Приложение

Утверждено
постановлением
Губернатора области
от 22 февраля 2008 г. N 141
(в редакции распоряжения
Губернатора области
от 22 июня 2015 г. N 321-р)

Положение
об управлении по делам архивов Правительства области

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Правительства области (далее - управление) является структурным подразделением аппарата Правительства области, осуществляющим функции по реализации государственной политики в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов на территории Ярославской области в интересах граждан, общества и государства, а также функции по нормативно-правовому регулированию и контролю за соблюдением законодательства об архивном деле.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, законодательством Ярославской области и настоящим Положением.

1.3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Российской Федерации, Ярославской области, иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

1.4. Функциональная подчиненность управления определяется в соответствии с перечнем органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата Правительства области, функционально подчиненных Губернатору области и лицам, замещающим государственные должности в органах исполнительной власти Ярославской области, утверждаемым указом Губернатора области.

2. Задачи управления

Управление решает следующие задачи:

2.1. Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Ярославской области.

2.2. Формирование, содержание и использование Архивного фонда Ярославской области.

2.3. Осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ярославской области в пределах поставленных задач.

3. Функции управления

3.1. Для решения поставленных задач управление выполняет следующие функции:

3.1.1. По вопросам реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории Ярославской области:

3.1.1.1. Разрабатывает основные направления развития архивного дела и анализирует их выполнение.

3.1.1.2. Разрабатывает направления информатизации в сфере архивного дела.

3.1.1.3. От имени Правительства области готовит проекты договоров и соглашений о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Ярославской области.

3.1.1.4. Объявляет и проводит областные конкурсы на выявление лучших работников в архивной отрасли (в сфере архивоведения, документоведения, археографии), разрабатывает в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов, организует представление документов на конкурсы, объявляемые Федеральным архивным агентством.

3.1.1.5. Разрабатывает проекты законодательных и иных нормативных правовых актов Ярославской области в сфере архивного дела, в установленном порядке вносит их на рассмотрение соответствующих органов государственной власти и их должностных лиц.

3.1.1.6. Разрабатывает предложения в проект закона Ярославской области о бюджете, касающиеся архивного дела.

3.1.2. По вопросам формирования, содержания и использования Архивного фонда Ярославской области:

3.1.2.1. Проводит экспертизу ценности архивных документов, принимает решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области.

3.1.2.2. Согласовывает номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии и об архиве организаций - источников комплектования архивных учреждений Ярославской области, описи дел по личному составу.

3.1.2.3. Организует хранение документов страхового фонда, особо ценных документов и документов фонда пользования Архивного фонда Ярославской области.

3.1.2.4. Организует в установленном порядке работу архивных учреждений по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну.

3.1.2.5. Проводит мероприятия по охране документов Архивного фонда Ярославской области, повышению уровня их пожарной безопасности и антитеррористической защищённости.

3.1.2.6. Согласовывает списки источников комплектования архивных учреждений Ярославской области.

3.1.2.7. Контролирует соблюдение порядка передачи архивных документов на постоянное и временное хранение.

3.1.2.8. Принимает решения о передаче архивных документов, находящихся в собственности Ярославской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.1.2.9. Проводит анализ состояния и ведения государственного учета в организациях - источниках комплектования архивных учреждений Ярославской области.

3.1.2.10. Осуществляет мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.1.2.11. Организует выявление и приобретение по согласованию с Федеральным архивным агентством профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.1.2.12. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Ярославской области, хранящихся в архивных органах и учреждениях области, в государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах области, и представляет сведения об учете документов Архивного фонда Ярославской области уполномоченному федеральному органу исполнительной власти в области архивного дела, ведет областной фондовый каталог.

3.1.2.13. Ведет реестр уникальных документов Архивного фонда Ярославской области.

3.1.2.14. Принимает решение о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.1.2.15. Организует создание информационных баз данных, а также иных видов архивных справочников для обеспечения поиска архивной информации о составе и содержании архивных документов и копий архивных документов, в том числе в форме электронных документов.

3.1.2.16. Удостоверяет архивные справки иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, в порядке, установленном Гаагской конвенцией 1961 года.

3.1.2.17. Контролирует соблюдение архивными учреждениями порядка использования архивных документов.

3.1.3. При осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Ярославской области в пределах поставленных задач:

3.1.3.1. Проводит плановые и внеплановые проверки соблюдения законодательства об архивном деле в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, с правом принятия мер по устранению нарушений законодательства Российской Федерации об архивном деле, в том числе путем выдачи органам государственной власти, органам местного самоуправления, юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, должностным лицам, гражданам предписаний об устранении выявленных нарушений, осуществляет контроль за исполнением таких предписаний, составляет протоколы об административных правонарушениях.

3.1.3.2. Размещает информацию о проведении плановых и внеплановых проверок, их результатах и выданных предписаниях, о поступлении жалоб и их содержании, о решениях, принятых по результатам рассмотрения жалоб, в единой информационной системе в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

3.1.3.3. Контролирует соблюдение правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации при предоставлении архивными органами и учреждениями области государственных и муниципальных услуг по информационному обеспечению граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований области, организаций и общественных объединений области на основе документов Архивного фонда Ярославской области и других архивных документов.

