Приложение. Положение об управлении портфелями проектов и программ в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

Приложение
к распоряжению
Правительства
Рязанской области
от 29.12.2018 N 637-р

Положение
об управлении портфелями проектов и программ в исполнительных органах государственной власти Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении портфелями проектов и программ в исполнительных органах государственной власти Рязанской области (далее - Положение) определяет порядок деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - ИОГВ) по управлению ведомственными портфелями проектов и программ (далее - портфель проектов) для повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов ИОГВ.

1.2. Настоящее Положение распространяется на портфели проектов, реализуемых ИОГВ с участием органов местного самоуправления муниципальных образований Рязанской области (далее - органы местного самоуправления), подведомственных организаций и хозяйствующих субъектов с использованием средств областного бюджета, и (или) федерального бюджета (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств), и (или) местных бюджетов органов местного самоуправления, а также на портфели проектов, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них ИОГВ.

1.3. Настоящее Положение применяется для управления портфелем проектов в ИОГВ, направленным на достижение целей и показателей, определенных национальными, федеральными проектами Российской Федерации, Стратегией социально-экономического развития Рязанской области до 2030 года, государственными программами Рязанской области, оценкой эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 14 ноября 2017 г. N 548 "Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации"), правовыми актами Губернатора и Правительства Рязанской области, поручениями Губернатора области, поручениями федеральных органов исполнительной власти.

1.4. Требования настоящего Положения распространяются на все портфели проектов, реализуемые ИОГВ, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего положения применяются термины и понятия, определенные в распоряжении Правительства Рязанской области от 29.12.2018 N 634-р.

2.2. В Положении применяются также следующие понятия и определения:

- авторизация портфеля проектов - формализация принятых решений о реализации компонентов портфеля проектов, выделении и распределении ресурсов (финансовых, человеческих и других), необходимых для достижения ключевых показателей и стратегических целей портфеля проектов;

- балансировка портфеля проектов - процесс формирования оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей организации с учетом существующих ограничений;

- ведомственная стратегическая карта - документ, позволяющий согласовать и формализовать стратегические цели портфеля проекта и систематизировать ключевые показатели;

- владелец портфеля проектов и программ - должностное лицо, принимающие ключевые решения и обладающее всеми ресурсами для реализации всех компонентов портфеля проектов и программ;

- компонент портфеля проектов - проект или программа, которые реализуются в составе портфеля;

- куратор портфеля проектов - должностное лицо, отвечающее за разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя портфеля проектов, и осуществляющее общий надзор за портфелем проектов;

- руководитель портфеля проектов - должностное лицо, осуществляющее общее управление портфелем проектов, на которое возлагается персональная ответственность за достижение целей, показателей, указанных в паспорте соответствующего портфеля проекта, и организацию документооборота по портфелю проекта;

- приоритизация компонентов портфеля проектов - ранжирование компонентов портфеля проектов в порядке приоритета на основе количества показателей портфеля проектов, на которые оказывает влияние компонент портфеля проектов;

- стратегические цели - глобальные ориентиры развития отрасли на период до 10 лет;

- управление портфелем проектов - деятельность по формированию, реализации, контролю, мониторингу и закрытию портфеля проектов.

3. Постановка и актуализация стратегических целей

3.1. Владельцем всех портфелей проектов, реализуемых в ИОГВ, является Губернатор Рязанской области. Коллегиальным органом стратегического управления портфелями проектов, реализуемых в ИОГВ, является Совет по проектной деятельности при Губернаторе Рязанской области (далее - Совет). Куратором портфеля проектов является курирующий ИОГВ заместитель Председателя Правительства Рязанской области. Руководителем портфеля проектов является руководитель ИОГВ. Функции администратора портфеля проектов выполняет ведомственный проектный офис.

3.2. Портфель проектов формируется по ведомственной принадлежности и может включать ведомственные и региональные проекты и программы. Компоненты портфеля проекта могут не быть взаимозависимыми и могут реализовываться как параллельно, так и последовательно.

