Приложение. Регламент деятельности администрации города Липецка

Приложение
к постановлению
администрации
города Липецка
от 29.01.2018 N 75

Регламент
деятельности администрации города Липецка

1. Общие положения

1.1. Регламент деятельности администрации города Липецка (далее - Регламент) устанавливает основные правила организации деятельности администрации города Липецка по реализации ее полномочий.

1.2. Администрация города Липецка (далее - администрация города) является исполнительно-распорядительным органом города Липецка, обладает правами юридического лица, осуществляет деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Липецкой области, Уставом городского округа город Липецк Липецкой области Российской Федерации, муниципальными правовыми актами города Липецка и настоящим Регламентом.

Администрация города исполняет полномочия по решению вопросов местного значения, находящихся в её компетенции, а также отдельные государственные полномочия, переданные в установленном порядке федеральными законами и законами Липецкой области.

Структура администрации города утверждается Липецким городским Советом депутатов по представлению главы города Липецка.

Структуру администрации города составляют:

- должностные лица администрации города: первый заместитель главы администрации города Липецка, заместители главы администрации города Липецка, управляющий делами администрации города Липецка, помощники (советники) главы администрации города Липецка;

- структурные подразделения администрации города: структурные подразделения администрации города, обладающие правами юридического лица (отраслевые (функциональные) органы администрации города) и структурные подразделения администрации города без прав юридического лица.

1.3. Глава города Липецка (далее - глава города) является высшим должностным лицом города, возглавляет администрацию города и как глава администрации осуществляет руководство деятельностью администрации города на принципах единоначалия.

На время отсутствия главы города его полномочия исполняет первый заместитель главы администрации города Липецка, а в случае отсутствия главы города и первого заместителя главы администрации города Липецка - один из заместителей главы администрации города Липецка на основании распоряжения администрации города.

1.4. Первый заместитель главы администрации города Липецка, заместители главы администрации города Липецка (далее - заместители главы администрации города), управляющий делами администрации города Липецка (далее - управляющий делами) назначаются и освобождаются от должности главой города, осуществляют исполнение полномочий в соответствии с распределением обязанностей между главой города и заместителями главы администрации города, утверждаемыми распоряжением администрации города.

1.5. Руководители структурных подразделений администрации города назначаются на должность и освобождаются от должности главой города.

2. Координационные, общественные советы, совещательные органы, образуемые администрацией города Липецка

2.1. В целях обсуждения наиболее значимых вопросов социальной, экономической и политической жизни общества, текущих, оперативных и иных вопросов, касающихся жизнедеятельности и жизнеобеспечения города, администрация города вправе создавать координационные и общественные Советы, а также коллегии, советы, комиссии в качестве совещательных органов.

2.2. Координационные и общественные Советы, совещательные органы (далее - органы) возглавляются главой города, заместителями главы администрации города, управляющим делами, руководителями структурных подразделений администрации города.

2.3. Деятельность органов, образуемых администрацией города осуществляется в соответствии с Положениями о них.

Положения об органах и их персональный состав утверждаются правовым актом администрации города.

Положения об органах и их персональный состав являются приложениями к правовому акту администрации города. При указании фамилии, имени и отчества, сокращения не допускаются.

В персональный состав органов, в зависимости от вопросов, для решения которых они образуются, включаются: заместители главы администрации города, управляющий делами, представители соответствующих структурных подразделений администрации города, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, а также могут включаться (по согласованию) представители Липецкого областного Совета депутатов и Липецкого городского Совета депутатов, исполнительных органов государственной власти Липецкой области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, организаций, общественных объединений, ученые, специалисты и общественные деятели.

Проекты правовых актов администрации города о Положениях и персональных составах органов, а также о внесении изменений в них, вносятся на утверждение главе города руководителями соответствующих структурных подразделений администрации города, визируются координирующими заместителем главы администрации города, управляющим делами, а также начальником управления внутренней политики и начальником правового управления.

2.4. Решения органов оформляются протоколами, могут оформляться правовыми актами администрации города.

3. Организация деятельности администрации города

3.1. В администрации города устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов с двумя выходными днями - суббота, воскресенье.

Начало работы в 8 часов 30 минут, время обеденного перерыва с 12 часов 12 минут до 13 часов 00 минут, окончание рабочего дня в 17 часов 30 минут.

Накануне нерабочих праздничных дней и в пятницу каждой недели продолжительность работы сокращается на один час.

Режим работы управления ЗАГС устанавливается по отдельному графику работы, утверждаемому распоряжением администрации города.

Ненормированный служебный день устанавливается для муниципальных служащих в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

В администрации города устанавливается ежедневный учет рабочего времени. Учет рабочего времени сотрудников в структурных подразделениях администрации города осуществляется их руководителями. Учет рабочего времени главы города, должностных лиц администрации города осуществляется управлением муниципальной службы и кадровой работы.

Трудовой распорядок в администрации города определяется Правилами внутреннего трудового распорядка администрации города Липецка, утвержденными распоряжением администрации города Липецка от 29.12.2008 N 2802-р.

3.2. Структурное подразделение администрации города осуществляет свою деятельность в соответствии с положением о структурном подразделении.

Положение о структурном подразделении администрации города, обладающем правами юридического лица по представлению главы города утверждается Липецким городским Советом депутатов. Проект положения разрабатывается и направляется структурным подразделением администрации города для согласования координирующим заместителю главы администрации города, управляющему делами, в управление внутренней политики, департамент финансов, правовое управление.

Положение о структурном подразделении администрации города, обладающем правами юридического лица должно содержать следующие разделы: общие положения, цели, задачи, функции (полномочия), права, организация деятельности, имущество и средства, реорганизация и ликвидация, ответственность.

