Приложение 1. Положение об обработке и защите персональных данных в департаменте по обеспечению деятельности мировых судей Вологодской области

Приложение 1

Положение
об обработке и защите персональных данных в департаменте по обеспечению деятельности мировых судей Вологодской области
(далее - Положение)
(утв. приказом начальника департамента от 1 июня 2016 г. N 77)

С изменениями и дополнениями от:

30 января 2018 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 21 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Трудовым кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке" в информационных системах персональных данных", приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 5 сентября 2013 года N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных", от 23 августа 2011 года N 1013 "О реализации подпрограммы "Обеспечение жильем молодых семей" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы", от 9 сентября 2013 года N 914 "О государственной информационной системе "Телефонный справочник Правительства Вологодской области", постановлениями Губернатора области от 6 апреля 2015 года N 170 "Об утверждении положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (гражданином, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера", от 21 июня 2013 года N 275 "О конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области категории "руководители" высшей группы, а также вакантных должностей государственной гражданской службы в Правительстве области", от 4 марта 2014 года N 55 "Об утверждении положения о кадровом резерве на государственной гражданской службе Вологодской области".

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных в департаменте по обеспечению деятельности мировых судей Вологодской области (далее - департамент) и меры по обеспечению безопасности персональных данных.

1.3. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

1.4. В департаменте обрабатываются персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области в департаменте, а также иных физических лиц, персональные данные которых представлены в департамент (далее - субъекты персональных данных).

Перечень персональных данных, обрабатываемых в департаменте в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, а также в связи с осуществлением государственных функций, изложен в приложении 1 к настоящему Положению.

1.5. Обработка персональных данных в департаменте осуществляется в целях реализации возложенных на департамент полномочий, определяемых федеральными законами, Уставом области, иными нормативными правовыми актами.

1.6. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, сведениями, составляющими государственную тайну.

1.7. Департамент является оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных. Функции оператора возлагаются на структурные подразделения департамента.

1.8. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности в структурных подразделениях департамента, в соответствии с утвержденным перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, служебными контрактами, заключаемыми с ними, и должностными регламентами.

Перечень должностей в департаменте, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, изложен в приложении 2 к настоящему Положению,

1.9. Оператор (должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных) при обработке персональных данных обладает полномочиями и исполняет обязанности, установленные Федеральным законом "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

1.10. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требования конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.11. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных указанные лица обязаны сообщать непосредственному руководителю, как только им стало известно.

II. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

2.1. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

2.2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить; субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иное не предусмотрено сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, Приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами. По достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении, а также по истечении срока хранения персональные данные подлежат уничтожению.

2.3. При обработке персональных данных лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области в департаменте соблюдаются требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и иными нормативными правовыми актами.

2.3.1. Персональные данные в течение периода прохождения государственной гражданской службы обрабатываются специалистами структурных подразделений департамента.

2.3.2. После прекращение служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности его персональные данные, содержащиеся:

- на бумажных носителях, хранятся в подразделение кадровой службы департамента 3 года, в подразделении финансового обеспечения - пять лет, после чего передаются в архив департамента;

- в информационных системах персональных данных, - хранятся в подразделение кадровой службы департамента 3 года, в подразделении финансового обеспечения в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению

на бумажных носителях и в электронном виде - хранятся в подразделение кадровой службы департамента пять лет, после чего подлежат уничтожению.

2.3.3. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области, хранятся в подразделение кадровой службы департамента в течение трех лет со дня их получения, после чего подлежат уничтожению.

2.3.4. Персональные данные граждан, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области в департаменте и в конкурсе по формированию кадрового резерва, и граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в подразделение кадровой службы департамента а в течение трех лет после проведения конкурса, после чего подлежат уничтожению, если не возвращены по запросам граждан.

2.4 Обработка персональных данных иных физических лиц, представляемых в департамент, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

2.4.1. Персональные данные обрабатываются в целях реализации полномочий департамента, в том числе по рассмотрению обращений физических лиц, подготовке наградных документов и учета граждан, награжденных государственными наградами, наградами Губернатора области, наградами начальника департамента.

