Распоряжение Правительства Рязанской области от 5 марта 2018 г. N 99-р О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, утвержденную распоряжением Правительства Рязанской области от 26.09.2008 N 522-р

Распоряжение Правительства Рязанской области от 5 марта 2018 г. N 99-р

Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, утвержденную распоряжением Правительства Рязанской области от 26.09.2008 N 522-р (в редакции распоряжений Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р, от 06.02.2012 N 41-р, от 14.05.2012 N 201-р, от 01.04.2014 N 127-р), следующие изменения:

1) абзац второй пункта 1.4 изложить в следующей редакции:

"Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Рязанской области в исполнительных органах государственной власти Рязанской области (далее - МСЭДД).";

2) в пункте 1.7 слова "отделом документационного обеспечения" заменить словами "отделом делопроизводства управления обеспечения деятельности коллегиальных органов, делопроизводства и контроля Аппарата (далее - отдел делопроизводства)";

3) по тексту слово "АСДОУ" заменить словом "МСЭДД", слова "отдел документационного обеспечения" в соответствующем падеже заменить словами "отдел делопроизводства" в соответствующем падеже;

4) раздел 7 "Особенности работы с обращениями граждан" изложить в следующей редакции:

"7. Особенности работы с обращениями граждан

7.1. Общие положения

7.1.1. Рассмотрение обращений граждан и прием граждан в Аппарате осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7.1.2. Организация централизованного учета и обеспечение объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения письменных и устных, а также в форме электронного документа обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

7.1.3. Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ и обобщение сведений о поступающих обращениях граждан, представляет Губернатору Рязанской области, заместителю Председателя Правительства Рязанской области, курирующему деятельность Аппарата, руководителю Аппарата, иным членам Правительства Рязанской области информацию о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных, а также в форме электронного документа обращений граждан.

7.2. Прием, учет и регистрация письменных обращений

7.2.1. Письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы), присланные по почте, поступают в отдел делопроизводства, где проходят первичную обработку и передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан, поступившие заказным почтовым отправлением в отдел делопроизводства, регистрируются путем записи в журнале установленной формы с последующей передачей под роспись сотруднику отдела по работе с обращениями граждан. Письма, полученные простым почтовым отправлением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан без регистрации.

Обращения граждан в адрес Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, направленные в форме электронного документа на официальный сайт Правительства Рязанской области, принимаются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан.

7.2.2. Письменные обращения граждан, поступившие Губернатору Рязанской области, в адрес Правительства Рязанской области либо должностным лицам Правительства Рязанской области, подлежат регистрации в отделе по работе с обращениями граждан в течение трех дней с момента поступления.

Письма граждан с пометкой "лично" передаются на регистрацию в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Письма, переданные Руководству при встречах с гражданами, регистрируются и направляются на исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Если от одного автора поступило несколько обращений, то каждое обращение регистрируется отдельно.

Регистрация обращений граждан осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (далее - система "ДЕЛО"). По каждому обращению граждан заполняется регистрационная карточка (далее - РК), содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации (приложение N 14).

Ключевыми полями, однозначно определяющими РК, являются поля "Номер РК" и "Дата регистрации РК". "Номер РК" присваивается автоматически программой системы "ДЕЛО". Он состоит из префикса "КОЛ" (для коллективного обращения), "Б/п" (для обращения без подписи), "ОГ" (для обращения гражданина), "Л/пр" (для устного обращения) и, через дефис, порядкового номера обращения в текущем году.

7.2.3. В отделе по работе с обращениями граждан осуществляется предварительное рассмотрение обращения гражданина с подготовкой аннотации, после чего обращение направляется для его рассмотрения должностному лицу согласно имеющимся полномочиям (в соответствии с правовыми актами Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, поручениями Руководства, иными документами о наделении полномочиями, установлении соответствующих прав и обязанностей) (далее по тексту - уполномоченное должностное лицо).

Если у сотрудника отдела по работе с обращениями граждан при аннотировании обращений граждан не вызывает сомнения характер необходимого поручения по рассмотрению обращений, то он готовит проекты поручений (резолюций) за подписью уполномоченного должностного лица, в остальных случаях проекты поручений (резолюций) на обращения граждан готовят сотрудники секретариатов Руководства.

Уполномоченное должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращений граждан, дает по ним письменные поручения и определяет исполнителей, после чего обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для занесения текста резолюции (поручения) в РК и направления обращений на исполнение в структурные подразделения либо органы, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданами вопросов в обращениях. Копии обращений граждан, сформированных в дело, хранятся в отделе по работе с обращениями граждан, а их оригиналы и поручения (резолюции) руководителя направляются исполнителям.