Положение о структурном подразделении администрации города без прав юридического лица утверждается распоряжением администрации города. Проект распоряжения визируется координирующими заместителем главы администрации города, управляющим делами, а также начальником управления внутренней политики и начальником правового управления.

Положение о структурном подразделении администрации города без прав юридического лица должно содержать следующие разделы: общие положения, задачи, функции, права, организация деятельности, ответственность.

Положение о структурном подразделении в составе департамента (управления) утверждается руководителем департамента (управления).

3.3. Штатные расписания формируются в пределах выделенных ассигнований на содержание работников соответствующих структурных подразделений в соответствии со структурой и предельной численностью администрации города, утверждаются распоряжением администрации города.

Проект распоряжения администрации города об утверждении штатного расписания администрации города разрабатывается и вносится на утверждение главе города управлением муниципальной службы и кадровой работы и отделом бухгалтерского учета и отчетности.

Проект распоряжения администрации города об утверждении штатного расписания структурного подразделения администрации города, обладающего правами юридического лица, разрабатывается и вносится на утверждение главе города соответствующим структурным подразделением.

Проект распоряжения администрации города об утверждении штатного расписания визируется координирующими заместителем главы администрации города, управляющим делами, председателем департамента финансов, начальником управления муниципальной службы и кадровой работы, начальником правового управления.

Форма штатного расписания определена Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка, утвержденной распоряжением администрации города Липецка от 14.12.2017 N 931-р.

3.4. Должностная инструкция работника администрации города является организационно-правовым документом, определяет задачи и функции работника при осуществлении им трудовой деятельности и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Должностная инструкция работника администрации города должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей и состоять из следующих разделов: общие положения, задачи, права, обязанности, ответственность.

Должностная инструкция доводится до сведения работника под роспись во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

Подлинник должностной инструкции передается в кадровую службу и хранится в составе личного дела. Копия должностной инструкции вручается работнику. Должностная инструкция действует до замены ее новым документом.

Должностная инструкция должностного лица администрации города, руководителя структурного подразделения администрации города, находящегося под координацией главы города, утверждается главой города.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения администрации города, находящегося под координацией заместителя главы администрации города, управляющего делами утверждается координирующими заместителем главы администрации города, управляющим делами.

Должностная инструкция работника структурного подразделения администрации города разрабатывается и утверждается его руководителем.

3.5. Работник администрации города обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Липецка, утвержденный распоряжением администрации города Липецка от 14.04.2011 N 242-р, должностную инструкцию.

Работник администрации города не имеет права разглашать конфиденциальную информацию, ставшую ему известной в результате служебной деятельности.

За нарушение трудовой дисциплины, неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работник администрации города привлекается к ответственности в соответствии с действующим законодательством. Права, обязанности и ответственность работника администрации города определяются трудовым законодательством и законодательством о муниципальной службе, должностной инструкцией работника.

4. Планирование работы в администрации города

4.1. Планирование работы в администрации города проводится с целью координации деятельности ее структурных подразделений и должностных лиц путем формирования системы мероприятий различных направлений деятельности, предусматривающих порядок, последовательность и сроки выполнения.

В администрации города предусмотрено перспективное и текущее планирование:

- ежегодный план работы Коллегии администрации города,

- перспективные планы работы структурных подразделений администрации города,

- ежемесячный и еженедельный план работы администрации города Липецка,

- график приема граждан по личным вопросам в администрации города Липецка,

- текущие планы работы структурных подразделений администрации города и др.

Обязанности по планированию работы структурного подразделения возлагаются на заместителя руководителя структурного подразделения, в случае отсутствия заместителя руководителя структурного подразделения на работника, отвечающего за вопросы планирования.

Контроль за организацией перспективного и текущего планирования деятельности в структурных подразделениях администрации города осуществляется управлением внутренней политики.

4.2. Перспективный план работы структурного подразделения администрации города разрабатывается на каждый календарный год до 30 декабря текущего года по форме:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

N п/п	Наименование мероприятия	Сроки проведения	Исполнитель	Примечание
1	2	3	4	5

Примерный перечень вопросов, которые должны быть включены в перспективный план работы структурного подразделения администрации города:

1) Вопросы, вносимые на рассмотрение Коллегии администрации города.

2) Вопросы, вносимые на рассмотрение Липецкого городского Совета депутатов, публичные слушания.

3) Вопросы, вносимые на рассмотрение коллегиального органа департамента.

4) Учеба кадров (семинары, конференции).

5) Мониторинг правоприменения нормативных правовых актов.

6) Перечень праздничных мероприятий.

7) Организация приема граждан по личным вопросам и др.

Перспективный план работы структурного подразделения администрации города подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается координирующими заместителем главы администрации города, управляющим делами.

Для формирования официального сайта администрации города структурное подразделение администрации города направляет копию перспективного плана работы в электронном виде в отдел взаимодействия со СМИ.

Подлинный экземпляр перспективного плана хранится в структурном подразделении администрации города и по истечении пяти лет по описи передается на постоянное хранение в архивное управление.

4.3. Текущий план работы структурного подразделения администрации города разрабатывается на каждый следующий месяц до 25 числа месяца по форме:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

N п/п	Наименование мероприятия	Дата и время проведения	Место проведения	Исполнитель
1	2	3	4	5

В текущий план работы структурного подразделения администрации города включаются мероприятия, проводимые в администрации города, ответственным за которые является структурное подразделение, а также вся текущая работа, проводимая структурным подразделением самостоятельно в течение месяца.

