Приложение N 1. Положение о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте строительства Вологодской области

Приложение N 1
к приказу Департамента
строительства Вологодской области
от "04" июня 2018 года N 107

Положение
о порядке обработки и защиты персональных данных в Департаменте строительства Вологодской области
(далее - Положение)

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", от 21 декабря 1996 года N 159-ФЗ "О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", Трудовым кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 7 сентября 2010 года N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", постановлениями Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете", от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 года N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", от 17 декабря 2010 года N 1050 "О реализации отдельных мероприятий государственной программы Российской Федерации "Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации", от 21 марта 2006 года N 153 "О некоторых вопросах реализации основного мероприятия "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" государственной программы Российской Федерации "Обеспечение доступным и комфортным жильем и коммунальными услугами граждан Российской Федерации", от 10 декабря 2002 года N 879 "Об утверждении Положения о регистрации и учете граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей", приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 года N 21 "Об утверждении Состава и содержания организационный и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 12 августа 2016 года N 560/пр "Об утверждении критериев отнесения граждан, чьи денежные средства привлечены для строительства многоквартирных домов и чьи права нарушены, к числу пострадавших граждан и правил ведения реестра пострадавших граждан", законами Вологодской области от 6 апреля 2009 года N 1985-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по обеспечению жильем отдельных категорий граждан, установленных федеральными законами "О ветеранах" и "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", от 5 июля 2012 года N 2811-ОЗ "О разграничении полномочий между органами государственной власти области в сфере содействия развитию жилищного строительства при создании жилищно-строительных кооперативов отдельными категориями граждан", от 15 января 2013 года N 2965-ОЗ "О регулировании некоторых вопросов обеспечения жилыми помещениями детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей", от 14 октября 2014 года N 3436-ОЗ "О мере государственной поддержки отдельных категорий граждан в области индивидуального жилищного строительства", постановлениями Губернатора Вологодской области от 22 мая 2007 года N 164 "Об утверждении Положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (кандидатом на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей", от 14 марта 2013 года N 131 "О поощрениях Губернатора Вологодской области", постановлениями Правительства Вологодской области от 13 июня 2007 года N 723 "Об управлении и распоряжении жилищным фондом области", от 22 июня 2009 года N 945 "О порядке предоставления органами местного самоуправления единовременных денежных выплат на строительство или приобретение жилых помещений в рамках осуществления отдельных государственных полномочий по предоставлению мер социальной поддержки по обеспечению жильем отдельных категорий граждан в соответствии с федеральными законами "О ветеранах" и "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", от 29 января 2010 года N 49 "О регулировании некоторых вопросов предоставления жилых помещений по договорам социального найма или единовременной денежной выплаты на строительство или приобретение жилого помещения, установленной Федеральным законом "О ветеранах", в рамках осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий по предоставлению мер социальной поддержки по обеспечению жильем ветеранов Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов", от 9 августа 2010 года N 914 "О предоставлении единовременной субсидии на приобретение жилого помещения государственным гражданским служащим области", от 14 января 2013 года N 36 "О некоторых вопросах реализации Федеральных законов "О содействии развитию жилищного строительства" и "О введении в действие Земельного кодекса Российской Федерации" в части создания жилищно-строительных кооперативов отдельными категориями граждан", от 28 марта 2016 года N 288 "О создании единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности", от 11 июля 2016 года N 597 "О Департаменте строительства Вологодской области", от 26 декабря 2007 года N 1865 "О компенсации расходов граждан на заготовку древесины для собственных нужд", приказами Департамента строительства Вологодской области от 4 февраля 2013 года N 10 "Об общественном совете при Департаменте строительства Вологодской области", от 14 мая 2018 года N 96 "О поощрениях Департамента строительства Вологодской области".

1.2. Положение определяет порядок обработки персональных данных в Департаменте строительства Вологодской области (далее - Департамент) и меры по обеспечению безопасности персональных данных.

1.3. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон N 152-ФЗ).

1.4. В Департаменте обрабатываются персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы Департамента (далее - гражданской службы), и лиц, замещающих данные должности, а также иных физических лиц, персональные данные которых представлены в Департамент (далее - субъекты персональных данных).

Перечень персональных данных, обрабатываемых в Департаменте в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений, изложен в приложении N 2 к настоящему приказу.

1.5. Обработка персональных данных в Департаменте осуществляется в целях реализации возложенных на Департамент полномочий, определяемых законами, Положением о Департаменте, иными нормативными правовыми актами.

1.6. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации - сведениями, составляющими государственную тайну.

