Постановление Правительства Ярославской области от 6 мая 2016 г. N 541-п "О вводе в постоянную эксплуатацию государственной информационной системы "Интернет-портал архивной службы Ярославской области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Ярославской области от 6 мая 2016 г. N 541-п
"О вводе в постоянную эксплуатацию государственной информационной системы "Интернет-портал архивной службы Ярославской области"

В соответствии с Законом Ярославской области от 6 мая 2010 г. N 12-з "О государственных информационных ресурсах Ярославской области", постановлением Правительства области от 02.07.2010 N 479-п "О Регламенте создания и эксплуатации государственных информационных систем Ярославской области", в целях развития информационного общества на территории Ярославской области и расширения доступа к архивным информационным ресурсам Правительство области постановляет:

1. Ввести в постоянную эксплуатацию государственную информационную систему общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области" (далее - портал АС ЯО).

2. Утвердить прилагаемый Регламент функционирования и использования портала АС ЯО (далее - Регламент).

3. Определить управление по делам архивов Правительства области оператором и обладателем информации портала АС ЯО.

4. Департаменту информатизации и связи Ярославской области:

- разместить на своих вычислительных ресурсах (мощностях) портал АС ЯО;

- обеспечивать функционирование и использование портала АС ЯО в соответствии с Регламентом, включая обеспечение защиты информации;

- производить расходы на техническое обслуживание портала АС ЯО в пределах средств, предусмотренных на эти цели в областном бюджете на очередной финансовый период.

5. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя Губернатора области Краснова А.С.

6. Постановление вступает в силу с момента подписания.

Председатель Правительства области

А.Л. Князьков

Регламент
функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области"
(утв. постановлением Правительства области от 6 мая 2016 г. N 541-п)

1. Общие положения

1.1. Регламент функционирования и использования государственной информационной системы общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области" (далее - Регламент) определяет задачи, принципы, структуру, функции, состав сведений, порядок эксплуатации государственной информационной системы общего пользования "Интернет-портал архивной службы Ярославской области" (далее - портал АС ЯО) с доменным именем yar-archives.ru.

1.2. Целью создания портала АС ЯО является построение единого архивного информационного пространства Ярославской области, привлечение внимания к деятельности архивных учреждений региона, информационное обслуживание населения и предоставление государственных услуг в электронном виде, осуществление удаленного взаимодействия с потребителями архивной информации, расширение доступа к архивным информационным ресурсам Ярославской области с применением информационно-коммуникационных технологий.

1.3. На портале АС ЯО представляется официальная информация о работе архивных учреждений Ярославской области.

1.4. Целевой аудиторией портала АС ЯО являются:

- граждане и организации, ведущие исследовательскую, научную деятельность в области истории или просто интересующиеся историей;

- граждане и организации, нуждающиеся в архивных справках;

- работники архивов организаций, являющихся источниками комплектования архивных учреждений Ярославской области;

- специалисты архивных учреждений Ярославской области и других субъектов Российской Федерации, использующие портал АС ЯО в качестве рабочего инструмента.

1.5. Портал АС ЯО предназначен для информирования интернет-аудитории о деятельности архивных учреждений области в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Российская газета, 27.10.2004, N 237);

- Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Российская газета, 13.02.2009, N 25);

- Законом Ярославской области от 6 мая 2010 г. N 12-з "О государственных информационных ресурсах Ярославской области" (Документ-Регион, 12.05.2010, N 30);

- постановлением Правительства области от 02.07.2010 N 479-п "О Регламенте создания и эксплуатации государственных информационных систем Ярославской области" (Документ-Регион, 14.07.2010, N 52).

2. Термины и определения, используемые в Регламенте

Портал АС ЯО - сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", представляющий собой совокупность информации и программ для ЭВМ, содержащихся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

системный администратор - пользователь, имеющий прямой доступ к серверу (с правами администратора), на котором размещен портал АС ЯО. Определяется директором департамента информатизации и связи Ярославской области из числа работников департамента информатизации и связи Ярославской области;

администратор безопасности - пользователь, реализующий совместно с системным администратором мероприятия по защите портала АС ЯО. Определяется директором департамента информатизации и связи Ярославской области из числа работников департамента информатизации и связи Ярославской области;

администратор портала АС ЯО - пользователь, имеющий все права для администрирования системы, распределения прав между операторами портала АС ЯО, ответственный за размещение информации на портале АС ЯО. Определяется начальником управления по делам архивов Правительства области из числа сотрудников управления по делам архивов Правительства области;

оператор портала АС ЯО - работник архивного учреждения, ответственный за работу с порталом АС ЯО. Определяется руководителями архивных учреждений области из числа сотрудников, ответственных за размещение информации об архиве на портале АС ЯО и за своевременную передачу сведений в управление по делам архивов Правительства области;

пользователь портала АС ЯО - посетитель портала АС ЯО, лицо, посещающее площадку системы, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Другие термины и определения, применяемые в Регламенте, используются в значении, установленном соответствующими нормативными правовыми актами и законодательством Российской Федерации.

