Приложение N 3. Порядок рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов, хранящихся на территории Рязанской области

Приложение N 3
к распоряжению
Губернатора
Рязанской области
от 13 апреля 2016 г. N 121-рг

Порядок
рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов, хранящихся на территории Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет процедуру рассмотрения на предмет рассекречивания архивных документов, в том числе созданных в процессе деятельности КПСС и органов государственного управления СССР, РСФСР и Российской Федерации на территории Рязанской области, а также ликвидированных организаций - фондообразователей в случае отсутствия их правопреемников, и находящихся на хранении в закрытых фондах(1) государственных архивов Рязанской области, архивов органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления Рязанской области и организаций.

1.2. Основаниями для рассекречивания архивных документов являются изменения объективных обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита содержащихся в них сведений является нецелесообразной.

1.3. Основаниями для рассмотрения на предмет рассекречивания архивных документов являются:

истечение сроков, установленных при засекречивании или продлении засекречивания архивных документов;

пересмотр перечня сведений, составляющих государственную тайну, перечня сведений, отнесенных к государственной тайне, развернутых перечней сведений, подлежащих засекречиванию, или внесение в них изменений;

обращения граждан, организаций и органов государственной власти Рязанской области.

1.4. Истечение срока, на который был продлен срок засекречивания архивного документа, не является основанием для его рассекречивания без проведения в установленном порядке экспертизы с целью установления наличия в нем сведений, составляющих государственную тайну.

1.5. Работа по рассекречиванию архивных документов ведется с соблюдением требований нормативных правовых актов по защите государственной тайны. Лица, привлеченные к этой работе, должны иметь допуск к государственной тайне по форме, соответствующей степени секретности рассматриваемых документов.

______________________________

(1) Под закрытыми фондами в настоящем Порядке понимаются фонды, в которых хранятся документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2. Организация работы по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов

2.1. Работу по рассмотрению архивных документов на предмет рассекречивания организует Губернатор Рязанской области.

2.2. Рассекречивание документов в государственных архивах Рязанской области, архивах органов государственной Рязанской области, органов местного самоуправления Рязанской области и организаций осуществляет межведомственная экспертная комиссия Рязанской области по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов (далее - МЭК РО по рассекречиванию).

2.3. Работа МЭК РО по рассекречиванию осуществляется в соответствии с годовым планом рассекречивания архивных документов, утвержденным Губернатором Рязанской области.

Вне плана могут рассматриваться вопросы, требующие оперативного решения.

2.4. Архивные документы могут рассекречиваться полностью или частично:

- при полном рассекречивании архивный документ рассекречивается в полном объеме своего содержания вместе с нанесенными на него реквизитами, резолюциями и другими пометками;

- при частичном рассекречивании рассекречиваются отдельные части (фрагменты) архивного документа, при этом сам документ сохраняет ранее присвоенный ему гриф секретности.

2.5. Дополнительные архивные материалы (проекты, справки, отчеты, заключения, сопроводительные письма и т.п.), а также копии и экземпляры архивных документов с резолюциями должностных лиц, исправлениями, расхождениями по тексту с подлинниками рассматриваются одновременно с архивными документами (копиями) и подвергаются экспертизе как самостоятельные документы.

2.6. Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по решению МЭК РО по рассекречиванию.

При необходимости продления срока засекречивания архивных документов МЭК РО по рассекречиванию определяет, на какой срок и по каким основаниям требуется продлить срок засекречивания.

2.7. Руководители государственных архивов Рязанской области, архивов органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления Рязанской области и организаций, в которых хранятся архивные документы, составляющие государственную тайну, представляют секретарю МЭК РО по рассекречиванию перечни архивных документов, планируемых к рассмотрению на предмет возможного рассекречивания, и обеспечивают экспертным группам (экспертам) доступ к рассматриваемым документам.