1.7. Департамент является оператором, организующим и осуществляющим обработку персональных данных. Функции оператора возлагаются на структурные подразделения Департамента.

1.8. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности в структурных подразделениях Департамента в соответствии с перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных, и должностными регламентами.

Перечень должностей в Департаменте, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных, изложен в приложении N 3 к настоящему приказу.

Перечень должностей Департамента, замещение которых предусматривает осуществление доступа к персональным данным, приведен в разделе IV настоящего Положения.

1.9. Оператор (должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных) при обработке персональных данных обладает полномочиями и исполняет обязанности, установленные Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации, настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

1.10. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под подпись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требований конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.11. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных указанные лица обязаны об этом немедленно сообщать непосредственному руководителю.

II. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

2.1. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

2.2. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иное не предусмотрено сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", иными нормативными правовыми актами. По достижении целей обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в их достижении, а также по истечении срока хранения персональные данные подлежат уничтожению.

2.3. При обработке персональных данных лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, замещающих данные должности, соблюдаются требования, установленные статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 5 Положения; о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609, и иными нормативными правовыми актами.

2.3.1. Персональные данные в течение периода прохождения гражданской службы и работы обрабатываются специалистом Департамента, осуществляющим кадровую работу, а также в централизованной бухгалтерии Государственного казенного учреждения Вологодской области "Областное казначейство" (далее - ГКУ ВО "Областное казначейство").

2.3.2. После прекращения служебного контракта (трудового договору) и освобождения лица от замещаемой должности до 1 апреля 2016 года персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях - хранятся в управлении правовой организационно-кадровой работы, в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в электронном архивном хранилище БУ ВО "Центр информационных технологий", доступ к которому предоставляется на основании письменной заявки, в течение срока, установленного законодательством, после чего подлежат уничтожению.

После прекращения служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности с 1 апреля 2016 года его персональные данные, содержащиеся:

на бумажных носителях - хранятся в управлении правовой и организационно-кадровой работы в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Департаменте номенклатурой дел;

в информационных системах персональных данных - хранятся в ГКУ ВО "Областное казначейство" в течение срока, установленного законодательством, после чего подлежат уничтожению.

2.3.3. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей гражданской службы в Департаменте, хранятся в управлении правовой и организационно-кадровой работы в течение трех лет со дня их получения, после чего подлежат уничтожению.

2.3.4. Персональные данные, собираемые при формировании резерва управленческих кадров Департамента, обрабатываются в управлении правовой и организационно-кадровой работы в сроки прохождения конкурсного отбора и нахождения в резерве. В последующем хранятся на бумажных носителях в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

2.3.5. Персональные данные граждан, не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей гражданской службы в Департаменте и конкурсе по формированию кадрового резерва, и граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях в управлении правовой и организационно-кадровой работы в течение трех лет после проведения конкурса, после чего подлежат уничтожению, если не возвращены по запросам граждан.

2.3.6. Персональные данные лиц, замещающих должности гражданской службы в Департаменте, связанные с подготовкой наградных документов Департамента, обрабатываются в управлении правовой и организационно-кадровой работы на бумажных носителях. Бумажные носители хранятся в течение пяти лет со дня их получения, после чего уничтожаются.

2.4. Обработка персональных данных иных физических лиц, представляемых в Департамент, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными действующим законодательством и настоящим Положением.

2.4.1. Персональные данные обрабатываются в целях реализации полномочий Департамента, в том числе по рассмотрению обращений физических лиц; исполнению договоров и ведению расчетов с физическими лицами; установлению (назначению) и выплате пенсии за выслугу лет лицам, замещавшим должности гражданской службы в Департаменте, а также в органах исполнительной государственной власти области, ранее ликвидированных либо реорганизованных и не имеющих правопреемников (далее - Пенсия за выслугу лет); представлению к награждению наградами области; при работе Общественного совета при Департаменте.

2.4.2. Обращения, содержащие персональные данные физических лиц, обрабатываются в Департаменте в течение срока рассмотрения обращений. В последующем указанные персональные данные:

на бумажных носителях - хранятся в течение пяти лет со дня рассмотрения обращения, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства по документам, содержащим персональные данные, в соответствующих структурных подразделениях Департамента, по результатам которой составляются описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении дел к уничтожению. Дела постоянного хранения подлежат хранению в архиве Департамента;

в электронном виде хранятся в автоматизированной системе электронного документооборота Правительства области и органов исполнительной государственной власти области (модуль "Обращения граждан") в течение срока эксплуатации системы.

