Приложение. Положение о порядке обработки и защите персональных данных в Управлении записи актов гражданского состояния Вологодской области

Утверждено
приказом
Управления ЗАГС
Вологодской области
от 28 ноября 2018 года N 86
(приложение)

Положение
о порядке обработки и защите персональных данных в Управлении записи актов гражданского состояния Вологодской области
(далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок обработки персональных данных в Управлении записи актов гражданского состояния Вологодской области (далее - Управление) и меры по обеспечению защиты персональных данных.

1.2. В настоящем Положении используются понятия, применяемые в значениях, определенных в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных":

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.3. Перечень персональных данных, обрабатываемых в Управлении, изложен в приложении 1 к настоящему Положению.

1.4. Обработка персональных данных в Управлении осуществляется в целях реализации возложенных на Управление полномочий, определяемых федеральными законами, положением об Управлении, иными нормативными правовыми актами.

1.5. Персональные данные субъектов персональных данных являются сведениями конфиденциального характера (за исключением случаев, установленных федеральными законами).

1.6. Управление осуществляет обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации.

1.7. Управление является оператором государственной информационной системы "Реестр записей актов гражданского состояния Вологодской области".

Управление выполняет функции поставщика информации: в Единую централизованную информационную систему бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (ЕЦИС),

федеральную государственную информационную систему "Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния";

федеральную государственную информационную систему "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации".

Управление обрабатывает персональные данные на бумажных носителях, содержащиеся в:

записях актов гражданского состояния; заявлениях физических лиц;

личных делах;

трудовых книжках;

трудовых договорах гражданско-правового характера;

документах лиц, представленных к награждению.

1.8. Обязанности по обработке персональных данных возлагаются на лиц, замещающих должности государственной гражданской службы в Управлении, а также работников Управления в соответствии с утвержденным перечнем должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, служебными контрактами, трудовыми договорами, заключаемыми с ними, должностными регламентами, должностными инструкциями.

Перечень должностей в Управлении, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, изложен в приложении 2 к настоящему Положению.

1.9. Должностные лица Управления, осуществляющие обработку персональных данных, при их обработке обладают полномочиями и исполняют требования, установленные следующими нормативными и правовыми актами:

Конституцией Российской Федерации;

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Семейным кодексом Российской Федерации;

Налоговым кодексом Российской Федерации;

Трудовым кодексом Российской Федерации,

Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела",

Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния";

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 23 июня 2016 г. N 219-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об актах гражданского состояния".

Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. N 559 "О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера";

Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";

Указом Президента Российской Федерации от 15 января 2016 г. N 13 "О дополнительных мерах по укреплению платежной дисциплины при осуществлении расчетов с Пенсионным фондом Российской Федерации, Фондом социального страхования Российской Федерации и Федеральным фондом обязательного медицинского страхования";

постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2018 г. N 738 "Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния";

постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. N 807 "Об утверждении Правил использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)";

распоряжением Правительства Российской Федерации от 4 июля 2017 г. N 1418-р, которым утверждены:

Концепция формирования и ведения единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации;

план мероприятий ("дорожная карта") по формированию и ведению единого федерального информационного ресурса, содержащего сведения о населении Российской Федерации;

приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. N 150н "Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния";

приказом Федеральной налоговой службы от 15 января 2018 г. N ММВ-7-6/5@ "О создании Федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния";

приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

постановлением Губернатора Вологодской области от 04 марта 2014 г. N 55 "Об утверждении Положения о кадровом резерве на государственной гражданской службе Вологодской области";

постановлением Губернатора Вологодской области от 06 апреля 2015 г. N 170 "Об утверждении Положения о представлении лицом, замещающим государственную должность области (гражданином при решении вопроса о назначении на государственную должность области), должность государственной гражданской службы области (гражданином, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы области), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера";

постановлением Правительства Вологодской области от 28 марта 2016 г. N 288 "О создании единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности";

положением об Управлении записи актов гражданского состояния Вологодской области (утверждено Постановлением Правительства области от 15 ноября 2004 г. N 1060);

приказом Управления ЗАГС Вологодской области от 20 февраля 2012 г. N 05 "Об информационной системе Управления ЗАГС Вологодской области";

приказом Управления ЗАГС Вологодской области от 20 ноября 2007 г. N 338 "О награждениях и поощрениях Управления записи актов гражданского состояния Вологодской области";

договорами, контрактами, заключаемыми между Оператором и субъектом персональных данных;

согласием на обработку персональных данных (в случаях, прямо непредусмотренных законодательством Российской Федерации).