2.4.2. Обращения, содержащие персональные данные физических лиц, обрабатываются в департаменте в течение срока рассмотрения обращений. В последующем указанные персональные данные:

- на бумажных носителях хранятся в течение пяти лет со дня рассмотрения и обращения, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях департамента, по результатам которой составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел уничтожению. Дела постоянного хранения передаются в архив департамента;

- в информационной системе хранятся в течение пяти лет со дня поступления и обращения в базе данных на машинных носителях информации в департаменте, после чего подлежат уничтожению.

2.4.3. Персональные данные граждан, связанные с подготовкой наградных документов и учета граждан, награжденных государственными наградами, наградами Губернатора области и наградами начальника департамента обрабатываются специалистом подразделения кадровой службы департамента. Бумажные носители, содержащие персональные данные граждан, хранятся в течение пяти лет со дня их получения, после чего передаются для хранения в архив департамента. В информационной системе персональные данные по награждению граждан обрабатываются в течение срока подготовки наградных документов и в последующем хранятся в виде резервной копии в течение семидесяти пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.4. Персональные данные, обрабатываемые в целях исполнения и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются структурными подразделениями департамента в течение срока действия договора или ведения расчетов с физическими лицами, в последующем хранятся на бумажных носителях и в информационной системе в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты персональных данных имеют право на доступ к своим персональным данным, получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, и обжалование действий (бездействия) оператора в соответствии с Федеральным законом "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными: правовыми актами.

2.6. При обработке персональных данных осуществляемой без использования средств автоматизации, оператором выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

2.7. Правила работы с обезличенными данными в департаменте и перечень должностей в департаменте, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных данных, изложены соответственно в приложениях 3 и 4 к настоящему Положению.

2.8. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание) или путем уничтожения материального носителя. Бумажные носители персональных данных уничтожаются путем сжигания или измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.

2.9. Уничтожение персональных данных осуществляется комиссией на основании акта об уничтожении.

2.10. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях, либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в департаменте

3.1. Безопасность персональных данных достигается путем исключения не правомерного или случайного доступа к персональным данным, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, а также от иных неправомерных действий в отношении их.

3.2 Персональные данные субъектов персональных данных в департаменте обрабатываются на бумажных и электронных носителях в специально предназначенных для этого помещениях, занимаемых структурными подразделениями департамента, осуществляющими деятельность по обработке персональных данных.

3.3. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке достигается путем принятия необходимых организационных и технических мер для их защиты, установленных статьей 19 Федерального закона "О персональных данных", разделом III Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также иными нормативными правовыми актами. К организационным и техническим мерам защиты персональных данных относятся в том числе:

- определение мест хранения материальных носителей, содержащих персональные данные, соблюдение условий, обеспечивающих их сохранность и исключающих несанкционированный к ним доступ;

- организация порядка уничтожения информации, содержащей персональные данные;

- обеспечение целостности программных средств информационной системы персональных данных, обрабатываемой информации, а также неизменности программной среды:

- соблюдение пользователями условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

- соблюдение пользователями порядка реагирования на инциденты и восстановления работоспособности информационных систем.

3.4. Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных при отсутствии:

утвержденных организационно-технических документов, установленных нормативными правовыми актами в области защиты информации;

настроенных средств защиты от несанкционированного доступа, средств антивирусной защиты, средств резервного копирования информации и других программными технических средств в соответствии с требованиями по защите информации, установленными Правительством Российской Федерации, ФСТЭК России, ФСБ России.

IV. Доступ к персональным данным и информационным системам персональных данных

4.1. Доступ ко всем персональным данным, обрабатываемым в департаменте имеют лица, замещающие должности:

- начальника департамента;

- заместителя начальника департамента;

- начальника отдела организационного и правового обеспечения;

- начальника отдела финансового и кадрового обеспечения;

- главного специалиста отдела финансового и кадрового обеспечения.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен с 20 февраля 2018 г. - Приказ Департамента по обеспечению деятельности мировых судей Вологодской области от 30 января 2018 г. N 15

См. предыдущую редакцию

4.2. Доступ к персональным данным претендентов на замещение должностей государственной гражданской службы области в департаменте имеют:

лица, замещающие должности: