Распоряжение Администрации г. Липецка от 26 сентября 2018 г. N 586-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Липецка от 14.12.2017 N 931-р"

Распоряжение Администрации г. Липецка от 26 сентября 2018 г. N 586-р
"О внесении изменений в распоряжение администрации города Липецка от 14.12.2017 N 931-р"

В соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст "О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации":

Внести в распоряжение администрации города Липецка от 14.12.2017 N 931-р "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка" следующие изменения:

в приложении к распоряжению:

1. Пункт 1.2. раздела 1 "Общие положения" изложить в следующей редакции:

"1.2. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов но информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016), утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст"

2. Раздел 3 "Основные требования к подготовке и оформлению документов" изложить в следующей редакции:

"3. Основные требования к подготовке и оформлению документов.

3.1. Бланки документов

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры. шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Служебные документы оформляются на бланках. Бланки документов должны иметь поля:

- левое - 25 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Расположение реквизитов на бланке должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016

В администрации города применяются следующие виды бланков:

- постановление администрации города Липецка;

- распоряжение администрации города Липецка;

- бланк письма главы города Липецка;

- бланк письма администрации города Липецка;

- общий бланк администрации города Липецка;

- бланк письма структурного подразделения администрации города Липецка.

Общий бланк используют для печатания любых видов документов, кроме писем (например: заявка, список, информация, план мероприятий,

уведомление, справка, акт, отчет, ходатайство, правила, приглашение, протоколы заседаний коллегии администрации, протоколы оперативных совещаний у главы города, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации города и др.).

Документы, создаваемые совместно двумя или более структурными подразделениями, оформляются без бланка.

Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской на основе продольного или углового расположения реквизитов с помощью компьютерной техники (приложения N 1 - 6).

3.2. Оформление реквизитов документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении документов:

Герб муниципального образования; код формы документа;

наименование организации - автора документа; наименование структурного подразделения - автора документа; наименование должности лица - автора документа; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; место составления (издания) документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи; гриф согласования документа; виза; печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о направлении документа в дело;

отметка о поступлении документа

Герб муниципального образования

Изображение герба города Липецка при продольном расположении реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Наименование вида документа

Вид документа указывается во всех документах, кроме писем постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных), записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, полужирным шрифтом N 16, в разрядку, например:

Протокол, акт, справка, докладная записка.

Дата документа

Дата документа может быть оформлена двумя способами:

- цифровым в последовательности: день месяца, месяц, год: 05.04.2017

- словесно-цифровым способом: 5 апреля 2017 г.

Дата оформляется без кавычек.

Датой документа может быть дата:

- подписания документа (в распоряжениях, постановлениях, докладных записках, письмах);

- утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, регламентах и др.);

- заседания (в протоколах);

- события (в актах).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две юга более), то датой документа считается дата последнего подписания.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер проставляется одновременно с датой документа от руки или с помощью механического нумератора.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, номера документов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо):

553-01-10/01-6-25

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа адресата включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который направляется ответ.

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица, физические лица.

Каждая из частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина строки ограничивается правой границей текстового поля.

При направлении документа в организацию или её структурное подразделение может указываться полное или сокращение наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже, например:

Администрация Липецкой области Управление государственной службы и кадровой работы

Допускается центрировать все строки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Должность и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся после фамилии, например:

Генеральному директору ЗАО "Авиастар-CП" Сергееву А.П.

или

Администрация Липецкой области Правовое управление главному консультанту Павловой О.В.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Муниципальные образовательные учреждения города Липецка (по списку)

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки, в котором указываются наименования адресатов.

Последовательность написания элементов почтового адреса установлена в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2014 г. N 234.

Гриф утверждения документа

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, указан в приложении N 7.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом,

Гриф утверждения должностным лицом (должностными лицами) оформляется следующим образом:

	Утверждаю Глава города Липецка Подпись Инициалы,
фамилия
	Дата утверждения

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утвержден, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Утверждено Постановлением администрации города Липецка от ____________ N __________

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ.

Утверждено Коллегией администрации города Липецка (протокол от _______ N ______)

Резолюция

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2017.

Подпись

Дата

Заголовок к тексту

Заголовок - краткое содержание документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа.

Например: должностная инструкция (кого?) главного специалиста-эксперта.

Заголовок составляется автором документа. Заголовок не должен превышать двух строк (допускается до 4-х). Точка в конце заголовка не ставится.

