Приложение

Приложение
к постановлению мэрии
от 28.04.2017 N 610

Положение
об управлении делопроизводства мэрии города Ярославля

1. Основные положения

1.1. Управление делопроизводства мэрии города Ярославля (далее - Управление) является структурным подразделением мэрии города Ярославля, осуществляющим обеспечение деятельности органов городского самоуправления в сферах деятельности, определенных Положением об управлении делопроизводства мэрии города Ярославля (далее - Положение).

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, Ярославской области, Уставом города Ярославля, иными правовыми актами органов городского самоуправления, а также Положением.

1.3. Управление непосредственно подчинено руководителю аппарата мэрии города Ярославля.

1.4. Управление имеет круглую печать со своим наименованием для документов.

2. Основные задачи управления

Основными задачами Управления являются:

- организация делопроизводства в мэрии города Ярославля;

- организация работы по рассмотрению обращений граждан в мэрии города Ярославля;

- осуществление контроля за надлежащим использованием официальных символов города Ярославля.

3. Основные функции управления

Основными функциями Управления являются:

- организация делопроизводства (прием, регистрация, в том числе в электронной форме, первичная обработка и направление по назначению входящей корреспонденции и внутренней документации мэрии города, отправка исходящей корреспонденции);

- осуществление контроля за исполнением:

правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Ярославской области, содержащих рекомендации органам городского самоуправления, решений муниципалитета города Ярославля, содержащих рекомендации в адрес мэра, мэрии, правовых актов мэрии, контроль за которыми оставлен за мэром, протоколов совещаний Губернатора Ярославской области, Правительства Ярославской области с главами муниципальных образований Ярославской области;

актов прокурорского реагирования, запросов и информации органов прокуратуры, направленных в адрес мэра и заместителей мэра, запросов и обращений федеральных органов государственной власти и государственных органов, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Ярославской области, Ярославской областной Думы, депутатов Ярославской областной Думы, Уполномоченного по правам ребенка в Ярославской области, Уполномоченного по правам человека в Ярославской области, Уполномоченного по правам предпринимателей в Ярославской области, руководителей органов государственной власти Ярославской области, муниципалитета, депутатов муниципалитета, направленных в адрес мэра;

документов, поступающих из контрольно-счетной палаты города Ярославля;

- составление номенклатуры дел мэрии города Ярославля и формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, учет и хранение законченных делопроизводством дел органов городского самоуправления, подготовка и сдача их в муниципальный архив города Ярославля в установленном порядке;

- оформление муниципальных правовых актов органов городского самоуправления, должностных лиц городского самоуправления, не возглавляющих структурные подразделения мэрии города, обладающие правами юридического лица, организация правильного и своевременного опубликования указанных муниципальных правовых актов, выдачи их копий, а также осуществление рассылки муниципальных правовых актов (их проектов) в соответствии с регламентами органов городского самоуправления, иными муниципальными правовыми актами;

- осуществление контроля за надлежащим использованием официальных символов города Ярославля;

- осуществление управления архивным делом в городе Ярославле в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- осуществление методического обеспечения деятельности и координация работы муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Ярославля";

- осуществление машинописных и множительно-копировальных работ;

- оформление Почетных грамот и Благодарственных писем мэрии города Ярославля;

- организация рассмотрения обращений граждан в мэрии города Ярославля, включая их регистрацию;

- осуществление контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализа поступающих обращений и подготовки информационно-аналитического материала по рассмотрению обращений граждан в мэрии города Ярославля;

- обеспечение работы экспертной комиссии, иных совещательных и координационных органов, образуемых мэрией города в соответствии с муниципальными правовыми актами;

- подготовка проектов договоров и муниципальных контрактов по вопросам, входящим в компетенцию Управления; осуществление контроля за их исполнением;

- рассмотрение по поручению мэра города Ярославля, его заместителей обращений граждан и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

- разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

- принятие мер по формированию высококвалифицированного кадрового состава Управления;

- организация проведения отраслевого мониторинга изменений законодательства Российской Федерации и Ярославской области;

- организация и контроль исполнения судебных актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- рассмотрение актов прокурорского реагирования, организация исполнения требований прокурора по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- участие в защите прав и интересов органов городского самоуправления в судебных инстанциях и иных государственных органах;

- планирование своей деятельности и ведение отчетности в установленном порядке;

- выполнение иных полномочий в соответствии с правовыми актами мэрии города.

4. Организация работы управления

4.1. В составе Управления образованы следующие структурные подразделения:

- отдел служебной корреспонденции;

- отдел по работе с документами;

- отдел по работе с обращениями граждан.