3.3. Портфель проектов ИОГВ направлен на достижение целей и показателей, определенных:

- национальными, федеральными проектами Российской Федерации;

- Стратегией социально-экономического развития Рязанской области до 2030 года;

- государственными программами Рязанской области;

- оценкой эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 14 ноября 2017 г. N 548 "Об оценке эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации");

- иными документами.

3.4. Ключевым процессом управления портфелем проектов является выявление, конкретизация и утверждение стратегических целей портфеля проекта, включающая следующие этапы:

3.4.1. Ежегодно, не позднее 1 июля - проведение ведомственной стратегической сессии под руководством куратора портфеля проектов, с участием ключевых сотрудников ИОГВ, членов общественно-экспертного совета ИОГВ и иных независимых экспертов и представителей общественных и деловых объединений, организаций. Модераторами стратегической сессии являются сотрудники регионального и ведомственного проектных офисов.

Целью и результатом ведомственной стратегической сессии является постановка и актуализация стратегических целей ИОГВ на различные горизонты планирования (1 год, 3, 5 и 10 лет), обсуждение приоритетных направлений и механизмов достижения целей.

Результат ведомственной стратегической сессии оформляется в виде ведомственной стратегической карты по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению и вносится для рассмотрения и утверждения на Совет ежегодно не позднее 15 июля.

3.4.2. Куратор портфеля проектов представляет ведомственную стратегическую карту на заседании Совета.

3.4.3. По результатам рассмотрения ведомственной стратегической карты Совет принимает одно из следующих решений:

об утверждении ведомственной стратегической карты и необходимости формирования портфеля проектов;

о необходимости доработки ведомственной стратегической карты с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления.

3.4.4. В случае принятия Советом решения об утверждении ведомственной стратегической карты, она утверждается Председателем Совета и Куратором портфеля проектов.

4. Формирование портфеля проектов

4.1. Формирование портфеля проектов осуществляется ежегодно в период с 15 июля по 1 ноября и включает: идентификацию, оценку компонентов портфеля проектов, расстановку приоритетов, оптимизацию, балансировку и авторизацию портфеля проектов.

4.2. В соответствии с утвержденной ведомственной стратегической картой ведомственный проектный офис проводит идентификацию компонентов проектов: первичный сбор и отбор предложений по проектам от структурных подразделений, сотрудников ИОГВ, а также сбор данных по текущим проектам, реализуемых ИОГВ, формируя реестр всех потенциальных компонентов портфеля проектов.

4.3. Ежегодно в срок не позднее 1 августа в каждом ИОГВ определяются и оцениваются потенциальные компоненты портфеля проектов в соответствии с критериями (приложение N 2 к настоящему Положению), проводится приоритизация, оптимизация, балансировка компонентов проектов.

4.3.1. Региональные проекты не участвуют в оценке потенциальных компонентов портфеля проектов, являются обязательными к реализации и имеют наивысший приоритет, на их реализацию ресурсы направляются в приоритетном порядке.

4.3.2. Расстановка приоритетов, оптимизация, балансировка компонентов портфеля проектов проводится на заседании Проектного комитета.

4.3.3. На основе результатов оценки потенциальных компонентов портфеля проектов члены Проектного комитета проводят приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 3 к настоящему Положению), выбирая компоненты портфеля с наибольшим потенциалом к достижению стратегических целей ИОГВ.

4.3.4. В результате балансировки портфеля проектов Проектный комитет определяет:

- список одобренных компонентов портфеля;

- обновленный список утвержденных, приостановленных и исключенных компонентов: включает в себя все перечисленные компоненты с определением их текущего статуса. Кроме них в список включаются также компоненты, по которым существует экспертная рекомендация относительно утверждения, приостановления или исключения;

- полный состав портфеля проектов.