3.1.3.4. Осуществляет деятельность по контролю за:

- соблюдением требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, правил работы государственных и муниципальных архивов и правил работы архивов организаций;

- деятельностью органов государственной власти Ярославской области, структурных подразделений аппарата Правительства области, государственных унитарных предприятий и государственных учреждений Ярославской области по формированию Архивного фонда Ярославской области;

- выполнением планов развития архивного дела архивными органами и учреждениями области.

3.2. Для обеспечения решения поставленных задач выполняет следующие функции:

3.2.1. Участвует в разработке проектов государственных программ Ярославской области, организует и обеспечивает их реализацию.

3.2.2. Осуществляет мониторинг правоприменения.

3.2.3. Координирует деятельность государственного казенного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области", функции и полномочия учредителя которого осуществляет Правительство области.

3.2.4. Формирует в соответствии с законодательством Ярославской области следующие государственные информационные ресурсы Ярославской области:

- программный комплекс "Архивный фонд",

- программный комплекс "Фондовый каталог",

- программный комплекс "Учет обращения граждан и организаций".

3.2.5. Обеспечивает деятельность комиссий, советов, коллегий, рабочих групп, иных совещательных и коллегиальных органов, образованных для решения вопросов, связанных с задачами управления, в том числе:

- экспертно-проверочной методической комиссии управления;

- региональной межведомственной комиссии по рассекречиванию носителей сведений, составляющих государственную тайну.

3.2.6. Оказывает консультативную и методическую помощь (поддержку) органам государственной власти Ярославской области, органам местного самоуправления муниципальных образований области, архивным учреждениям области по вопросам, решение которых связано с задачами управления.

3.2.7. Оказывает гражданам бесплатную юридическую помощь по вопросам, решение которых связано с задачами управления.

3.2.8. Обеспечивает личный прием, регистрацию и рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, решение которых связано с полномочиями управления.

Анализирует содержание поступающих обращений с целью принятия мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

3.2.9. Выступает организатором научно-исследовательской, публикационной и информационной деятельности архивных органов и учреждений области в сфере архивного дела.

4. Права управления

Управление имеет право:

4.1. Организовывать и проводить конкурсы, выставки, конференции, семинары, форумы, "круглые столы" и другие мероприятия в пределах поставленных задач, оказывать информационную и организационную поддержку при их подготовке и проведении.

4.2. Пользоваться государственными информационными ресурсами Ярославской области и информацией, находящейся в распоряжении аппарата Правительства области и органов государственной власти Ярославской области.

4.3. Направлять запросы в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления муниципальных образований области, организации всех форм собственности с целью получения материалов и информации, необходимых для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности управления.

4.4. Ходатайствовать о награждении государственными наградами Российской Федерации, наградами, включенными в систему наград Ярославской области, и поощрении работников и трудовых коллективов предприятий, организаций, учреждений.

4.5. Осуществлять иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ярославской области.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением Губернатора области.

5.2. Управление не имеет структурных подразделений.

5.3. Начальник управления:

5.3.1. Руководит управлением, организует и контролирует его деятельность, действуя на принципах единоначалия.

5.3.2. Согласовывает государственные контракты, договоры, соглашения, другие документы гражданско-правового характера, а также иные документы в пределах установленных задач.

5.3.3. Несет персональную ответственность за выполнение задач, поставленных перед управлением, и достижение значений показателей деятельности управления, в том числе значений показателей реализации государственных программ Ярославской области и основных мероприятий государственных программ Ярославской области, по которым управление является ответственным исполнителем.

5.3.4. Обеспечивает исполнение поручений, связанных с решением поставленных задач, осуществляет контроль за их исполнением.

5.3.5. Контролирует обеспечение доступа к информации о деятельности управления.

5.3.6. Принимает меры по противодействию коррупции.

5.3.7. Согласовывает проект устава (изменения в устав) государственного казенного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".

5.3.8. Представляет управление во взаимоотношениях с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами государственной власти Ярославской области, органами местного самоуправления, должностными лицами, общественными объединениями, иными организациями и гражданами.

5.3.9. Подготавливает проекты мотивированных писем о допуске к государственной тайне государственных гражданских служащих управления, в том числе руководителя находящегося в функциональной подчиненности Правительства области государственного казенного учреждения Ярославской области "Государственный архив Ярославской области", и о прекращении такого допуска.

5.3.10. Образовывает комиссии, советы, коллегии, рабочие группы и иные совещательные и коллегиальные органы для решения вопросов, связанных с задачами управления.

5.4. Финансирование деятельности управления, а также денежного содержания сотрудников управления осуществляется за счет средств областного бюджета.

Управлению в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ярославской области предоставляется имущество, необходимое для обеспечения его деятельности.

5.5. Управление осуществляет доступ к информации о деятельности управления с учетом требований федеральных законов от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" в порядке, установленном Правительством области.

5.6. Управление от имени Правительства области в пределах поставленных задач выступает истцом и ответчиком в суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7. Управление имеет круглую печать "Управление по делам архивов".

5.8. Управление имеет бланк со своим наименованием.

5.9. Управление формирует архив управления для хранения документов, образовавшихся в процессе своей деятельности, в целях учета, хранения и использования архивных документов.

6. Порядок упразднения управления

Управление упраздняется Губернатором области в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ярославской области.