К текущему плану работы разрабатывается приложение, в котором указываются наиболее значимые мероприятия, проводимые структурным подразделением администрации города с участием главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами и средств массовой информации. Приложение к текущему плану работы разрабатывается в подпрограмме "Планирование" единой системы электронного документооборота и направляется не позднее 25 числа текущего месяца в управление внутренней политики по форме:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

NN п/п	Наименование мероприятия	Дата и время проведения	Место проведения	Ответственные (Ф.И.О.), контактный телефон	Предполагаемое участие главы города, заместителей главы администрации, управляющего делами	Предполагаемое участие СМИ
1	2	3	4	5	6	7

Текущий план работы структурного подразделения администрации города подписывается заместителем руководителя, в случае отсутствия заместителя руководителя структурного подразделения - работником, отвечающим за вопросы планирования и утверждается руководителем структурного подразделения.

4.4. Ежемесячный план работы администрации города формируется управлением внутренней политики на основе приложений к текущим планам работы структурных подразделений администрации города.

Не позднее 30 числа текущего месяца управление внутренней политики представляет на утверждение главе города план работы администрации города на следующий месяц, включающий в себя наиболее значимые мероприятия, проводимые администрацией города.

Утвержденный план работы администрации города управление внутренней политики рассылает:

- в единой системе электронного документооборота главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города;

- в электронном виде отделу взаимодействия со СМИ, Липецкому городскому Совету депутатов, администрации Липецкой области, УМВД России по городу Липецку, Центру специальной связи и информации Федеральной службы охраны РФ в Липецкой области.

Подлинный экземпляр ежемесячного плана работы администрации города хранится в управлении внутренней политики и по истечении пяти лет по описи передается на постоянное хранение в архивное управление.

4.5. В целях координации деятельности структурных подразделений администрации города, управление внутренней политики формирует еженедельный план работы администрации города.

Структурные подразделения администрации города разрабатывают на основании текущих планов работы в подпрограмме "Планирование" единой системы электронного документооборота еженедельные планы работы и направляют до 12 часов четверга предшествующей недели в управление внутренней политики, по форме:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

NN п/п	Наименование мероприятия	Дата и время проведения	Место проведения	Ответственные (Ф.И.О.), контактный телефон	Предполагаемое участие главы города, заместителей главы администрации, управляющего делами	Предполагаемое участие СМИ
1	2	3	4	5	6	7

Еженедельный план работы администрации города направляется не позднее 15 часов пятницы предшествующей недели управлением внутренней политики:

- в единой системе электронного документооборота главе города, председателю Липецкого городского Совета депутатов, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города;

- в электронном виде МАИУ "Мой город Липецк", Управлению организационной работы и взаимодействию с органами местного самоуправления администрации Липецкой области.

4.6. При подготовке общегородских мероприятий, составляются отдельные планы этих мероприятий, которые подписываются руководителем структурного подразделения администрации города - инициатором мероприятия, согласовываются с координирующим заместителем главы администрации города, управляющим делами и утверждаются главой города.

Контроль за исполнением данного вида планирования осуществляется структурным подразделением администрации города, ответственным за проведение мероприятия.

5. Порядок подготовки и проведения совещаний, в администрации города

5.1. Совещания в администрации города проводятся в соответствии с планами работы администрации города, а также по мере необходимости по решению главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами.

5.2. Подготовка необходимых для проведения совещания материалов, организационное обеспечение совещания, приглашение участников совещания, ведение протокола и контроль за сроками исполнения содержащихся в протоколе поручений, возлагается на структурное подразделение администрации города, к ведению которого относятся вопросы, рассматриваемые на совещании, а также в соответствии с поручениями главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами.

Техническое обеспечение проведения совещаний, осуществляет управление информационных технологий и МКУ "Управление ресурсного обеспечения администрации г. Липецка".

Предложения по повестке дня, состава участников совещания представляются главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами, в компетенции которых находятся вопросы, рассматриваемые на совещании не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты проведения совещания.

Повестка дня, проекты решений, иные материалы доводятся до сведения участников совещания не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения совещания.

По итогам совещания принимаются решения, определяются ответственные за выполнение решений и сроки исполнения.

Решения, принятые на совещании, оформляются протоколом в течение 2-х рабочих дней после дня проведения совещания.

Копия протокола совещания рассылается участникам совещания, а также всем заинтересованным лицам, в компетенции которых находятся вопросы, рассматриваемые на совещании.

5.3. Для решения вопросов жизнедеятельности и жизнеобеспечения города, в целях подведения итогов деятельности структурных подразделений администрации города, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, а также определения задач на текущую неделю, еженедельно, по понедельникам в 15.30 часов проводится оперативное совещание у главы города.

Состав участников оперативного совещания определяется главой города.

На оперативном совещании, согласно утвержденному графику, формируемому управлением внутренней политики заслушиваются отчеты руководителей о работе структурных подразделений администрации города, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, информации о деятельности органов государственной власти, действующих на территории города, организаций различных форм собственности.

Материалы отчетов (информаций) в одном экземпляре передаются исполнителями в управление внутренней политики за 3 рабочих дня до даты проведения оперативного совещания.

По итогам оперативного совещания в течение 1-го рабочего дня оформляется протокол, в котором указываются поручения, ответственные и фиксируются конкретные сроки исполнения.

Оформление и рассылку протокола, контроль за сроками исполнения поручений, подготовку информации главе города об исполнении протокола осуществляет управление делопроизводства и протокола.

5.4. Заместители главы администрации города, управляющий делами проводят еженедельные оперативные совещания с руководителями координируемых структурных подразделений администрации города.