4.4. Ежегодно, в срок не позднее 15 октября, по результатам балансировки портфеля проектов ведомственным проектным офисом подготавливается и согласовывается с куратором портфеля проектов, руководителем портфеля проектов, руководителями компонентов портфеля проектов и региональным проектным офисом паспорт портфеля проектов по форме согласно приложению N 4 к настоящему Положению.

4.5. Ежегодно, в срок не позднее 28 декабря, осуществляется авторизация портфеля проектов на заседании Совета.

4.6. Куратор портфеля проектов представляет паспорт портфеля проектов ИОГВ: состав текущего портфеля проектов, распределение ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, предлагаемыми к утверждению и реализации в следующем календарном году.

4.7. По результатам рассмотрения паспорта портфеля проектов ИОГВ Совет принимает одно из следующих решений:

- об утверждении паспорта портфеля проектов ИОГВ;

- о необходимости доработки паспорта портфеля проектов ИОГВ с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления.

4.8. В случае принятия Советом решения об утверждении паспорта портфеля проектов ИОГВ, он утверждается Председателем Совета и Куратором портфеля проектов.

4.9. После утверждения паспорта портфеля проектов ИОГВ, включенные в него компоненты регистрируются в автоматизированной информационной системе проектной деятельности региональным проектным офисом.

4.10. Ежегодно, в срок не позднее 28 декабря, региональный проектный офис формирует реестр портфелей проектов Правительства Рязанской области на следующий календарный год по форме согласно приложению N 5 к настоящему Положению.

4.11. Ежегодно, в срок не позднее 28 декабря, на заседании Совета утверждается реестр портфелей проектов Правительстве Рязанской области.

5. Реализация, контроль и мониторинг портфеля проектов

5.1. Ведомственный проектный офис осуществляет подготовку совещаний при кураторе и руководителе портфеля проектов, информирует руководителя портфеля проектов по вопросам, связанным с управлением портфелем проектов, организует процесс документооборота портфеля проектов, выполняет иные действия по поручению куратора и руководителя портфеля проектов.

5.2. В целях организации мониторинга и контроля портфеля проектов:

5.2.1. Ведомственный проектный офис осуществляет оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля проектов и обеспечение корректирующих действий, ежемесячно информируя руководителя портфеля проекта о статусе портфеля проектов.

5.2.2. Ведомственный проектный офис 2 раза в год, не позднее 1 сентября и 1 марта, осуществляет сбор информации, ее анализ о достижении целевых показателей компонентов портфеля проектов, готовит отчет и представляет его руководителю и куратору портфеля проектов по форме согласно приложению N 6 к настоящему Положению.

5.2.3. Руководитель портфеля проектов 2 раза в год, не позднее 1 октября и 1 апреля, представляет отчет о реализации портфеля проектов на заседании Совета. Отчет включает сведения о достижении целей, соблюдении ограничений, достижении целевых показателей портфеля проектов и программ.

5.2.4. По результатам рассмотрения отчета о реализации портфеля проектов Совет принимает одно из следующих решений:

- принять отчет;

- принять отчет, рекомендовать провести приоритизацию, оптимизацию, балансировку компонентов портфеля проектов;

- отклонить отчет, рекомендовать устранить замечания и повторно представить отчет в указанные сроки.

5.3. Региональный проектный офис осуществляет общий мониторинг реализации портфелей проектов, оказывает методическую помощь руководителям портфелей проектов, участникам проектной деятельности, на основании полученной в ходе мониторинга портфелей проектов информации готовит предложения по оптимизации проектной деятельности, изменению портфелей проектов и входящих в них компонентов, периодически, но не реже 1 раза в год, представляет Совету отчет о текущем статусе реализации портфелей проектов, включающий в себя информацию о количестве и прогрессе реализации компонентов портфелей проектов, достижении показателей портфелей проектов и стратегических целей.

