Приложение N 3. Методика оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти Рязанской области

Приложение N 3
к Регламенту
администрирования проектной
деятельности исполнительных
органов государственной
власти Рязанской области

Методика
оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти Рязанской области

1. Общие положения

Методика оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью ИОГВ (далее - оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ) разработана в соответствии с Методическими рекомендациями по оценке уровня зрелости организации проектной деятельности (утверждены проектным офисом Правительства Российской Федерации N 9286п-П6 от 12 декабря 2017 года).

В настоящей методике используются следующие термины:

артефакт - документ или иное свидетельство, созданное или полученное как результат реализации подпроцесса;

индекс уровня зрелости СУПД ИОГВ (далее - индекс зрелости) - результирующая оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ;

оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ - процедура оценки элементов процессов и подпроцессов СУПД ИОГВ, выполняемая сотрудниками регионального проектного офиса на основании шкалы параметров, в результате которой формируется индекс зрелости;

процесс - целенаправленный набор взаимосвязанных подпроцессов, выполняемых по определенной технологии для достижение определенных результатов;

подпроцесс - последовательность действий, выполняемых по определенной технологии для получения артефактов и достижения определенных результатов процесса.

Объектом оценки зрелости является система управления проектной деятельностью в ИОГВ.

Предметом оценки зрелости являются 5 элементов системы управления проектной деятельностью, 22 процесса проектной деятельности и 100 подпроцессов проектной деятельности, представленные в реестре процессов и подпроцессов проектной деятельности в ИОГВ.

2. Процедура и шкала оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ

Оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ осуществляется сотрудниками регионального проектного офиса на основании шкалы параметров оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ, представленной в таблице 1.

Таблица 1

Шкала параметров оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ

Параметры оценки	Количество баллов
	0	1	2	3
1. Определены последовательность действий и ответственные за выполнение подпроцесса	отсутствует либо не соответствует предъявляемым требованиям описание порядка взаимодействия и последовательность выполняемых операций и отсутствует указание на ответственных за выполнение операций	частично соответствует предъявляемым требованиям описание порядка взаимодействия и последовательность выполняемых операций и частично присутствует указание на ответственных за выполнение операций	в основном соответствует предъявляемым требованиям описание порядка взаимодействия и последовательность выполняемых операций и в основном в наличии указание на ответственных за выполнение операций	полностью соответствует предъявляемым требованиям описание порядка взаимодействия и последовательность выполняемых операций и в наличии указание на ответственных за выполнение всех операций
2. Определены планируемый результат(ы) подпроцесса и шаблоны их представления	не определены требуемые виды документов и (или) планируемых результатов подпроцесса и шаблоны их представления	частично определены требуемые виды документов и (или) планируемых результатов подпроцесса и шаблоны их представления	в основном определены требуемые виды документов и (или) планируемых результатов подпроцесса и шаблоны их представления	полностью определены требуемые виды документов и (или) планируемых результатов подпроцесса и шаблоны их представления
3. Есть документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса	отсутствуют либо не соответствуют предъявляемым требованиям документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса	частично соответствуют предъявляемым требованиям документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса	в основном соответствуют предъявляемым требованиям документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса	полностью соответствуют предъявляемым требованиям документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса
4. Уровень автоматизации получения результата/артефакта подпроцесса	отсутствует автоматизация получения результата/ артефакта подпроцесса	частичная автоматизация получения результата/артефакта подпроцесса	в основном автоматизировано получение результата/артефакта подпроцесса	полностью автоматизировано получение результата/артефакта подпроцесса

Уровень зрелости СУПД ИОГВ вычисляется как среднее значение оценок элементов на основании анализа каждого артефакта и оценки подпроцессов всех процессов этого элемента по шкале параметров оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ.

Для обеспечения непредвзятости, открытости и достоверности оценку уровня зрелости СУПД ИОГВ проводят не менее трех сотрудников регионального проектного офиса (далее - эксперты). В процессе оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ каждый эксперт заполняет форму, представленную в таблице 2. По результатам оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ оформляется сводная форма оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ (таблица 3), высчитываются средние баллы по параметрам (путем вычисления среднего значения баллов трех экспертов) и индекс зрелости элементов СУПД (путем вычисления среднего значения баллов по 4 параметрам шкалы).

Индекс зрелости рассчитывается как средневзвешенное значение индексов уровня зрелости пяти элементов СУПД по формуле:

,

где:

- индекс зрелости СУПД;

- индекс зрелости -го элемента СУПД;

- вес -го элемента СУПД в индексе зрелости, измеряется в относительных единицах, сумма долей всех пяти элементов СУПД равна 1 (единице).