1.10. Лица, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящим Положением, локальными актами оператора по вопросам обработки персональных данных и документами, устанавливающими обязанности данных лиц по соблюдению требования конфиденциальности и безопасности персональных данных.

1.11. В случае попытки кого-либо получить от лиц, осуществляющих обработку персональных данных, сведения, являющиеся персональными данными, а также о причинах и условиях возможной утечки этих данных, указанные лица обязаны сообщать непосредственному руководителю, как только им стало известно.

1.12. Определение объема, содержания и способа обработки персональных данных осуществляется в соответствии с заявленными целями и правовым основанием, определяющим их получение.

2. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

2.1. Субъектами персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений являются государственные гражданские служащие Управления (далее - гражданские служащие) и члены их семей; работники Управления; граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы и члены их семей; граждане, не допущенные к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области в Управлении и в конкурсе на формирование кадрового резерва и члены их семей; граждане, участвовавшие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор и члены их семей.

2.2. Обработка персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношении выполняется с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

2.3. При предоставлении персональных данных лицом, замещающим должность в Управлении, лицом, участвующим в конкурсе на замещение вакантной должности либо формирование кадрового резерва, подписывается согласие на обработку персональных данных по форме согласно приложению 3.

2.4. В случае отказа субъекта персональных данных представлять свои персональные данные в Управление субъекту персональных данных под роспись разъясняются последствия отказа представления персональных данных (приложение 4).

2.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов;

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы на бумажных носителях;

4) формирования персональных данных в ходе их обработки;

5) формирования документов, содержащих персональные данные.

6) внесения персональных данных в Единую централизованную информационную систему бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (ЕЦИС);

7) внесения персональных данных в федеральную государственную информационную систему "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации".

2.6. Обработка персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных.

2.7. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует известить об этом субъекта персональных данных заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, за исключением случаев, установленных частью 4 статьи 18 Федерального закона "О персональных данных".

2.8. Персональные данные в течение периода прохождения государственной гражданской службы обрабатываются гражданскими служащими отдела организационно-методической и кадровой работы Управления, на которых возложен функционал кадровой службы Управления (далее - специалисты кадровой службы), а также государственном казенном учреждения Вологодской области "Областное казначейство" (далее - областное казначейство).

2.9. После прекращения служебного контракта (трудового договора) и освобождения лица от замещаемой должности его персональные данные, содержащиеся:

- на бумажных носителях хранятся в Управлении специалистами по кадрам до конца календарного года, после чего передаются в архив Управления, где хранятся в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в Управлении номенклатурой дел, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке;

- на бумажных носителях хранятся в областном казначействе в течение срока, установленного законодательством и утвержденной в областном казначействе номенклатурой дел;

- в Единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (ЕЦИС) в соответствии с постановлением Правительства Вологодской области от 28 марта 2016 г. N 288 "О создании единой централизованной информационной системы бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности" хранятся оператором информационной системы в течение срока, установленного законодательством;

- в федеральной государственной информационной системе "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации" хранятся оператором информационной системы в течение срока, установленного законодательством.

2.10. Персональные данные лиц, претендующих на замещение должностей государственной гражданской службы области; не допущенных к участию в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы области в Управлении и в конкурсе на формирование кадрового резерва; граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор, хранятся на бумажных носителях у специалистов по кадрам в течение трех лет после проведения конкурса, после чего подлежат уничтожению, если не возвращены по запросам указанных лиц.

3. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с награждением

3.1. Субъектами персональных данных в связи с награждением являются государственные гражданские служащие и работники Управления; служащие федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Вологодской области, органов местного самоуправления и работники организаций.

3.2. Обработка персональных данных в связи с награждением осуществляется без использования средств автоматизации.

3.3. При предоставлении. персональных данных лицом, награждаемым государственной наградой, наградой Губернатора области, ведомственной наградой подписывается согласие на обработку персональных по форме, утверждаемой соответствующим органом.

3.4. При представлении персональных данных лицом, награждаемым наградами Управления ЗАГС области, подписывается согласие на обработку персональных данных по форме согласно приложению 3.

3.5. Персональные данные, связанные с наградной деятельностью, обрабатываются отделом организационно-методической и кадровой работы Управления.

