Приложение. Регламент администрирования проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Рязанской области

Приложение
к распоряжению
Правительства
Рязанской области
от 15.04.2019 N 208-р

Регламент
администрирования проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает виды, механизмы и этапы администрирования проектной деятельности исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - ИОГВ).

1.2. В целях обеспечения эффективного взаимодействия регионального, ведомственных и муниципальных проектных офисов администрирование проектной деятельности осуществляется в автоматизированной информационной системе проектной деятельности (далее - АИС ПД).

1.3. Настоящий Регламент распространяется на администрирование:

организации проектной деятельности ИОГВ;

всех типов проектов и программ, реализуемых ИОГВ, в рамках проектной деятельности в ИОГВ;

портфелей проектов и программ ИОГВ.

2. Основные термины и понятия

2.1. Для целей настоящего Регламента применяются термины и понятия, определенные в распоряжении Правительства Рязанской области от 28 декабря 2018 г. N 634-р.

2.2. В Регламенте применяются также следующие понятия и определения:

администрирование проектной деятельности ИОГВ - совокупность механизмов контроля организации проектной деятельности ИОГВ, а также мониторинга и контроля проектов, программ, портфелей проектов и программ ИОГВ;

контроль организации проектной деятельности ИОГВ - процедура проведения оценки уровня зрелости проектной деятельности ИОГВ по следующим компонентам: управление портфелем проектов и программ, управление проектами, организационное обеспечение проектной деятельности, развитие компетенций в сфере проектного управления, управление стимулированием участников проектной деятельности;

мониторинг и контроль проектов - система мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации региональных проектов и ведомственных проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий, начиная с момента подготовки проекта до момента его завершения;

ответственный за проектную деятельность в ИОГВ - должностное лицо, определенное распорядительным актом ИОГВ из числа заместителей руководителей ИОГВ, к задачам которого относится организация системы управления проектной деятельностью в ИОГВ (далее - Ответственный);

сквозной контроль - совокупность проверок по определению состояния получения результатов проектов, программ, портфелей проектов и программ ИОГВ.

3. Контроль организации проектной деятельности ИОГВ

3.1. Контроль организации проектной деятельности ИОГВ включает проведение текущей, промежуточной и итоговой оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью ИОГВ (далее - оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ).

3.2. Текущая оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ осуществляется Ответственным и обеспечивается ведомственным проектным офисом по самостоятельно разработанному и реализуемому ИОГВ плану развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ.

3.3. Промежуточная оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ осуществляется региональным проектным офисом и включает оценку планов развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ.

3.4. Ежегодно в срок не позднее 20 января Ответственный представляет в региональный проектный офис план развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ на текущий год по форме согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту.

Мероприятия плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ формируются в соответствии с процессами и подпроцессами проектной деятельности, которые необходимо организовать для эффективной проектной деятельности (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

3.5. Ежегодно в срок не позднее 1 февраля региональный проектный офис рассматривает и проводит оценку плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ в соответствии с методикой оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью ИОГВ (приложение N 3 к настоящему Регламенту).

3.6. По результатам оценки плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ региональный проектный офис принимает одно из следующих решений:

- о согласовании и утверждении плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ;

- о необходимости доработки плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ с указанием имеющихся замечаний.

3.7. В случае принятия региональным проектным офисом решения о согласовании и утверждении плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ он утверждается Ответственным и согласовывается Руководителем регионального проектного офиса.

3.8. Итоговая оценка уровня зрелости СУПД ИОГВ осуществляется региональным проектным офисом и включает оценку отчетов о реализации плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ.

3.9. Ежегодно в срок не позднее 1 декабря Ответственный представляет в региональный проектный офис отчет о реализации плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ за текущий календарный год по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту.

3.10. Ежегодно в срок не позднее 15 декабря региональный проектный офис рассматривает отчет о реализации плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ за текущий календарный год и принимает одно из следующих решений:

- о согласовании и утверждении отчета о реализации плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ;

- о необходимости доработки отчета развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ с указанием имеющихся замечаний.

3.11. В случае принятия региональным проектным офисом решения о согласовании и утверждении отчета о реализации плана развития системы управления проектной деятельностью ИОГВ он утверждается Ответственным и согласовывается Руководителем регионального проектного офиса.

3.12. Ежегодно в срок не позднее 25 декабря региональный проектный офис проводит оценку уровня зрелости СУПД ИОГВ в соответствии с методикой оценки уровня зрелости системы управления проектной деятельностью ИОГВ согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

3.13. По результатам оценки уровня зрелости СУПДИОГВ региональный проектный офис формирует рейтинг ИОГВ и подготавливает предложение о премировании участников проектной деятельности для рассмотрения Советом по проектной деятельности Рязанской области.

4. Мониторинг и контроль проектов

4.1. В ходе инициирования проектов:

4.1.1. Предложение по проекту в АИС ПД вносит ведомственный или региональный проектный офис.