5.4. В случае необходимости внесения изменений в паспорт портфеля проектов ИОГВ ведомственный проектный офис формирует ведомость изменений портфеля проектов по форме согласно приложению N 7 к настоящему Положению, которая подписывается руководителем портфеля проектов и утверждается Куратором портфеля проектов.

5.5. В соответствии с утвержденной ведомостью изменений портфеля проектов ведомственный проектный офис формирует актуальный паспорт портфеля проектов ИОГВ. Руководитель портфеля проектов представляет актуализированный паспорт портфеля проектов ИОГВ на Совете.

5.6. По результатам рассмотрения актуализированного паспорта портфеля проектов ИОГВ Совет принимает одно из следующих решений:

- об утверждении изменений паспорта портфеля проектов ИОГВ;

- о необходимости доработки паспорта портфеля проектов ИОГВ с указанием имеющихся замечаний и сроков повторного представления.

5.7. В отношении портфелей проектов проводится внутренняя и внешняя оценка эффективности.

5.7.1. Оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов в соответствии с методикой (приложение N 8 к настоящему Положению) осуществляет ведомственный проектный офис, который:

- ежегодно до 1 марта формирует сводную оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов за предыдущий отчетный период;

- ежегодно до 15 марта направляет на рассмотрение руководителю портфеля проектов сводную оценку эффективности реализации компонентов портфеля проектов за предыдущий отчетный период для экспертной оценки;

- ежегодно до 1 апреля подводит итоги на основании сводной оценки эффективности реализации компонентов портфеля проектов за предыдущий отчетный период и экспертной оценки руководителя портфеля проектов и формирует рейтинг эффективности реализации компонентов портфеля проектов и программ в разрезе структурных подразделений ИОГВ и подведомственных организаций по форме согласно приложению N 9 к настоящему Положению;

- на основании рейтинга эффективности реализации компонентов портфеля проектов руководитель портфеля проектов рассматривает вопрос о поощрении или применении мер ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации в отношении участников проектной деятельности.

5.7.2. Оценку эффективности реализации всех портфелей проектов и программ ИОГВ в соответствии с методикой (приложение N 10 к настоящему Положению) осуществляет региональный проектный офис, который:

- ежегодно до 15 сентября отчетного периода подводит промежуточные итоги на основании показателей оценки эффективности реализации портфелей проектов с представлением промежуточных результатов на заседаниях Советов;

- ежегодно до 15 марта отчетного периода осуществляет сводную оценку реализации портфелей проектов и формирует рейтинг эффективности реализации портфелей проектов среди ИОГВ;

- ежегодно до 25 марта отчетного периода направляет рейтинг и результаты реализации портфелей проектов на утверждение Совету.

5.8. Ежегодно, в срок не позднее 1 апреля, на заседании Совета утверждается рейтинг эффективности реализации портфелей проектов и программ ИОГВ по форме согласно приложению N 11 к настоящему Положению. На основании рейтинга эффективности реализации портфелей проектов владелец портфелей проектов рассматривает вопрос о поощрении или применении мер ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации в отношении участников проектной деятельности.

6. Закрытие портфеля проектов

6.1. При достижении целевых показателей портфеля проектов руководитель портфеля проектов организует его закрытие.

6.2. Ведомственный проектный офис не позднее 15 марта года, следующего за отчетным периодом, совместно с членами общественно-экспертного совета ЦИОГВ подготавливает заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов (с указанием плановых и фактических значений), организовывает его согласование с ИОГВ, сотрудники которых являются ответственными за достижение показателей портфеля проектов лицами. Утвержденное руководителем портфеля проектов заключение о достижении целевых показателей портфеля проектов направляется в Совет и в региональный проектный офис.

6.3. Этап закрытия портфеля проектов завершается решением Совета о принятии результатов портфеля проектов, отраженным в протоколе поручений по результатам заседания Совета, на котором рассмотрены результаты реализации портфеля проектов.