4.2. Структурные подразделения выполняют следующие функции по направлениям работы Управления:

4.2.1. Отдел служебной корреспонденции:

- организация делопроизводства (прием, регистрация, в том числе в электронной форме, первичная обработка и направление по назначению входящей корреспонденции и внутренней документации мэрии города, отправка исходящей корреспонденции);

- осуществление контроля за исполнением:

правовых актов органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Ярославской области, содержащих рекомендации органам городского самоуправления, решений муниципалитета города Ярославля, содержащих рекомендации в адрес мэра, мэрии, правовых актов мэрии, контроль за которыми оставлен за мэром, протоколов совещаний Губернатора Ярославской области, Правительства Ярославской области с главами муниципальных образований Ярославской области;

актов прокурорского реагирования, запросов и информации органов прокуратуры, направленных в адрес мэра и заместителей мэра, запросов и обращений федеральных органов государственной власти и государственных органов, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Ярославской области, Ярославской областной Думы, депутатов Ярославской областной Думы, Уполномоченного по правам ребенка в Ярославской области, Уполномоченного по правам человека в Ярославской области, Уполномоченного по правам предпринимателей в Ярославской области, руководителей органов государственной власти Ярославской области, муниципалитета, депутатов муниципалитета, направленных в адрес мэра;

документов, поступающих из контрольно-счетной палаты города Ярославля;

- выполнение иных функций по направлениям деятельности Управления.

4.2.2. Отдел по работе с документами:

- составление номенклатуры дел мэрии города Ярославля и формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, учет и хранение законченных делопроизводством дел органов городского самоуправления, подготовка и сдача их в муниципальный архив города Ярославля в установленном порядке;

- оформление муниципальных правовых актов органов городского самоуправления, должностных лиц городского самоуправления, не возглавляющих структурные подразделения мэрии города, обладающие правами юридического лица, организация правильного и своевременного опубликования указанных муниципальных правовых актов, выдачи их копий, а также осуществление рассылки муниципальных правовых актов (их проектов) в соответствии с регламентами органов городского самоуправления, иными муниципальными правовыми актами;

- осуществление машинописных и множительно-копировальных работ;

- оформление Почетных грамот и Благодарственных писем мэрии города Ярославля;

- обеспечение работы экспертной комиссии;

- осуществление управления архивным делом в городе Ярославле в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- выполнение иных функций по направлениям деятельности Управления.

4.2.3. Отдел по работе с обращениями граждан:

- организация рассмотрения обращений граждан в мэрии города Ярославля;

- регистрация обращений граждан, поступающих в мэрию города Ярославля;

- осуществление контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализа поступающих обращений и подготовки информационно-аналитического материала по рассмотрению обращений граждан в мэрии города Ярославля;

- выполнение иных функций по направлениям деятельности Управления.

4.3. Руководство и организацию работы Управления осуществляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от занимаемой должности мэром города Ярославля на условиях трудового договора.

Начальник Управления имеет одного заместителя, который выполняет обязанности начальника Управления на период его отсутствия.

4.4. Деятельность Управления организуется в соответствии с планом работы мэрии города Ярославля и текущими планами работы Управления.

4.5. Начальник Управления:

- руководит деятельностью Управления, несет ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций;

- вносит предложения о назначении работников Управления (в случае приема работника на должность муниципальной службы в порядке конкурса входит в состав конкурсной комиссии), о поощрении и применении к ним дисциплинарных взысканий;

- распределяет должностные обязанности между работниками Управления;

- представляет предложения по повышению профессиональной квалификации работников Управления;

- обобщает и анализирует результаты работы Управления;

- организует подготовку и вынесение вопросов, входящих в функции Управления, на совещания, заседания координационных и совещательных органов, образуемых мэрией города Ярославля, заседания муниципалитета города Ярославля, его постоянных комиссий, иных рабочих органов;

- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции.

4.6. Заместитель начальника Управления, начальники отделов Управления осуществляют руководство и организацию работы отделов Управления, подписывают и визируют документы согласно должностным инструкциям, распределению должностных обязанностей между работниками Управления.

4.7. Работники Управления несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с Положением, должностными инструкциями и распределением должностных обязанностей между работниками Управления.

4.8. Управление для осуществления своих задач и функций вправе:

- привлекать для подготовки проектов муниципальных правовых актов работников структурных подразделений мэрии города Ярославля по согласованию с руководителями этих структурных подразделений;

- запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от руководителей структурных подразделений мэрии города Ярославля, руководителей муниципальных организаций;

- взаимодействовать со структурными подразделениями органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также структурными подразделениями мэрии города Ярославля, муниципалитетом города Ярославля, муниципальными организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.9. Работники Управления, замещающие должности муниципальной службы в соответствии с реестром должностей муниципальной службы в Ярославской области, являются муниципальными служащими.