Протоколы оперативных совещаний, проводимых заместителями главы администрации города, управляющим делами оформляются в течение 1-го рабочего дня специалистами управления делопроизводства и протокола, которые рассылают исполнителям копию протокола и осуществляют контроль за сроками исполнения содержащихся в протоколах поручений.

5.5. Руководители структурных подразделений администрации города проводят оперативные совещания с работниками еженедельно. При необходимости оформляются протоколы оперативных совещаний.

6. Контроль исполнения документов с грифом "Контроль"

6.1. В администрации города гриф "Контроль" проставляется на:

- документах федеральных органов государственной власти;

- постановлениях и распоряжениях главы администрации Липецкой области;

- постановлениях и распоряжениях администрации Липецкой области;

- муниципальных правовых актах города Липецка;

- решениях Коллегии администрации города;

- протоколах совещаний (оперативных совещаний) у главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами;

- служебных письмах;

- обращениях граждан, касающихся исполнения мероприятий и поручений, по решению наиболее значимых вопросов социально-экономической, политической жизни общества, вопросов жизнедеятельности и жизнеобеспечения города.

6.2. Обеспечение исполнения поручений и мероприятий, содержащихся в документах с грифом "Контроль" возлагается на заместителей главы администрации города, управляющего делами и руководителей структурных подразделений администрации города.

В структурном подразделении администрации города работа по контролю за исполнением документов с грифом "Контроль" возлагается на специалиста, ответственного за работу с контрольными документами.

6.3. Гриф "Контроль" проставляется управлением делопроизводства и протокола в соответствии с резолюциями главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами.

6.4. Исполнение документов с грифом "Контроль": федеральных органов государственной власти, постановлений и распоряжений главы администрации Липецкой области, постановлений и распоряжений администрации Липецкой области, муниципальных правовых актов города Липецка, решений Коллегии администрации города Липецка, отдельных поручений, содержащихся в протоколах совещаний у главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, контролируется управлением внутренней политики.

6.4.1. Срок исполнения документа указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если срок исполнения документа не определен, то сроком исполнения является один календарный год со дня его регистрации в администрации города. В этом случае ведется промежуточный контроль за исполнением документа по итогам полугодия.

Поручения и мероприятия, содержащиеся в документах и имеющие дату исполнения, исполняются в указанный срок. Если срок исполнения не указан, поручение и мероприятие подлежит исполнению в срок исполнения документа.

6.4.2. При поступлении документа в управление внутренней политики, заводится регистрационно-контрольная карточка документа в электронной базе данных подпрограммы "Контроль РиП" единой системы электронного документооборота.

В регистрационно-контрольную карточку документа вносятся исполнители документа, определяется ответственный исполнитель, проставляются сроки исполнения в соответствии с пунктом 6.4.1. настоящего Регламента и документ направляется на исполнение.

При наступлении контрольного срока исполнения поручения или мероприятия, содержащегося в документе, исполнитель направляет информацию о ходе исполнения в управление внутренней политики через подпрограмму "Контроль РиП".

Ответственный исполнитель в подпрограмме "Контроль РиП" имеет доступ к информациям об исполнении мероприятий и поручений, содержащихся в документе. При исполнении документа (окончании срока действия документа) ответственный исполнитель готовит информацию об исполнении документа или необходимости продления срока его действия, согласовывает с координирующим заместителем главы администрации города, управляющим делами и направляет в управление внутренней политики.

Управление внутренней политики проводит анализ исполнения документа в целом, при необходимости осуществляет проверку исполнения документа с привлечением соответствующих специалистов структурных подразделений администрации города и вносит предложение главе города о снятии документа с контроля или продлении срока его исполнения.

Документ снимается с контроля, либо срок действия документа продлевается на основании резолюции главы города.

6.5. Сроки исполнения документов с грифом "Контроль": служебных писем и обращений граждан, протоколов оперативных совещаний у главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, контролируются управлением делопроизводства и протокола.

6.5.1. Контрольная картотека документов систематизируется по срокам исполнения и исполнителям. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется на основании регистрационных данных специалистом управления делопроизводства и протокола, ответственным за данное направление работы.

6.5.2. Контроль сроков исполнения документов включает:

- оперативное доведение поручений и документа до исполнителя;

- ежедневный мониторинг сроков исполнения;

- уведомление исполнителей о наступлении срока исполнения;

- ведение аналитической отчетности о количестве и своевременности исполнения документов;

- снятие документа с контроля при исполнении срока.

6.5.3. В случаях, требующих для исполнения документа проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, контрольный срок исполнения документа может быть продлен. Допускается однократное продление контрольного срока исполнения документа.

Продление срока исполнения должно быть оформлено не менее, чем за три рабочих дня до его истечения на основании служебной записки исполнителя на имя лица, наложившего первичную резолюцию с обоснованием необходимости продления срока. В случае согласования продления контрольного срока, ответственный исполнитель незамедлительно информирует управление делопроизводства и протокола для внесения изменений в регистрационно-контрольную карточку документа.

6.5.4. В случае, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, обобщенную информацию осуществляет ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения контрольного срока исполнения обязаны предоставить ответственному исполнителю все необходимые материалы в соответствии с компетенцией.

6.5.5. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения поручения и документально подтвержденной информации о его исполнении за подписью ответственного исполнителя. Копия информации должна быть предоставлена в управление делопроизводства и протокола.

6.5.6. В случае снятия документа с контроля на документе и в регистрационно-контрольной карточке ставится отметка об исполнении - фактическая дата исполнения.