4.1.2. В течение одного месяца с момента регистрации в АИС ПД предложения по проекту предполагаемый руководитель проекта обеспечивает разработку, согласование и рассмотрение основных параметров проекта на заседании Проектного комитета.

4.1.3. Контроль за соблюдениями сроков и качества подготовки материалов, раскрывающих основные параметры проекта для рассмотрения на заседании Проектного комитета, осуществляет ведомственный проектный офис и Ответственный.

4.1.4. Подготовку и размещение в АИС ПД протоколов по итогам рассмотрения проектов на заседаниях Проектного комитета обеспечивает ведомственный проектный офис.

4.2. В ходе подготовки проектов:

4.2.1. В течение одного месяца с даты одобрения проекта на заседании Проектного комитета, но не более двух месяцев с даты регистрации предложения по проекту и/или не позднее срока, установленного поручением вышестоящего руководства, предполагаемый руководитель проекта обеспечивает разработку, согласование и утверждение паспорта проекта.

4.2.2. Контроль за соблюдением качества подготовки паспорта проекта и его соответствия форме, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическим рекомендациям регионального проектного офиса осуществляется ведомственным проектным офисом и Ответственным.

4.2.3. Для региональных проектов и ведомственных проектов высокого уровня сложности предполагаемым руководителем проекта подготавливается рабочий план проекта в соответствии с формой, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическими рекомендациями регионального проектного офиса в срок не позднее одного месяца с момента утверждения паспорта проекта.

4.2.4. Контроль за соблюдением качества подготовки рабочего плана проекта и его соответствия форме, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическим рекомендациям регионального проектного офиса осуществляется ведомственным проектным офисом и Ответственным.

4.2.5. В целях контроля соблюдения сроков и качества подготовки паспорта и рабочего плана проекта согласование производится путем внесения соответствующей записи в АИС ПД.

4.3. В ходе реализации проектов:

4.3.1. Мониторинг и контроль проектов осуществляется начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта и завершается в момент принятия решения о его завершении.

4.3.2. В целях мониторинга и контроля своевременного и качественного получения запланированных результатов проекта проводится сквозной контроль.

4.3.3. Сквозной контроль осуществляется в целях установления фактического наличия результатов проекта.

4.3.4. Сквозной контроль проводится уполномоченными представителями, определяемыми из числа сотрудников министерства по делам территорий и информационной политике Рязанской области, (далее - уполномоченные представители) на основании документа, подтверждающего их полномочия на проведение сквозного контроля результатов проекта, (далее - поручение на сквозной контроль) оформленного по форме согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

4.3.5. Сквозной контроль может проводиться как планово, так и внепланово.

4.3.6. Внеплановый сквозной контроль проводится в случаях:

- наличия обстоятельств (их признаков), свидетельствующих о возможной утрате результатов проекта или об их отсутствии;

- ходатайства регионального проектного офиса;

- поручения Совета по проектной деятельности Рязанской области;

- поручения Губернатора Рязанской области и Вице-губернатора Рязанской области - первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области.

4.3.7. Плановый сквозной контроль проводится в соответствии с планом-графиком сквозного контроля результатов проекта, который региональный проектный офис ежемесячно до 10 числа каждого месяца, предшествующего плановому сквозному контролю результатов проекта, формирует и согласовывает с министерством по делам территорий и информационной политике Рязанской области по форме согласно приложению N 6 к настоящему Регламенту.

4.3.8. Ежемесячный план-график проведения сквозного контроля результатов проекта утверждается Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области.

4.3.9. Сквозной контроль может проводиться:

- с предварительным уведомлением участников проекта, ответственных за достижение результатов проекта;

- без предварительного уведомления участников проекта - в случаях, когда результаты проекта являются общедоступными.

4.3.10. Участники проекта, ответственные за достижение результатов проектов, обеспечивают содействие в подготовке, проведении сквозного контроля и обязаны:

- обеспечивать беспрепятственное проведение сквозного контроля, при необходимости сопровождая уполномоченного представителя;

- обеспечивать уполномоченному представителю доступ к документам (информации), необходимым для проведения сквозного контроля, а также получение копий документов (информации) на бумажном носителе и (или) в электронном виде;

- давать пояснения (комментарии) в устном и письменном виде;

- осуществлять взаимодействие с работниками подрядных организаций, участвующих в создании результатов проекта, с целью оказания содействия в проведении осмотра, фото-, видеофиксации материальных объектов;

- исполнять требования уполномоченного представителя о выполнении иных действий в целях оказания содействия в проведении сквозного контроля.

4.3.11. В случае оказания со стороны участника проекта противодействия при проведении сквозного контроля уполномоченным представителем в произвольной форме составляется акт о противодействии.