3. Проведение экспертизы архивных документов экспертными группами (экспертами)

3.1. Для рассмотрения на предмет рассекречивания экспертным группам (экспертам), указанным в пункте 1.7 Положения о межведомственной экспертной комиссии Рязанской области по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов представляются подлинники(2) архивных документов или их удостоверенные копии(3).

Представленные для рассмотрения на предмет рассекречивания архивные документы рассматриваются полистно.

3.2. Объем архивных документов, подлежащих экспертизе экспертными группами (экспертами), определяется председателем МЭК РО по рассекречиванию.

Губернатор Рязанской области вправе ограничить ознакомление экспертных групп (экспертов) с архивными документами, не относящимися к их компетенции.

3.3. Члены экспертных групп (эксперты) готовят экспертные заключения на документы, подлежащие экспертизе на предмет рассекречивания.

В экспертных заключениях, представляемых в МЭК РО по рассекречиванию, должны содержаться:

- сведения о степени секретности сведений, содержащихся в архивных документах;

- предложения о возможности рассекречивания или снижения грифа секретности изученных архивных документов с указанием их поисковых данных (номер и наименование фонда, опись дела, при необходимости номера листов);

- информация о наличии в фонде документов, созданных в процессе деятельности КПСС и органов государственного управления СССР, РСФСР и Российской Федерации, подлежащих экспертной оценке Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- ссылки на конкретные положения нормативных правовых актов, служащих основанием для выводов экспертной группы (экспертов).

3.4. Экспертные заключения с предложениями для включения в проект решения МЭК РО по рассекречиванию оформляются протоколом, который подписывается всеми членами экспертной группы (экспертами).

3.5. В случае рассмотрения единичного архивного документа или незначительного по объему комплекта документов (по усмотрению председателя или заместителя председателя МЭК РО по рассекречиванию, но не более 25 документов) по определенной тематике, а также необходимости оперативного рассекречивания архивных документов, экспертные группы по рассекречиванию не создаются. Данные архивные документы представляются непосредственно на заседание МЭК РО по рассекречиванию.

3.6. В случае необходимости копии данных архивных документов могут направляться в заинтересованные органы государственной власти Рязанской области и организации. По результатам рассмотрения архивных документов готовится экспертное заключение, которое подписывается руководителем органа государственной власти Рязанской области (организации) или его (ее) заместителем и представляется в МЭК РО по рассекречиванию.

3.7. На основании полученных экспертных заключений заинтересованных органов государственной власти Рязанской области и организаций, привлекаемых к рассмотрению архивных документов на предмет рассекречивания, заместитель председателя и секретарь МЭК РО по рассекречиванию готовят проект решения по архивным документам для заседания МЭК РО по рассекречиванию.

______________________________

(2) Под подлинником документа в настоящем Порядке понимается первый (подписной) или единственный экземпляр документа.

(3) Под копией документа в настоящем Порядке понимаются вторые и последующие экземпляры документа, а также ксерокопии, микрофиши и микрофильмы, сделанные с подлинника документа.

4. Проведение рассекречивания или продления сроков засекречивания архивных документов

4.1. Заседания МЭК РО по рассекречиванию проводятся согласно плану, но не реже одного раза в год.

4.2. Заместитель председателя и секретарь МЭК РО по рассекречиванию формируют повестку дня заседания МЭК РО по рассекречиванию, осуществляют контроль за своевременной подготовкой документов к заседанию МЭК РО по рассекречиванию, организуют проведение заседаний и обеспечивают их протоколирование.

4.3. Члены МЭК РО по рассекречиванию знакомятся с подготовленными на очередное заседание материалами не позднее чем за пять дней до заседания.

4.4. Заседание МЭК РО по рассекречиванию считается правомочным, если на нем присутствует более половины списочного состава.

Заседания МЭК РО по рассекречиванию проводятся председателем, в его отсутствие - заместителем председателя МЭК РО по рассекречиванию.

Присутствие на заседаниях членов МЭК РО по рассекречиванию обязательно. Они не вправе делегировать свои полномочия иным лицам.