3. Задачи портала АС ЯО

Портал АС ЯО должен обеспечивать реализацию следующих задач:

- размещение информации об архивных учреждениях Ярославской области:

о деятельности (часах и правилах работы);

об оказании услуг населению;

об исполнении запросов граждан и организаций;

о составе документов в виде описания или базы данных;

об информационных материалах (публикациях, изданиях, виртуальных выставках, фото- и видеорепортажах);

о нормативных и планово-отчетных документах;

- взаимодействие с гражданами и организациями:

информационно-поисковые системы по документам архивных учреждений;

формы для отправки обращений с портала АС ЯО;

база данных запросов с информацией о состоянии исполнения;

возможность для получения ответа на вопрос на портале АС ЯО (раздел "Обратная связь");

- популяризация архивного дела:

представление информации в виде электронных копий документов, статей по архивным документам;

расширение круга пользователей за счет индексирования информации портала АС ЯО поисковыми ресурсами;

создание положительного имиджа архивной отрасли Ярославской области.

4. Принципы функционирования портала АС ЯО

Портал АС ЯО функционирует в соответствии со следующими принципами:

- принцип законности - соответствие информации, содержащейся на портале АС ЯО, действующему законодательству Российской Федерации и иным нормативным правовым актам;

- принцип единства - использование информации с портала АС ЯО пользователями в рамках единой информационной системы;

- принцип эффективности - минимизация трудозатрат и ошибок;

- принцип сопоставимости - сопоставимость планируемых показателей и фактических показателей деятельности архивных учреждений области, необходимых для осуществления контроля над их выполнением, планов-графиков и т.д.;

- принцип прозрачности (открытости) - обеспечение доступа к информации, размещенной в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на портале АС ЯО;

- принцип оперативности - своевременная и высокопроизводительная обработка данных на портале АС ЯО.

5. Состав и основные функции портала АС ЯО

5.1. В состав портала АС ЯО входят:

- система управления контентом;

- документы и страницы;

- следующие главные модули:

"Веб-архив";

"Интернет-приемная";

"Личный кабинет";

"Поиск";

"Календарь памятных дат";

"Обратная связь".

5.2. Система управления контентом обеспечивает функционирование иерархии страниц в дереве портала АС ЯО, помимо этого отвечает за создание меню и его отображение.

Система управления контентом портала АС ЯО обеспечивает администратору портала АС ЯО возможность выполнения следующих действий:

- добавление и удаление текстов (статей);

- редактирование текстов (статей);

- добавление и удаление новостей и анонсов;

- редактирование новостей и анонсов;

- управление отображением новостей и анонсов;

- добавление и удаление описаний проектов;

- редактирование описаний проектов;

- обновление баз данных.

5.3. Документы и страницы обеспечивают ввод и отображение статического (информационного) контента.

5.4. Модуль "Веб-архив" - информационно-поисковая система, предназначенная для размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с целью предоставления широкого доступа граждан к сведениям об архивных документах. Она способствует удаленному взаимодействию граждан с архивами, предоставлению информации в электронном виде.

Указанная система содержит данные о хранящихся в архиве документах и представляет собой часть научно-справочного аппарата архивных учреждений области с информацией из всех архивных учреждений региона.

В системе предусмотрен просмотр электронных копий документов.

5.5. Модуль "Интернет-приемная" включает в себя базу данных с информацией о состоянии исполнения запросов, форму для отправки обращений с портала АС ЯО, конвертер для передачи данных в программный комплекс "Учет обращений граждан и организаций", установленный во всех архивах области, и обратно. Он позволяет оформить обращение в любой архив для получения справок, копий документов или выдачи документов в читальный зал, а затем проследить состояние исполнения своего заказа или запроса.

Связь между модулем "Интернет-приемная" и программным комплексом "Учет обращений граждан и организаций" осуществляется также через модуль "Веб-архив".

5.6. Модуль "Личный кабинет" обеспечивает управление пользователем личной информацией: редактирование профиля и смена пароля, состояние исполнения отправленных в архив обращений, создание подборок документов или ссылок на фонды, описи или дела и др.