7. Организация кадровой работы в администрации города

7.1. Кадровая работа осуществляется кадровыми службами структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица и управлением муниципальной службы и кадровой работы (далее - кадровая служба) в отношении главы города, должностных лиц администрации города и структурных подразделений администрации города без прав юридического лица.

7.2. Кадровая служба осуществляет учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, формирует и ведет личные дела муниципальных служащих, осуществляет подготовку проектов распоряжений (приказов) по вопросам приема на работу (муниципальную службу), увольнения с работы (муниципальной службы), перевода на другую должность, предоставления ежегодного отпуска, направления в служебные командировки и другим вопросам, связанным с реализацией трудовых отношений и прохождением муниципальной службы.

7.3. Прием на работу или назначение на должность муниципальной службы должностных лиц администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города, работников структурных подразделений администрации города без прав юридического лица, специалистов комиссий по делам несовершеннолетних и защите их прав оформляется распоряжением администрации города, работников в структурных подразделениях, обладающих правами юридического лица - приказом руководителя.

Прием на работу или назначение на должность муниципальной службы производится на основании личного заявления и заключенного трудового договора.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в личном деле.

7.4. Назначение на должность муниципальной службы производится по результатам конкурса на замещение вакантной должности в администрации города, в соответствии с Положением о порядке проведения конкурса на замещение должности муниципальной службы в городе Липецке, принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 29.04.2014 N 845.

7.5. Проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы осуществляет конкурсная комиссия, в соответствии с Порядком работы конкурсной комиссии по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы в администрации города Липецка, утвержденным распоряжением администрации города Липецка от 16.03.2017 N 184-р

Документационное и организационное обеспечение деятельности конкурсной комиссии обеспечивает управление муниципальной службы и кадровой работы.

7.6. Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего. Личное дело муниципального служащего оформляется после назначения его на должность муниципальной службы. К личному делу муниципального служащего приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Ведение нескольких личных дел для одного муниципального служащего не допускается.

7.7. На кадровые службы возлагается обязанность по оформлению и выдаче служебных удостоверений "Администрация города Липецка" и значка "Администрация города Липецка".

Служебное удостоверение администрации города является документом, удостоверяющим личность и должностное положение работника администрации города.

Служебное удостоверение оформляется и выдается под роспись:

- главе города, должностным лицам администрации города, руководителям структурных подразделений администрации города, работникам структурных подразделений администрации города без прав юридического лица, заместителю председателя департамента градостроительства и архитектуры - главному архитектору города, а также руководителям муниципальных учреждений, назначаемым и освобождаемым от должности главой города - управлением муниципальной службы и кадровой работы;

- работникам структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица, руководителям муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, которые назначаются и освобождаются от должности руководителями структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица - соответствующими кадровыми службами.

Выдача значка "Администрация города Липецка" муниципальным служащим возлагается на управление муниципальной службы и кадровой работы.

7.8. Кадровая служба осуществляет учет предоставления работникам ежегодных отпусков, контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков. Утвержденный график отпусков обязателен для обеих сторон трудового договора и не может быть изменен в одностороннем порядке.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в случаях, порядке и при условиях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами, коллективным договором.

7.9. Кадровая служба осуществляет документальное оформление служебных командировок, в соответствии с Порядком оформления служебных командировок работников администрации города Липецка, утвержденным распоряжением администрации города Липецка от 10.07.2008 N 1401-р

Глава города, должностные лица администрации города, руководители структурных подразделений администрации города, работники структурных подразделений администрации города без прав юридического лица направляются в служебные командировки на основании распоряжения администрации города.

Работники структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица направляются в служебные командировки на основании приказа руководителя.

7.10. Аттестация муниципальных служащих проводится в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и Положением о проведении аттестации муниципальных служащих города Липецка, принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 20.12.2007 N 728.

7.11. Классные чины присваиваются муниципальным служащим в соответствии с замещаемой должностью муниципальной службы в пределах группы должностей муниципальной службы и указывают на соответствие уровня профессиональной подготовки муниципальных служащих квалификационным требованиям для замещения должностей муниципальной службы.

Присвоение классных чинов производится главой города по результатам квалификационного экзамена, в соответствии с законом Липецкой области от 02.07.2007 N 68-ОЗ "О правовом регулировании вопросов муниципальной службы Липецкой области".

7.12. Профессиональная переподготовка и повышение квалификации муниципальных служащих администрации города осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Планирование профессиональной переподготовки и повышения квалификации, а также подготовка проектов распоряжений администрации города о направлении муниципальных служащих на профессиональную переподготовку или повышение квалификации осуществляется управлением муниципальной службы и кадровой работы.

7.13. Формирование кадрового резерва проводится в соответствии с Порядком формирования кадрового резерва администрации города Липецка, утвержденным постановлением администрации города Липецка от 22.11.2013 N 2717.

Формирование и ведение кадрового резерва администрации города осуществляет управление муниципальной службы и кадровой работы совместно с кадровыми службами структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица.

7.14. Кадровые службы ежегодно до 01 декабря формируют перечень юбилейных дат муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города и их руководителей.

Формирование сводного перечня юбилейных дат муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города и их руководителей на календарный год осуществляет управление муниципальной службы и кадровой работы.

8. Ведение делопроизводства в администрации города

8.1. Делопроизводство в администрации города ведется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Положением о муниципальных правовых актах города Липецка, принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 29.06.2010 N 54, Инструкцией о ведении делопроизводства в администрации города Липецка, утвержденной распоряжением администрации города Липецка от 14.12.2017 N 931-р.

8.2. Администрация города имеет печать и бланки документов с изображением герба города Липецка.