7.2.4. Повторными обращениями граждан считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

Повторные обращения в отделе по работе с обращениями граждан формируются в дело к уже имеющимся ранее документам по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РК указывается связка с предыдущим обращением.

7.2.5. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений уполномоченным должностным лицом по результатам рассмотрения обращений граждан с использованием системы "ДЕЛО".

Обращения, поступившие от органов государственной власти с поручением сообщить о результатах их рассмотрения, ставятся на контроль (далее - контрольные обращения).

Контрольными обращениями также являются обращения, направленные от имени Руководства в органы государственной власти и органы местного самоуправления, в компетенции которых находятся поставленные в обращениях вопросы, с просьбой рассмотреть обращения и проинформировать о результатах рассмотрения заявителей и Правительство Рязанской области.

На контрольных обращениях проставляется штамп "Контроль".

7.3. Рассмотрение письменных обращений

7.3.1. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Уведомления заявителям о переадресации обращений граждан в органы государственной власти, органы местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов,направляются за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан либо его заместителя на бланке Аппарата.

7.3.2. Все сведения о ходе исполнения обращений (решение о продлении срока, доклад Руководству, запрос в органы государственной власти и т.д.) вносятся в соответствующие разделы РК базы данных системы "ДЕЛО".

7.3.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится только через отдел по работе с обращениями граждан.

7.3.4. Ответы на обращения подписываются Руководством в соответствии с утвержденными полномочиями, иными уполномоченными должностными лицами.

Ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданами в обращениях. Ответы, подготовленные на основании нормативных правовых актов, должны содержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Ответы на коллективные обращения отправляются на имя первого подписавшего их лица, если в обращениях не оговорены конкретные лица, которым подлежит дать ответ.

7.3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководства:

на втором экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий, номер телефона исполнителя.

7.3.6. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан со всеми относящимися к ним материалами, включая оригиналы обращений и резолюций. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в РК.

7.3.7. Письменный ответ на обращение и уведомление о переадресации обращения направляются гражданину по почтовому адресу, указанному в обращении, через отдел делопроизводства, ответ и уведомление о переадресации обращения в форме электронного документа - по адресу электронной почты, указанному в обращении, через отдел по работе с обращениями граждан.

7.3.8. Обращения граждан считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении проставляется надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

7.3.9. При оценке проектов ответов сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан осуществляется:

а) проверка соблюдения сроков:

- рассмотрения обращений;

- представления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращений;

б) проверка ответов на наличие необходимых реквизитов:

- ссылки на дату и номер контрольных обращений;

- должности, фамилии и инициалов, подписи лица, подготовившего проекты ответов;

в) анализ содержания проектов ответов на:

- освещение всех вопросов, поставленных в обращениях;

- раскрытие всех установленных обстоятельств;

- отражение всех доводов заявителей.

7.3.10. Поручение снимается с контроля, если:

- вопросы решены положительно;

- даны четкие разъяснения действующего законодательства и иных нормативных правовых актов;

- дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

7.3.11. Письменные обращения граждан о личном приеме должностным лицом рассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляются сообщения за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан о графике личного приема граждан Руководством, а обращения оформляются "В дело" как исполненные.

7.3.12. Документы, приложенные к обращениям, возвращаются по письменной просьбе заявителей.

7.4. Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений

7.4.1. Личный прием граждан в Правительстве Рязанской области осуществляется Губернатором Рязанской области, Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, руководителем Аппарата, другими уполномоченными на то лицами.

График личного приема граждан составляется отделом по работе с обращениями граждан и утверждается распоряжением Губернатора Рязанской области.

Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах размещается на официальном сайте Правительства Рязанской области и в областной газете "Рязанские ведомости".

7.4.2. На личный прием к указанным должностным лицам могут записаться жители Рязанской области, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

7.4.3. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

7.4.4. Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и системы "ДЕЛО".

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

7.4.5. Решение должностного лица, ведущего личный прием граждан, оформляется с подписью данного должностного лица в карточке личного приема граждан.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

7.4.6. Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время личного приема граждан, производится аналогично с письменными обращениями граждан.

7.5. Хранение обращений граждан

7.5.1. Копии обращений граждан, ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

7.5.2. Устанавливается 5-летний срок хранения письменных и устных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

7.5.3. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в ведомственный архив Правительства Рязанской области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.

7.5.4. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

7.5.5. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях Аппарата возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.".

Губернатор Рязанской области

Н.В. Любимов