4.5. Для экспертизы на предмет рассекречивания архивных документов по конкретному комплекту архивных документов могут привлекаться эксперты из других организаций, руководители которых наделены полномочиями по распоряжению сведениями, отнесенными к государственной тайне.

Состав привлеченных экспертов определяется в каждом конкретном случае в зависимости от тематической направленности документа. Приглашенные на заседание МЭК РО по рассекречиванию эксперты не имеют права решающего голоса.

4.6. Экспертные заключения экспертных групп (экспертов) докладываются на заседании МЭК РО по рассекречиванию для выработки согласованного решения о рассекречивании архивных документов или продлении сроков засекречивания.

4.7. Решения МЭК РО по рассекречиванию принимаются простым большинством голосов членов МЭК РО по рассекречиванию, присутствующих на заседании. При равенстве голосов решающим является голос председателя МЭК РО по рассекречиванию или его заместителя, проводившего заседание.

В случае несогласия с принятым решением член МЭК РО по рассекречиванию вправе изложить свое мнение, которое подлежит обязательному приобщению к протоколу заседания МЭК РО по рассекречиванию.

4.8. МЭК РО по рассекречиванию составляет акт о результатах рассмотрения на предмет рассекречивания архивных документов (далее - акт) на каждый архивный фонд, документы которого рассматривались МЭК РО по рассекречиванию.

В акте указываются документы:

- подлежащие рассекречиванию в полном объеме, с их поисковыми данными;

- подлежащие частичному рассекречиванию, с указанием поисковых данных самих документов и их фрагментов, которые оставляются на секретном хранении, с аргументацией причин оставления на секретном хранении;

- не подлежащие рассекречиванию, с аргументацией причин оставления на хранении в закрытых фондах, с указанием их поисковых данных и сроков засекречивания;

- не подлежащие рассекречиванию, но гриф секретности которых необходимо изменить, с аргументацией причин изменения грифа секретности, с указанием их поисковых данных и сроков засекречивания;

- подлежащие рассекречиванию, но с ограничением доступа к ним, с поисковыми данными и аргументацией причин ограничения доступа в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.9. Акт подписывается председателем, членами комиссии МЭК РО по рассекречиванию и утверждается Губернатором Рязанской области.

4.10. Копии актов МЭК РО по рассекречиванию направляются секретарем МЭК РО по рассекречиванию в соответствующие государственные архивы Рязанской области, архивы органов государственной власти Рязанской области, органов местного самоуправления Рязанской области или организаций, представившие архивные документы на предмет рассекречивания или продления сроков засекречивания.

4.11. Акты являются основанием для снятия грифов секретности с архивных документов и внесения изменений в учетные документы соответствующих государственных архивов Рязанской области, архивов органов государственной Рязанской области, органов местного самоуправления Рязанской области или организаций, представивших архивные документы на предмет рассекречивания или продления сроков засекречивания.

4.12. Архивный документ считается рассекреченным только после принятия решения о его рассекречивании и внесения государственным архивом Рязанской области, органом государственной власти Рязанской области, органом местного самоуправления Рязанской области или организацией, в которых хранится документ, соответствующих изменений в учетные данные. При этом гриф секретности погашается штампом "Рассекречено" на всех экземплярах и копиях рассекреченного архивного документа, вне зависимости от места их хранения.

4.13. Учет, оформление, прием-передача рассекреченных архивных документов из закрытых фондов в общие фонды осуществляются в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

5. Информирование о результатах рассекречивания архивных документов

5.1. Секретарь МЭК РО по рассекречиванию составляет годовые отчеты о работе МЭК РО по рассекречиванию и направляет их председателю МЭК РО по рассекречиванию и в главное архивное управление Рязанской области.

5.2. Губернатор Рязанской области в I квартале каждого года информирует Федеральное архивное агентство о проделанной работе по рассекречиванию архивных документов за отчетный год.

5.3. Сведения о рассекреченных архивных документах ежегодно размещаются в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте главного архивного управления Рязанской области.