Структурные подразделения администрации города, обладающие правами юридического лица, имеют круглую печать с изображением герба города Липецка и своим наименованием, соответствующие бланки с изображением герба города Липецка, а осуществляющие переданные государственные полномочия также имеют круглую печать с изображением герба Российской Федерации.

Структурные подразделения администрации города могут иметь круглую печать со своим наименованием и соответствующие бланки с изображением герба города Липецка.

8.3. Глава города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Липецкой области, Уставом городского округа город Липецк Липецкой области Российской Федерации, решениями Липецкого городского Совета депутатов, издает постановления администрации города по вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Липецка федеральными законами и законами Липецкой области, а также распоряжения администрации города по вопросам организации работы администрации города.

Руководители структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям, и по вопросам организации работы структурных подразделений.

8.4. Проекты правовых актов администрации города разрабатываются структурными подразделениями администрации города по компетенции.

Проекты постановлений администрации города, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, в обязательном порядке направляются структурными подразделениями администрации города в прокуратуру района города Липецка, в соответствии с разграничением полномочий между прокурорами районов города Липецка, для представления заключения на предмет соответствия их федеральным законам.

Подготовленный и завизированный руководителем структурного подразделения администрации города проект правового акта администрации города направляется в управление делопроизводства и протокола, где проводится его стилистико-грамматическая обработка, проверяется правильность его составления и оформления (наличие необходимых подписей, приложений и сопроводительных документов и т.п.). К проекту в обязательном порядке прилагаются первичные документы (правовые акты, письма, заявления, ходатайства и т.д.).

Проект правового акта администрации города подлежит обязательному согласованию с заместителем главы администрации города, управляющим делами, координирующими работу структурного подразделения администрации города, внесшего проект, правовым управлением, а также со структурными подразделениями администрации города, если правовой акт содержит положения, нормы и поручения, касающиеся этих подразделений. Согласование проекта правового акта администрации города оформляется визами.

Согласование проекта правового акта администрации города заместителями главы администрации города, управляющим делами, структурными подразделениями администрации города осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней.

Правовая экспертиза осуществляется в срок не более 5-ти рабочих дней со дня поступления проекта правового акта администрации города в правовое управление.

Проекты правовых актов администрации города по кадровым вопросам согласовываются правовым управлением в срок не более 2-х рабочих дней.

Проекты нормативных правовых актов администрации города подлежат антикоррупционной экспертизе. Правовая и антикоррупционная экспертиза осуществляется правовым управлением в срок не более 10-ти рабочих дней со дня поступления соответствующих проектов.

Обеспечение качественной подготовки проектов правовых актов администрации города и их согласование с заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, которые вносят проекты.

Постановления и распоряжения администрации города хранятся в управлении делопроизводства и протокола и по истечении 5 лет по описи передаются на постоянное хранение в архивное управление.

Распоряжения администрации города по личному составу хранятся в управлении муниципальной службы и кадровой работы.

Распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений администрации города, обладающих правами юридического лица по основной деятельности хранятся в структурных подразделениях и по истечении 5 лет по описи передаются на постоянное хранение в архивное управление.

8.5. Координация и контроль за ведением делопроизводства и документооборота в администрации города возлагается на управление делопроизводства и протокола.

9. Организация работы с документами и иной корреспонденцией, поступающей в администрацию города

9.1. Документы, поступающие в адрес главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами в день поступления регистрируются управлением делопроизводства и протокола и в тот же день направляются соответственно главе города и указанным должностным лицам.

Регистрация производится в электронных регистрационных карточках единого электронного документооборота.

При регистрации документа в системе единого электронного документооборота к электронной регистрационной карточке должна быть прикреплена электронная копия поступившего документа.

Каждый пользователь системы единого электронного документооборота на своем рабочем месте получает данные о документах, направленных ему на обработку, выполняет необходимые действия и направляет документ для дальнейшей работы. При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Документы, подготовленные структурными подразделениями администрации города за подписью главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, регистрируются в управлении делопроизводства и протокола, а за подписью руководителей структурных подразделений администрации города регистрируются структурными подразделениями самостоятельно.

Регистрация документов - ответов осуществляется на основе регистрационных карточек входящих документов.

Работу по приему и обработке обращений граждан, служебной корреспонденции осуществляет управление делопроизводства и протокола.

Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Положением о порядке организации работы с обращениями граждан и организации личного приема граждан в администрации города Липецка, утвержденным постановлением администрации города Липецка от 16.06.2017 N 1030.

9.2. Документы с резолюциями главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами поступают в управление делопроизводства и протокола на исполнение лицам, определенным в резолюции.

9.3. Документы и поручения главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами исполняются в указанные ими сроки.

9.4. Если поручение главы города, заместителя главы администрации города, управляющего делами по исполнению документа возлагаются на нескольких исполнителей, то первым указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Ответственный исполнитель контролирует исполнение документа (поручения) в целом, а соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение документа (поручения) и обязаны в сроки, указанные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнители не вправе направлять самостоятельный ответ, обобщенный ответ направляет ответственный исполнитель.

9.5. Если по объективным причинам исполнение документа (поручения) в установленный срок невозможно (кроме срочных и оперативных), руководители структурных подразделений администрации города представляют главе города, координирующим заместителю главы администрации города, управляющему делами предложения о продлении срока, с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

9.6. Если документ (поручение) выходит за пределы компетенции структурного подразделения администрации города, то его руководитель обеспечивает исполнение документа (поручения) в пределах своей компетенции и в течение трех дней представляет главе города, координирующим заместителю главы администрации города, управляющему делами предложения о привлечении соисполнителей для его исполнения в полном объеме.