4.3.12. Уполномоченные представители при проведении сквозного контроля вправе:

- входить в здания (сооружения, помещения, объекты незавершенного строительства, склады), на земельные участки и иные территории по месту нахождения результатов проекта при необходимости в сопровождении участника проекта в соответствии с действующим законодательством;

- запрашивать и получать документы (информацию), необходимые для проведения осмотра результатов проекта;

- фиксировать свои действия, действия участника проекта любыми способами, не носящими скрытый характер, в том числе с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото-, видеофиксации;

- запрашивать и получать от участника проекта письменные и устные пояснения (комментарии), необходимые для осмотра результатов проекта;

- требовать от участника проекта обеспечения содействия, в том числе демонстрации работоспособности и исправности результатов проекта в случае их эксплуатации в период проведения осмотра;

- требовать от участника проекта выполнения иных действий в целях оказания содействия в проведении осмотра результатов проекта, в том числе с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото-, видеофиксации.

4.3.13. Сквозной контроль осуществляется посредством:

- визуального наблюдения;

- фото- и (или) видеофиксации.

4.3.14. При необходимости, в том числе в случае невозможности применения методов, указанных в подпункте 4.3.13 пункта 4.3, к проведению осмотра материальных объектов могут привлекаться эксперты. Привлечение экспертов обеспечивается региональным проектным офисом.

4.3.15. По результатам сквозного контроля составляется акт о результатах сквозного контроля результатов проекта (далее - акт) по форме согласно приложению N 7 к настоящему Регламенту. Акт оформляется в двух экземплярах. Скан-образ акта размещается уполномоченным представителем в АИС ПД.

4.3.16. В акт могут быть добавлены сведения об иных дополнительных обстоятельствах, установленных по результатам сквозного контроля.

4.3.17. К акту прилагаются (при наличии) копии документов, электронные документы, а также информация, полученная с использованием специальных технических средств, имеющих функции фото- и (или) видеофиксации. К акту могут прилагаться (при наличии) пояснения (комментарии), а также возражения (замечания) по нему участников проекта, полученные при проведении сквозного контроля, о чем в акте проставляется соответствующая отметка.

4.3.18. Два экземпляра акта передаются в региональный проектный офис. Первый экземпляр акта региональный проектный офис передает в ведомственный проектный офис. Второй экземпляр акта (без приложений) передается руководителю проекта.

4.3.19. Информация, содержащаяся в документах, составляемых при организации, проведении и оформлении результатов сквозного контроля, не подлежит разглашению (распространению), если иное не установлено решением Совета по проектной деятельности Рязанской области.

4.3.20. Уполномоченные представители при проведении осмотра результатов проекта вправе требовать от участника проекта представления копий документов (информации), а также снимать копии с них, в том числе для приобщения к акту о сквозном контроле.

Копии документов (информации) могут представляться на бумажном носителе, в виде скан-образов бумажных документов, электронных документов.

4.3.21. Уполномоченные представители несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за предоставление недостоверной информации, а также за разглашение полученных ими в ходе сквозного контроля сведений, составляющих коммерческую, служебную и (или) иную охраняемую законом тайну, а также персональных данных.

4.3.22. В ходе мониторинга и контроля проектов ведомственными проектными офисами формируются ежемесячные, ежеквартальные и ежегодные отчеты.

4.3.23. Контроль за соблюдением качества, сроков подготовки отчетов о реализации проекта и его соответствия форме, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическим рекомендациям регионального проектного офиса осуществляется ведомственным проектным офисом.

4.3.24. Контроль за соблюдением качества оформления ведомости изменений проекта и ее соответствия форме, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическим рекомендациям регионального проектного офиса осуществляется ведомственным проектным офисом и Ответственным.

4.3.25. По результатам мониторинга и контроля получения запланированных результатов проекта, закрытия мероприятий, контрольных точек и достижения показателей проекта ведомственный проектный офис обеспечивает подготовку информации для поощрения в установленном порядке государственных гражданских служащих за успешное выполнение контрольных событий.

4.3.26. В целях контроля соблюдения сроков и качества подготовки отчетов, ведомости изменений проекта их согласование производится путем внесения соответствующей записи в АИС ПД.

4.4. В ходе завершения проекта:

4.4.1. Контроль за соблюдением качества и сроков подготовки итогового отчета о реализации проекта и его соответствия форме, утвержденной Правительством Рязанской области, и методическим рекомендациям регионального проектного офиса осуществляется ведомственным проектным офисом и Ответственным.

4.4.2. В целях контроля соблюдения сроков и качества подготовки итогового отчета проекта согласование производится путем внесения соответствующей записи в АИС ПД.

4.4.3. Контроль за соблюдением подготовки распорядительных документов об итогах деятельности сотрудников в проекте и их премировании по результатам реализации проекта осуществляется Ответственным.

4.4.4. Контроль за соблюдением качества и сроков подготовки архива проекта осуществляется ведомственным проектным офисом.