Веса элементов СУПД распределяются следующим образом:

Стратегическое планирование и управление портфелем проектов и программ	0,2
Управление проектами	0,3
Принятие решений и организационная поддержка	0,2
Развитие компетенций и культуры эффективности	0,15
Управление стимулированием участников проектов	0,15

Уровни зрелости СУПД ИОГВ

Индекс зрелости	Уровень зрелости СУПД	Характеристика уровня зрелости СУПД
0 - 0,5	отсутствующий	характеризуется непредсказуемыми, неконтролируемыми и разрозненными процессами проектной деятельности
0,6 - 1,0	начальный	характеризуется непредсказуемыми, слабо контролируемыми процессами проектной деятельности
1,1 - 1,5	развивающийся	характеризуется наличием некоторых не систематизированных процессов проектной деятельности
1,6 - 2,0	стандартизуемый	характеризуется процессами, определенными, спланированными на уровне ИОГВ, которые исполняются заблаговременно
2,1 - 2,5	измеряемый	характеризуется измеряемыми, контролируемыми процессами, определенными на уровне ИОГВ
2,6 - 3,0	оптимизируемый	характеризуется фокусом на постоянном совершенствовании процессов, уровень и зрелость которых определяют культуру эффективности ИОГВ

Таблица 2

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

              Форма оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ

Элементы	Процессы	Подпроцессы	Определены последовательность действий и ответственные за выполнение подпроцесса	Определены планируемый результат(ы) подпроцесса и шаблоны их представления	Есть документы, подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса	Уровень автоматизации получения результата/артефакта подпроцесса	Итого баллов по подпроцессу
			Оценка в баллах от 0 - 3 в соответствии со шкалой параметров
1	2	3	4	5	6	7	8
1. Стратегическое планирование и управление портфелем проектов и программ	1.1. Постановка и актуализация стратегических целей	1.1.1. Проведение ведомственной стратегической сессии (генерация инициатив и проектных идей, подготовка предложений по проектам)
		1.1.2. Сбор и регистрация предложений по проектам (формирование реестра предложений)
		1.1.3. Проверка предложений на соответствие стратегическим целям
		1.1.4. Определение формы реализации предложения как проекта/программы
		1.1.5. Формирование и утверждение ведомственной стратегической карты
	1.2. Формирование портфеля проектов и программ	Оценка компонентов портфеля проектов: 1.2.1. Выявление и проверка взаимосвязей между компонентами портфеля проектов
		1.2.2. Экспертиза предложений и оценка (содержание, реализуемость и влияние на цель)стоимости предложений по годам
		Приоритизация, оптимизация, балансировка: 1.2.3. Получение предварительных ограничений по бюджету портфеля проектов
		1.2.4. Балансировка и формирование сценариев портфеля (поиск альтернатив)
		1.2.5. Анализ состава текущего портфеля проектов, оптимизация состава портфеля проектов
		1.2.6. Распределение ресурсов и бюджета портфеля проектов между компонентами
		Авторизация портфеля проектов: 1.2.7. Формирование и утверждение паспорта портфеля проектов ИОГВ
	1.3. Реализация, контроль и мониторинг портфеля проектов	1.3.1. Сбор отчетности по компонентам портфеля проектов
		1.3.2. Формирование полугодовой и годовой отчетности о ходе реализации и оценке эффективности портфеля проектов
		1.3.3. Рассмотрение отчетности по портфелю проектов
		1.3.4. Формирование, согласование запросов на изменение портфеля проектов, принятие решений по запросам
	1.4. Закрытие портфеля проектов	1.4.1. Подготовка заключений о достижении целевых показателей портфеля проектов
		1.4.2. Формирование годового отчета по портфелю проектов
Итого баллов
2. Управление проектами	2.1. Инициирование	2.1.1. Подготовка и согласование предложения по ведомственному проекту
		2.1.2. Определение координирующего органа проекта, предполагаемых функционального заказчика, куратора, руководителя проекта, участников проекта
		2.1.3. Принятие решения о целесообразности реализации предложения по проекту в форме ведомственного проекта
	2.2. Подготовка	2.2.1. Назначение ключевых участников проекта
		2.2.2. Согласование проекта с заинтересованными сторонами
		2.2.3. Создание организационной структуры проекта
		2.2.4. Подготовка финансово-экономического обоснования проекта
		2.2.5. Планирование контрольных точек уровня паспорта, рисков и возможностей, ресурсов проекта
		2.2.6. Определение состава рабочих органов проекта
		2.2.7. Проведение совещаний и мероприятий по подготовке паспорта проекта
		2.2.8. Формирование и утверждение паспорта проекта