3.6. Обработка персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов;

2) формирования документов, содержащих персональные данные.

3.7. Бумажные носители, содержащие персональные данные, хранятся в отделе организационно-методической и кадровой работы в течение пяти лет со дня их получения, после чего передаются для хранения в архив Управления. В архиве Управления персональные данные, связанные с наградной деятельностью, хранятся 75 лет, после чего подлежат уничтожению в установленном порядке.

4. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с исполнением государственных функций и предоставлением государственных услуг

4.1. Субъектами персональных данных в связи с исполнением государственных функций и предоставлением государственных услуг являются:

граждане Российской Федерации;

иностранные граждане;

лица без гражданства.

4.2. При обработке персональных данных в связи с исполнением государственных функций и предоставлением государственных услуг согласие на обработку персональных данных не требуется.

4.3. Обработка персональных данных выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

4.4. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются должностными лицами Управления в течение календарного года, в последующем хранятся на бумажных носителях.

4.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов;

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в утвержденные формы на бумажных носителях;

4) формирования персональных данных в ходе их обработки;

5) формирования документов, содержащих персональные данные;

6) внесения персональных данных в государственную информационную систему "Реестр записей актов гражданского состояния Вологодской области";

7) внесения персональных данных в Федеральную государственную информационную систему "Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния";

8) внесения изменений в записи актов гражданского состояния на бумажных носителях и в электронной форме.

4.6. Записи актов гражданского состояния на бумажных носителях хранятся в течение ста лет, после чего подлежат передаче в Государственное казенное учреждение "Государственный архив Вологодской области".

4.7. Записи актов гражданского состояния в форме электронного документа хранятся:

в Федеральной государственной информационной системе "Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния" оператором информационной системы в течение срока, установленного законодательством;

в государственной информационной системе "Реестр записей актов гражданского состояния Вологодской области" Управлением до конвертации в Федеральную государственную информационную систему "Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния".

4.8. Другие документы, содержащие персональные данные (заявления, документы, являющиеся основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, и т.д.) хранятся в соответствии со сроками, предусмотренными номенклатурой дел Управления, после чего проводится экспертиза ценности документов должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении Управления, по результатам которой составляются акты о выделении дел к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Дела постоянного хранения передаются в архив Управления.

5. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с рассмотрением обращений физических лиц

5.1. Субъектами персональных данных в связи с рассмотрением обращений физических лиц являются:

граждане Российской Федерации;

иностранные граждане;

лица без гражданства.

5.2. При обработке персональных данных в связи с рассмотрением обращений физических лиц согласие на обработку персональных данных не требуется.

5.3. Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.4. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются должностными лицами Управления в течение календарного года, в последующем хранятся на бумажных носителях и в электронной форме.

5.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов;

2) копирования оригиналов документов;

3) формирования персональных данных в ходе их обработки;

4) формирования документов, содержащих персональные данные, на бумажных носителях;

6) внесения персональных данных в Единую централизованную информационную систему бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (ЕЦИС).

5.6. Персональные данные хранятся:

- на бумажных носителях хранятся в Управлении в течение пяти лет со дня рассмотрения обращения, после чего составляются акты о выделении дел к уничтожению;

в электронной форме хранятся в Единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности (ЕЦИС) оператором информационной системы в течение срока, установленного законодательством.

6. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в связи с исполнением договоров и ведением расчетов с физическими лицами

6.1. Субъектами персональных данных в связи с исполнением договоров и ведением расчетов с физическими лицами являются:

граждане Российской Федерации;

иностранные граждане;

лица без гражданства.

6.2. При обработке персональных данных в связи с исполнением договоров и ведением расчетов с физическими лицами согласие на обработку персональных данных не требуется.

6.3. Обработка персональных данных осуществляется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

6.4. Персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются должностными лицами Управления в течение календарного года, в последующем хранятся на бумажных носителях и в электронном виде.

6.5. Обработка персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов обращений;

2) получения копий документов, прилагаемых к обращениям;

3) внесения персональных данных в государственную информационную систему "Автоматизированная система электронного документооборота органов государственной исполнительной власти области".

6.6. Персональные данные, обрабатываемые в целях исполнения договоров и ведения расчетов с физическими лицами, обрабатываются специалистами финансово-хозяйственного отдела Управления в течение срока действия договора и