9.7. Если исполнение поступившего документа (поручения) не входит в компетенцию структурного подразделения администрации города, его руководитель в течение трех дней представляет главе города, координирующим заместителю главы администрации города, управляющему делами предложения о назначении соответствующего исполнителя документа (поручения).

9.8. Корреспонденция, поступающая в адрес структурных подразделений администрации города, в управлении делопроизводства и протокола не регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют ее учет и исполнение.

9.9. Учет и отправку исходящей корреспонденции, подписанной главой города, заместителями главы администрации города, управляющим делами осуществляет управление делопроизводства и протокола.

Документы, направляемые в органы государственной власти и Липецкий городской Совет депутатов, подписываются только главой города или в его отсутствие исполняющим обязанности главы города.

Документы, представляемые в Липецкий городской Совет депутатов направляются с электронной копией.

9.10. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляется в соответствии с требованиями федерального законодательства. Учет, отправка и хранение секретных документов осуществляется отделом мобилизационной подготовки.

10. Порядок организации машинописных работ, тиражирования документов и заверение служебных документов гербовой печатью

10.1. Документы в администрации города изготавливаются с помощью компьютерной техники и оргтехники.

10.2. Все документы печатаются в структурных подразделениях администрации города.

10.3. Тиражированию в управлении делопроизводства и протокола подлежат только служебные документы создаваемые и получаемые от структурных подразделений администрации города без прав юридического лица.

10.4. Служебные документы за подписью главы города, заместителей главы администрации города, управляющего делами, первичная документация бухгалтерского учета и отчетности заверяются гербовой печатью "Администрация города Липецка".

Заверение служебных документов производится начальником управления делопроизводства и протокола.

Заверение первичной документации бухгалтерского учета и отчетности производится начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности.

11. Порядок оформления договоров и соглашений, заключаемых администрацией города

11.1. Проекты договоров, соглашений, заключаемых администрацией города, разрабатываются заинтересованным структурным подразделением администрации города, либо представителем другой стороны (контрагентом), с которой предполагается подписание соответствующего договора или соглашения.

11.2. Количество подготавливаемых экземпляров проекта договора, соглашения должно соответствовать числу подписывающих сторон.

11.3. Проект договора, соглашения, а также приложения к нему визируются руководителем структурного подразделения администрации города, являющимся разработчиком проекта договора, соглашения и согласовываются с заинтересованными лицами.

11.4. Проект договора, соглашения подлежит обязательному согласованию с управлением муниципального заказа, правовым управлением, отделом бухгалтерского учета и отчетности в случае наличия в проекте договора, соглашения вопросов, связанных с финансовыми обязательствами.

11.5. Согласование проекта договора, соглашения осуществляется путем визирования одного экземпляра проекта. Виза располагается на последнем листе проекта договора, соглашения. Визирование на отдельном листе проекта договора, соглашения не допускается. В случае несогласия с проектом договора, соглашения визирующее должностное лицо готовит письменное мотивированное заключение, которое прилагается к проекту.

11.6. Срок согласования проекта договора, соглашения визирующим должностным лицом, не должен превышать 2 рабочих дней.

11.7. Юридическая экспертиза проекта договора, соглашения осуществляется правовым управлением в течение 3 рабочих дней, после чего проект договора, соглашения передается на подписание.

11.8. Договор или соглашение, заключаемые от имени администрации города, подписывает глава города или уполномоченное им лицо, в соответствии с переданными полномочиями.

11.9. Подписанный сторонами экземпляр договора или соглашения, передается в управление делопроизводства и протокола для регистрации и его дальнейшего хранения, за исключением договоров и соглашений, содержащих финансовые обязательства, которые передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности.

Второй подписанный экземпляр договора или соглашения передается контрагенту.

11.10. Внесение изменений в заключенные договор или соглашение осуществляется путем подготовки дополнительного соглашения, которое разрабатывается в соответствии с требованиями, установленными для подготовки проекта договора, соглашения.

11.11. Положения данного раздела настоящего Регламента не распространяются на проекты концессионных соглашений и соглашений о муниципальном-частном партнерстве, которые готовятся в соответствии с требованиями федерального законодательства.

12. Обеспечение доступа к информации о деятельности администрации города и взаимодействие со СМИ

12.1. Обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации доступа граждан и организаций к информации о деятельности администрации города (за исключением информации ограниченного доступа) осуществляет отдел взаимодействия со СМИ.

12.2. Информация о деятельности администрации города размещается на официальном сайте администрации города Липецка в сети Интернет.

Для обновления информации официального сайта структурные подразделения администрации города предоставляют информацию в соответствии с Регламентом наполнения официального сайта администрации города, утвержденным.

12.3. Отдел взаимодействия со СМИ направляет информацию о деятельности администрации города в центральные и региональные средства массовой информации; готовит ежедневные обзоры печатных изданий и сайтов Интернета, а также информационных программ липецких телерадиокомпаний.

В обзоры включаются материалы о наиболее значимых вопросах социальной, экономической и политической жизни общества.

Обзоры предоставляются главе города, заместителям главы администрации города, управляющему делами.

12.4. Взаимодействие со средствами массовой информации заместителей главы администрации города, руководителей структурных подразделений администрации города осуществляется отделом взаимодействия со СМИ.

12.5. При ведении личных блогов, страниц в социальных сетях, иных действий в сети Интернет муниципальными служащими администрации города должны соблюдать Кодекс этики муниципального служащего, а также не разглашать служебную информацию ограниченного доступа.