		2.2.9. Формирование и утверждение рабочего плана проекта
	2.3. Реализация	2.3.1. Взаимодействие с заинтересованными сторонами
		2.3.2. Организация и проведение совещаний по проекту
		2.3.3. Управление сроками и подтверждение достижения контрольных точек
		2.3.4. Заключение соглашений на финансовое обеспечение проекта
		2.3.5. Принятие решений о начале и завершении этапов проекта
		2.3.6. Эскалация проблемных вопросов
		2.3.7. Исполнение плана коммуникаций
		2.3.8. Обеспечение и контроль качества в проекте
		2.3.9. Согласование закупок и заключение договоров
	2.4. Мониторинг и управление изменениями	2.4.1. Отслеживание ожиданий заинтересованных сторон
		2.4.2. Мониторинг достижения цели, показателей проекта, получения результатов проекта, достижения контрольных точек, выполнения бюджета
		2.4.3. Подготовка и согласование запросов на изменения
		2.4.4. Утверждение изменений паспорта проекта
		2.4.5. Мониторинг рисков и возможностей, ресурсов (рабочих органов), выполнения планов коммуникаций, качества проекта, контроль закупочных мероприятий
		2.4.6. Проведение сквозного контроля
	2.5. Завершение	2.5.1. Передача ответственности за достижение показателей
		2.5.2. Анализ достижения цели, показателей, результатов проекта
		2.5.3. Формирование итогового отчета и отчета по извлеченным урокам
		2.5.4. Расформирование рабочих органов проекта
		2.5.5. Архивирование
		2.5.6. Формирование базы знаний
Итого баллов
3. Принятие решений и организационная поддержка	3.1. Нормативное регулирование организации проектной деятельности	3.1.1. Подготовка и утверждение положения об организации проектной деятельности в ИОГВ
		3.1.2. Организация функциональной структуры органов проектной деятельности ИОГВ
		3.1.3. Назначение ответственного за организацию проектной деятельности, определение его обязанностей и полномочий
	3.2. Организация и функционирование ведомственных проектных офисов	3.2.1. Подготовка и утверждение положения о деятельности ведомственного проектного офиса
		3.2.2. Обеспечение методического сопровождения проектной деятельности в ИОГВ и подведомственных организациях (выпуск методических рекомендаций и координация деятельности администраторов проектов по их применению)
		3.2.3. Координация развития проектной деятельности в подведомственных организациях
		3.2.4. Внедрение и развитие системы стимулирования государственных гражданских служащих, участвующих в проектной деятельности
		3.2.5. Организация развития профессиональной компетентности государственных гражданских служащих в сфере проектной деятельности
		3.2.6. Организация и ведение кадрового резерва участников проектной деятельности
		3.2.7. Координация формирования и развития АИС ПД и выполнение обязанностей по ее функциональному администрированию
		3.2.8. Взаимодействие с региональным проектным офисом: своевременная отчетность по проектам, эскалация проблемных вопросов, консультации по использованию методологии, внедрению и использованию АИС ПД
		3.2.9. Популяризация проектной деятельности
	3.3. Организация и функционирование проектных комитетов	3.3.1. Формирование и утверждение положения о деятельности проектного комитета ИОГВ
		3.3.2. Утверждение состава проектного комитета
		3.3.3. Осуществление проектным комитетом мониторинга достижения ключевых показателей проектной деятельности ИОГВ, проектного офиса, подведомственных организаций
		3.3.4. Рассмотрение вопросов качества проектного управления в ИОГВ
		3.3.5. Рассмотрение проектным комитетом вопросов внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в ИОГВ
		3.3.6. Принятие решений в рамках управления проектами
	3.4. Взаимодействие с внешними экспертными и общественными сообществами	3.4.1. Формирование и утверждение положения о деятельности общественно-экспертного совета
		3.4.2. Утверждение состава общественно-экспертного совета
		3.4.3. Организация регулярных заседаний общественно-экспертного совета по вопросам проектной деятельности
		3.4.4. Подготовка заключений на ключевые документы проекта, а также представление предложений по совершенствованию содержательных и технологических решений и иных предложений по эффективной реализации проекта
Итого баллов
4. Развитие компетенций и культуры эффективности	4.1. Нормативное и учебно-методическое обеспечение развития компетенций и проектной культуры участников проектной деятельности	4.1.1. Разработка и утверждение требований к уровню квалификации участников проектной деятельности