5.7. Модуль "Поиск" обеспечивает индексацию контента на портале АС ЯО с возможностью ввода результатов поиска по запросу пользователя.

5.8. Модуль "Календарь памятных дат" предназначен для ввода, хранения и поиска информации о знаменательных и памятных событиях региона со ссылкой на документальные и справочные источники.

5.9. Модуль "Обратная связь" обеспечивает сбор информации у администратора портала АС ЯО и ее отправку на электронную почту

6. Информационная структура портала АС ЯО

6.1. Вся информационная структура портала АС ЯО строится в соответствии со следующими разделами:

6.1.1. Управление:

- контакты;

- совет по архивному делу;

- экспертно-проверочная методическая комиссия;

- сведения о результатах проверки;

- рассекречивание;

- комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов.

6.1.2. Архивные учреждения:

- об архивах;

- государственные архивы;

- муниципальные архивы.

6.1.3. Документы:

- законодательство;

- нормативные правовые документы;

- методические разработки;

- положения;

- административные регламенты;

- проекты нормативных правовых актов.

6.1.4. Архивный фонд:

- об архивном фонде;

- каталог фондов;

- архивные справочники;

- базы данных.

6.1.5. Деятельность:

- основные направления деятельности;

- показатели деятельности;

- отчеты, доклады;

- статистические данные;

- бизнес-процессы;

- программы;

- выставки;

- публикации;

- конференции и семинары;

- фотоальбомы;

- фоторепортажи;

- видеорепортажи.

6.1.6. Услуги:

- исполнение запросов;

- государственные и муниципальные услуги;

- платные услуги.

6.1.7. Обратная связь.

6.2. Страницы всех разделов портала АС ЯО формируются программным путем на основании информации из баз данных на сервере.

6.3. Модификация содержимого разделов и редактирование дизайна страниц осуществляется посредством системы управления контентом портала АС ЯО через веб-интерфейс без применения специальных навыков программирования.

6.4. Страницы разделов портала АС ЯО могут быть изменены или удалены по мере развития портала АС ЯО.

7. Распространение и предоставление информации, содержащейся на портале АС ЯО

7.1. Предоставление доступа гражданам и организациям к порталу АС ЯО осуществляется в целях получения информации о местонахождении архивных документов по всему региону, удаленного обращения в архивные учреждения области и проведения исследовательской деятельности при изучении представленных в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" копий документов.

7.2. Всем пользователям портала АС ЯО предоставляется безвозмездный постоянный веб-доступ для ознакомления с информацией, размещенной на портале АС ЯО, посредством веб-обозревателей и для ее использования.

Портал АС ЯО должен работать ежедневно и круглосуточно. Работа портала АС ЯО может быть прервана только для выполнения следующих штатных процедур:

- проведения регламентных работ по обновлению и поддержке работоспособности;

- проведения регламентных работ по техническому обслуживанию оборудования и сопровождению программного обеспечения.

Портал АС ЯО должен поддерживать следующие режимы функционирования: пользовательский режим и режим администрирования.

7.3. Количество пользователей портала АС ЯО не ограничено. При желании пользователи могут зарегистрироваться на портале АС ЯО, создав личный кабинет.

7.4. Ведение портала АС ЯО и размещение на нем информации осуществляются на русском языке. Использование латинских и иных символов и букв при написании русских слов не допускается. Использование букв и символов иных языков допускается только в случаях, когда использование букв и символов русского языка приводит к искажению информации, в частности при указании сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", адресов электронной почты, наименований иностранных юридических и физических лиц, товарных знаков.

7.5. Формирование и размещение информации, документов осуществляется в соответствии с регламентами, инструкциями, рекомендациями, правилами, размещенными в свободном доступе на портале АС ЯО.

Наполнение информацией производится с использованием шаблонов страниц портала АС ЯО, путем ввода информации (заполнения форм веб-интерфейса), а также путем прикрепления файлов любого формата, размещения и форматирования текста, графической, табличной и мультимедийной информации, возможность вставлять HTML вставки. Размер одного файла не должен превышать 50 мегабайт, при этом суммарный объем файлов не ограничен.

8. Порядок функционирования портала АС ЯО

8.1. Функционирование портала АС ЯО осуществляется с использованием информационных технологий и технических средств, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ярославской области.

Обеспечение информационно-технологического взаимодействия с другими информационными системами, используемыми для предоставления государственных услуг в электронной форме, осуществляется в соответствии с правилами, стандартами, порядками и требованиями, устанавливаемыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

8.2. Информация, размещенная на портале АС ЯО, является открытой и общедоступной.