Отметка о контроле

Отметка "КОНТРОЛЬ" проставляется на верхнем поле документа справа, с помощью штампа или от руки буквой "К" с указанием даты исполнения документа.

В случае постановки документа на контроль, в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "КОНТРОЛЬ".

Текст документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа.

Текст документа, в том числе направляемого зарубежным адресатам, составляется на государственном языке РФ с учётом особенностей официально-делового стиля, вида документа.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты вопросы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("Имеете", "Владеете" или "Были", "Находились").

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Перед подписью должностного лица допускается использование фразы "С уважением".

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы, главы, пункты, подпункты. Возможно деление крупных разделов на подразделы.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка текста в установленных границах полей.

Первая с трока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Отметка о приложении

Отметка о приложении к документу печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и число экземпляров, например:

Приложение: справка по результатам проверки на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Информация о подготовке образовательных учреждений к новому учебному 2017/2018 году на территории Липецкой области на 7 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки распоряжений на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Приложение: Устав ООО "ЛГЭК" в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо главе администрации Липецкой области от 12.10.2016 N 7888-01-11 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес

Подпись

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Заместитель главы администрации	Инициалы, фамилия
Главный бухгалтер	Инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Подпись	Инициалы фамилия
Члены комиссии	Подпись	Инициалы, фамилия
	Подпись	Инициалы, фамилия

При отсутствии должностного лица, за подписью которого подготовлен проект документа, документ подписывается должностным лицом, исполняющим его обязанности.

И.о. председателя департамента культуры и туризма

Инициалы, фамилия

Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование проекта документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа.

Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или наименование документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе, в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на отдельном листе согласования, на котором указываются наименование и реквизиты основного документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений). На документе делается отметка "Лист согласования прилагается"

Например:

СОГЛАСОВАНО Председатель департамента экономического развития администрации города Липецка Подпись 21.09.2018	Инициалы, фамилия
СОГЛАСОВАНО ЭК администрации города Липецка (протокол от 21.09.2018 N 3)

Согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Председатель департамента образования
Подпись	Инициалы, фамилия
21.09.2018

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Председатель департамента жилищно-коммунального хозяйства
Подпись 23.09.2018	Инициалы, фамилия

Визы проставляются на экземплярах проектов документов, остающихся в управлении делопроизводства и протокола администрации города, на лицевой стороне ниже подписи в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Её располагают на лицевой (на письмах) или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

На документе, подготовленном за подписью главы города, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации города, в отметке об исполнителе дополнительно указывается фамилия, имя, отчество руководителя структурного подразделения.

Например:

Лепекин Евгений Сергеевич

Спивак Людмила Валерьевна

22-95-19

На документе, подготовленном но поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

Реквизит "Отметка об исполнителе" печатается размером шрифта N 12 от границы левого поля.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа, При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело N 01-10 за 2018 г.
Должность	Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством РФ.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи липа, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии документа производится для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику.

Администрация города и ее структурные подразделения могут заверять только копии тех документов, которые создаются у них (это положение не распространяется на архивное управление). Выдача копий документов производится с разрешения начальника управления делопроизводства и протокола администрации города и руководителей структурных подразделении администрации города.

Копии с документа воспроизводятся ксерокопированием или с помощью компьютерной техники. Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное ее соответствие подлиннику.

Например:

Верно
Начальник отдела делопроизводства и протокола управления делопроизводства и протокола администрации города Липецка
фамилия Дата	Подпись	Инициалы,

Если копия выдается для предоставления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп".

3. Последний абзац пункта 4.1. "Правовые акты администрации города" раздела 4 "Подготовка и оформление отдельных видов документов" изложить в следующей редакции:

"Распоряжения администрации города по личному составу, об утверждении структуры и штатных расписаний структурных подразделений администрации и о пенсионных выплатах регистрируются и хранятся в управлении муниципальной службы и кадровой работы".

4. Приложения N 8, 9, 11 к п. 4.1. Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка изложить в новой редакции (приложения N 1 - N 3).

5. Приложение N 16 к п. 7.1. Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка изложить в новой редакции (приложение N 4).

6. Приложения N 20, 21 к п. 8.3. Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка изложить в новой редакции (приложения N 5, 6).

7. Приложение N 22 к п. 8.4. Инструкции о ведении делопроизводства в администрации города Липецка изложить в новой редакции (приложение N 7).

Глава города Липецка

С.В. Иванов

А.П. Полосин

А.П. Полосин

А.П. Полосин

А.П. Полосин

А.П. Полосин