" выберите тип устанавливаемой связи.

3. Введите данные в следующих полях:

вид документа (вводится с клавиатуры);

номер документа (вводится с клавиатуры);

дата документа (чтобы задать дату, нажмите на кнопку "16" и выберите дату в календаре);

комментарий (вводится с клавиатуры).

4. Нажмите на кнопку "ОК".

Установленные связи отображаются на закладке "Связи" (их распределение по спискам "От документа" и "На документ" происходит автоматически). Информация об установленной связи хранится вместе с документом (в той же базе данных, что и документ).

Приложение N 16
к регламенту по организации
электронного документооборота и
автоматизации делопроизводства
в органах исполнительной власти
Оренбургской области

Работа с БД "СпО"

Чтобы создать новую организацию в БД "СпО":

1. Нажмите на кнопку "новая", заполните поля предложенной формы и нажмите на кнопку "ОК". При этом полное и краткое наименование организации будут проверены "системой" на уникальность среди доступных в настоящий момент описаний организаций из БД "СпО". В случае если проверка даст подтверждение уникальности, будет создана заявка на новое описание организации, в противном случае появиться сообщение: "Организация с таким названием уже существует".

2. В появившемся диалоговом окне введите фамилию, имя, отчество адресата (получателя документа новой организации) и при необходимости добавьте его в справочник, нажав на кнопку "Добавить в справочник", далее нажмите на кнопку "ОК". Ввод нескольких адресатов осуществляется через точку с запятой.

Чтобы добавить в РКК организацию и ее получателей из списка ранее зарегистрированных организаций:

1. Нажмите на кнопку "выбрать" и в выводимом при этом диалоговом окне выберите из предложенного списка необходимую организацию, нажмите на кнопку "ОК".

2. При выборе системной организации пользователю будет предложено выбрать из списка сотрудников, зарегистрированных в базе данных "Структура организации". Возможны различные способы выбора: по алфавиту, из иерархии, из группы и другое.

3. В варианте несистемной организации список сотрудников, хранящихся в документе на эту организацию в БД "СпО", будет автоматически предложен после выбора организации. В случае если нужного адресата в списке нет, нажмите на кнопку "отмена", в появившемся окне введите фамилию, имя, отчество адресата и при необходимости добавьте его в справочник, нажав на кнопку "Добавить в справочник", далее нажмите на кнопку "ОК".

ГАРАНТ:

Для удобства отображения текста значок пиктограммы приводится ниже