13. Рассмотрение документов, связанных с награждением государственными и ведомственными наградами Российской Федерации, наградами Липецкой области и города Липецка

13.1. Рассмотрение документов, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации, производится в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 07.09.2010 N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", от 02.03.1994 N 442 "О государственных наградах Российской Федерации", от 30.12.1995 N 1341 "Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации".

Рассмотрение документов, связанных с награждением ведомственными наградами Российской Федерации производится в соответствии с Положениями о ведомственных наградах министерств Российской Федерации.

Рассмотрение документов, связанных с награждением наградами администрации Липецкой области производится в соответствии с постановлением главы администрации Липецкой области от 31.05.2013 N 257 "Об учреждении Почетной грамоты главы администрации Липецкой области и Благодарности главы администрации Липецкой области".

Награждение наградами города Липецка регламентируется муниципальными правовыми актами города Липецка: Положением "О Знаке отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятном знаке "За заслуги перед городом Липецком", Почетной грамоте, Благодарственном письме, утвержденным решением Липецкого городского Совета депутатов от 06.04.2004 N 441; Положением "О Памятном знаке "Липецк - город мастеров" принятым решением Липецкого городского Совета депутатов от 13.02.2007 N 523; Положением "О памятной медали Митрофана Клюева", принятым решением Липецкого городского Совета депутатов 02.03.2010 N 1233.

13.2. Руководители организаций города независимо от форм собственности направляют в администрацию города:

- ходатайства о награждении граждан и коллективов организаций наградами города Липецка не позднее 20 дней до даты вручения;

- на согласование ходатайства и документы о награждении граждан города Липецка государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Российской Федерации, наградами администрации Липецкой области.

13.3. Проверку наградных документов на правильность их оформления осуществляет управление внутренней политики и направляет наградные материалы на комиссию по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными и ведомственными наградами Российской Федерации, наградами Липецкой области и города Липецка (далее - Комиссия).

Комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о комиссии по рассмотрению вопросов, связанных с награждением государственными и ведомственными наградами Российской Федерации, наградами Липецкой области и города Липецка, утвержденным распоряжением администрации города Липецка от 21.11.2014 N 947-р.

Решение Комиссии о поддержке или о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении оформляется протоколом, который направляется главе города для принятия решения.

13.4. При положительном решении о награждении граждан города Липецка государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами Российской Федерации, наградами администрации Липецкой области наградные документы согласовываются главой города и возвращаются руководителю организации.

В случае принятия решения о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении администрация города информирует о принятом решении руководителя организации.

13.5. При внесении ходатайства о награждении наградами города Липецка в нем указываются сведения, которые являются основанием для награждения граждан, коллектива организации, а также точные и полные данные награждаемого лица (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (специальность), наименование организации в соответствии с Единым государственным реестром юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

К ходатайству о награждении граждан прилагается подробная характеристика с конкретными заслугами и достижениями награждаемого лица и письменное согласие награждаемого лица на передачу персональных данных.

К ходатайству о награждении коллектива организации прилагается подробная информация о достижениях представляемого к награждению коллектива за последние 5 лет и его вкладе в социально-экономическое развитие города Липецка и Липецкой области.

При положительном решении о награждении граждан и коллективов организаций наградами города Липецка, управление внутренней политики готовит проект распоряжения администрации города о награждении.

В случае принятия решения о нецелесообразности поддержки ходатайства о награждении администрация города информирует о принятом решении руководителя организации.

Проект распоряжения администрации города о награждении визируется заместителем главы администрации города, управляющим делами, координирующими соответствующее направление работы к которому относятся награждаемые и начальником правового управления.

Копия распоряжения администрации города о награждении направляется управлением делопроизводства и протокола в МКУ "Управление ресурсного обеспечения администрации города Липецка" для изготовления Почетной грамоты, Благодарственного письма, удостоверений к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельства к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком".

Контроль за изготовлением Почетных грамот, Благодарственных писем осуществляет управление делопроизводства и протокола.

Контроль за изготовлением удостоверений к Знаку отличия "За заслуги перед городом Липецком", Памятному знаку "Липецк - город мастеров", свидетельства к Памятному знаку "За заслуги перед городом Липецком", осуществляет управление внутренней политики.

Порядок вручения наград города Липецка согласовывается руководителем управления внутренней политики с главой города.

14. Архивное хранение документов

14.1. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в администрации города по завершении текущего года подлежат оформлению.

Оформление дел включает в себя комплекс работ по их научно-технической обработке и проводится структурным подразделением администрации города, при методической помощи архивного управления.

14.2. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи.

14.3. В соответствии с действующим законодательством об архивном деле по истечении пяти лет дела постоянного хранения передаются в архивное управление.

Прием-передача документов и дел в архивное управление осуществляется по акту в соответствии с графиком приема-передачи. График ежегодно составляется архивным управлением, утверждается управляющим делами и доводится до структурных подразделений администрации города.

Правовые акты администрации города передаются на хранение в архивное управление на бумажных носителях и в электронном виде.

14.4. Дела временного (до 10 лет) хранения в архивное управление не передаются. Они хранятся в структурном подразделении администрации города и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке и по согласованию с архивным управлением.

14.5. Структурные подразделения администрации города, являющиеся источниками комплектования архивного управления, ежегодно, по состоянию на первое декабря отчетного года, представляют паспорт о количестве находящихся на ведомственном хранении дел постоянного хранения и по личному составу в архивное управление.

14.6. Обеспечение сохранности, учет и всестороннее использование переданных на хранение документов и дел, возлагаются на архивное управление.

Е.Г. Зенков