8.3. Пользователи портала АС ЯО делятся на следующие категории:

- системный администратор;

- администратор безопасности;

- администратор;

- оператор;

- пользователь.

8.4. Системный администратор портала АС ЯО обеспечивает:

- работоспособность, отказоустойчивость аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО;

- восстановление работоспособности аппаратных средств и системного программного обеспечения портала АС ЯО в аварийных ситуациях;

- ежедневное копирование информации на резервный носитель;

- осуществление контроля за целостностью информации и ее защиты от несанкционированного изменения и уничтожения.

8.5. Администратор безопасности портала АС ЯО обеспечивает:

- применение сертифицированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, средств антивирусной защиты, использование средств фильтрации и блокирования сетевого трафика, в том числе средств межсетевого экранирования, иных средств защиты в соответствии с актуальными угрозами безопасности для защиты портала АС ЯО.

8.6. Администратор портала АС ЯО:

- присваивает операторам портала АС ЯО уникальные идентификаторы и пароли для доступа к режиму редактирования информации соответствующих разделов портала АС ЯО;

- по мере необходимости размещает в разделе "Новости" актуальную информацию о деятельности архивных учреждений Ярославской области;

- осуществляет подключение дополнительных модулей и функций, появляющихся по мере развития программного обеспечения портала АС ЯО;

- следит за своевременным предоставлением операторами портала АС ЯО информации о деятельности их архивных учреждений;

- оказывает операторам портала АС ЯО методическую помощь по предоставлению инструкций и телефонных консультаций по вопросам размещения и использования информации портала АС ЯО;

- еженедельно проводит мониторинг раздела "Все обращения" и следит за обновлением статусов обращений операторами портала АС ЯО;

- проводит конвертацию полученных от операторов портала АС ЯО баз данных программы "Архивный фонд" и размещает массив данных в разделе "Каталог фондов" портала АС ЯО не реже одного раза в год.

Ответственность за соблюдение порядка ведения портала АС ЯО, установленного Регламентом, а также за предоставление достоверной информации в полном объеме несет начальник управления по делам архивов Правительства области.

Все исходящие материалы и документы, предназначенные для размещения на портале АС ЯО, своевременно представляются в откорректированном виде для согласования с начальником управления по делам архивов Правительства области. Самостоятельно размещать на портале АС ЯО несогласованные материалы запрещается.

8.7. Оператор портала АС ЯО обеспечивает своевременность представления информации:

- о деятельности архивного учреждения;

- о планируемых мероприятиях за неделю до проведения;

- о проведенных мероприятиях в течение двух рабочих дней со дня проведения.

Оператор портала АС ЯО:

- передает базу данных программного комплекса "Архивный фонд" в управление по делам архивов Правительства области;

- ежедневно следит за поступающими с портала АС ЯО обращениями;

- ежедневно обновляет статус обращений на портале АС ЯО через программу "Учет обращений граждан и организаций".

8.8. Пользователь портала АС ЯО может осуществлять следующие действия:

- просмотр информации, размещенной на портале АС ЯО;

- просмотр сведений о государственных услугах;

- просмотр текстов нормативных правовых актов, стандартов качества предоставления государственных услуг;

- редактирование профиля и изменение пароля через пункт меню "Профиль";

- проведение работы с подборками документов через пункт меню "Подборки";

- контроль состояния исполнения отправленных в архив обращений - меню "Обращения в архив" при условии регистрации на портале АС ЯО;

- копирование и заполнение в электронной форме запросов и иных документов, необходимых для получения государственной услуги;

- направление запросов о предоставлении государственной услуги и иных документов, необходимых для ее получения;

- получение сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.

Пользователям портала АС ЯО предоставляется открытый, бесплатный и круглосуточный доступ через информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет" к информации, размещаемой на портале АС ЯО.

Для получения доступа заинтересованного лица к указанной информации не требуется его регистрация на портале АС ЯО.

Для осуществления действий, указанных в абзацах четвертом - седьмом пункта 8.8 данного раздела Регламента, требуется авторизация. Авторизация на портале АС ЯО позволяет получить доступ к интерактивным сервисам, а также к персональным настройкам портала АС ЯО.

8.9. Ограничение доступа к информации, размещенной на портале АС ЯО, не допускается, кроме случаев, установленных федеральным законом.

8.10. Не допускается использование портала АС ЯО в целях:

- осуществления предпринимательской деятельности (использования информации портала АС ЯО как средства получения прибыли) и рекламы любого рода;

- несанкционированного доступа к информации ограниченного доступа и другим информационным системам;

- совершения иных действий, запрещенных законодательством Российской Федерации.