		4.1.2. Создание, утверждение и актуализация учебно-методических материалов (программы, методические рекомендации, учебные презентации, пособия, тестовые задания, кейсы, курсы для системы дистанционного обучения и пр.), используемых для проведения обучения в ИОГВ
		4.1.3. Подготовка технических заданий и заключение договоров (контрактов), соглашений на разработку обучающих материалов и/или задания для внешних провайдеров на проведение обучения
	4.2. Организация и проведение обучения	4.2.1. Подготовка и утверждение плана-графика обучения участников проектной деятельности, содержащего перечень тем и списки групп обучающихся
		4.2.2. Проведение обучающих мероприятий в соответствии с графиком, формирование базы знаний (учебно-методический, раздаточный материал)
		4.2.3. Анализ анкет обратной связи об удовлетворенности обучением
		4.2.4. Подготовка отчета о проведенном обучении, анализ соответствия проведенных мероприятий плану обучения
	4.3. Оценка уровня квалификации и сертификация участников проектной деятельности	4.3.1. Разработка и утверждение процедуры оценки уровня квалификации участников проектной деятельности
		4.3.2. Планирование и проведение оценки уровня квалификации участников проектной деятельности
		4.3.3. Формирование и актуализация реестра участников проектной деятельности, подтвердивших уровень квалификации
		4.3.4. Организация и прохождение сертификации в сфере проектного управления
		4.3.5. Формирование и актуализация реестра участников проектной деятельности, прошедших сертификацию
	4.4. Формирование и развитие кадрового резерва участников проектной деятельности	4.4.1. Разработка и утверждение критериев и процедуры отбора в кадровый резерв участников проектной деятельности
		4.4.2. Проведение процедуры отбора кадрового резерва для участников проектной деятельности в соответствии с утвержденными критериями
		4.4.3. Формирование отчета о выполнении плана мероприятий по профессиональному развитию кадрового резерва для участников проектной деятельности
		4.4.4. Формирование отчета, содержащего данные о том, какую долю в составе проектных команд занимают участники кадрового резерва проектной деятельности
Итого баллов
5. Управление стимулированием участников проектов	5.1. Нормативное регулирование стимулирования участников проектной деятельности	5.1.1. Подготовка и утверждение положения о стимулировании участников проектной деятельности ИОГВ
	5.2. Ведение реестра участников проектной деятельности	5.2.1. Обновление информации о плановой и фактической рабочей загрузке в реестре участников проектной деятельности
		5.2.2. Процесс согласования с их руководителями фактической рабочей загрузки
	5.3. Планирование и оценка эффективности и результативности участников проектной деятельности	5.3.1. Определение и согласование плановых ключевых показателей эффективности для каждого участника проектной деятельности
		5.3.2. Информирование участников проектной деятельности об установленных плановых ключевых показателях эффективности
	5.4. Осуществление материального стимулирования	5.4.1. Утверждение бюджета на осуществление материального стимулирования
		5.4.2. Информирование участников проектной деятельности о плановом размере премии
		5.4.3. Осуществление материального стимулирования участников проектной деятельности
	5.5. Осуществление нематериального стимулирования	5.5.1. Отбор потенциальных премируемых участников проектной деятельности
		5.5.2. Принятие решения об осуществлении нематериального стимулирования, подтверждающие факты нематериального стимулирования (грамота, благодарность)
		5.5.3. Осуществление нематериального стимулирования
Итого баллов
Всего баллов

Таблица 3

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

               Сводная форма оценки уровня зрелости СУПД ИОГВ

Элементы

Определены последовательность действий и ответственные за выполнение подпроцесса

Определены планируемый результат подпроцесса и шаблоны их представления

Есть документы подтверждающие результаты/артефакты подпроцесса

Уровень автоматизации получения результата/артефакта подпроцесса

Индекс зрелости элемента (среднее значение баллов по 4 параметрам)

Эксперт 1

Эксперт 2

Эксперт 3

Эксперт 1

Эксперт 2

Эксперт 3

Эксперт 1

Эксперт 2

Эксперт 3

Эксперт 1

Эксперт 2

Эксперт 3

1. Стратегическое планирование и управление портфелем проектов и программ

Средний балл

2. Управление проектами

Средний балл

3. Принятие решений и организационная поддержка

Средний балл

4. Развитие компетенций и культуры эффективности

Средний балл

5. Управление стимулированием участников проектов

Средний балл

Итого средний балл по параметру