2.4.3. Персональные данные, собираемые в целях исполнения договоров, государственных контрактов и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются в отделе финансово-экономических ресурсов управления жилищной политики и финансово-экономических ресурсов Департамента, а также в ГКУ ВО "Областное казначейство" в течение срока действия договора или ведения расчетов с физическими лицами, в последующем хранятся на бумажных носителях и в единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности в течение пяти лет, после чего подлежат уничтожению.

2.4.4. Персональные данные, необходимые при сборе документов, необходимых для установления (назначения) и выплаты пенсии за выслугу лет, обрабатываются в управлении правовой и организационно-кадровой работы на бумажных носителях и подлежат передаче в Департамент социальной защиты населения области.

2.4.5. Персональные данные граждан, связанные с подготовкой наградных документов Губернатора области, обрабатываются в управлении строительства Департамента на бумажных носителях и передаются в отдел наград Департамента управления делами Правительства области.

2.4.6. Персональные данные граждан, связанные с работой общественного совета при Департаменте, обрабатываются в управлении правовой и организационно-кадровой работы на бумажных носителях. Бумажные носители хранятся в течение пяти лет со дня их получения, после чего уничтожаются.

2.4.7. Персональные данные граждан, связанные с предоставлением Департаментом государственных услуг:

2.4.7.1. По категории "Списки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, которые подлежат обеспечению жилыми помещениями специализированного жилищного фонда по договорам найма на территории области". Сводные списки формируются в отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово-экономических ресурсов Департамента на основании заявлений граждан в информационной системе персональных данных "Государственные услуги Департамента строительства области" (далее - ИСПДн "Государственные услуги Департамента"). Учетные дела заводятся на каждого гражданина, хранятся на бумажном носителе в течение пяти лет после обеспечения гражданина жилым помещением, затем уничтожаются;

2.4.7.2. По категории "Списки гражданских служащих, имеющих право на получение единовременной субсидии на приобретение жилого помещения". Учетные дела формируются в отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово-экономических ресурсов Департамента, после получения единовременной субсидии хранятся на бумажных носителях в течение пяти лет, затем уничтожаются. В ИСПДн "Государственные услуги Департамента" формируется обезличенный сводный список;

2.4.7.3. По категории "Списки ветеранов Великой Отечественной войны, инвалидов и ветеранов боевых действий, нуждающихся в улучшении жилищных условий по Вологодской области". Сводные списки формируются в отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово- экономических ресурсов Департамента в ИСПДн "Государственные услуги Департамента" на основании списков, поступающих на бумажном носителе из органов местного самоуправления области. Списки в бумажном виде хранятся в течение пяти лет после улучшения жилищных условий ветераном Отечественной войны, затем уничтожаются;

2.4.7.4. По категории "Списки граждан, подавших заявление на предоставление компенсации расходов на заготовку древесины". На основании заявлений граждан в отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово-экономических ресурсов Департамента формируются учетные дела на бумажном носителе, которые хранятся в течение пяти лет, затем уничтожаются. В ИСПДн "Государственные услуги Департамента" формируется обезличенный сводный список;

2.4.7.5. По категории "Списки граждан, признанных вынужденными переселенцами". Учетные дела формируются в органах местного самоуправления области. В отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово-экономических ресурсов Департамента составляются сводные реестры в ИСПДн "Государственные услуги Департамента" и на бумажном носителе. Списки в бумажном виде хранятся в течение пяти лет с момента формирования, затем уничтожаются;

2.4.7.6. По категории "Списки граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительных кооперативов". Сводные списки формируются в отделе жилищной политики управления жилищной политики и финансово- экономических ресурсов Департамента в ИСПДн "Государственные услуги Департамента" на основании списков, поступающих на бумажном носителе из органов местного самоуправления области. Списки в бумажном виде хранятся в течение пяти лет с момента формирования, затем уничтожаются;

2.4.7.7. По категории "Ведение и актуализация реестра граждан, пострадавших от недобросовестных действий строительных организаций". В отделе государственного строительного надзора и отделе надзора в сфере долевого строительства управления государственного строительного надзора Департамента на основании заявлений граждан в ИСПДн "Государственные услуги Департамента" формируются обезличенные реестры по формату Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства. Заявления, копии договоров и паспортов хранятся в течение пяти лет после подачи заявления гражданином, затем уничтожаются.

2.5. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты персональных данных имеют право на доступ к своим персональным данным, получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, и обжалование действий (бездействия) оператора в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

2.6. При обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, оператором выполняются требования, установленные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования автоматизации".

2.7. Правила работы с обезличенными данными в Департаменте и перечень должностей гражданской службы в Департаменте, ответственных за проведение мероприятий по обезличиванию обрабатываемых персональных изл