Приложение. Положение об архивном отделе администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области

Приложение
к постановлению
администрации
муниципального образования -
Милославский муниципальный район
от 07.04.2017 г. N 102а

Положение
об архивном отделе администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области

Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность архивного отдела, его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника архивного отдела.

1. Общие положения

1.1. Руководствуясь статьей 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", администрация муниципального образования - Милославский муниципальный район (далее по тексту - администрация Милославского муниципального района) осуществляет следующие полномочия в области архивного дела на территории муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области (далее по тексту Милославский муниципальный район):

- хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Рязанской области;

- решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Рязанской области, иных муниципальных образований.

1.2. Администрация Милославского муниципального района осуществляет свою деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.3. Законодательством Рязанской области администрация Милославского муниципального района может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории Милославского муниципального района, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

1.4. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела, установленных Федеральным законодательством, в структуре администрации Милославского муниципального района образован архивный отдел администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области (далее - Отдел),

1.5. Отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации Милославского муниципального района без права юридического лица, пользуется в установленном порядке печатью администрации Милославского муниципального района, имеет бланки со своим наименованием. Подчиняется управляющему делами администрации.

1.6. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами Рязанской области, постановлениями Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, Уставом Милославского муниципального района, муниципальными нормативными правовыми актами, методическими рекомендациями архивного управления Рязанской области, в том числе настоящим Положением.

1.7. Положение об Отделе утверждается постановлением администрации Милославского муниципального района.

В Положении закрепляются организационно-правовой статус Отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, совершенствование и развитие архивного дела в Милославском муниципальном районе.

1.8. Штатная численность Отдела устанавливается главой администрации Милославского муниципального района и составляет - 2 человека:

- начальник архивного отдела администрации;

- заведующий межведомственным архивом по личному составу.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

1.10. В соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" Отдел не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.

1.11. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Рязанской области при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Милославском муниципальном районе, реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.12. Администрация Милославского муниципального района обязана обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять Отделу здания или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников Отдела.

1.13. Администрация Милославского муниципального района, принимающая решение о реконструкции, сносе или передаче здания, обязана предоставить Отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.14. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу учреждений, предприятий и организаций района и для более полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан при Отделе создан межведомственный архив документов по личному составу.

1.15. Официальное название Отдела - архивный отдел администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области.

1.16. Место нахождения сектор архив - ул. Ленина, д. 6 р.п. Милославское Рязанская область, 391770.

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются:

2.1. Управление архивным делом от лица администрации на территории Милославского муниципального района.

2.2. Обеспечение сохранности, комплектование и учет документов Архивного фонда Рязанской области, находящихся на хранении в Отделе. Предоставление в архивное управление Рязанской области необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов Архивного фонда Рязанской области.

2.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и предоставления администрации Милославского муниципального района и реализации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.

2.4. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющийся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Рязанской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Милославского муниципального района и Рязанской области;

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Рязанской области;

- архивных документов, не переданных в установленном порядке на хранение в Отдел (далее - бесхозяйные документы), после экспертизы ценности бесхозяйных документов на предмет установления их исторической ценности либо социальной значимости;

- печатных и других материалов, дополняющих фонды архивного фонда;

- научно-технической документации на бумажных носителях;

- учетных документов, архивных справочников, других материалов, необходимых для работы архивного фонда.

2.5. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение для Милославского муниципального района, в т.ч.:

- составление списков учреждений-источников комплектования Отделом, утверждаемых главой администрацией Милославского муниципального района, и одобряемых архивным управлением Рязанской области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного срока хранения в Отделе;

- проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между Главным архивным управлением Рязанской области и федеральными организациями, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования Отдела и находящихся на территории Милославского муниципального района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Главное архивное управление Рязанской области описей дел постоянного срока хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций - входящих в список учреждений предполагаемых источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы с документами в организациях района, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам постановки делопроизводства;

- организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Милославского муниципального района о составе и содержании документов Отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документальной основе;

- организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок документов, материалов для СМИ, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, жалоб граждан, осуществлять прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных.

В соответствии со статьей 15 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в Отделе ведется в соответствии с правилами, разработанными Росархивом - специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительской власти.

2.8. Осуществление контроля за деятельностью межведомственного архива документов по личному составу, входящего в состав Отдела.

2.9. Составление годовых, перспективных планов работы Отдела, утверждение их в установленном порядке в администрации Милославского муниципального района.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию Милославского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации Милославского района и архивного управления Рязанской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Милославского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Милославского муниципального района, обязательные для исполнения указания в целях улучшения состояния делопроизводства.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией Милославского муниципального района, других мероприятиях, а также осуществлять проверки учреждений.

3.6. Принимать участие в работе ЭК учреждений, организаций, предприятий.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий для решения вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед администрацией Милославского муниципального района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях с различными формами собственности, а также физических лиц.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и государственными организациями, архивным управлением Рязанской области, общественными организациями для рассмотрения и решений, различных организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

3.10. Принимать участие в конкурсах на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, организуемых Росархивом и Главным архивным управлением Рязанской области.

4. Организация работы

4.1. Отдел возглавляет начальник архивного отдела, который назначается и освобождается от должности главой администрацией Милославского муниципального района.

4.1.1. На должность начальника архивного отдела назначается лицо, удовлетворяющее квалификационным требованиям, предусмотренным статьей 9 Закона Рязанской области от 17.10.2007 N 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской области"

4.1.2. Начальник архивного отдела является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей.

4.1.3. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации Милославского муниципального района, Главного архивного управления Рязанской области. Акт приема-передачи утверждается главой администрации Милославского муниципального района и может предоставляться для сведения в Главное архивное управление Рязанской области.

4.2. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;

- визирует документы, подписывает служебную документацию, архивные справки, архивные копии, архивные выписки из документов в пределах своей компетенции;

- обеспечивает соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, должностных регламентов, порядка работы со служебными документами;

- отчитывается о работе Отдела перед администрацией Милославского района и в установленном порядке - перед Главным архивным управлением Рязанской области.

4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией Милославского района, с учетом методических рекомендаций архивного управления Рязанской области.

4.4. Реорганизация, ликвидация Отдела осуществляется главой администрации Милославского муниципального района в установленном порядке. При его реорганизации архивные документы и архивные фонды передаются учреждению - правопреемнику.

При ликвидации Отдела место хранения архивных документов и архивных фондов определяется главой администрации Милославского муниципального района по согласованию с Главным архивным управлением Рязанской области.